Las organizaciones dependen más que nunca de terceros proveedores para alcanzar sus objetivos empresariales. Como socios comerciales integrales, estos proveedores representan a tu empresa, y tu reputación, tu marca y tu cuenta de resultados están en juego. Cualquier error por su parte puede volverse en tu contra. Aquí tienes cinco pasos para asegurarte de que estás protegido.
- Conoce a tus proveedores. Una mala decisión de un proveedor puede ser suficiente para infligir un daño duradero a tu empresa. Actúa con la debida diligencia por adelantado y contrata a proveedores en los que confíes y que operen de forma coherente con tu forma de hacer negocios. Y mantén actualizada tu lista de proveedores. No puedes protegerte de las acciones de los proveedores que desconoces.
- Restringe el acceso. Limita el acceso de los proveedores a los datos que deben tener absolutamente para hacer su trabajo. Ten en cuenta que los rigurosos controles de seguridad de tus sistemas no garantizan la protección frente a todas las amenazas. Los problemas pueden llegar a través de lagunas en la seguridad de los sistemas de tus proveedores, y de lagunas en los sistemas de sus proveedores. Establece directrices de seguridad detalladas en tus contratos, y conoce quién tiene acceso específicamente a qué información y cómo se maneja exactamente esa información.
- El cumplimiento cuenta. Podrías tener que rendir cuentas si un proveedor infringe alguna ley, norma o reglamento gubernamental o del sector. Asegúrate de que dispones de los procesos adecuados para evaluar y supervisar el cumplimiento continuo de la normativa legal correspondiente. Y si algo incumple la normativa, lo sabrás inmediatamente y podrás actuar con rapidez.
- Documéntalo. No te conformes con la palabra de tus proveedores de que cumplen la ley, tus propios protocolos de seguridad o cualquier otro requisito que tengas para hacer negocios con tu empresa. Envía cuestionarios detallados a cada uno de tus proveedores para evaluar el nivel de riesgo que plantean. Y dispón de un sistema para supervisar periódicamente a cada proveedor y asegurarte de que se siguen los protocolos adecuados. Cuanto mayor sea el riesgo que plantee el proveedor, con más frecuencia deberás reevaluar su riesgo.
- Cultiva la relación. Como cualquier buena relación, tu vínculo con tus proveedores se hará más fuerte cuanto mejor te comuniques. Un poco de conexión humana a la antigua usanza puede allanar el camino a una colaboración constructiva que beneficie a todos. Saber quién está al otro lado de la línea también facilita mucho la resolución de los problemas que puedan surgir.
Incorporar proveedores puede ayudar a equilibrar las cargas de trabajo, controlar los costes, impulsar la eficacia y mucho más. Pero todas esas ventajas tienen un coste: el riesgo no deseado. ¿Estás bien protegido?