RMIS: Der endgültige Leitfaden

Ein Risikomanagement-Informationssystem (RMIS) ist eine Softwareplattform zur Erfassung, Verwaltung, Analyse und Meldung von Risiko-, Schadens- und Sicherheitsinformationen.

Ein RMIS führt alle Ihre versicherten Risikodaten an einem Ort zusammen, um Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Risiken, die Beziehungen und die Auswirkungen auf das Unternehmen zu geben. Ein RMIS spart Zeit und verbessert die Genauigkeit durch die Automatisierung von Aufgaben und die Rationalisierung von Arbeitsabläufen. Es verringert die Risikoexposition, die Belastung des Risikomanagements und die Gesamtrisikokosten.

Mit einem RMIS können Risikoteams aufhören, Tabellenkalkulationen, Dokumente und E-Mails zu verwalten, und mit dem Risikomanagement auf strategischer Ebene beginnen.

"Um effektiv zu sein, müssen Risikomanagement-Experten in der Lage sein, Daten in Informationen umzuwandeln - und dann in verwertbare Erkenntnisse. Sie müssen dem Unternehmen sagen, was als nächstes zu tun ist."
- Bob Bowman, Direktor, Risikomanagement, The Wendy's Company

1. Arbeiten Sie nur mit einem einzigen Versicherungsträger oder TPA (früher und heute) zusammen?
2. Haben Sie eine geringe Häufigkeit und Schwere von Schäden?
3. Sind Sie in der Lage, Ihrer Geschäftsleitung und/oder Ihrem Vorstand problemlos Bericht zu erstatten?
4. Sind Ihre Risiko-, Sicherheits- und Schadendaten leicht zugänglich, wo und wann immer sie benötigt werden?
5. Ist es einfach, die Informationen zu sammeln und zu analysieren, die Sie für die Erneuerung der Versicherung benötigen?
6. Sind Sie von der Integrität Ihrer Daten überzeugt?
7. Sind Sie mit den Erkenntnissen zufrieden, die Sie aus Ihrer Datenanalyse gewinnen?
8. Sind Sie sicher, dass es keine Überschneidungen oder Lücken in der Erfassung gibt?
9. Können Sie den aktuellen Status einer Forderung einsehen?
10. Sind Ihre Berichte einfach auszuführen - und sind sie für Ihre Zwecke anspruchsvoll genug?
11. Können Sie Fragen zu Prämien, Versicherungsschutz und Schadenverlauf problemlos beantworten?

Wenn die Mehrheit Ihrer Antworten "ja" lautet - Ihr derzeitiges System für das Risikomanagement erfüllt seine Aufgabe. Eine regelmäßige Überprüfung des Status stellt sicher, dass Sie bei wachsenden und sich ändernden Anforderungen auf dem richtigen Weg bleiben. (Quadrant 3)

Wenn die Mehrheit Ihrer Antworten "nein" lautet - Ihr derzeitiges System ist eher hinderlich als hilfreich, und es schränkt Ihre Möglichkeiten für ein wirksames Risikomanagement ein. Ein RMIS könnte die Grundlage für ein Risikomanagement auf strategischer Ebene bilden. (Quadranten 1, 2 und 4)

Das richtige Werkzeug erleichtert jede Arbeit - und das Risikomanagement ist da keine Ausnahme. Allzu oft begnügen sich Unternehmen jedoch mit Tabellenkalkulationen oder einem veralteten Altsystem, einfach weil das schon immer so gemacht wurde.

Neue RMIS-Tools können alle Aspekte des Risikomanagements einfacher, schneller und effektiver machen.
Im Folgenden werden einige der gängigsten Einsatzmöglichkeiten für ein RMIS vorgestellt:

Ein RMIS kann sofortige Abhilfe bei langjährigen Problemen des Risikomanagements schaffen.

RMIS-Mythen von der Wahrheit trennen

Haben Sie auch gehört, dass ein RMIS nur für Anträge geeignet ist? Oder dass ein System der nächsten Generation zu teuer ist? Es gibt allerlei beunruhigende Gerüchte über die Kosten und Grenzen eines RMIS. Hier finden Sie einige Hinweise, um Mythen von der Wahrheit zu unterscheiden.

