Desafio
A Transport for London tem centenas de projectos em curso em qualquer altura – e uma viagem tranquila até à conclusão é uma prioridade. A autoridade de transportes integrados é responsável pela gestão das operações diárias da rede de transportes públicos de Londres, que inclui o metro de Londres, bem como estradas, pontes, túneis e outros activos de superfície. Alguns projectos – como a extensão de uma linha de metro – são muito grandes e altamente visíveis. Os orçamentos e os prazos estão disponíveis ao público. E todos, desde os políticos ao público em geral, podem ver como um projeto está a progredir e expressar as suas opiniões, o que só aumenta a pressão. O desafio é concluir os projectos dentro do prazo e do orçamento com uma equipa de apenas 25 especialistas em riscos. “Temos de colocar a nossa equipa nos projectos em que os seus conhecimentos são mais necessários e ajudar a organização em geral a assumir a tarefa de gerir os riscos e os controlos dos projectos mais rotineiros”, explica Ajay Patel, responsável pelos riscos – projectos e programas da TfL.
Solução
A TfL recorreu ao software de projeto Active Risk Manager da Riskonnect há cerca de duas décadas e nunca mais olhou para trás. A organização usa o software para identificar, avaliar e mitigar os riscos associados ao seu diversificado portfólio de projetos. Os menus suspensos e os campos preenchidos automaticamente facilitam a entrada de dados para qualquer pessoa na organização, e os dados são sempre consistentes e confiáveis.
“A qualidade dos dados é fundamental”, explica Patel. “O controlo governamental é rigoroso. São-nos feitas perguntas muito pormenorizadas a nível de projectos individuais sobre o risco, a apetência global e o montante de financiamento adequado. O Riskonnect dá-nos certezas – e isso gera realmente confiança.”
A TfL pode facilmente fazer alterações nos campos, menus e outras personalizações de rotina do software. E a equipa Riskonnect está lá para ajudar em tudo o que for complicado. “Podemos fazer o que quisermos com o sistema até certo ponto – e esse grau de flexibilidade é inestimável”, diz Patel. Os riscos são classificados utilizando uma matriz de qualidade de avaliação de riscos do projeto. A equipa da TfL tem acesso atualizado para garantir que os riscos de engenharia, de entrega e comerciais foram todos capturados e que as ligações entre riscos e pressupostos foram corretamente reconhecidas. O software também oferece a Simulação de Monte Carlo para prever a probabilidade de ocorrência e o possível impacto financeiro para diferentes situações de risco. De acordo com Patel, essa capacidade abriu os olhos das pessoas para o valor do uso da modelagem estatística para prever os resultados dos riscos – o que ajudou a elevar a estatura do Gerenciamento de Riscos na TfL. Ao longo dos anos, a organização acumulou uma extensa quantidade de dados históricos de registos de risco, custos totais de projectos concluídos e informações sobre alterações de âmbito, que são introduzidos no sistema para refinar as projecções e garantir que os riscos certos são capturados e classificados. Os resultados são tidos em conta no orçamento e no calendário de um projeto para tornar os resultados mais previsíveis. “Trata-se de amortecer o golpe antes que ele possa acontecer”, observa Patel. Ele observa que o software também se integra bem a outras plataformas usadas para acompanhar cronogramas e marcos. De importância crescente, o Riskonnect também é utilizado para ajudar a classificar os projectos em duas categorias principais – projectos ligeiros e projectos mais exigentes. Os projectos de toque ligeiro – como a substituição de vias ou a repavimentação de estradas – utilizam o software para identificar e gerir os riscos, mas a execução é, em grande parte, assegurada pela equipa de execução do projeto. Os projectos de toque reforçado – como a nova linha de trânsito Crossrail – contam com a experiência dos especialistas de risco da TfL, para além do software. Os projectos acima da marca dos 15 milhões de libras são geralmente considerados de toque avançado, mas Patel salienta que o custo é apenas um ponto de partida. A complexidade e a visibilidade de um projeto também entram em jogo, caracterizando-se como simples, normal, significativo ou importante. “Alguns projectos de 100 milhões de libras são, na verdade, bastante rotineiros e podem ser bem geridos pela equipa de execução do projeto utilizando o Riskonnect”, explica. “Por outro lado, alguns projetos de £5 milhões são extremamente complexos ou novos e requerem um especialista. O Riskonnect fornece uma análise quantitativa detalhada, mas a interpretação humana é importante.”
Resultados
Um dos primeiros projectos a utilizar o software Riskonnect foi a extensão da linha Jubilee para Canary Wharf. Foi um sucesso retumbante e, a partir daí, a utilização do Riskonnect avançou rapidamente. Recentemente, a TfL concluiu a extensão da linha Northern antes do prazo e abaixo do orçamento. “A Gestão de Riscos – e o Riskonnect – são uma grande parte desse sucesso”, observa Patel.
“O Riskonnect permitiu uma cultura de pensamento de risco que não existia antes”, acrescenta. “A organização agora vê a gestão de riscos como um valor agregado, não apenas como um exercício de verificação.”
Para a TfL, as grandes questões são sempre quanto um projeto vai custar e quanto tempo vai levar. Com o Riskonnect, a organização pode usar o risco para fazer estimativas mais precisas e resultados mais previsíveis. “Pela consistência, transparência, excelente análise e adaptabilidade, o software Riskonnect é absolutamente essencial para o nosso gerenciamento de riscos de projetos. Nunca poderíamos voltar aos dias das folhas de cálculo. O Riskonnect contém uma grande quantidade de informações de que precisamos para seguir em frente.” “Mas a verdadeira joia é a parceria que construímos ao longo dos anos”, diz ele. “Reunimo-nos como indivíduos para além das nossas funções de gestão de risco/fornecedor de software – e para além do próprio software – como uma comunidade que partilha as melhores práticas e mostra aos outros como realizar projectos de sucesso. Estamos a preparar o caminho para o futuro.”
Para mais informações sobre a Gestão do Risco de Projeto, consulta a solução de software de Gestão de Riscos de Projeto.
