Les organisations caritatives ont la responsabilité d’utiliser leurs ressources le plus efficacement possible et de se conformer à des réglementations complexes, c’est pourquoi une gestion efficace de la gouvernance, des risques et de la conformité est essentielle. Dans cet article, nous explorons certains des principaux défis en matière de risques et de conformité auxquels est confronté le secteur des ONG et des organisations à but non lucratif, et expliquons comment la numérisation et la rationalisation des processus peuvent les aider à rester conformes, à établir la confiance avec les donateurs et les investisseurs, et à mettre en œuvre des initiatives utiles qui les aident à atteindre leurs objectifs principaux.

Avec 2023 prévue comme une année d’incertitude économique dans un contexte de récession imminente, les organisations caritatives et à but non lucratif traversent une période de changement incessant, motivée par des facteurs tels que la demande croissante de démonstration de l’impact de leurs activités, la visibilité de leurs dépenses et de leur position éthique, ainsi que les exigences de preuve de conformité dans un environnement réglementaire de plus en plus complexe.

De l’aide humanitaire et du développement international aux groupes de jeunesse et aux organisations caritatives soutenant diverses formes de handicap, les organisations caritatives, quelle que soit leur taille et leur profil, doivent faire face à des défis considérables en matière d’inflation, de hausse des coûts, de menaces cybernétiques, d’hésitation des donateurs et de réductions des financements gouvernementaux.

Compte tenu des événements mondiaux actuels et d’un paysage réglementaire et opérationnel de plus en plus strict pour le secteur à but non lucratif, les organisations caritatives doivent plus que jamais se concentrer sur la mise en œuvre de pratiques solides en matière de gouvernance, de risques et de conformité pour assurer la visibilité de leurs opérations et établir la confiance.

De nombreuses organisations caritatives et ONG s’appuient sur des tableurs et des processus manuels ou des systèmes hérités obsolètes pour gérer les risques et la conformité. Les processus manuels de gestion des risques et de la conformité entraînent un temps considérable consacré à l’administration et aux rapports, empêchant les organisations d’obtenir une vue consolidée des risques et entravant la prise de décision efficace et l’atténuation des risques.

Nous explorons ici certaines des principales préoccupations en matière de risques et de conformité pour les ONG et les organisations à but non lucratif, et partageons quelques-unes des façons dont le bon logiciel GRC peut aider les organisations de ce secteur à réduire la bureaucratie pour obtenir la surveillance dont elles ont besoin.

Gestion robuste des risques

Le risque fait partie intégrante de l’activité caritative, et une gestion efficace des risques est essentielle si les administrateurs d’organisations caritatives veulent atteindre leurs objectifs clés et protéger les fonds et les actifs durement gagnés de leur organisation.

La structure des organisations caritatives et leurs activités, leurs bases de financement et leurs réserves exposent ces organisations à différents domaines de risque et niveaux d’exposition. En raison de la nature de leur travail, elles doivent considérer les risques liés au manque de financement, à la gestion non éthique des fonds, à la corruption et aux pots-de-vin, et aux conflits d’intérêts. Il existe également des risques opérationnels liés aux projets humanitaires à grande échelle et aux événements caritatifs organisés par ces associations qui doivent être soigneusement gérés pour s’assurer que les plus vulnérables ne sont pas impactés. Ces organisations doivent également prendre en compte le risque de non-conformité aux diverses lois, réglementations et politiques, ainsi que les risques ESG liés à l’impact environnemental et à leur position éthique.

Les risques auxquels une organisation caritative est confrontée dépendent de la nature, de la taille et de la complexité des activités qu’elle entreprend et de ses finances. Le secteur caritatif est par nature diversifié et fait face à différentes expositions aux risques découlant de leurs diverses activités et projets, et chaque organisation aura des capacités différentes à tolérer ou absorber les risques. Par exemple, une organisation à but non lucratif disposant de réserves solides pourrait se lancer dans un nouveau projet présentant un profil de risque plus élevé qu’une organisation caritative devant faire face à des difficultés financières. En règle générale, plus les activités caritatives sont complexes, diverses ou importantes, plus elles feront face à des risques, ce qui fait des évaluations régulières des risques et du suivi continu une priorité élevée.

