RMIS: Der endgültige Leitfaden

Ein Risikomanagement-Informationssystem – RMIS – ist eine Softwareplattform zur Erfassung, Verwaltung, Analyse und Berichterstattung von Risiko-, Schadens- und Sicherheitsinformationen.

Ein RMIS führt alle Ihre versicherten Risikodaten an einem Ort zusammen, um Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Risiken, die Beziehungen und die Auswirkungen auf das Unternehmen zu geben. Ein RMIS spart Zeit und verbessert die Genauigkeit, indem es Aufgaben automatisiert und die Arbeitsabläufe rationalisiert. Es reduziert die Risikoexposition, die Belastung durch das Risikomanagement – und die Gesamtrisikokosten.

Mit einem RMIS können Risikoteams aufhören, Tabellenkalkulationen, Dokumente und E-Mails zu verwalten, und beginnen, Risiken auf strategischer Ebene zu managen.

„Um effektiv zu sein, müssen Risikomanagement-Experten in der Lage sein, Daten in Informationen umzuwandeln – und dann in verwertbare Erkenntnisse. Sie müssen dem Unternehmen sagen, was als nächstes zu tun ist.“
– Bob Bowman, Direktor, Risikomanagement, The Wendy’s Company

1. Arbeiten Sie nur mit einem Versicherungsträger oder TPA (früher und heute) zusammen?
2. Haben Sie eine geringe Häufigkeit und Schwere von Schadensfällen?
3. Sind Sie in der Lage, Ihrer Geschäftsleitung und/oder Ihrem Vorstand problemlos Bericht zu erstatten?
4. Sind Ihre Risiko-, Sicherheits- und Schadendaten leicht zugänglich, wo und wann immer sie benötigt werden?
5. Ist es einfach, die Informationen zu sammeln und zu analysieren, die Sie für die Erneuerung Ihrer Versicherung benötigen?
6. Sind Sie von der Integrität Ihrer Daten überzeugt?
7. Sind Sie mit dem Grad der Erkenntnis zufrieden, den Sie aus Ihrer Datenanalyse gewinnen?
8. Sind Sie sicher, dass es keine Überschneidungen oder Lücken in der Berichterstattung gibt?
9. Können Sie den aktuellen Status eines Anspruchs einsehen?
10. Sind Ihre Berichte einfach auszuführen – und sind sie anspruchsvoll genug für Ihre Zwecke?
11. Können Sie Fragen zu Prämien, Versicherungsschutz und Schadenverlauf problemlos beantworten?

Wenn die meisten Ihrer Antworten „ja“ lauten, erfüllt Ihr derzeitiges System zur Risikoverwaltung seine Aufgabe. Eine regelmäßige Überprüfung des Status stellt sicher, dass Sie auf Kurs bleiben, wenn Ihre Bedürfnisse wachsen und sich ändern. (Quadrant 3)

Wenn die Mehrheit Ihrer Antworten „Nein “ lautet, dann ist Ihr derzeitiges System eher ein Hindernis als eine Hilfe und schränkt Ihre Fähigkeit ein, Risiken effektiv zu verwalten. Ein RMIS könnte die Grundlage für ein strategischeres Risikomanagement bilden. (Quadranten 1, 2, und 4)

Das richtige Werkzeug macht jede Arbeit leichter – und das Risikomanagement ist da keine Ausnahme. Allzu oft begnügen sich Unternehmen jedoch mit Tabellenkalkulationen oder einem veralteten Altsystem, nur weil das schon immer so gemacht wurde.

Neue RMIS-Tools können alle Aspekte des Risikomanagements einfacher, schneller und effektiver machen.
Hier sind einige der beliebtesten Möglichkeiten, ein RMIS zu nutzen:

Ein RMIS kann sofortige Erleichterung bei langjährigen Problemen im Risikomanagement bringen.

RMIS-Mythen von der Wahrheit trennen

Kennen Sie die Aussage, dass ein RMIS nur für Ansprüche gedacht ist? Oder dass ein System der nächsten Generation zu teuer ist? Es kursieren allerlei beunruhigende Gerüchte über die Kosten und Grenzen eines RMIS. Hier finden Sie einige Hinweise, um Mythos und Wahrheit zu unterscheiden.