Mythos #1: Ein RMIS ist nur für Ansprüche gedacht.

Die Wahrheit: Ein RMIS macht die Verwaltung von Forderungen einfach, schnell und genau. Die Benutzer haben eine zentrale Quelle, um den Schadenstatus zu verfolgen, Daten zu validieren und das Zahlungsverhalten einzusehen. Sie können sogar die Ergebnisse ähnlicher Ansprüche vergleichen und die Ursache eines Schadens analysieren.

Doch die Verwaltung von Ansprüchen ist nur der Anfang. Ein RMIS integriert nahtlos alle Risiko-, Schadens- und Sicherheitsinformationen in einem einzigen, umfassenden und aktuellen Workflow. Es verschafft Ihnen den Überblick, um Risiken im gesamten Unternehmen effektiv zu verwalten. Es kann auch Lücken oder Doppelungen im Versicherungsschutz aufdecken und die Prämien angemessen zuweisen.

Die wahre Stärke eines RMIS liegt jedoch darin, dass das System dazu genutzt wird, aufkommende Risiken und Trends zu erkennen und darauf zu reagieren, die andernfalls unbemerkt bleiben könnten. Die zentralisierte Ansicht, die zugängliche Plattform und die verbesserte Berichterstattung eines RMIS erleichtern auch die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens.

Mythos #2: RMIS-Benutzer müssen IT-Experten sein.

Die Wahrheit: Die aktuelle Generation der RMIS-Software ist einfach zu bedienen und verfügt über verbraucherfreundliche Funktionen, die intuitiv, integriert und zuverlässig sind.

Dashboards kombinieren visuell ansprechende Grafiken mit leistungsstarken Analysen, um die benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt bereitzustellen. Die Berichte sind auf Knopfdruck verfügbar - kein Umformatieren oder Ausschneiden und Einfügen erforderlich. Und auf ein cloudbasiertes System kann jeder zu jeder Zeit und von jedem Ort aus zugreifen.

Wie bei jeder neuen Technologie ist jedoch im Vorfeld eine Schulung erforderlich, um den größten Nutzen aus Ihrer RMIS-Investition zu ziehen. Ja, es gibt eine Lernkurve. Aber der Wert, der sich aus der Erweiterung Ihres Risikoverständnisses ergibt, überwiegt bei weitem die Kosten, die entstehen, wenn Sie bei Ihrer derzeitigen Routine bleiben.

Mythos #3: Ein RMIS erfüllt dieselbe Aufgabe wie eine Tabellenkalkulation.

Die Wahrheit: Ein RMIS mit einer Tabellenkalkulation zu vergleichen ist so, als würde man sein neuestes Smartphone mit einem Klapphandy aus den 90er Jahren vergleichen. Die Gemeinsamkeiten zwischen den beiden enden, wenn Sie mehr als nur die Grundlagen erledigen wollen.

Tabellenkalkulationen können ein wirksames Instrument für das Risikomanagement in Unternehmen mit einer begrenzten Anzahl von Standorten, Mitarbeitern, Vermögenswerten und Trägern sein. Aber dieses Tool kann mit der Datenmenge, die für die effektive Verwaltung eines wachsenden Risikoportfolios erforderlich ist, nur schwer Schritt halten. So kann es passieren, dass Sie wichtige Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage veralteter oder fehlerhafter Daten treffen.

Tabellenkalkulationen sind besonders anfällig dafür:

• • Datenfehler. Tabellenkalkulationen beruhen größtenteils auf manueller Arbeit, um Informationen zu sammeln, zu überprüfen, zu formatieren, zu konsolidieren und einzugeben. Dieser Prozess ist nicht nur außerordentlich zeitaufwändig, sondern jeder Tastendruck oder jede "Cut-and-Paste"-Aktion erhöht das Risiko menschlicher Fehler.
  • Sicherheitsbedrohungen. Bei Tabellenkalkulationen ist es bekanntermaßen schwierig, die Zugriffsrechte zu beschränken. Daher können Informationen leicht in die falschen Hände geraten. Wenn die Tabellenkalkulation sensible Informationen enthält, könnte das Unternehmen in ernsthafte Schwierigkeiten geraten.
  • Probleme bei der Wiederherstellung nach einer Katastrophe. Was passiert, wenn ein Laptop verloren geht oder gestohlen wird? Ihre Daten könnten zusammen mit dem Laptop verschwinden, da Tabellenkalkulationen nicht immer automatisch gesichert werden. Wenn eine echte Katastrophe eintritt, könnten Sie alles verlieren.

