Obwohl Audits ein hervorragendes Instrument sind, um dem Management zu helfen, die Leistung eines Unternehmens besser zu verstehen und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen, sind sie eine ziemlich entmutigende Aufgabe, die Zeit, Mühe und Ressourcen erfordert. Die Ergebnisse von Audits und daraus resultierende Nichtkonformitäten können auch eine Fülle von Nachverfolgungsaufgaben und Korrekturmaßnahmen nach sich ziehen, die schnell angegangen werden müssen.
Audits und deren Ergebnisse manuell zu verwalten, kann eine Herausforderung sein. In diesem Blog erklären wir, wie die richtige GRC-Software dazu beitragen kann, diesen scheinbar komplexen, zeitaufwändigen Prozess zu automatisieren und ein effizientes Compliance-Management, eine bessere Risikominderung sowie eine verbesserte Unternehmensleistung und Audit-Ergebnisse zu gewährleisten.
Unternehmen neigen in der Regel dazu, eine Vielzahl von Audits durchzuführen. Interne Audits, die vom Audit-Ausschuss des Unternehmenspersonals durchgeführt werden, dienen oft dazu, die operative Effektivität, Risiken, das Kontrollumfeld und die Einhaltung branchenspezifischer verbindlicher Vorschriften und Gesetze zu bewerten. Externe Audits werden hingegen von Dritten durchgeführt. Diese werden oft von Vertretern externer Aufsichtsbehörden, Regierungsbeamten und professionellen Audit-Dienstleistern durchgeführt, mit dem Ziel, die Einhaltung verbindlicher Vorschriften und angenommener Rahmenwerke wie ISO-Standards und Cyber-Zertifizierungen nachzuweisen. Externe Audits werden oft von Stakeholdern und Investoren gefordert, um die Zuverlässigkeit und Transparenz der Geschäftstätigkeit des Unternehmens zu bestimmen. Das Bestehen externer Audits kann für einige Organisationen, die diese Zertifizierungen für ihre Geschäftstätigkeit aufrechterhalten müssen, unerlässlich sein.
Audits sind im Finanzdienstleistungssektor von entscheidender Bedeutung. In dieser stark regulierten Branche geht es bei Audits nicht nur darum, die finanzielle Glaubwürdigkeit eines Unternehmens sicherzustellen. Regelmäßige Audits sollten dazu genutzt werden, die internen Kontrollsysteme eines Unternehmens zu bewerten, d.h. die Prozesse und Verfahren, die sicherstellen, dass Finanztransaktionen genau erfasst und Vermögenswerte geschützt werden. Durch die Identifizierung schwacher interner Kontrollen mittels Audits können Finanzorganisationen Fehlerrisiken mindern, Betrug und Vermögensveruntreuung verhindern, das Vertrauen der Stakeholder verbessern, zur Sicherung finanzieller Ressourcen beitragen und die erforderlichen Zertifizierungen zur Erbringung ihrer Dienstleistungen aufrechterhalten.
Unabhängig von der Art ist die Audit-Tätigkeit für jedes Unternehmen, das hohe Standards, Transparenz und Verantwortlichkeit in seinen Abläufen aufrechterhalten möchte, von entscheidender Bedeutung. Durch die Identifizierung potenzieller Probleme, bevor sie zu großen Problemen werden, den Nachweis der Einhaltung von Vorschriften und Standards und das Erreichen von Zertifizierungen können Unternehmen Zeit und Geld sparen und gleichzeitig spätere rechtliche Schwierigkeiten vermeiden.
Dank der Komplexität heutiger Unternehmen und des Umfangs an Risiken und Compliance-Anforderungen nehmen die Audit-Umfänge stetig zu, und der Druck, die Einhaltung nachzuweisen und Nichtkonformitäten schnell zu beheben, steigt. Dies kann Audit-Teams wenig Zeit für eine gründliche Analyse lassen und das Unternehmen einem Risiko aussetzen. Integrierte GRC-Softwaretechnologie kann helfen, indem sie Audit-Management-Prozesse sowohl für interne Auditoren als auch für die Auditierten erleichtert.
Wie kann Technologie den Audit-Prozess automatisieren?
GRC-Softwareplattformen bieten Audit-Funktionalität, die Organisationen einen Rahmen bietet, um ein zentralisiertes Register all ihrer Audits online zu erstellen und diese im Voraus zu planen. Das System sendet automatisch Erinnerungen an die relevanten Stakeholder, wenn Audits fällig sind, damit die notwendigen Schritte unternommen werden können, was die Verantwortlichkeit fördert.