Mythos Nr. 1: Ein RMIS ist nur für Ansprüche gedacht.

Die Wahrheit: Ein RMIS macht die Verwaltung von Ansprüchen einfach, schnell und genau. Die Benutzer haben eine zentrale Quelle, um den Antragsstatus zu verfolgen, Daten zu validieren und den Zahlungsverlauf einzusehen. Sie können sogar die Ergebnisse ähnlicher Schadensfälle vergleichen und die Ursache eines Schadens analysieren.

Aber die Verwaltung von Ansprüchen ist nur der Anfang. Ein RMIS integriert nahtlos alle Risiko-, Schadens- und Sicherheitsinformationen in einem einzigen, umfassenden und aktuellen Workflow-Kontinuum. Es verschafft Ihnen den Überblick, um Risiken im gesamten Unternehmen effektiv zu verwalten. Es kann auch Lücken oder Überschneidungen im Versicherungsschutz aufdecken und die Prämien angemessen zuordnen.

Die wahre Stärke eines RMIS liegt jedoch darin, dass das System dazu genutzt wird, aufkommende Risiken und Trends zu erkennen und darauf zu reagieren, die andernfalls vielleicht unbemerkt bleiben würden. Die zentralisierte Ansicht, die zugängliche Plattform und die verbesserte Berichterstattung eines RMIS erleichtern auch die Kommunikation und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.

Mythos Nr. 2: RMIS-Benutzer müssen IT-Experten sein.

Die Wahrheit: Die aktuelle Generation der RMIS-Software ist einfach zu bedienen und verfügt über verbraucherfreundliche Funktionen, die intuitiv, integriert und zuverlässig sind.

Dashboards kombinieren visuell ansprechende Grafiken mit leistungsstarken Analysen, um Ihnen die Informationen zu liefern, die Sie brauchen, wenn Sie sie brauchen. Die Berichte sind auf Knopfdruck verfügbar – kein Umformatieren oder Ausschneiden und Einfügen erforderlich. Und auf ein Cloud-basiertes System kann jeder zu jeder Zeit und von jedem Ort aus zugreifen.

Wie bei jeder neuen Technologie ist jedoch im Vorfeld eine Schulung erforderlich, um den größten Nutzen aus Ihrer RMIS-Investition zu ziehen. Ja, es gibt eine Lernkurve. Aber der Nutzen, den Sie aus der Erweiterung Ihres Risikoverständnisses ziehen, übersteigt bei weitem die Kosten, die entstehen, wenn Sie bei Ihrer derzeitigen Routine bleiben.

Mythos Nr. 3: Ein RMIS erfüllt dieselbe Aufgabe wie eine Tabellenkalkulation.

Die Wahrheit: Ein RMIS mit einer Tabellenkalkulation zu vergleichen ist so, als würden Sie Ihr neuestes Smartphone mit einem Klapphandy aus den 90er Jahren vergleichen. Die Gemeinsamkeiten zwischen den beiden enden, wenn Sie mehr als die Grundlagen tun wollen.

Tabellenkalkulationen können ein effektives Instrument für das Risikomanagement in Unternehmen mit einer begrenzten Anzahl von Standorten, Mitarbeitern, Vermögenswerten und Trägern sein. Aber dieses Tool hat es schwer, mit der Menge an Daten Schritt zu halten, die für die effektive Verwaltung eines wachsenden Risikoportfolios erforderlich ist. Es kann passieren, dass Sie wichtige Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage veralteter oder fehlerhafter Daten treffen.