Une organisation caritative intelligente examinera et évaluera régulièrement les risques auxquels elle est confrontée dans tous les domaines. C’est pourquoi la mise en œuvre d’un programme efficace de gestion des risques est cruciale pour garantir qu’une organisation caritative est adaptée à son objectif. Elles doivent maintenir un registre des risques à jour pour catégoriser et évaluer les risques et les surveiller en permanence. Elles doivent effectuer des évaluations régulières des risques, des contrôles, des questionnaires et des enquêtes pour s’assurer que le risque n’atteint pas un niveau intolérable. Bien sûr, comme toutes les organisations, elles devront absorber un certain degré de risque pour rester opérationnelles et atteindre leurs objectifs stratégiques, c’est pourquoi la cartographie des risques selon des paramètres clairement définis et leur alignement sur les objectifs stratégiques sera bénéfique pour tout programme de gestion des risques. Les risques peuvent être élevés lors du travail dans des pays en guerre et des contrôles suffisants doivent être mis en place pour protéger le personnel et les bénévoles impliqués.

Les logiciels GRC peuvent aider les organisations à but non lucratif à mettre en œuvre des processus de gestion des risques selon les meilleures pratiques pour obtenir une vue consolidée des risques. Ces outils permettent aux organisations de :

  • Mettre en place un registre des risques en ligne, pour identifier, suivre et surveiller les risques.
  • Effectuer des évaluations des risques, des questionnaires et des enquêtes en ligne avec toutes les données alimentant directement l’outil.
  • Définir des KRI et établir des contrôles pour détecter les indicateurs de risque potentiels dans les données transactionnelles et opérationnelles qui alimentent l’outil via des intégrations API avec d’autres ensembles de données et systèmes.
  • Utiliser des flux de travail automatisés et des alertes pour envoyer des notifications lorsque le risque atteint un niveau intolérable.
  • Consulter des tableaux de bord et des rapports intégrés pour obtenir une surveillance complète de votre profil de risque, permettant de dépenser le budget et les ressources dans les domaines les plus critiques pour réduire les risques.

Certaines plateformes logicielles GRC permettent aux organisations à but non lucratif de lier les processus de gestion des risques à leurs objectifs stratégiques. Cette cartographie essentielle leur permet de prendre un certain degré de risque dans la poursuite de leurs buts et objectifs stratégiques, tout en atténuant les risques critiques qui pourraient avoir un impact préjudiciable sur leur stratégie.

En ayant une vision claire de leurs visions, buts et objectifs et en comprenant comment cela se rapporte au risque, les ONG peuvent aligner leurs cadres de planification et de reporting, réaliser des économies en temps réel, maximiser l’adhésion au processus de gestion des risques, aider les administrateurs à prendre des décisions basées sur les données et soutenir les dirigeants dans la réalisation de la stratégie.

Risque cyber et informatique

Les organisations caritatives détiennent une énorme quantité de données personnelles sur les bénéficiaires, les donateurs, les employés et les bénévoles. Chacun de ces groupes a ses propres préoccupations en matière de confidentialité qui doivent être traitées avec des procédures strictes de traitement des données et des mesures de sécurité.

Les organisations caritatives et les ONG doivent assurer la conformité aux politiques et réglementations de protection des données comme le RGPD, NIST et PCI DSS. La non-conformité peut entraîner des dommages réputationnels et un examen réglementaire.

Alors que la technologie devient de plus en plus omniprésente dans les modèles opérationnels des organisations caritatives, le besoin de se concentrer sur la cybersécurité des systèmes et infrastructures informatiques sur lesquels on s’appuie pour protéger l’information et maintenir la continuité s’accroît. Le besoin de surveillance continue des risques, menaces et vulnérabilités informatiques est critique, tout comme le besoin de s’assurer que le personnel et les tiers concernés adhèrent aux politiques informatiques clés.

Une approche intégrée utilisant un logiciel GRC peut simplifier le processus de risque et de conformité informatiques permettant aux organisations de surveiller facilement le risque informatique, d’effectuer des vérifications de données et des tests de contrôle, et d’identifier et traiter rapidement toute lacune dans les activités de traitement des données. L’adoption d’un logiciel orienté objectif établit une structure centrale de la hiérarchie informatique et cyber globale, simplifiant la surveillance et fournissant un cadre pour diverses activités de gestion des risques et de conformité informatiques.

Conformité

La conformité est une préoccupation majeure pour les organisations caritatives. Non seulement elles doivent se conformer à de nombreuses réglementations pour conserver leur statut caritatif, mais elles doivent aussi avoir des politiques robustes en place pour traiter les questions clés autour de la corruption, du blanchiment d’argent et des conflits d’intérêts, tout en s’assurant qu’elles ont un code de conduite complet que le personnel doit suivre.

Les organisations caritatives sont fondées sur une bonne éthique, c’est ainsi que ces organisations démontrent leur engagement envers la responsabilité et la transparence et montrent au public qu’elles sont dignes de sa confiance. Sans cela, le public ne donnerait simplement pas aux organisations caritatives et les programmes et services du secteur ne pourraient jamais être fournis. La responsabilité et la transparence sont des facteurs importants dans l’établissement de la gouvernance à but non lucratif. Les conflits d’intérêts et la mauvaise gestion financière dans les organisations caritatives peuvent causer de réels problèmes s’ils ne sont pas traités.

