Le big data est un sujet brûlant dans le monde des affaires, où tout le monde semble vouloir exploiter la valeur et les insights qu’ils peuvent tirer des données, et il y a une bonne raison à cela. Les données sont l’une des ressources les plus précieuses dont dispose une organisation, et les données de GRC (gouvernance, risques et conformité) ne font pas exception.
De grandes quantités de données GRC de haute qualité peuvent apporter d’énormes avantages aux entreprises. Les données construisent une image transparente des opérations quotidiennes et des performances, permettant aux dirigeants d’identifier facilement les problèmes et de découvrir des axes d’amélioration. Mais lorsque les entreprises commencent à utiliser les données pour piloter leurs décisions et remodeler leurs processus, la précision des données devient cruciale. Des données mal saisies et des informations inexactes peuvent conduire à de mauvaises décisions qui pourraient avoir un impact négatif sur les opérations commerciales.
Bien que de grandes quantités de données puissent être extrêmement précieuses pour les programmes GRC, malheureusement, toutes les données ne sont pas de qualité suffisante. Le big data n’est utile que s’il est de haute qualité. Au mieux, les mauvaises données GRC peuvent être inutilisables et insignifiantes. Au pire, des données de mauvaise qualité peuvent avoir des conséquences importantes pour les dirigeants d’entreprise qui finissent par prendre des décisions critiques basées sur de mauvaises informations. Si la mauvaise qualité des données n’est pas traitée, elle peut entraîner des défaillances opérationnelles, des analyses inexactes et des stratégies commerciales mal conçues. À tel point que la recherche IBM a estimé que les mauvaises données coûtent à l’économie américaine l’énorme somme de 3,1 billions de dollars chaque année.
L’accent mis sur l’importance de la qualité des données dans la GRC d’entreprise s’est accru à mesure que l’analyse des données devient plus étroitement liée aux décisions commerciales. Des données inexactes pour les programmes de risque et de conformité peuvent exposer les entreprises à des risques imprévus et à de lourdes amendes et pénalités liées à la non-conformité. Une saisie de données de haute qualité est essentielle pour construire une vue complète pour les équipes de risque et de conformité.
Le stigmate autour de la saisie des données en GRC
Des problèmes de données peuvent survenir lorsque les employés chargés de saisir et de traiter manuellement les données ne voient pas l’importance de leur rôle. La saisie de données est souvent perçue comme une tâche ardue et chronophage, et sans une compréhension approfondie de l’utilisation des données, le personnel peut être tenté de prendre des raccourcis. En omettant des champs, en abrégeant du texte ou en prenant des raccourcis, ils manquent des étapes clés du processus, compromettant ainsi la cohérence des données. Cette saisie de données de qualité médiocre et ce formatage incohérent auront un impact énorme sur l’entreprise, ne fournissant pas aux conseils d’administration et aux dirigeants une compréhension en temps réel de la performance de leur organisation par rapport à leur appétit pour le risque et leurs obligations de conformité, laissant ainsi l’entreprise exposée.
Les employés en première ligne ont besoin d’une formation pour comprendre ce qui se passe s’ils « ne cochent pas une case » ou « laissent un champ vide ». Ils doivent comprendre le contexte d’utilisation des données pour saisir l’importance des données qu’ils saisissent. Cela encouragera une saisie minutieuse des données. De même, si des données chronophages sont saisies mais ne sont pas utilisées ailleurs dans le processus, elles peuvent être éliminées, économisant ainsi un temps et des ressources précieux.
Ne collecter que les données critiques qui apporteront de la valeur et guideront les décisions
Trop de données peuvent également causer des problèmes. La réalité est que les départements GRC sont parfois submergés par la recherche des données pertinentes dans une si grande masse d’informations. Et quand ils les trouvent, ils ne savent pas toujours si elles sont actuelles ou exactes. En conséquence, les départements informatiques et les dirigeants peuvent être surchargés par la production de mises à jour de statut et de rapports constants. Ce processus lourd laisse les dirigeants frustrés par des procédures fragmentées qui engloutissent un temps et des ressources précieux et sont souvent basées sur des informations obsolètes, ce qui impacte négativement la prise de décision basée sur les données. En bref, une mauvaise gestion des données peut conduire à une catastrophe multiforme pour les programmes GRC.