Ein RMIS minimiert Fehler bei der Dateneingabe, indem es die Benutzer durch einen rationalisierten Erfassungsprozess führt. Änderungen und Aktualisierungen können sofort, an einem Ort und zu einem Zeitpunkt vorgenommen werden. Alles wird dokumentiert, damit Sie immer wissen, wer welche Änderung vorgenommen hat und warum.

Der Zugriff auf ein RMIS ist von jedem Gerät aus und von jedem Ort aus möglich - vorausgesetzt, der Benutzer ist dazu berechtigt. Und ein RMIS speichert und schützt Ihre Daten in einem sicheren, cloudbasierten System, das von unabhängigen Dritten überprüft werden kann.

Mythos #4: Ein RMIS ist das gleiche wie das andere.

Die Wahrheit: Nicht alle RMIS-Plattformen sind gleich. Unternehmen können zwischen zwei Hauptoptionen für RMIS wählen: gebündelt und ungebündelt.

Ein gebündeltes RMIS wird von Versicherern, Maklern und Drittverwaltern angeboten. Die Kosten für ein gebündeltes RMIS sind oft im Gesamtbetrag enthalten, den der Anbieter in Rechnung stellt. Allerdings funktioniert das System nur mit den Daten dieses Anbieters.

Wenn Sie mehrere Anbieter oder TPAs haben, könnten Sie mit zahlreichen Systemen arbeiten, von denen keines miteinander kommunizieren kann. Um einen umfassenden Überblick über Ihre Risiken zu erhalten, müssten Sie die Daten in ein gemeinsames Format umwandeln, sie an einem zentralen Ort konsolidieren und den Prozess jedes Mal wiederholen, wenn der Anbieter eine Aktualisierung herausgibt. Wenn Sie Daten aus einer anderen Quelle, z. B. aus der Finanz- oder Rechtsabteilung, einbringen möchten, ist wahrscheinlich eine benutzerdefinierte Schnittstelle oder eine manuelle Eingabe erforderlich.

Ein entbündeltes RMIS wird von einem unabhängigen Anbieter angeboten. Diese Art von System konsolidiert Risiko-, Sicherheits- und Schadendaten aus allen internen und externen Quellen, um Ihnen einen vollständigen, integrierten Überblick über Ihr gesamtes Risikoportfolio zu geben.

Auch wenn die Gebühren höher erscheinen mögen als bei einem gebündelten System, bietet ein ungebündeltes RMIS ausgefeiltere Funktionen und Möglichkeiten für Analyse und Berichterstattung. Außerdem kann es so angepasst werden, dass es mit Ihren bestehenden Systemen zusammenarbeitet. Durch die Integration mit der Personalabteilung können beispielsweise wichtige Informationen über Mitarbeiter direkt in Ihre Analysen und Berichte einfließen. Das Ergebnis ist ein umfassender Einblick, der es Ihnen ermöglicht, wichtige Risiko- und Sicherheitsentscheidungen zu treffen.

Welches Risikomanagementsystem für Sie das richtige ist, hängt von der Anzahl und der Komplexität Ihrer Risiken ab - und davon, was Sie brauchen, um diese Risiken wirksam zu verwalten. Tabellenkalkulationen zum Beispiel können für eine kleine Anzahl recht einfacher Risiken gut funktionieren. Ein gebündeltes RMIS eignet sich gut für Unternehmen, die hauptsächlich mit einem einzigen Versicherer oder TPA zusammenarbeiten.

Wenn Sie jedoch versuchen, kritische Risiken über zahlreiche Funktionen, Geschäftsbereiche und Standorte hinweg zu identifizieren und die sich entwickelnde Beziehung zwischen all diesen Risiken zu verstehen, benötigen Sie die Leistungsfähigkeit eines entbündelten RMIS.

