Comment automatiser tout processus d’entreprise basé sur des tableurs et le mettre en ligne

Non sécurisés, difficiles à maintenir et sujets aux erreurs, les tableurs découragent la collaboration et créent des silos de données. Toutes les entreprises en utilisent, et bien qu’ils n’aient pas posé problème historiquement, dans le paysage actuel axé sur la demande et en évolution rapide, les processus obsolètes basés sur les tableurs peuvent très bien faire la différence entre gagner et perdre des parts de marché !

Les tableurs peuvent être un outil polyvalent pour collecter, intégrer, formater et présenter des données, mais ils sont aussi la principale cause de silos dans les entreprises ; leur utilité diminue encore davantage face à des ensembles de données croissants, de multiples utilisateurs et le besoin de cartographier et de lier les données pour obtenir des insights pertinents.

Ce blog explique pourquoi les tableurs à grande échelle sont problématiques, présente les avantages de l’automatisation des processus d’entreprise et explique comment identifier l’outil approprié capable d’automatiser tout processus d’entreprise basé sur des tableurs et le mettre en ligne.

Mettre vos processus d’entreprise en ligne

Si vous êtes une petite organisation de moins de 20 employés, l’automatisation de vos processus d’entreprise est probablement une faible priorité. Mais dans les grandes organisations où les processus nécessitent l’accès au même tableur par plus de 20 personnes, les dirigeants doivent sérieusement envisager de mettre leurs processus d’entreprise en ligne.

Bien que l’utilisation de multiples tableurs puisse sembler être un moyen efficace pour les entreprises de gérer différents processus et de capturer des informations, la situation peut rapidement devenir incontrôlable. Même si votre équipe est petite, cela ne signifie pas qu’elle est exempte d’erreurs humaines et de silos qui découlent d’un manque de gouvernance des données et de processus déconnectés basés sur des tableurs.

Pourquoi les entreprises abandonnent-elles les tableurs ?

D’ici 2024, le marché de l’automatisation des flux de travail et des technologies connexes devrait croître de 20 % par an pour atteindre 5 milliards de dollars USD, pourtant de nombreuses entreprises ne sont toujours pas conscientes des avantages qu’offrent ces nouvelles approches technologiques simplifiées.

Bien que les tableurs puissent sembler initialement polyvalents pour des tâches légères, il existe des plateformes offrant de meilleures options de gestion, de visualisation, de collaboration et d’intégration des données lorsque les entreprises ont besoin d’une solution plus robuste.

Libérez-vous des tableurs qui gèrent votre entreprise en mettant vos processus d’entreprise en ligne

Un rapport de 2021 a révélé que 94 % des employés de petites et moyennes entreprises interrogés attestent qu’ils effectuent des tâches répétitives et chronophages. Il note également que 90 % des travailleurs reconnaissent que l’automatisation a considérablement amélioré leur travail, tandis que 66 % affirment qu’elle les a rendus plus productifs.

Aujourd’hui, chaque département d’une organisation peut utiliser un système d’automatisation des flux de travail, des opérations, des ventes et du marketing aux ressources humaines et aux finances. Ces types de plateformes logicielles sont excellents pour automatiser les tâches et mettre en œuvre des processus définis permettant à plusieurs équipes de travailler dans un format cohérent.

L’automatisation des processus d’entreprise présente de nombreux avantages pour toute entreprise qui choisit d’implémenter un système dans ses opérations quotidiennes. Les organisations cherchent généralement à transformer leurs processus manuels afin d’augmenter la productivité, réduire les coûts, rester conformes, éliminer les processus papier, réduire les erreurs, développer leurs opérations et libérer du temps pour que leurs équipes se concentrent sur les tâches qui requièrent l’intelligence humaine.

L’automatisation des flux de travail est le plus souvent utilisée lorsque plusieurs employés alimentent un processus pour capturer des données, que vous souhaitez structurer un processus étape par étape impliquant plusieurs parties prenantes, que vous voulez formaliser les validations, les escalades et les approbations, que vous devez suivre quand les données ont été saisies et par qui, et que vous devez établir des rapports sur les données capturées. Dans ces cas, l’automatisation des flux de travail permet à une organisation de rationaliser ses processus d’entreprise et d’augmenter l’efficacité et la productivité sur le lieu de travail.

Prenons un processus simple, comme la tenue d’un registre des risques émergents, un journal de gestion des incidents ou un répertoire de gestion des actifs. Les tableurs seraient un point de départ logique mais deviendraient rapidement ingérables. En revanche, la gestion et l’automatisation de ces processus dans une plateforme logicielle apportent de nombreux avantages, notamment :

La plupart des plateformes logicielles sont des solutions SaaS en ligne, ce qui signifie que le système est accessible de n’importe où.

Plutôt que les employés saisissent des données dans un tableur, les données sont complétées via des formulaires en ligne qui alimentent directement la plateforme. Cela permet une gouvernance stricte des données car les équipes peuvent définir des menus, des listes déroulantes et des champs prédéfinis pour garantir que les données sont saisies dans un format cohérent. Elles peuvent également définir des champs obligatoires, garantissant que les employés ne laissent jamais de champs vides.

Les journaux en ligne sont consultables et peuvent être facilement filtrés pour afficher des informations spécifiques.

Un journal complet est conservé indiquant qui a saisi quelles informations et quand, produisant une piste d’audit instantanée des événements.

Une hiérarchie des autorisations peut être définie pour masquer les données sensibles et simplifier les processus, garantissant que les employés ne voient que les données pertinentes pour eux, ce qui leur permet de prioriser facilement les tâches.