Les processus manuels peuvent entraîner d’autres problèmes de gouvernance des données
La qualité des données est peut-être l’un des aspects les plus importants d’un programme GRC réussi, faisant de la gouvernance des données une exigence clé des outils et processus GRC. Bien que l’utilisation de processus manuels puisse apporter une dimension humaine à la gouvernance des données, elle peut également conduire à des incohérences.
Les dossiers partagés, les documents Excel, les e-mails et les emplacements de fichiers communs ne sont tout simplement pas un moyen efficace de collecter des données de manière cohérente et de partager des informations entre les équipes. Le partage de fichiers peut conduire à l’écrasement des données et peut empêcher les utilisateurs d’accéder aux documents pendant des heures. Les applications Microsoft comme Excel et Word n’ont pas le formatage et les règles nécessaires pour assurer une saisie cohérente des données et effectuer des rapports adéquats. La liaison d’informations et le recoupement des données sont très limités lors de l’utilisation de méthodes manuelles, conduisant à des processus désarticulés et des départements cloisonnés. Les incohérences de données peuvent être perdues dans une mer d’informations, entraînant une visibilité limitée conduisant à des délais manqués et des processus d’approbation défectueux. Les tâches manuelles de reporting et d’analyse de données prennent également un temps précieux qui pourrait autrement être utilisé pour résoudre des problèmes et améliorer les processus.
À cette fin, les entreprises se tournent vers les outils GRC pour fournir les règles de gouvernance des données nécessaires pour garantir que les données sont non seulement utilisables et accessibles, mais qu’elles sont collectées de manière structurée, méthodique et horodatée.
Pourquoi y a-t-il tant d’obstacles à la saisie des données ?
Alors que la qualité et la gouvernance des données constituent le fondement des initiatives de transformation numérique pour les entreprises contemporaines, la question demeure : pourquoi tant d’entreprises souffrent-elles de barrières liées aux données ? D’une part, les entreprises peuvent ne pas avoir une équipe de gouvernance des données efficace. Deuxièmement, elles peuvent utiliser des processus manuels et laborieux qui entraînent des erreurs humaines et des procédures longues. Troisièmement, les systèmes hérités obsolètes qui ne sont pas intégrés avec d’autres outils peuvent poser des obstacles croissants. Certaines organisations pourraient même ne pas avoir de principes de gouvernance des données selon les meilleures pratiques en place. Pour d’autres, cela pourrait très bien être une combinaison de tous ces facteurs.
Les mauvaises données sont souvent la cause première d’une mauvaise prise de décision et de problèmes d’intégrité et peuvent causer une variété d’autres problèmes organisationnels liés à l’allocation des ressources, la budgétisation, la prévision et la performance opérationnelle.
Comment puis-je améliorer l’intégrité des données dans mon programme GRC ?
Il est vital d’établir des codes de conduite et des meilleures pratiques en matière de gestion des données et de s’assurer que les besoins et les préoccupations s’étendent au-delà des domaines traditionnels des données pour garantir que des domaines tels que la conformité, le juridique et la sécurité sont traités.
Des règles et des directives de gouvernance des données doivent être introduites pour améliorer la qualité des données, et souvent la meilleure façon de s’assurer que les règles sont suivies est de mettre en œuvre une solution GRC selon les meilleures pratiques. Les outils GRC peuvent aider les organisations à éviter les erreurs et les incohérences dans les données en ajoutant de la structure au processus de collecte des données.
Le logiciel contient des règles concernant la saisie des données, les utilisateurs doivent sélectionner dans des listes déroulantes préconfigurées, éliminant les abréviations, et des règles préétablies exigent que tous les champs soient remplis avant que le personnel puisse passer à l’étape suivante du processus. Le logiciel accueille également plusieurs utilisateurs et suit leur activité ; la saisie des données est horodatée et tous les changements sont suivis. Les utilisateurs peuvent définir des contrôles qui déclenchent des notifications lorsque les KPI ou les seuils de risque sont atteints, lorsque des choses nécessitent une approbation et lorsque les délais sont manqués, ce qui automatise davantage le processus.