Mit diesem RMIS können Sie riesige Mengen an Risikomanagementdaten in klare Möglichkeiten zur Schadensminderung und zur Senkung der Gesamtkosten umwandeln, was sich über Jahre hinweg positiv auf das Endergebnis auswirken wird.

Mythos #5: Ein RMIS ist zu teuer.

Die Wahrheit: Der Kauf eines RMIS ist eine beträchtliche Investition, die sich jedoch letztendlich auszahlt. Und so geht's:

1. Steigert die Produktivität. Wie viel Zeit verbringen Sie derzeit damit, Daten zu sammeln, zu formatieren und zu konsolidieren - und diese Informationen dann in aussagekräftige, umsetzbare Berichte zu verwandeln? RMIS-Software erledigt all dies automatisch, so dass Sie mehr Zeit für die eigentliche Analyse der Daten und entsprechende Maßnahmen haben.

2. Ersetzt andere Technologie. Unabhängig davon, welches System Sie verwenden, geben Sie bereits Geld für irgendeine Art von Technologie zur Verwaltung von Risiko-, Sicherheits- und Schadendaten aus. Die Gesamtkosten für die Pflege dieser separaten Systeme und Tabellenkalkulationen könnten Sie überraschen. All dieses Geld kann in ein RMIS umgelenkt werden.

3. Verbessert die Genauigkeit. Die zentralisierte Ansicht eines RMIS hilft Ihnen, die Beziehungen zwischen kritischen Risiken und die kumulativen Auswirkungen auf das Unternehmen besser zu verstehen. Diese Informationen können Ihnen helfen, intelligentere und schnellere Entscheidungen zu treffen, um Verluste zu mindern - und letztlich die Prämien zu senken.

Tatsache ist, dass keine Technologie für das Risikomanagement kostenlos ist. Wenn die Anschaffungskosten für ein RMIS hoch erscheinen, stellen Sie sich vor, dass Sie versuchen, einen Verlust zu rechtfertigen, der durch einen unentdeckten Tabellenkalkulationsfehler verursacht wurde. Die wahren Kosten einer Lösung müssen an den Gesamtbetriebskosten gemessen werden, die dem Unternehmen langfristig entstehen.

"Riskonnect hat es uns ermöglicht, Maßnahmen zu ergreifen, über die wir uns vorher keine Klarheit verschafft haben. Was bringt es, wenn aus den Daten keine Maßnahmen hervorgehen?
- Trey Braden, Leiter des Risikomanagements, Randstad

Technologie, Service und Funktionen sind wichtige Überlegungen beim Kauf eines RMIS - aber das ist nur der Anfang. Genauso wichtig ist es, Ihre Bedürfnisse zu verstehen, zu wissen, was Ihre Stakeholder verlangen, und den richtigen Softwarepartner auszuwählen.

Hier sind zehn Tipps für den Kauf eines RMIS, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Lösung - und den richtigen Partner - finden:

1. Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Probleme.

Was sind Ihre Probleme? Welche Probleme haben Sie mit Ihrer derzeitigen Technologie? Die Anwendung einer neuen Technologie auf einen defekten Prozess wird diesen nicht beheben. Ermitteln Sie stattdessen im Vorfeld alle Pannen oder Engpässe und legen Sie klare Ziele fest, die Sie mit einem RMIS erreichen wollen.

2. Stellen Sie Ihr RMIS-Team zusammen.

Ein RMIS berührt viele Funktionsbereiche, daher ist es wichtig, alle Interessengruppen in den Kaufprozess einzubeziehen, um sicherzustellen, dass ihre Stimmen gehört werden. Wenn die verschiedenen Standpunkte von Anfang an zusammengebracht werden, wird sichergestellt, dass kritische Fragen frühzeitig angegangen werden, was dazu beitragen kann, kostspielige Verzögerungen auf dem Weg zu vermeiden.

Diejenigen, die sich während des gesamten RMIS-Kaufprozesses angehört fühlen, sind auch eher bereit, die neue Technologie während der Implementierung und darüber hinaus lautstark zu unterstützen.