Tabellenkalkulationen sind besonders anfällig für:

• • Datenfehler. Tabellenkalkulationen beruhen meist auf manueller Arbeit, um Informationen zu sammeln, zu überprüfen, zu formatieren, zu konsolidieren und einzugeben. Dieser Prozess ist nicht nur außerordentlich zeitaufwändig, sondern jeder Tastendruck oder jede Ausschneide- und Einfügeaktion erhöht das Risiko eines menschlichen Fehlers.
  • Sicherheitsbedrohungen. Zugriffsbeschränkungen sind bei Tabellenkalkulationen bekanntermaßen schwer durchzusetzen. Daher können Informationen leicht in die falschen Hände geraten. Wenn die Tabelle sensible Informationen enthält, könnte das Unternehmen in ernsthafte Schwierigkeiten geraten.
  • Probleme bei der Wiederherstellung nach einer Katastrophe. Was passiert, wenn ein Laptop verloren geht oder gestohlen wird? Ihre Daten könnten zusammen mit dem Laptop verschwinden, da Tabellenkalkulationen nicht immer automatisch gesichert werden. Wenn eine echte Katastrophe eintritt, könnten Sie alles verlieren.

Ein RMIS minimiert Fehler bei der Dateneingabe, indem es die Benutzer durch einen rationalisierten Erfassungsprozess führt. Änderungen und Aktualisierungen können sofort, an einem Ort und zu einem Zeitpunkt vorgenommen werden. Alles wird dokumentiert, so dass Sie immer wissen, wer welche Änderung vorgenommen hat und warum.

Der Zugriff auf ein RMIS ist von jedem Gerät und von jedem Ort aus möglich – vorausgesetzt, der Benutzer ist autorisiert. Und ein RMIS speichert und schützt Ihre Daten in einem sicheren, cloudbasierten System, das von unabhängigen Dritten überprüft werden kann.

Mythos Nr. 4: Ein RMIS ist das gleiche wie das andere.

Die Wahrheit: Nicht alle RMIS-Plattformen sind gleich. Unternehmen können zwischen zwei Hauptoptionen für RMIS wählen: gebündelt und ungebündelt.

Ein gebündeltes RMIS wird von Versicherern, Maklern und Drittverwaltern angeboten. Die Kosten für ein gebündeltes RMIS sind oft in der Gesamtrechnung des Anbieters enthalten. Das System funktioniert jedoch nur mit Daten dieses Anbieters.

Wenn Sie mehrere Träger oder TPAs haben, könnten Sie mit zahlreichen Systemen arbeiten, von denen keines mit dem anderen kommunizieren kann. Um einen umfassenden Überblick über Ihre Risiken zu erhalten, müssten Sie die Daten in ein gemeinsames Format umwandeln, sie an einem zentralen Ort konsolidieren und den Prozess jedes Mal wiederholen, wenn der Anbieter eine Aktualisierung herausgibt. Wenn Sie Daten aus einer anderen Quelle, z. B. aus dem Finanzwesen oder der Rechtsabteilung, einbringen, ist wahrscheinlich eine benutzerdefinierte Schnittstelle oder eine manuelle Eingabe erforderlich.

Ein entbündeltes RMIS wird von einem unabhängigen Anbieter angeboten. Diese Art von System konsolidiert Risiko-, Sicherheits- und Schadendaten aus allen internen und externen Quellen, um Ihnen einen vollständigen, integrierten Überblick über Ihr gesamtes Risikoportfolio zu geben.

Die Gebühren könnten zwar höher erscheinen als bei einem gebündelten System, aber ein ungebündeltes RMIS bietet mehr ausgefeilte Funktionen und Möglichkeiten für Analyse und Berichterstattung. Es kann auch an Ihre bestehenden Systeme angepasst werden. Durch die Integration mit der Personalabteilung können Sie z.B. wichtige Informationen über Mitarbeiter direkt in Ihre Analysen und Berichte einfließen lassen. Das Ergebnis ist, dass Sie einen vollständigen Überblick haben, um kritische Risiko- und Sicherheitsentscheidungen zu treffen.

Welches Risikomanagementsystem für Sie das richtige ist, hängt von der Anzahl und der Komplexität Ihrer Risiken ab – und davon, was Sie brauchen, um diese Risiken effektiv zu verwalten. Tabellenkalkulationen können zum Beispiel für eine kleine Anzahl von recht einfachen Risiken gut funktionieren. Ein gebündeltes RMIS kann gut für Unternehmen geeignet sein, die in erster Linie mit einem Träger oder TPA arbeiten.

