Le temps hivernal est arrivé, déversant des quantités mesurables de neige à travers le pays et créant des problèmes pour les entreprises incapables de fonctionner à pleine capacité. Cette situation est particulièrement problématique dans les régions du pays où ce type de temps n’est pas habituel et où les communautés sont mal équipées pour faire face à la neige et au verglas.
Météo hivernale
Les routes impraticables, les pannes d’électricité et les retards dans les services sont autant de problèmes courants liés aux tempêtes hivernales. Pour les entreprises, elles peuvent également être la source d’un désastre si leurs activités sont interrompues, y compris les heures d’ouverture génératrices de revenus, les chaînes d’approvisionnement et la fonctionnalité ou l’accessibilité des biens.
Les organisations qui ne sont pas suffisamment préparées pour faire face rapidement à une perturbation de leurs activités – qu’elle soit due à la neige ou à tout autre problème imprévu – courent le risque de subir des dommages à long terme sur le plan des opérations et de la réputation, dont certains ne peuvent être surmontés.
Mais même les entreprises qui restent opérationnelles pendant les intempéries hivernales ne sont pas à l’abri des sinistres liés aux conditions météorologiques, qu’il s’agisse de blessures subies par des travailleurs, des clients ou des fournisseurs à la suite de glissades ou de chutes sur des lieux verglacés, ou de flottes commerciales endommagées à la suite d’accidents de voiture sur des routes glissantes ou dans des zones où la visibilité est limitée.
Ces défis bien réels démontrent l’importance de mettre en place des plans de gestion de la sécurité et de la continuité des activités, afin de garantir la résilience de votre entreprise en cas de conditions météorologiques hivernales imprévisibles.
Cependant, même la planification la plus solide ne suffira pas si vous ne disposez pas des processus et des outils nécessaires à l’exécution de ces plans afin d’atténuer réellement les conséquences d’une catastrophe. C’est là que les technologies de l’information pour la gestion des risques peuvent vous aider, en automatisant vos plans de sécurité et de continuité des activités pour qu’ils soient plus facilement mobilisables, et en rationalisant le processus de déclaration d’incident et de demande d’indemnisation pour les événements qui surviennent lorsque le temps hivernal frappe.
Gestion des risques, technologie et continuité des activités après une tempête hivernale
Avant tout, la bonne technologie de gestion des risques automatisera l’ensemble de votre plan de continuité des activités, en déclenchant automatiquement des alertes en cas d’urgence imminente (comme une tempête hivernale), ainsi que des flux de travail permettant de mettre en œuvre les plans d’action d’urgence.
Voici comment cela fonctionne : La technologie de géocodage d’un système d’information sur la gestion des risques permet de localiser des informations spécifiques à l’activité d’une organisation, telles que les propriétés, les emplacements, les principaux fournisseurs, les moyens de transport, le personnel clé ou tout autre lieu important pour l’entreprise. À partir de là, le système peut déterminer les propriétés et/ou les fournisseurs susceptibles de se trouver à proximité d’un type d’événement, tel qu’une tempête hivernale.
Une fois cela déterminé, le système mobilisera alors le plan d’action d’urgence prédéterminé que votre organisation a soigneusement créé et intégré dans votre système d’information de gestion des risques. Les parties prenantes seront informées des prochaines étapes, et les étapes suivantes seront déclenchées au fur et à mesure qu’elles accompliront les tâches qui leur ont été assignées dans le système et qu’elles les signaleront.
Le flux continu d’informations permet à chacun de rester au fait de ses tâches liées au plan d’urgence, d’anticiper les problèmes et de prendre des mesures correctives plus tôt, par exemple en détournant votre flotte de la tempête, en faisant appel à un fournisseur de secours si votre fournisseur habituel risque de ne pas pouvoir vous livrer, ou en veillant à ce que les équipes d’entretien des biens ou les fournisseurs soient prêts à résoudre tout problème susceptible d’entraver le fonctionnement de l’installation.
Mais la fonctionnalité ne s’arrête pas là. Au-delà de l’automatisation et de la rationalisation des plans de préparation aux situations d’urgence pour que votre entreprise reste opérationnelle, la bonne technologie de gestion des risques peut également vous aider à automatiser et à rationaliser la manière dont vous enregistrez les incidents ou gérez les demandes d’indemnisation susceptibles de découler des conditions météorologiques hivernales.
La technologie de gestion des risques permet de réduire la responsabilité en cas de tempête hivernale
Malheureusement, lorsque la nature frappe, des incidents et des accidents peuvent toujours se produire, malgré une planification d’urgence bien pensée et l’exécution de ces plans. Par exemple, les travailleurs, les fournisseurs et même les visiteurs peuvent glisser et tomber à cause du verglas dans les locaux de votre organisation. Si ces incidents ne sont pas bien documentés et bien gérés, ils peuvent donner lieu à des réclamations coûteuses, voire à des poursuites judiciaires.
La bonne technologie de gestion des risques permet de disposer d’un dossier unique pour tout élément lié à un incident ou à une demande d’indemnisation spécifique. En effet, un tel système peut faciliter électroniquement tout ce qui concerne la collecte de données sur les incidents et la communication sur un incident ou un sinistre, l’analyse des données relatives aux sinistres et aux polices d’assurance, et le traitement des sinistres. Ainsi, si quelqu’un glisse sur une plaque de verglas dans votre propriété, la technologie de gestion des risques peut contribuer à écarter la responsabilité de multiples façons.
Tout d’abord, du point de vue de l’automatisation, le bon système assure la fluidité de la communication sur un incident ou une réclamation – en notifiant automatiquement les parties prenantes de l’organisation de tout incident ou réclamation, et en permettant une communication cohérente et opportune entre l’organisation, le professionnel des réclamations et la partie lésée.
Cela vous permettra d’intervenir plus rapidement, en veillant à ce que la personne blessée reçoive les soins médicaux appropriés et à ce qu’elle sente que l’organisation s’intéresse à son rétablissement. Cela contribuera également à faire avancer les dossiers de demande d’indemnisation, de sorte qu’ils puissent être clos plus rapidement. En effet, les travailleurs, les vendeurs ou les visiteurs blessés sont moins susceptibles d’avoir l’impression que votre organisation les a oubliés ou qu’elle essaie de les tenir dans l’ignorance en ce qui concerne leurs demandes d’indemnisation – des sentiments qui peuvent souvent conduire les parties lésées à intenter une action en justice.
Du point de vue de l’analyse, la bonne technologie de gestion des risques sera également en mesure de comparer un sinistre à d’autres sinistres similaires, puis de déclencher des alertes concernant les sinistres potentiellement aberrants. Cela peut vous aider à identifier les sinistres plus risqués qui peuvent échapper à tout contrôle en raison des coûts, ainsi qu’à identifier les sinistres frauduleux, réduisant ainsi les coûts des sinistres et la responsabilité juridique.
Ne restez pas dans le froid
Lorsque le bon vieux temps de l’hiver fait son apparition, la technologie de gestion des risques peut vous aider à faire en sorte que votre entreprise ne soit pas laissée dans le froid en maintenant votre plan de continuité des activités sur la bonne voie et en réduisant les responsabilités qui pourraient découler de blessures liées à la neige et à la glace sur votre propriété.