3. Verstehen Sie, wie das RMIS mit Ihrer vorhandenen Technik funktioniert.

Ineffiziente Arbeitsabläufe, veraltete Prozesse, mangelnde Akzeptanz durch die Geschäftsleitung und Widerstand gegen Veränderungen können sich negativ auf die Effektivität Ihres RMIS auswirken. Informieren Sie sich über die Funktionen und Möglichkeiten der in Frage kommenden RMIS-Technologie und vergleichen Sie diese mit Ihren aktuellen Systemen und Anforderungen.

Denken Sie daran: Nur weil etwas schon immer auf eine bestimmte Weise gemacht wurde, heißt das nicht, dass es die beste Methode ist. Untersuchen Sie Ihre Arbeitsabläufe im Detail, um zu sehen, ob es einen effizienteren Weg gibt, die Arbeit zu erledigen.

Risikomanagement-Informationssysteme sollten Produktivität erhöhen durch die Beseitigung von lästigen, langweiligen und ineffizienten manuellen Aufgaben. Und die eingesparte Zeit kann für höherwertige Aufgaben genutzt werden, was die Effektivität Ihres Risikomanagements erhöht.

4. Machen Sie eine Testfahrt mit dem RMIS.

Nehmen Sie sich die Zeit, eine Demo- oder Testversion anzufordern und sich selbst davon zu überzeugen, wie genau die Angaben des Anbieters sind.

Wie einfach und intuitiv ist die Benutzerfreundlichkeit? Sind alle Funktionen, die Sie benötigen, von einem Tablet, Telefon und Laptop aus zugänglich? Sind die Berichte und Analysen anspruchsvoll genug für Ihre Anforderungen? Und wie einfach ist es, die von Ihnen benötigten Berichte zu erstellen?

Finden Sie heraus, wie gut das RMIS mit dem Personalwesen, der Lohnbuchhaltung, der Rechtsabteilung und anderen internen und externen Systemen zusammenarbeitet. Und prüfen Sie, ob es sich nahtlos in Bereiche außerhalb der traditionellen RMIS-Grenzen des versicherbaren Risikos integrieren lässt, einschließlich Enterprise Risk Management, Risikomanagement für Dritte, Compliance, interne Revision und mehr.

5. Nehmen Sie sich Zeit für die Umsetzung.

Ein RMIS ist ein großes und komplexes System mit zahlreichen Schnittstellen. Wie jede unternehmensweite Software-Implementierung geht auch eine RMIS-Implementierung nicht mit einem Knopfdruck vonstatten. Ein jahrzehntealtes System in wenigen Wochen zu ersetzen, ist unrealistisch und wird wahrscheinlich zu enttäuschenden Ergebnissen führen.

Planen Sie ausreichend Zeit für die Analyse, den Entwurf, die Planung, den Test und die Ausführung der Software ein - und planen Sie zusätzliche Zeit für alle Unbekannten ein, die während des Prozesses auftauchen. Unterteilen Sie den Implementierungsprozess in überschaubare Phasen und sorgen Sie für klare Kommunikationswege zwischen allen Beteiligten.

Überstürzen Sie nichts. Und sparen Sie nicht an der Zeit für die Benutzerschulung.

6. Sie wissen, wie Ihre Daten gespeichert und geschützt werden.

Ist das RMIS cloudbasiert? Welche Kontrollen gibt es, um unbefugten Zugriff zu verhindern? Wurde die Sicherheitsinfrastruktur unabhängig zertifiziert?

Wo sind Ihre Daten untergebracht? Und wie sind diese Rechenzentren geschützt? Und was ist im Falle einer Katastrophe?

7. Arbeiten Sie mit Menschen, die Sie mögen und denen Sie vertrauen.

Die Merkmale und Funktionen eines RMIS sind zwar wichtig, aber den wirklichen Unterschied machen die Menschen. In Wahrheit könnten Ihre besten RMIS-Kandidaten ziemlich vergleichbare Merkmale und Funktionen bieten. In diesem Fall kommt es auf die Menschen an.