Audit-Management-Software hilft Organisationen, auditbezogene Risiken effektiver zu identifizieren und zu mindern, indem sie eine Echtzeitüberwachung wichtiger Prozesse, Kontrollen und Nichtkonformitäten bietet. Dies ermöglicht es Auditoren, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie zu signifikanten Problemen werden. Audit-Software kann auch Compliance-Aktivitäten unterstützen, indem sie Organisationen hilft, regulatorische Anforderungen und Industriestandards einzuhalten, indem sie einen Rahmen für die Dokumentation und Berichterstattung über Audit-Aktivitäten bietet.
Was passiert nach einem Audit?
Die Ergebnisse aller Audits werden im Tool erfasst, und automatisierte Workflows werden verwendet, um Empfehlungen umzusetzen und Aktionen zu protokollieren, um den Audit-Zyklus abzuschließen. Workflows, die mit Ihrem Active Directory verknüpft sind, folgen vordefinierten Eskalationsrouten, um sicherzustellen, dass Audit-Probleme schnell eskaliert werden. Von dort aus ermöglicht ein Fallmanagement-Workflow den Teams zu dokumentieren, wie und wann das Problem gelöst wurde, was sowohl internen Stakeholdern als auch externen Auditoren klare Transparenz bietet.
Darüber hinaus können Unternehmen beim Management von Audits in einer GRC-Plattform Audits und deren Ergebnisse mit der relevanten Compliance-Verpflichtung verknüpfen, um eine Live-Ansicht des Compliance-Status zu erhalten. In vielen Fällen erfordert die Sicherstellung der Compliance das Bestehen eines Audits, daher ist es sinnvoll, dass diese Bereiche miteinander verknüpft und ganzheitlich verwaltet werden. Ebenso können Audit-Ergebnisse auch dem Risikoregister zugeordnet werden. Audit-Fehler stellen ein erhebliches Risiko für das Unternehmen dar, daher ist es wichtig sicherzustellen, dass alle auditbezogenen Geschäftsrisiken als Teil des umfassenderen Enterprise-Risk-Management-Programms des Unternehmens erfasst und verwaltet werden.
Dieser umfassende Post-Audit-Prozess bietet eine vollständige Historie all Ihrer Audits, deren Ergebnisse und aller ausstehenden Maßnahmen. Echtzeit-Dashboards und Berichte erleichtern das Verständnis des Audit-Status und der Ergebnisse, das Erkennen von Trends, das Identifizieren von Problemen und die Durchführung von Untersuchungen. Audits und ihre Ergebnisse können mit den relevanten Compliance-Verpflichtungen und Risiken verknüpft werden, was dem Prozess eine weitere Ebene der Tiefe verleiht. Diese umfassende Zuordnung ermöglicht es Unternehmen, die Risiken im Zusammenhang mit einem fehlgeschlagenen Audit oder die Auswirkungen von Nichtkonformität auf den Betrieb zu identifizieren und zu verstehen.
Das Management von Audits in einer ganzheitlichen Plattform in einem konsistenten Format verbessert die operative Exzellenz und gewährleistet kontinuierliche Verbesserung. Unternehmen können im Laufe der Zeit eine vollständige Historie all ihrer Audits sowie der nachfolgenden Ergebnisse und Korrekturmaßnahmen aufbauen, um sicherzustellen, dass dieselben Fehler und Probleme nicht wiederholt werden.
Weitere Automatisierung des Audit-Prozesses mit GRC-Software
Hier sind einige spezifische Beispiele, wie GRC-Software den internen und externen Audit-Prozess automatisieren kann:
- Audits planen: Unternehmen können alle ihre Audits im Voraus in der Plattform planen und terminieren. Teams füllen einfache Online-Formulare aus, um die erforderlichen Schritte und Prüfungen für jedes Audit zu dokumentieren, wobei kritische Aktionen, Meilensteindaten und beteiligte Stakeholder erfasst werden. Audits mit ähnlichen Anforderungen können geklont werden, was die Planung von Audits erleichtert. Automatisierte Benachrichtigungen informieren die Mitarbeiter, wenn ein Audit bevorsteht und wenn sie anstehende Aktionen im Zusammenhang mit Audit-Aktivitäten haben, um sicherzustellen, dass alle Schritte pünktlich abgeschlossen werden.
- Audit-Daten sammeln und speichern: Audit-Teams können GRC-Software verwenden, um alle relevanten Dokumentationen zu Audit-Ergebnissen, Aktionsplänen und Korrekturmaßnahmen in einem zentralisierten Repository zu speichern. Diese Daten können dann zur Unterstützung zukünftiger Audits verwendet werden, um sicherzustellen, dass alle Nichtkonformitäten aus früheren Audits vor zukünftigen Audits behoben werden.
