Description du projet

Grand district scolaire de l'État

Industrie

Enseignement public de l'État

Client

Grand district scolaire de l'État

Focus

Automatisation des processus d'auto-administration des demandes d'indemnisation et amélioration de la fonctionnalité des rapports.

Système précédent

Ancien système de gestion des risques/ tableurs

Défi

 Le client compte plus de 500 sites, plus de 157 000 étudiants et près de 20 000 employés. Son système existant ne répondait pas à ses besoins. Le client a déclaré : "Notre système existant (avant Riskonnect) était lourd et difficile à utiliser. Il n'était pas intuitif, les fonctions de rapport étaient excessivement compliquées - il fallait presque être un programmeur pour exécuter un rapport !" Le client gère lui-même ses sinistres, et son processus était fortement manuel avec une capacité limitée à initier une automatisation permettant de gagner du temps. En conséquence, les experts ne remplissaient leur obligation procédurale de réaliser le plan d'action (POA) requis que dans 30% des cas.

Solution Riskonnect

Le client a choisi Riskonnect en raison de l'interface intuitive, de la possibilité de configurer rapidement des automatisations en fonction de ses besoins commerciaux spécifiques et de la flexibilité du système pour répondre à ses besoins en matière de fonctionnalité de rapports ad hoc sophistiqués et faciles à créer. Riskonnect a fourni au client une plate-forme de travail de gestion des risques entièrement configurée avec un assistant simple de type glisser-déposer (aucune connaissance en programmation n'est requise !) pour créer des rapports ad hoc qui intègrent des filtres, des tris et des relations complexes, y compris des diagrammes et des graphiques. Avec la plateforme de travail Riskonnect, les utilisateurs ont le contrôle total pour générer et personnaliser leurs rapports, ou ils peuvent personnaliser l'un des 15 tableaux de bord et 31 rapports standard. Les rapports peuvent être programmés pour être envoyés automatiquement par e-mail aux destinataires prévus. Riskonnect a également amélioré son processus de réception des incidents grâce à l'utilisation d'un portail Web, configuré selon les spécifications du client. Ce dernier a exigé que seules certaines personnes pré-approuvées aient accès au site, avec l'utilisation de vérifications d'identité spécifiées par l'agence. Le formulaire d'inscription comprend des listes de recherche pour faciliter la saisie, des champs automatiques et des validations qui garantissent que toutes les informations requises pour les rapports de l'État sont incluses. Des flux de travail automatiques permettent aux administrateurs d'accéder rapidement à l'évaluation et à la gestion des demandes.  

Pour répondre aux besoins du client en matière d'automatisation et d'amélioration du processus d'auto-administration de ses demandes d'indemnisation, la plate-forme de travail de gestion des risques Riskonnect a offert au client une grande souplesse dans la création de flux de travail pour automatiser facilement des tâches auparavant manuelles. Par exemple, il est désormais en mesure de programmer automatiquement les paiements d'indemnités, ce qui permet de calculer les distributions aux tiers à partir du paiement de l'indemnité, par exemple pour la pension alimentaire ou les frais de justice. Auparavant, les notes de leurs infirmières gestionnaires de cas devaient être copiées et collées dans leur ancien système. Avec Riskonnect, leurs gestionnaires de cas peuvent se connecter au système Riskonnect et entrer leurs propres notes.  

Riskonnect a configuré un objet pour le client intitulé "Plan d'action". Désormais, lorsqu'une réclamation est convertie en "réclamation pour perte de temps", le flux de travail automatisé déclenche une tâche vers l'expert en sinistres l'informant de l'obligation de créer un nouveau plan d'action dans un certain délai. S'il ne crée pas le PDA requis dans un certain délai, un autre rappel lui est envoyé à titre de suivi. Le système envoie automatiquement un rapport détaillant les tâches incomplètes au superviseur approprié, afin que tout élément en suspens puisse être rapidement traité et que les délais/exigences de l'agence puissent être respectés.  

Résultats

Le système de ce client vient d'être mis en œuvre et il bénéficie déjà d'un avantage incroyable grâce à l'amélioration des processus et à l'automatisation. En particulier, ils ont reçu des commentaires très positifs de la part de leurs experts sur la facilité d'utilisation du système et sur la façon dont les automatisations et le nouvel objet POA les aident dans leurs tâches quotidiennes. D'autres avantages ont déjà été constatés, notamment

  1. Intégration réussie de tous les processus d'auto-administration des sinistres entre le client, les experts et les infirmières gestionnaires de cas.
  2. Amélioration de la précision des données grâce à l'utilisation de validations de champs et à la suppression des processus manuels de copier/coller.
  3. Amélioration de l'efficacité des exigences de l'État en matière de rapports grâce à l'utilisation du portail de réception des incidents ; les rapports incomplets ne sont plus un problème.
  4. Réduction des erreurs dans les processus de paiement, amélioration considérable de la capacité à suivre et à gérer les paiements.