Le logiciel GRC peut aider les ONG à traiter leurs préoccupations de conformité de plusieurs façons :

  • Bibliothèque d’obligations de conformité : En utilisant la dernière technologie GRC, les organisations caritatives peuvent mettre en place une bibliothèque en ligne des réglementations, politiques et procédures applicables, leur permettant de surveiller la conformité.
  • Gestion des politiques : Avec tant de politiques et de réglementations en place, suivre les propriétaires des politiques, les changements, les approbations et les dates d’expiration peut être un défi. Les capacités de gestion des politiques disponibles avec le logiciel GRC garantiront que les politiques restent à jour, automatiseront les processus d’approbation et permettront des attestations de politique en ligne.
  • Gestion du changement réglementaire : Les ONG et les organisations caritatives sont soumises à de nombreuses réglementations. La mise en œuvre d’un programme de changement réglementaire qui cartographie les réglementations pertinentes aux processus et procédures peut aider les organisations à suivre le changement réglementaire grâce à des approbations et des alertes automatisées fournissant une piste d’audit complète de quand les changements ont été mis en œuvre.
  • Signalement anonyme et lanceurs d’alerte : De nombreux outils GRC offrent des portails en ligne où le personnel peut signaler des incidents et des problèmes de conformité de manière discrète et facilitent le lancement d’alerte anonyme pour s’assurer que les problèmes sont mis en évidence et traités.

Reporting ESG

Jusqu’à récemment, le reporting environnemental, social et de gouvernance (ESG) était largement le domaine et le focus des entités d’entreprise cotées en bourse. Aujourd’hui cependant, il y a une pression croissante des investisseurs et des donateurs pour que les organisations à but non lucratif et les organisations caritatives adoptent cette pratique.

Un rapport récent de RSM, intitulé « Que signifie l’ESG pour le secteur caritatif » a analysé plus de 114 comptes annuels d’organisations caritatives et a constaté que les organisations à but non lucratif ont une longueur d’avance en matière d’ESG, car le but de la charité est de fournir un bénéfice public et de ne pas nuire à l’environnement, rendant évident que l’objectif de l’ESG s’aligne parfaitement avec les objectifs des organisations caritatives.

Le reporting ESG devrait être abordé comme une opportunité d’intégrer les principes clés de durabilité environnementale et sociale dans le cycle de vie d’une organisation caritative pour assurer le succès programmatique et la rétention des donateurs pour les années à venir. Mais comment les organisations caritatives peuvent-elles prouver leurs références ESG ?

La technologie GRC avec des capacités ESG peut aider les organisations à suivre les progrès de leurs initiatives ESG. Les outils offrent des cadres de meilleures pratiques pour aider les organisations à :

  • Définir une stratégie ESG avec une série de buts et d’objectifs.
  • Établir des indicateurs clés de performance (KPI) pour visualiser les progrès.
  • Surveiller la conformité aux obligations liées à l’ESG.
  • Enregistrer les incidents liés à l’ESG.
  • Suivre et surveiller les risques liés à l’ESG.

Lorsque tout cela est géré au sein d’une seule plateforme, cela crée une source unique de vérité pour toute l’activité liée à l’ESG.

L’utilisation d’un outil GRC intégré avec de fortes capacités ESG peut aider les organisations caritatives à démontrer leurs valeurs, leur culture et leur éthique. En développant une stratégie et un cadre ESG, elles peuvent suivre les progrès et rapporter sur les initiatives clés, centraliser toutes les données ESG via des intégrations API, gérer les risques ESG et la conformité ESG des tiers, et respecter les réglementations ESG.

Le secteur caritatif fait une différence marquée dans la sphère sociale, c’est pourquoi les références ESG peuvent non seulement aider ces organisations à se protéger contre d’éventuelles pratiques non éthiques et non durables, mais aussi mettre en évidence les nombreuses contributions que le secteur apporte à la société au sens large pour optimiser les futurs investissements des donateurs.

Gestion de projet et risque de projet

Les organisations caritatives courent constamment le risque de ne pas recevoir de dons et doivent faire face à une grande variété de « risques de projet » alors qu’elles cherchent à mettre en œuvre de grands projets d’investissement, des galas et des fonctions pour obtenir des fonds et aider les personnes vulnérables qu’elles travaillent à soutenir.

En ce qui concerne la mise en œuvre de certains de leurs plus grands projets mondiaux, un logiciel GRC avec des capacités de gestion de projet peut les équiper des outils dont elles ont besoin pour livrer les projets à temps et établir la confiance des parties prenantes, facilitant la planification de projets comme les événements de collecte de fonds, les livraisons de colis d’aide et de nourriture, et même des projets humanitaires à grande échelle comme la construction d’infrastructures dans les zones sous-développées.