- Audit-Ergebnisse verwalten: Bei Ergebnissen, die eine Änderung von Prozessen, die Schulung von Mitarbeitern und die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen erforderlich machen könnten, können die vereinbarten Nachverfolgungsmaßnahmen in der Plattform erfasst und der relevanten Person oder dem Team durch Verknüpfung mit Ihrem Active Directory zugewiesen werden. Jede Aktion oder Nichtkonformität wird an die relevanten Stakeholder eskaliert und kann unter einem eigenen automatisierten Fallmanagement-Workflow mit klaren Zeitplänen verwaltet werden. Dies ermöglicht es den Teams zu verstehen, wie die Aktion oder Aufgabe voranschreitet, und das Management kann über ausstehende Aktionen und den Fortschrittsstatus berichten.
- Audit-Trail erstellen und verfolgen: Workflow-Automatisierungsfunktionen können Erinnerungen, Eskalationen und Benachrichtigungen auslösen, um die rechtzeitige Erledigung von Aufgaben und die Einhaltung von Fristen sicherzustellen. GRC-Software kann Teams dabei helfen, Audit-Ergebnisse basierend auf ihrem potenziellen Einfluss auf die Unternehmensziele und das Compliance-Risiko zu priorisieren. Teams können Risikobewertungen durchführen und den Ergebnissen Risikobewertungen zuweisen, wodurch sie Ressourcen auf die Behebung von Compliance-Problemen mit hohem Risiko konzentrieren können.
- Audit-Berichte generieren: GRC-Software bietet robuste Berichts- und Analysefunktionen, die es Teams ermöglichen, maßgeschneiderte Berichte über Audit-Ergebnisse, den Status von Aktionsplänen und den Fortschritt der Behebung zu erstellen. Diese Berichte können mit Stakeholdern, dem Management und Auditoren geteilt werden, um Transparenz zu schaffen und Compliance-Bemühungen zu demonstrieren.
Warum den Audit-Prozess als Teil Ihres umfassenderen GRC-Programms verwalten?
Einer der Hauptvorteile der Verwaltung des Audit-Prozesses als Teil Ihres umfassenderen Governance-, Risiko- und Compliance-Programms ist die Möglichkeit, Audit-Ergebnisse mit Ihrem Compliance-Prozess und Risikoregister zu verknüpfen. Dies hilft, Risiken im Zusammenhang mit fehlgeschlagenen Audits zu identifizieren, die Einhaltung von Vorschriften und Standards zu verstehen und die Wirksamkeit von Kontrollen zu bewerten.
Die Integration des Audit-Prozesses in Ihr umfassenderes GRC-Programm kann Auditoren auch dabei helfen, den Audit-Prozess effizient zu verwalten und zu steuern sowie die Ergebnisse von Audits zu überwachen und zu berichten. Die Automatisierung des Audit-Prozesses mithilfe von GRC-Technologie kann dazu beitragen, die Genauigkeit und Vollständigkeit der Audit-Ergebnisse zu erhöhen und sicherzustellen, dass das Audit gemäß den relevanten Vorschriften und Standards durchgeführt wird.
Wenn der Audit-Prozess durch GRC-Technologie-Automatisierung und robuste Berichtsfunktionen erweitert wird, können Audit-Teams weniger Zeit mit der Planung, Terminierung, Vorbereitung, Bewertung und Verfolgung von Audits verbringen und mehr Zeit für die Bereitstellung aufschlussreicher Empfehlungen aufwenden, die dem Unternehmen einen Mehrwert bieten. Audit-Teams können auch schnellere Audits und genauere Berichte erstellen, wenn sie GRC-Technologie verwenden. Online-Formulare erleichtern die Erfassung von Audit-Ergebnissen, und automatisierte Workflows gewährleisten die schnelle Eskalation und Behebung von Nichtkonformitäten.
Eine GRC-Plattform zentralisiert Risiko-, Compliance- und Betriebsdaten und verknüpft sie mit Audit-Ergebnissen, wodurch Auditoren sofortigen Zugriff auf die Personen und Nachweise erhalten, die zur Erfüllung der Audit-Kriterien erforderlich sind.
Wählen Sie die richtige GRC-Lösung für die Audit-Anforderungen Ihres Unternehmens
Auditing ist ein wesentlicher Bestandteil der Führung eines erfolgreichen Unternehmens, insbesondere in stark regulierten Sektoren mit hohen Betriebsstandards. Auditing hilft, potenzielle Risiken und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften und Standards sicherzustellen.
Der Einsatz von GRC-Technologie transformiert den traditionellen Audit-Prozess, indem er einen umfassenderen, optimierten und effizienteren Ansatz für Audits bietet. Durch den Einsatz des richtigen GRC-Tools können Organisationen den Audit-Prozess beschleunigen, die Compliance verbessern und Nichtkonformitäten schnell beheben. Um mehr darüber zu erfahren, wie die Riskonnect-Plattform Ihre Audit-Prozesse automatisieren kann, fordern Sie noch heute eine Demo an!
