PODEMOS ASSOCIAR A GESTÃO DO RISCO AO SUCESSO DO PROJECTO?
Pergunta a qualquer gestor de projeto e ele dir-te-á que a gestão do risco desempenha um papel significativo no sucesso da entrega do projeto. É amplamente aceite que as estratégias de gestão de risco permitem identificar os pontos fortes e fracos de um projeto, juntamente com as ameaças e oportunidades. Ao antecipar e planear o “inesperado”, é possível estar preparado para responder rapidamente caso surjam eventualidades. Os objetivos estratégicos do projeto são alcançados através de um planeamento cuidadoso, avaliação e esforço para minimizar o potencial de risco. É por isso que, para os gestores de projetos, os processos e o software de gestão de risco podem contribuir significativamente para resultados positivos nos projetos.
A PREPARAÇÃO É TUDO
Num artigo de investigação intitulado “O Impacto da Gestão de Risco Eficaz no Sucesso do Projeto”* é sugerido que “muitos projetos falham porque as organizações assumem que todos os projetos terão sucesso e, por conseguinte, não identificam, analisam, nem providenciam mitigação ou contingências para os elementos de risco envolvidos no projeto.”
Planear para o sucesso envolve a identificação precoce de riscos internos e externos que possam comprometer o êxito de um projeto. Os planos de gestão de risco incluem tipicamente riscos identificados, probabilidade de ocorrência, potencial impacto e ações propostas. Geralmente, os eventos de baixo risco terão pouco impacto no custo, cronograma ou desempenho do projeto, e consequentemente, os eventos de risco moderado e elevado causarão aumentos nestas áreas. No extremo superior da escala, é provável que eventos de alto risco, não geridos e não preparados, resultem em projetos que excedam os orçamentos, ultrapassem os prazos e não alcancem os objetivos estratégicos.
A COMUNICAÇÃO CONTA
Para ajudar a gerir as expectativas daqueles afetados pelo resultado do projeto, é importante que os gestores de projeto comuniquem os planos aos membros da equipa e às partes interessadas no início e ao longo do ciclo de vida do projeto. Isto ajuda a estabelecer clareza e compreensão quando se trata de evitar ou mitigar os impactos dos eventos de risco, caso surjam desafios, ou de implementar planos de contingência.
CUMPRIMENTO DOS CRITÉRIOS DE SUCESSO
Com processos definidos de gestão de risco implementados, a probabilidade e o impacto dos riscos negativos podem ser reduzidos, tornando mais provável que os projetos sejam concluídos dentro do prazo, do orçamento e alcançando os objetivos.
“O software eficaz de gestão de risco ajuda a manter os projetos no rumo certo e minimiza a vulnerabilidade,” afirma Jenny Ritson-Smith, Gestora de Marketing da Sword GRC. “As melhores práticas de gestão de risco permitem aos gestores de projeto maximizar a rentabilidade e reduzir os custos perdidos em atividades que não proporcionam ROI. A análise e avaliação de riscos, desde o início até à conclusão do projeto, podem ajudar os gestores de projeto a traçar o melhor caminho a seguir, evitando obstáculos sempre que possível ou implementando planos de contingência quando necessário para reduzir o tempo de inatividade.”
ACENTUAR OS ASPETOS POSITIVOS
Vale a pena lembrar que nem todo o risco representa uma ameaça – alguns dos critérios de sucesso do projeto podem depender da assunção de riscos positivos que apresentam oportunidades que valem a pena explorar. “Parece que os mesmos processos de análise e gestão de risco que podem ser aplicados aos riscos negativos podem ser aplicados aos positivos,” diz Ritson-Smith. “E a assunção de riscos positivos, sustentada por software, pode contribuir para o sucesso do projeto, através de planeamento e estratégia proativos e ajudando a informar a tomada de decisões.”
Então, será a gestão de risco um fator no sucesso do projeto? De acordo com o artigo de investigação previamente citado:
“Para aumentar as hipóteses de sucesso de um projeto proposto, é necessário que a organização tenha uma compreensão dos riscos potenciais, avalie sistemática e quantitativamente estes riscos, antecipando possíveis causas e efeitos, e depois escolha métodos apropriados para lidar com eles (Mobey Parker). Para garantir que quaisquer riscos potenciais são geridos eficazmente, o processo de risco precisa de ser explicitamente incorporado no processo de tomada de decisão.”
