¿PODEMOS VINCULAR LA GESTIÓN DE RIESGOS AL ÉXITO DEL PROYECTO?
Pregunta a cualquier gestor de proyectos y te dirá que la gestión del riesgo desempeña un papel importante en el éxito de la entrega de un proyecto. Es ampliamente aceptado que las estrategias de gestión de riesgos le permiten identificar las fortalezas y debilidades del proyecto, junto con las amenazas y oportunidades. Al anticipar y planificar lo “inesperado”, usted puede estar preparado para responder rápidamente si surgen eventos. Los objetivos estratégicos del proyecto se logran mediante una cuidadosa planificación, evaluación y trabajo para minimizar el potencial de riesgo. Es por eso que, para los gerentes de proyecto, los procesos y el software de gestión de riesgos pueden hacer una contribución significativa a los resultados positivos del proyecto.
LA PREPARACIÓN LO ES TODO
En un documento de investigación titulado “El impacto de la gestión eficaz de riesgos en el éxito del proyecto”* se sugiere que “muchos proyectos fracasan porque las organizaciones asumen que todos los proyectos tendrán éxito y, por lo tanto, no identifican, analizan ni proporcionan mitigación o contingencias para los elementos de riesgo involucrados en el proyecto.”
La planificación para el éxito implica la identificación temprana de riesgos internos y externos que podrían poner en peligro el éxito de un proyecto. Los planes de gestión de riesgos típicamente incluyen riesgos identificados, probabilidad de ocurrencia, impacto potencial y acciones propuestas. Usualmente, los eventos de bajo riesgo tendrán poco impacto en el costo, el cronograma o el rendimiento del proyecto, y se deduce que los eventos de riesgo moderado y alto causarán aumentos en estas áreas. En el extremo superior de la escala, los eventos de alto riesgo, no gestionados y sin preparación, es probable que resulten en proyectos que excedan los presupuestos, superen los plazos y no cumplan con los objetivos estratégicos.
LA COMUNICACIÓN CUENTA
Para ayudar a gestionar las expectativas de aquellos afectados por el resultado del proyecto, es importante que los gerentes de proyecto comuniquen los planes a los miembros del equipo y a las partes interesadas del proyecto desde el principio y durante todo el ciclo de vida del proyecto. Esto ayuda a establecer claridad y comprensión cuando se trata de evitar o mitigar los impactos de los eventos de riesgo si surgen desafíos, o de implementar planes de contingencia.
CUMPLIENDO LOS CRITERIOS DE ÉXITO
Con procesos definidos de gestión de riesgos en su lugar, la probabilidad y el impacto de los riesgos negativos pueden reducirse, haciendo más probable que los proyectos se completen a tiempo, dentro del presupuesto y alcanzando los objetivos.
“Un software eficaz de gestión de riesgos ayuda a mantener los proyectos en curso y minimiza la vulnerabilidad,” dice Jenny Ritson-Smith, Gerente de Marketing de Sword GRC. “Las mejores prácticas de gestión de riesgos permiten a los gerentes de proyecto maximizar la rentabilidad y reducir los costos perdidos en actividades que no entregan ROI. El análisis y la evaluación de riesgos, desde el inicio del proyecto hasta su finalización, pueden ayudar a los gerentes de proyecto a trazar la mejor ruta hacia adelante, evitando obstáculos cuando sea posible o implementando planes de contingencia cuando sea necesario para reducir el tiempo de inactividad.”
ACENTUAR LOS ASPECTOS POSITIVOS
Vale la pena recordar que no todo riesgo representa una amenaza – algunos de sus criterios de éxito del proyecto pueden depender de asumir riesgos positivos que presentan oportunidades que vale la pena explotar. “Parece que los mismos procesos de análisis y gestión de riesgos que se pueden aplicar a los riesgos negativos pueden aplicarse a los positivos,” dice Ritson-Smith. “Y la asunción de riesgos positivos, respaldada por software, puede contribuir al éxito del proyecto, a través de una planificación y estrategia proactivas y ayudando a informar la toma de decisiones.”
Entonces, ¿es la gestión de riesgos un factor en el éxito del proyecto? Según el documento de investigación previamente citado:
“Para aumentar las posibilidades de que un proyecto propuesto tenga éxito, es necesario que la organización tenga una comprensión de los riesgos potenciales, que evalúe sistemática y cuantitativamente estos riesgos, anticipando posibles causas y efectos, y luego elija los métodos apropiados para tratarlos (Mobey Parker). Para garantizar que cualquier riesgo potencial se gestione eficazmente, el proceso de riesgo debe integrarse explícitamente en el proceso de toma de decisiones.”