Ist der RMIS-Anbieter bestrebt, eine Partnerschaft mit Ihnen aufzubauen? Fühlen Sie sich mit den Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten werden, wohl - und werden sie in der Lage sein, Probleme zu lösen? Sind die Teammitglieder begierig, etwas über Ihr Unternehmen zu lernen, sind sie kreative Problemlöser und hören sie zu?

8. Verlangen Sie guten Service.

Informieren Sie sich über die Art des angebotenen Supports - Telefon, Online-Portal, E-Mail usw. - und die garantierte Reaktionszeit.

Haben Sie Zugang zu einem persönlichen Kundendienst für komplexere Probleme sowie zu einem herkömmlichen Helpdesk für Routineanfragen?

Und der Service sollte weit über die Implementierung hinausgehen. Verfügt der RMIS-Anbieter über ein Team, das sich für Ihren langfristigen Erfolg einsetzt?

9. Wissen, was man kauft.

Sie sollten sich darüber im Klaren sein, welche Funktionen, Dienstleistungen und welcher Support in Ihrem RMIS-Vertrag enthalten sind und was es kosten könnte, wenn sich Ihre Anforderungen ändern. Sie möchten ein System, das sich problemlos skalieren und anpassen lässt, wenn Ihr Unternehmen wächst, ohne dass es zu kostspieligen oder störenden Neukonfigurationen kommt.

10. Und Sie sollten wissen, von wem Sie Ihr RMIS kaufen.

Vergewissern Sie sich stets, dass der RMIS-Anbieter nachweislich über Fachwissen in den Bereichen Technologie, Risiko und Versicherung verfügt - und über die Langlebigkeit und die Ressourcen, um seine Versprechen langfristig zu erfüllen.

Ein RMIS ist eine bedeutende Investition, die weit über die Technologie hinausgeht. Die Sorgfalt, der Respekt und das echte Interesse, das Sie bei jedem Anbieter während des Kaufprozesses erfahren, sind ein guter Hinweis auf das, was kommen wird.

Gehen Sie Ihrer Sorgfaltspflicht nach. Mit dem richtigen RMIS-Partner wird Ihr neues RMIS Ihre Arbeit erleichtern, Ihr Team erfolgreicher machen und Ihr Unternehmen stärken.

Beginnen Sie die Konversation

1. Prozessverbesserungen.

Ein RMIS vereinfacht und beschleunigt manuelle Prozesse wie das Sammeln von Daten und das Formatieren von Berichten, wodurch die Mitarbeiter mehr Zeit haben, sich auf die Verbesserung der Sicherheit, die Verringerung von Verlusten und andere Aufgaben zu konzentrieren, die einen echten Mehrwert für das Unternehmen darstellen.

2. Kosteneinsparungen.

Ein RMIS kann unmittelbare Einsparungen ermöglichen, indem es die Arbeitskosten durch Automatisierung und Verbesserung der Arbeitsabläufe erheblich senkt. Und längerfristig kann ein RMIS durch Analysen und Einblicke in Trends, die zuvor vielleicht unentdeckt geblieben wären, weitere Möglichkeiten zur Kosteneinsparung aufzeigen.

3. Rentabilität der Investition.

Ein RMIS macht sich fast immer bezahlt - oft schon nach zwei Jahren.

Das richtige RMIS wird die Arbeit eines Risikomanagers sicherlich erleichtern und das Team stärken. Es kann auch die Kommunikation zwischen den Abteilungen und der Geschäftsleitung verbessern und die Sichtbarkeit des Risikomanagements im gesamten Unternehmen erhöhen.

Die Herausforderung besteht darin, andere von dem Wert zu überzeugen, den ein RMIS bieten kann. Der überzeugendste Beweis sind die direkten Kosteneinsparungen, die Sie durch verbesserte Sicherheit, geringere Schadensfälle und effizientere Prozesse erzielen. Ebenso wichtig - wenn auch schwieriger zu quantifizieren - sind die strategischen Vorteile, die sich aus der Maximierung knapper Ressourcen und intelligenteren, schnelleren Entscheidungen über Risiken ergeben.

Wenn Sie Unterstützung bei der Verwaltung eines wachsenden Risikoportfolios suchen, könnte sich die Investition in ein RMIS durchaus lohnen - und sich für das gesamte Unternehmen dauerhaft positiv auswirken.