Las organizaciones dependen más que nunca de terceros proveedores para alcanzar sus objetivos empresariales. Como socios comerciales integrales, estos proveedores representan a tu empresa, y tu reputación, tu marca y tu cuenta de resultados están en juego. Cualquier error por su parte puede volverse en tu contra. Aquí tienes cinco pasos para asegurarte de que estás protegido.

  1. Conoce a tus proveedores. Una mala decisión de un proveedor puede ser suficiente para infligir un daño duradero a tu empresa. Actúa con la debida diligencia por adelantado y contrata a proveedores en los que confíes y que operen de forma coherente con tu forma de hacer negocios. Y mantén actualizada tu lista de proveedores. No puedes protegerte de las acciones de los proveedores que desconoces.
  2. Restringe el acceso. Limita el acceso de los proveedores a los datos que deben tener absolutamente para hacer su trabajo. Ten en cuenta que los rigurosos controles de seguridad de tus sistemas no garantizan la protección frente a todas las amenazas. Los problemas pueden llegar a través de lagunas en la seguridad de los sistemas de tus proveedores, y de lagunas en los sistemas de sus proveedores. Establece directrices de seguridad detalladas en tus contratos, y conoce quién tiene acceso específicamente a qué información y cómo se maneja exactamente esa información.
  3. El cumplimiento cuenta. Podrías tener que rendir cuentas si un proveedor infringe alguna ley, norma o reglamento gubernamental o del sector. Asegúrate de que dispones de los procesos adecuados para evaluar y supervisar el cumplimiento continuo de la normativa legal correspondiente. Y si algo incumple la normativa, lo sabrás inmediatamente y podrás actuar con rapidez.
  4. Documéntalo. No te conformes con la palabra de tus proveedores de que cumplen la ley, tus propios protocolos de seguridad o cualquier otro requisito que tengas para hacer negocios con tu empresa. Envía cuestionarios detallados a cada uno de tus proveedores para evaluar el nivel de riesgo que plantean. Y dispón de un sistema para supervisar periódicamente a cada proveedor y asegurarte de que se siguen los protocolos adecuados. Cuanto mayor sea el riesgo que plantee el proveedor, con más frecuencia deberás reevaluar su riesgo.
  5. Cultiva la relación. Como cualquier buena relación, tu vínculo con tus proveedores se hará más fuerte cuanto mejor te comuniques. Un poco de conexión humana a la antigua usanza puede allanar el camino a una colaboración constructiva que beneficie a todos. Saber quién está al otro lado de la línea también facilita mucho la resolución de los problemas que puedan surgir.

Incorporar proveedores puede ayudar a equilibrar las cargas de trabajo, controlar los costes, impulsar la eficacia y mucho más. Pero todas esas ventajas tienen un coste: el riesgo no deseado. ¿Estás bien protegido?