Wenn Sie jedoch versuchen, kritische Risiken über zahlreiche Funktionen, Geschäftsbereiche und Standorte hinweg zu identifizieren und die sich entwickelnde Beziehung zwischen all diesen Risiken zu verstehen, benötigen Sie die Leistungsfähigkeit eines entbündelten RMIS.

Mit diesem RMIS können Sie riesige Mengen an Risikomanagementdaten in klare Möglichkeiten zur Schadensbegrenzung und zur Senkung der Gesamtkosten umwandeln, was sich über Jahre hinweg positiv auf das Endergebnis auswirken wird.

Mythos Nr. 5: Ein RMIS ist zu teuer.

Die Wahrheit: Der Kauf eines RMIS ist eine beträchtliche Investition – aber sie macht sich letztendlich bezahlt. Und so geht’s:

1. Steigert die Produktivität. Wie viel Zeit verbringen Sie derzeit damit, Daten zu sammeln, zu formatieren und zu konsolidieren – und diese Informationen dann in aussagekräftige, umsetzbare Berichte zu verwandeln? Die RMIS-Software erledigt all dies automatisch, so dass Sie mehr Zeit haben, die Daten zu analysieren und entsprechend zu reagieren.

2. Ersetzt andere Technologie. Unabhängig davon, welches System Sie verwenden, geben Sie bereits Geld für irgendeine Art von Technologie aus, um Risiken, Sicherheit und Schadendaten zu verwalten. Die Gesamtkosten für die Pflege dieser separaten Systeme und Tabellenkalkulationen werden Sie vielleicht überraschen. Das ist alles Geld, das in ein RMIS umgelenkt werden kann.

3. Verbessert die Genauigkeit. Die zentralisierte Ansicht eines RMIS hilft Ihnen, die Beziehungen zwischen kritischen Risiken und die kumulativen Auswirkungen auf das Unternehmen besser zu verstehen. Diese Informationen können Ihnen dabei helfen, klügere und schnellere Entscheidungen zu treffen, um Verluste zu mindern – und letztendlich die Prämien zu senken.

Tatsache ist, dass keine Technologie für das Risikomanagement kostenlos ist. Wenn Ihnen die Anschaffungskosten für ein RMIS zu hoch erscheinen, stellen Sie sich vor, Sie müssten einen Verlust rechtfertigen, der durch einen unentdeckten Tabellenkalkulationsfehler verursacht wurde. Die wahren Kosten einer Lösung müssen an den Gesamtbetriebskosten gemessen werden, die dem Unternehmen langfristig entstehen.

Technologie, Service und Funktionen sind wichtige Faktoren beim Kauf eines RMIS – aber das ist nur der Anfang. Genauso wichtig ist es, Ihre Bedürfnisse zu verstehen, zu wissen, was Ihre Stakeholder verlangen, und den richtigen Softwarepartner auszuwählen.

Hier sind zehn Tipps für den Kauf eines RMIS, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Lösung – und den richtigen Partner – bekommen:

1. Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Probleme.

Was sind Ihre Schmerzpunkte? Welche Probleme haben Sie mit Ihrer aktuellen Technologie? Die Anwendung neuer Technologien auf einen kaputten Prozess wird ihn nicht reparieren. Ermitteln Sie stattdessen im Vorfeld alle Pannen oder Engpässe und legen Sie klare Ziele fest, die Sie mit einem RMIS erreichen wollen.

2. Stellen Sie Ihr RMIS-Team zusammen.

Ein RMIS berührt viele Funktionsbereiche, daher ist es wichtig, alle Interessengruppen in den Kaufprozess einzubeziehen, um sicherzustellen, dass ihre Stimmen gehört werden. Die Zusammenführung verschiedener Standpunkte von Anfang an stellt sicher, dass kritische Fragen frühzeitig angegangen werden, was dazu beitragen kann, kostspielige Verzögerungen auf dem Weg zu vermeiden.

Diejenigen, die sich während des gesamten RMIS-Kaufprozesses angehört fühlen, sind auch eher bereit, die neue Technologie während der Implementierung und darüber hinaus lautstark zu unterstützen.