En optant pour l’adoption d’une plateforme GRC avec de fortes capacités de gestion de projet, les projets de toutes tailles peuvent être cartographiés avec des délais clés, des livrables et des budgets. Les flux de travail automatisés permettent un travail collaboratif, et tous les risques de projet peuvent être ajoutés au registre des risques et surveillés. Les progrès peuvent être facilement visualisés, et des contrôles peuvent être établis pour signaler des problèmes comme les délais manqués et les dépassements de budget. Les projets peuvent être facilement priorisés pour s’assurer que le budget et les ressources peuvent être alloués aux initiatives les plus critiques. Les outils de gestion de projet facilitent la collaboration sur les grands projets et fournissent aux dirigeants des aperçus critiques sur l’état du projet, réduisant les longues réunions de progression et les mises à jour.

Pour assurer la livraison réussie de projets humanitaires à grande échelle et d’événements de collecte de fonds, les organisations caritatives et les ONG doivent gérer soigneusement les risques associés. Les organisations devraient identifier les « risques de projet » potentiels et établir des indicateurs clés de risque (KRI), elles devraient également créer un registre des risques et un cadre pour catégoriser et prioriser les risques. Elles devraient effectuer des évaluations et des contrôles réguliers des risques pour surveiller les niveaux de risque et mettre en œuvre des flux de travail pour s’assurer que les problèmes sont traités et résolus rapidement. La gestion des risques de projet à l’aide d’une plateforme GRC permet aux organisations d’automatiser le processus de gestion des risques en utilisant la surveillance des contrôles et des flux de travail et alertes automatisés, elle permet également aux organisations d’intégrer le risque de projet dans leur programme plus large de gestion des risques.

En anticipant les risques potentiels du projet et en ayant un plan en place pour les atténuer ou les éviter, les gestionnaires de projet peuvent prendre des décisions éclairées, allouer les ressources efficacement et s’assurer que le projet est terminé à temps, dans les limites du budget et selon les normes de qualité souhaitées.

Se lancer dans l’automatisation GRC

Parce que les organisations caritatives bénéficient de privilèges financiers avantageux tels que des exonérations fiscales et l’accès aux financements publics, les organisations à but non lucratif sont régulièrement tenues à un niveau élevé par le public et les organismes de surveillance réglementaire pour s’assurer que ces privilèges ne sont pas abusés et sont bien utilisés.

Aujourd’hui, les trois piliers de la gouvernance, du risque et de la conformité sont essentiels pour le succès à long terme des organisations à but non lucratif et caritatives. Une gouvernance forte dépend de capacités robustes de gestion des risques pour maintenir la stabilité alors qu’elle trace sa voie vers un avenir incertain, tandis qu’une bonne conformité aide à maintenir ses positions financières avantageuses.

L’utilisation de la technologie GRC est essentielle pour que les organisations à but non lucratif développent un cadre de reporting efficace, agile et collaboratif. En centralisant les processus GRC dans une plateforme unifiée unique, les ONG peuvent grandement bénéficier de la visibilité et de la cartographie résultantes des divers processus de risque et de conformité, mettant en évidence les relations entre eux, réduisant l’effort manuel et fournissant une meilleure conscience globale des risques.

Une organisation caritative qui consolide ses processus GRC dans une plateforme intégrée crée une source unique de vérité, une traçabilité complète et un suivi d’audit pour tous les processus GRC, une amélioration de l’information et de l’analyse pour conduire une meilleure prise de décision, et une réduction massive du temps passé sur les activités administratives.

Cette approche intégrée et flexible offre une visibilité accrue sur les relations entre les risques grâce à une série de tableaux de bord et de rapports pertinents, facilitant ainsi la prise de décisions basée sur les risques.

La mise en place d’une plateforme GRC comme Riskonnect aidera les ONG et les associations caritatives à mettre en œuvre les meilleures pratiques en matière de gestion des risques, de conformité, de signalement des incidents, d’ESG, de gestion de projet et de planification stratégique.

La technologie peut aider les organisations caritatives à réduire les efforts manuels et à gagner du temps sur les tâches administratives. Ceci, combiné au référentiel centralisé des risques, permet d’améliorer l’intégrité des données, permettant aux équipes d’exploiter des outils analytiques pour obtenir des renseignements exploitables et prendre des décisions commerciales éclairées.

Riskonnect s’engage à aider les organisations à progresser dans leur démarche de maturité GRC grâce à des processus et des cadres standardisés, des flux de travail automatisés et un meilleur partage de l’information. Pour en savoir plus, demandez une démonstration dès aujourd’hui.