Descripción del proyecto

Gran distrito escolar estatal

Industria

Educación pública estatal

Cliente

Gran distrito escolar estatal

Enfoque

Automatización de los procesos de autogestión de siniestros y mejora de la funcionalidad de los informes

Sistema anterior

Sistema de gestión de riesgos heredado/hojas de cálculo

Desafío

 El cliente tiene más de 500 centros, más de 157.000 estudiantes y casi 20.000 empleados. Su sistema heredado existente no satisfacía sus necesidades. El cliente declaró: "Nuestro sistema actual (anterior a Riskonnect) era tosco y difícil de usar. No era intuitivo, las funciones de elaboración de informes eran excesivamente complicadas: ¡casi había que ser programador para ejecutar un informe!" El cliente autogestiona sus siniestros y su proceso era muy manual, con una capacidad limitada para iniciar la automatización que ahorra tiempo. Como resultado, los ajustadores sólo cumplían con su requisito de procedimiento de completar el Plan de Acción (POA) requerido 30% del tiempo.

Solución Riskonnect

El cliente eligió Riskonnect por su interfaz intuitiva, la capacidad de configurar rápidamente las automatizaciones según sus necesidades empresariales específicas y la flexibilidad del sistema para adaptarse a su necesidad de una funcionalidad de informes ad hoc sofisticada y fácil de crear. Riskonnect proporcionó al cliente una plataforma de trabajo de gestión de riesgos totalmente configurada con un sencillo asistente de arrastrar y soltar (¡sin necesidad de conocimientos de programación!) para la creación de informes ad hoc que incorporan filtros, clasificaciones y relaciones complejas, incluidos cuadros y gráficos. Con la plataforma de trabajo Riskonnect, los usuarios tienen un control total para generar y personalizar sus informes, o pueden personalizar cualquiera de los 15 cuadros de mando y 31 informes estándar. Los informes pueden programarse para que se envíen automáticamente por correo electrónico a los destinatarios previstos. Riskonnect también mejoró su proceso de admisión de incidentes con el uso de un portal web, configurado según las especificaciones del cliente. Exigieron que sólo ciertas personas preaprobadas tuvieran acceso al sitio con el uso de verificaciones de identidad especificadas por la agencia. El formulario de entrada consta de listas de búsqueda para facilitar la entrada, la población automática de campos y las validaciones que garantizan que se incluya toda la información necesaria para los informes estatales. Los flujos de trabajo automáticos garantizan que los administradores tengan un acceso rápido para evaluar y gestionar las reclamaciones.  

Para responder a la necesidad del cliente de automatizar y mejorar el proceso de autogestión de sus siniestros, la plataforma de trabajo de gestión de riesgos Riskonnect ofreció al cliente una enorme flexibilidad en la creación de flujos de trabajo para automatizar fácilmente tareas que antes eran manuales. Por ejemplo, ahora son capaces de programar automáticamente los pagos de indemnizaciones, que pueden calcular las distribuciones a terceros del pago de la indemnización, como por ejemplo para la manutención de los hijos o los honorarios de los abogados. Anteriormente, las notas de sus enfermeras gestoras de casos tenían que ser copiadas y pegadas en su anterior sistema heredado. Con Riskonnect, sus gestores de casos pueden conectarse al sistema Riskonnect e introducir sus propias notas.  

Riskonnect configuró un objeto para el Cliente titulado 'Plan de Acción'. Ahora, cuando un siniestro se convierte en 'Siniestro de Tiempo Perdido', el flujo de trabajo automatizado desencadena una tarea para el ajustador informándole de la necesidad de crear un nuevo POA dentro de un determinado período de tiempo. Si no crean el POA requerido dentro de un determinado período de tiempo, se les envía otro recordatorio como seguimiento. El sistema envía automáticamente un informe en el que se detallan las tareas incompletas al supervisor correspondiente, de modo que cualquier elemento pendiente pueda abordarse rápidamente y puedan cumplirse los plazos/requisitos de la agencia.  

Resultados

El sistema de este cliente acaba de ser implementado y ya están experimentando un beneficio increíble de los procesos mejorados y las automatizaciones. En particular, han recibido comentarios muy positivos de sus peritos sobre lo fácil que es utilizar el sistema, y cómo las automatizaciones y el nuevo objeto POA les está ayudando en sus tareas diarias. Otras ventajas que ya se han reconocido son las siguientes:

  1. Integró con éxito todos los procesos de autogestión de siniestros entre el cliente, los peritos y las enfermeras gestoras de casos.
  2. Mejora de la precisión de los datos mediante el uso de validaciones de campos y con la eliminación de los procesos manuales de copiar y pegar
  3. Mejora de la eficiencia en torno a los requisitos de notificación del estado mediante el uso del portal de entrada de incidentes; la notificación incompleta ya no es un problema
  4. Reducción de errores en los procesos de pago, gran mejora de la capacidad de seguimiento y gestión de los pagos