3. Verstehen Sie, wie das RMIS mit Ihrer vorhandenen Technik funktioniert.

Ineffiziente Arbeitsabläufe, veraltete Prozesse, mangelnde Akzeptanz durch die Geschäftsleitung und Widerstand gegen Veränderungen können sich negativ auf die Effektivität Ihres RMIS auswirken. Machen Sie Ihre Hausaufgaben über die Funktionen und Möglichkeiten der in Frage kommenden RMIS-Technologie – und vergleichen Sie diese mit Ihren aktuellen Systemen und Anforderungen.

Denken Sie daran: Nur weil etwas schon immer auf eine bestimmte Art und Weise gemacht wurde, heißt das nicht, dass es die beste Methode ist. Überprüfen Sie Ihre Arbeitsabläufe im Detail, um zu sehen, ob es einen effizienteren Weg gibt, die Arbeit zu erledigen.

Risikomanagement-Informationssysteme sollen die Produktivität steigern, indem sie lästige, langweilige und ineffiziente manuelle Aufgaben eliminieren. Und die eingesparte Zeit kann für höherwertige Aufgaben verwendet werden, was die Effektivität Ihres Risikomanagements erhöht.

4. Machen Sie eine Testfahrt mit dem RMIS.

Nehmen Sie sich die Zeit, eine Demoversion oder eine Testversion anzufordern und sich selbst davon zu überzeugen, wie genau die Angaben des Anbieters sind.

Wie einfach und intuitiv ist das Benutzererlebnis? Sind alle Funktionen, die Sie benötigen, von einem Tablet, einem Telefon und einem Laptop aus zugänglich? Sind die Berichte und Analysen anspruchsvoll genug für Ihre Anforderungen? Und wie einfach ist es, die Berichte zu erstellen, die Sie benötigen?

Finden Sie heraus, wie gut das RMIS mit der Personalabteilung, der Lohnbuchhaltung, der Rechtsabteilung und anderen internen und externen Systemen zusammenarbeitet. Und prüfen Sie, ob es sich nahtlos in Bereiche außerhalb der traditionellen RMIS-Grenzen des versicherbaren Risikos integrieren lässt, einschließlich Enterprise Risk Management, Risikomanagement für Dritte, Compliance, interne Revision und mehr.

5. Nehmen Sie sich Zeit für die Umsetzung.

Ein RMIS ist ein großes und komplexes System mit zahlreichen Schnittstellen. Wie jede unternehmensweite Software-Implementierung geht auch eine RMIS-Implementierung nicht mit dem Umlegen eines Schalters vonstatten. Ein jahrzehntealtes System in wenigen Wochen zu ersetzen, ist unrealistisch und wird wahrscheinlich zu enttäuschenden Ergebnissen führen.

Planen Sie ausreichend Zeit für die Analyse, das Design, die Planung, das Testen und die Ausführung der Software ein – und planen Sie zusätzliche Zeit für alle Unbekannten ein, die während des Prozesses zutage treten. Unterteilen Sie den Implementierungsprozess in überschaubare Phasen und halten Sie klare Kommunikationswege zwischen allen Beteiligten offen.

Überstürzen Sie nichts. Und sparen Sie nicht an der Zeit für die Benutzerschulung.

6. Sie wissen, wie Ihre Daten gespeichert und geschützt werden.

Ist das RMIS cloudbasiert? Welche Kontrollen gibt es, um unbefugten Zugriff zu verhindern? Wurde die Sicherheitsinfrastruktur unabhängig zertifiziert?

Wo werden Ihre Daten gespeichert? Und wie werden diese Rechenzentren geschützt? Wie sieht es im Falle einer Katastrophe aus?

7. Arbeiten Sie mit Menschen, die Sie mögen und denen Sie vertrauen.

Die Merkmale und die Funktionalität eines RMIS sind wichtig, aber den wirklichen Unterschied machen die Menschen. In Wahrheit bieten Ihre besten RMIS-Kandidaten möglicherweise ziemlich vergleichbare Funktionen und Merkmale. In diesem Fall kommt es auf die Menschen an.

