Votre entreprise a mis au point un nouveau logiciel de gestion des risques et vous avez été désigné comme responsable de la mise en œuvre. C’est une nouvelle passionnante – du moins jusqu’à ce que vous preniez conscience de ce qui est en jeu. Dans quoi vous êtes-vous embarqué ? Le succès ou l’échec dépend en grande partie de la solidité de votre partenariat avec le fournisseur que vous avez choisi et de votre degré de préparation à la mise en œuvre d’un logiciel à risque. Dans cette optique, voici huit conseils qui vous mettront sur la voie d’une mise en œuvre réussie du logiciel de gestion des risques : 1. Définir la ligne d’arrivée avant de commencer – Commenceriez-vous une course sans savoir où se trouve la ligne d’arrivée ? Bien sûr que non, car vous perdriez un temps précieux et de l’énergie à aller dans la mauvaise direction. De même, commencer une mise en œuvre sans définir clairement une ligne d’arrivée – c’est-à-dire des critères de réussite – peut entraîner des retards, de la confusion et des modifications du champ d’application.
Commencez par définir clairement les besoins de l’entreprise en fonction de votre organisation. Ces exigences détermineront les spécifications fonctionnelles/techniques, les critères de test d’acceptation par l’utilisateur et, en fin de compte, peuvent être utilisées pour mesurer le succès de votre projet. 2. S’en tenir aux normes du fournisseur – Aussi à l’aise que vous puissiez être avec votre système et vos flux de travail actuels, concevoir le nouveau système en fonction des anciennes méthodes est une erreur coûteuse, mais courante. Personnaliser lourdement un nouveau système pour imiter l’ancien peut avoir de graves conséquences, notamment un allongement des délais de mise en œuvre, une augmentation de la portée, des problèmes de support futurs et l’impossibilité d’utiliser d’autres fonctionnalités standard de base (ou futures). Les fournisseurs investissent énormément d’heures et d’argent pour développer des normes configurables ; soyez donc ouvert à l’idée d’apprendre comment ces normes peuvent répondre à vos besoins. S’en tenir à une version configurée d’une solution standard s’avérera payant à long terme grâce à une meilleure fonctionnalité et à un meilleur support. 3. Communiquez, communiquez, communiquez – Ne supposez pas que le fournisseur saura automatiquement ce que vous voulez dire sans que vous le précisiez. Lorsqu’il s’agit de mettre en œuvre avec succès un logiciel de gestion des risques, il n’y a jamais trop de communication.
Discutez de tous les problèmes possibles dès les premières étapes de la mise en œuvre – et n’hésitez pas à poser des questions ou à exprimer vos préoccupations. Même des problèmes apparemment mineurs peuvent avoir un impact important sur la mise en œuvre s’ils ne sont abordés qu’à un stade ultérieur, ou pire, s’ils ne sont pas abordés du tout. 4. Les mises en œuvre réussies de logiciels de gestion des risques sont comme un mariage – Tout comme un mariage, votre entreprise et le fournisseur doivent tous deux contribuer à la réussite de l’union.
La communication et la confiance sont essentielles, les deux parties doivent être tenues pour responsables et il faudra travailler dur pour que la relation s’épanouisse. Si l’une des parties reste à l’écart, ses besoins risquent de ne pas être pris en compte correctement, ce qui peut compromettre la mise en œuvre. Et si la relation devient trop déséquilibrée, vous risquez de vous retrouver dans une situation de divorce désagréable.
5. Oui, vous avez besoin d’un chef de projet désigné – Bien qu’une mise en œuvre puisse être réussie sans le rôle du chef de projet, vos chances de succès augmentent de façon exponentielle lorsqu’un chef de projet est impliqué. La coordination de l’ensemble des ressources et des tâches au cours de la mise en œuvre d’un logiciel à haut risque peut s’avérer une tâche ardue. Une chose aussi simple que de planifier une réunion pour plusieurs personnes peut s’avérer difficile si le rôle du chef de projet est réparti entre plusieurs membres de l’équipe d’implémentation. L’existence d’un point de contact unique permet de centraliser les communications, de rationaliser toutes les activités de mise en œuvre et de maintenir tout le monde sur la bonne voie.
6. Soyez réaliste par rapport à vos autres engagements – Faire partie d’une équipe de mise en œuvre peut n’être qu’une des nombreuses tâches qui vous incombent. Soyez réaliste quant au temps que vous pouvez consacrer au processus de mise en œuvre et informez le vendeur – et les membres de l’équipe – de vos autres engagements ou conflits dès que le calendrier de référence du projet est établi.
7. Ne raccourcissez pas le processus de test – Aussi tentant que cela puisse être d’accélérer les tests pour respecter votre délai, ce n’est pas le moment de faire des économies. En contournant ou en condensant les tests d’acceptation par l’utilisateur, vous vous exposez à des montagnes de problèmes après la mise en service, à un surcroît de travail et à des retards dans vos processus d’entreprise. Il faut du temps pour réaliser correctement l’UAT, mais cet effort supplémentaire vous évitera bien des maux de tête par la suite.
8. Préparez-vous à l’inattendu – Quelle que soit votre diligence, il est pratiquement impossible d’identifier tous les risques possibles et de s’y préparer. Un événement inattendu est inévitable, mais son impact dépend de la manière dont vous réagissez. Lorsqu’un problème inattendu menace de faire dérailler la mise en œuvre, travaillez de manière constructive avec votre équipe pour l’aborder de front et aller de l’avant. Et si vous avez choisi le bon fournisseur, vous pourrez ensemble gérer de manière experte toutes les surprises qui se présenteront à vous.