Les informations d’autres systèmes peuvent être automatiquement importées dans la solution via des API, économisant un temps précieux de saisie de données et assurant une source unique de vérité à travers tous les systèmes.
Comment le logiciel capture efficacement le big data dans la sphère GRC
Les organisations axées sur les données d’aujourd’hui nécessitent une solution GRC intégrée qui rassemble la qualité des données, la lignée et la gouvernance, permettant aux utilisateurs d’exploiter les données à travers l’entreprise pour améliorer les processus et les opérations. En automatisant les principes de gouvernance des données et les composants associés, les entreprises récoltent des avantages qui s’étendent au-delà des rapports précis, de l’analyse rationalisée et de la prise de décision plus intelligente basée sur les données.
Une gouvernance efficace des données facilitée par le logiciel GRC offre de multiples avantages à une organisation, notamment :
Amélioration de la qualité des données : Fournit un processus structuré étape par étape qui garantit l’exactitude, l’exhaustivité et la cohérence des données en s’assurant qu’aucune donnée n’est manquée.
Cohérence des données : Définit des règles pour assurer la cohérence en utilisant une terminologie commune et des menus déroulants pour garantir la standardisation tout en permettant des commentaires supplémentaires si nécessaire.
Cartographie des données : Les outils GRC aident à définir les liens entre les données d’autres systèmes et d’autres domaines de l’entreprise. Par exemple, les risques de non-conformité peuvent être automatiquement ajoutés au registre des risques, réduisant le temps de saisie des données.
Une vue à 360 degrés de toutes les entités commerciales : Établit un emplacement centralisé pour toutes les données GRC, permettant aux organisations de s’accorder sur « une version unique de la vérité » pour assurer la cohérence et augmenter la visibilité entre les équipes.
Flux de travail de conformité selon les meilleures pratiques : Fournit des flux de travail prêts à l’emploi pour répondre aux exigences des réglementations telles que HIPAA et RGPD, et aux exigences de l’industrie telles que PCI DSS et les normes ISO, assurant des processus structurés qui répondent instantanément aux exigences.
Automatisation : Les utilisateurs peuvent facilement mettre en œuvre des flux de travail pour les changements et les approbations, garantissant que les processus sont entièrement complétés du début à la fin avec l’autorisation correcte. Des notifications automatiques peuvent être envoyées lorsqu’il y a des anomalies dans les données, certains niveaux sont atteints ou des choses nécessitent une approbation.
Rapports et tableaux de bord en temps réel : Le personnel peut accéder instantanément aux rapports et tableaux de bord pour voir les progrès et fournir des mises à jour pour la direction, les auditeurs et les régulateurs.
Configuration de votre outil GRC : la qualité entrante égale la qualité sortante
Comme pour la plupart des choses dans la vie, « On récolte ce que l’on sème » et les logiciels GRC ne font pas exception. Ce n’est que lorsque vos équipes saisissent des données précises et pertinentes que vous pouvez obtenir la sortie de haute qualité nécessaire pour piloter la prise de décision basée sur les risques.
Dans une interview que nous avons menée avec Emmanuel Rickard, responsable de la performance et du changement d’entreprise chez Mizuho, il a commenté que « Les organisations ont tendance à adopter une mentalité selon laquelle rien ne vaut Excel, et ce que nous constatons souvent, c’est que lorsqu’un outil est mis en place et fonctionne, la première chose qu’ils essaient souvent de faire est de trouver un moyen d’exporter l’outil vers Excel, pour se rapprocher de la façon dont les choses étaient auparavant. « »» Cette approche ajoute un niveau d’ambiguïté que les entreprises essaient d’éviter. Dès que les données sont extraites, elles sont sujettes aux erreurs et deviennent une deuxième version de la vérité. Pour éviter cette mentalité et tirer le meilleur parti d’un outil GRC, les utilisateurs doivent réfléchir à la façon dont toutes les équipes voudront extraire et visualiser les données pour s’assurer que cela est possible dans les limites de l’outil. Une configuration approfondie impliquant la collaboration entre les départements pendant la phase de mise en œuvre est essentielle pour s’assurer que tout le monde peut visualiser les informations pertinentes dans l’outil.