Ist der RMIS-Anbieter bestrebt, eine Partnerschaft mit Ihnen aufzubauen? Fühlen Sie sich mit den Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten werden, wohl – und werden diese in der Lage sein, Probleme zu lösen? Sind die Teammitglieder begierig, etwas über Ihr Unternehmen zu lernen, sind sie kreative Problemlöser und hören sie zu?

8. Verlangen Sie guten Service.

Finden Sie heraus, welche Art von Unterstützung angeboten wird – Telefon, Online-Portal, E-Mail, etc. – und die garantierte Reaktionszeit.

Haben Sie Zugang zu einem persönlichen Kundendienst für komplexere Probleme sowie zu einem traditionellen Helpdesk für Routinefragen?

Und der Service sollte weit über die Implementierung hinausgehen. Verfügt der RMIS-Anbieter über ein Team, das sich für Ihren langfristigen Erfolg einsetzt?

9. Wissen Sie, was Sie kaufen.

Machen Sie sich klar, welche Funktionen, Dienste und Supportleistungen in Ihrem RMIS-Vertrag enthalten sind und was es kosten könnte, wenn sich Ihre Anforderungen ändern. Sie möchten ein System, das sich leicht skalieren und anpassen lässt, wenn Ihr Unternehmen wächst, ohne dass es zu kostspieligen oder störenden Neukonfigurationen kommt.

10. Und wissen Sie, von wem Sie Ihr RMIS kaufen.

Vergewissern Sie sich immer, dass der RMIS-Anbieter nachweislich über Fachwissen in den Bereichen Technologie, Risiko und Versicherung verfügt – und über die Langlebigkeit und die Ressourcen, um seine Versprechen langfristig zu erfüllen.

Ein RMIS ist eine bedeutende Investition, die weit über die Technologie hinausgeht. Die Sorgfalt, der Respekt und das aufrichtige Interesse, das Sie von jedem Verkäufer während des Kaufprozesses erfahren, sind ein guter Hinweis auf das, was Sie erwartet.

Führen Sie Ihre Sorgfaltspflicht durch. Mit dem richtigen RMIS-Partner wird Ihr neues RMIS Ihre Arbeit erleichtern, Ihr Team erfolgreicher machen und Ihr Unternehmen stärken.

Beginnen Sie die Konversation

1. Prozessverbesserungen.

Ein RMIS vereinfacht und beschleunigt manuelle Prozesse wie das Sammeln von Daten und das Formatieren von Berichten. Dadurch haben die Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf die Verbesserung der Sicherheit, die Reduzierung von Verlusten und andere Aufgaben zu konzentrieren, die einen echten Mehrwert für das Unternehmen darstellen.

2. Kosteneinsparungen.

Ein RMIS kann sofortige Einsparungen bringen, indem es die Arbeitskosten durch Automatisierung und Verbesserung der Arbeitsabläufe erheblich reduziert. Und längerfristig kann ein RMIS durch Analysen und Einblicke in Trends, die zuvor vielleicht unentdeckt geblieben wären, weitere Möglichkeiten zur Kosteneinsparung aufzeigen.

3. Rentabilität der Investition.

Ein RMIS macht sich fast immer selbst bezahlt – oft schon nach zwei Jahren.

Das richtige RMIS wird die Arbeit eines Risikomanagers sicherlich erleichtern und das Team stärken. Es kann auch die Kommunikation zwischen den Abteilungen und der Geschäftsleitung verbessern und die Sichtbarkeit des Risikomanagements im gesamten Unternehmen erhöhen.

Die Herausforderung besteht darin, andere von dem Wert zu überzeugen, den ein RMIS bieten kann. Der überzeugendste Beweis sind die direkten Kosteneinsparungen, die Sie durch verbesserte Sicherheit, geringere Ansprüche und effizientere Prozesse erzielen. Genauso wichtig – wenn auch schwieriger zu quantifizieren – sind die strategischen Vorteile, die sich aus der Maximierung knapper Ressourcen und intelligenteren, schnelleren Entscheidungen über Risiken ergeben.

Wenn Sie Hilfe bei der Verwaltung eines wachsenden Risikoportfolios suchen, könnte sich die Investition in ein RMIS lohnen – und zwar eine Investition, die sich für das gesamte Unternehmen dauerhaft positiv auswirken könnte.