KÖNNEN WIR DAS RISIKOMANAGEMENT MIT DEM PROJEKTERFOLG VERBINDEN?
Jeder Projektmanager wird Ihnen sagen, dass das Risikomanagement eine wichtige Rolle bei der erfolgreichen Durchführung eines Projekts spielt. Es ist weithin anerkannt, dass Risikomanagementstrategien es Ihnen ermöglichen, Stärken und Schwächen eines Projekts sowie Bedrohungen und Chancen zu identifizieren. Indem Sie das „Unerwartete“ erwarten und dafür planen, können Sie bereit sein, rasch zu reagieren, sollten Ereignisse eintreten. Strategische Projektziele werden durch sorgfältige Planung, Evaluierung und Arbeit zur Minimierung des Risikopotenzials erreicht. Aus diesem Grund können Risikomanagementprozesse und -software für Projektmanager einen signifikanten Beitrag zu positiven Projektergebnissen leisten.
VORBEREITUNG IST ALLES
In einer Forschungsarbeit mit dem Titel „Die Auswirkungen eines effektiven Risikomanagements auf den Projekterfolg“* wird vorgeschlagen, dass „viele Projekte scheitern, weil Organisationen davon ausgehen, dass alle Projekte erfolgreich sein würden, und sie daher die Risikoelemente, die im Projekt involviert sind, nicht identifizieren, analysieren und Minderungs- oder Notfallmaßnahmen dafür bereitstellen.“
Die Planung für den Erfolg beinhaltet die frühzeitige Identifizierung interner und externer Risiken, die den Erfolg eines Projekts gefährden könnten. Risikomanagementpläne umfassen typischerweise identifizierte Risiken, Eintrittswahrscheinlichkeit, potenzielle Auswirkungen und vorgeschlagene Maßnahmen. Es ist in der Regel der Fall, dass Ereignisse mit geringem Risiko wenig Einfluss auf Projektkosten, Zeitplan oder Leistung haben, und es folgt daraus, dass Ereignisse mit mittlerem und hohem Risiko Steigerungen in diesen Bereichen verursachen. Am oberen Ende der Skala führen Ereignisse mit hohem Risiko, die nicht gemanagt und unvorbereitet sind, wahrscheinlich zu Projekten, die Budgets überschreiten, Zeitrahmen überziehen und strategische Ziele verfehlen.
KOMMUNIKATION ZÄHLT
Um die Erwartungen derjenigen zu managen, die vom Projektergebnis betroffen sind, ist es wichtig, dass Projektmanager Pläne frühzeitig und während des gesamten Projektlebenszyklus an Teammitglieder und Projektbeteiligte kommunizieren. Dies hilft, Klarheit und Verständnis zu schaffen, wenn es darum geht, die Auswirkungen von Risikoereignissen zu vermeiden oder zu mindern, sollten Herausforderungen auftreten, oder Notfallpläne auszurollen.
ERFÜLLUNG VON ERFOLGSKRITERIEN
Mit definierten Risikomanagementprozessen kann die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkung negativer Risiken reduziert werden, wodurch es wahrscheinlicher wird, dass Projekte termingerecht, innerhalb des Budgets und unter Erreichung der Ziele abgeschlossen werden.
„Effektive Risikomanagement-Software hilft, Projekte auf Kurs zu halten und minimiert die Verwundbarkeit,“ sagt Jenny Ritson-Smith, Marketing Manager von Sword GRC. „Beste Praktiken im Risikomanagement ermöglichen es Projektmanagern, die Rentabilität zu maximieren und Kosten zu reduzieren, die für Aktivitäten verloren gehen, die keine ROI liefern. Risikoanalyse und -bewertung, vom Projektbeginn bis zum Abschluss, können Projektmanagern helfen, den besten Weg nach vorne zu planen, Hindernisse wenn möglich zu vermeiden oder Notfallpläne zu implementieren, wo es notwendig ist, um Ausfallzeiten zu reduzieren.“
DAS POSITIVE BETONEN
Es kann sich lohnen, daran zu erinnern, dass nicht jedes Risiko eine Bedrohung darstellt – einige Ihrer Projekterfolgs-kriterien können davon abhängen, positive Risiken einzugehen, die Chancen bieten, die es wert sind, genutzt zu werden. „Es scheint, dass die gleichen Risikoanalyse- und Risikomanagement-prozesse, die auf negative Risiken angewendet werden können, auch auf positive anwendbar sind,“ sagt Ritson-Smith. „Und positives Risiko-Eingehen, unterstützt durch Software, kann zum Projekterfolg beitragen, durch proaktive Planung und Strategieentwicklung sowie durch Unterstützung bei der Entscheidungsfindung.“
Ist Risikomanagement also ein Faktor für den Projekterfolg? Laut der zuvor zitierten Forschungsarbeit:
„Um die Chancen für den Erfolg eines vorgeschlagenen Projekts zu erhöhen, ist es notwendig, dass die Organisation ein Verständnis für potenzielle Risiken hat, diese Risiken systematisch und quantitativ bewertet, mögliche Ursachen und Auswirkungen antizipiert und dann geeignete Methoden zum Umgang damit auswählt (Mobey & Parker). Um sicherzustellen, dass potenzielle Risiken effektiv gemanagt werden, muss der Risikoprozess explizit in den Entscheidungsprozess eingebaut werden.“