Pendant la mise en œuvre, vous devez impliquer le personnel de tous les niveaux. Des équipes de direction à ceux qui saisissent les données en première ligne, les organisations doivent soigneusement définir les données critiques qu’elles doivent capturer. Elles doivent comprendre comment les données seront utilisées et dans quels rapports elles apparaîtront. Elles doivent sélectionner judicieusement les en-têtes de champs et les listes déroulantes et considérer toutes les options possibles. Il est sage de rechercher un outil GRC hautement configurable vous permettant d’ajouter vous-même de nouveaux champs et listes déroulantes, sans encourir de frais de configuration supplémentaires de la part du fournisseur de logiciels. Recherchez des outils intuitifs et faciles à utiliser car cela permettra d’économiser du temps sur la formation du personnel et de rationaliser les processus dans la phase de saisie des données. La configuration lors de la phase de mise en œuvre est cruciale pour un déploiement réussi du logiciel.
Suivre le rythme du changement
S’il y a une chose qui est constante dans les affaires, c’est le « Changement ». Les organisations cherchent toujours à rationaliser les processus, réduire les coûts et évoluer pour répondre aux exigences du marché, donc la flexibilité et la configurabilité devraient être un composant clé de tout outil GRC. Votre solution GRC devrait être suffisamment flexible pour évoluer et s’étendre avec votre entreprise, faisant de la configurabilité et des liens entre différents ensembles de données une priorité élevée pour les entreprises qui s’efforcent d’obtenir plus d’insights de leurs données.
En ce qui concerne le paysage de la conformité réglementaire, la gouvernance des données joue en particulier un rôle vital pour garantir que les entreprises sont constamment conformes à tous les niveaux d’exigences réglementaires. En bref, une stratégie efficace de gouvernance des données contribue significativement à un programme de conformité efficace.
En plus d’être de haute qualité, les données doivent être dynamiques, et les pratiques de données doivent évoluer à mesure que l’organisation et le paysage commercial se développent. Une grande partie des données de votre programme de risque et de conformité proviendra d’autres départements, y compris les équipes opérationnelles, de planification, de ventes et de finance. Obtenir une vue en temps réel de ces informations aux côtés de vos données traditionnelles de risque et de conformité est essentiel pour construire une vue holistique de votre profil de risque global. Le bon logiciel GRC supportera le partage d’informations à travers toute l’entreprise, vous permettant le luxe d’importer des données d’autres systèmes via des API dans votre outil GRC choisi pour garantir que les données sont cohérentes et précises à travers les plateformes. Les utilisateurs peuvent également collecter de nouvelles données en utilisant des outils GRC en lançant des formulaires, des questionnaires, des tâches et des projets dans le logiciel. Les dirigeants peuvent demander au personnel de première ligne de compléter les informations, et les règles de gouvernance des données intégrées garantiront que les données sont capturées conformément à vos directives de gouvernance des données. Cela garantit que tout est horodaté et offre une transparence inestimable. En retour, cela permet aux équipes de comprendre comment et pourquoi les données qu’elles fournissent sont utilisées, augmentant davantage la qualité des données fournies.
Des données de haute qualité étendent également l’utilisation des tableaux de bord BI et des outils d’analyse, si les données analytiques sont considérées comme fiables, les décideurs sont plus susceptibles de s’y fier au lieu de baser leurs décisions sur leurs propres feuilles de calcul ou pire encore, leurs intuitions.
Il est clair qu’à sa base, la gouvernance des données conduit à une meilleure qualité des données, une diminution des coûts de gestion des données et une surveillance accrue pour toutes les parties prenantes. Le résultat ? Une prise de décision considérablement améliorée et de meilleurs résultats commerciaux pour les organisations, ce qui conduit à son tour à une prise de décision plus saine et un meilleur soutien à travers les opérations.
Chez Riskonnect, nous savons par expérience quelle différence un outil GRC de meilleures pratiques qui priorise la gouvernance des données peut faire pour une entreprise. Nous sommes passionnés par l’aide aux entreprises pour tirer le meilleur parti de leurs programmes de risque et de conformité et nous savons que des données précises sont une composante critique. Demandez une démonstration sans obligation de notre solution GRC reconnue par l’industrie pour en savoir plus.