L’automatisation des flux de travail peut être utilisée pour maintenir les processus en mouvement. Si des données doivent être saisies sur une base hebdomadaire, des e-mails hebdomadaires peuvent être automatisés pour rappeler aux employés concernés de saisir les données et s’ils ne le font pas, des rappels sont automatiquement envoyés. Les flux de travail peuvent également être utilisés pour les approbations, les vérifications et les escalades afin de garantir que les processus passent à l’étape suivante sans délai.

La gestion des tâches et des actions devient simple, les employés reçoivent des rappels automatisés de leurs tâches, et ils peuvent facilement visualiser leurs priorités de charge de travail sur leur tableau de bord personnel et effectuer des actions en ligne.

Le contrôle peut également être utilisé pour signaler des éléments comme les délais manqués, les SLA, les KPI et les niveaux de données élevés qui pourraient indiquer un problème. Les équipes peuvent utiliser le contrôle pour définir les règles qu’elles souhaitent, et des notifications sont automatiquement envoyées aux parties prenantes concernées pour prendre des mesures.

L’obtention d’insights à partir des données est également beaucoup plus simple lorsque les équipes utilisent une solution automatisée en ligne. Ces plateformes sont généralement livrées avec une gamme de tableaux de bord et de rapports prêts à l’emploi, permettant aux dirigeants de visualiser facilement les données, de résoudre les problèmes et de faire des rapports aux parties prenantes seniors. Comme les rapports sont produits instantanément d’un simple clic, ils sont toujours à jour. Cela élimine le temps passé à créer des rapports, laissant aux employés le temps d’analyser les données et d’identifier les améliorations de processus.

Si une organisation gère plusieurs processus dans le même système, elle peut même lier et cartographier les ensembles de données, assurant une source unique de vérité et fournissant des insights approfondis sur les métriques de performance de l’entreprise. Cela permet aux entreprises de lier les « incidents » ou les « actifs » à leur bibliothèque de risques ou registre de contrôles, ou de cartographier les exigences de conformité et les changements réglementaires à leur registre des processus d’entreprise. Les possibilités de cartographie sont infinies, et les données aident les entreprises à comprendre l’impact des différentes équipes et départements dans toute l’entreprise.

L’un des nombreux défis auxquels les organisations modernes sont confrontées est de choisir le meilleur système pour gérer leurs opérations commerciales. L’achat d’outils autonomes et de solutions ponctuelles peut sembler initialement moins cher et plus efficace que l’achat d’une solution logicielle intégrée complète, mais avec le temps, cela conduit à l’utilisation par l’entreprise de multiples applications différentes qui accumulent des coûts logiciels élevés et manquent d’intégration entre les systèmes. L’utilisation de systèmes multiples aboutit finalement à des données cloisonnées et à de multiples versions de la vérité, ce qui peut également être problématique pour vos équipes informatiques qui doivent prendre en charge de nombreuses plateformes différentes.

Dans de nombreux cas, les solutions ponctuelles pour un cas d’utilisation particulier sont très rigides, et les systèmes peuvent être trop compliqués ou ne pas convenir aux besoins spécifiques de l’organisation. De plus, les plateformes sont souvent incapables d’être personnalisées pour s’aligner sur les processus d’entreprise spécifiques d’une organisation. Par conséquent, lors du choix d’une plateforme, assurez-vous de sélectionner une plateforme avec des flux de travail flexibles et des formulaires, menus et listes déroulantes personnalisables, cela garantira que la solution peut être facilement adaptée pour correspondre à toutes les exigences spécifiques du processus.

Mais le principal avantage de la gestion de plusieurs processus d’entreprise dans une seule plateforme réside dans les insights que vous pouvez obtenir des données. Imaginez un monde où vous pouvez lier les incidents aux risques et contrôles d’origine. Où vous pouvez lier votre registre des processus d’entreprise aux risques et obligations de conformité, et où vous pouvez lier la performance de l’entreprise et la gestion de projet à votre stratégie globale. Lorsque vous optez pour une solution flexible comme la plateforme Riskonnect, les processus peuvent être liés entre eux, et chaque employé de l’organisation entière aura accès et pourra saisir des données sans risque de ruiner ce tableur fastidieux !

Commencez votre transformation numérique avec Riskonnect aujourd’hui

En plus de ses capacités GRC fondamentales, la plateforme Riskonnect peut numériser et rationaliser vos flux de travail et registres d’entreprise en mettant en ligne tous les processus d’entreprise, permettant aux organisations de remplacer les tableurs, les plateformes héritées et les processus manuels par des systèmes structurés complets de meilleures pratiques. Les formulaires en ligne, les flux de travail et les registres numériques réduisent la charge administrative, augmentent l’efficacité opérationnelle et fournissent des insights approfondis sur la performance de l’entreprise.

La nature flexible de la solution permet aux utilisateurs de :

Concevoir les formulaires, registres et flux de travail pour répondre aux besoins spécifiques et à la terminologie de leur organisation.

Extraire des données d’autres systèmes et sources via des intégrations API pour assurer une source unique de vérité.

Accéder à une grande variété de tableaux de bord et en concevoir des personnalisés pour répondre aux exigences spécifiques de reporting.

Créer un portail externe permettant aux fournisseurs, contractants et autres tiers de soumettre des formulaires en ligne, des questionnaires et des enquêtes avec toutes les données alimentant directement la plateforme.

Utiliser des flux de travail pour définir des processus et envoyer des notifications pour les approbations, les escalades et les actions en retard afin de maintenir les choses en mouvement.

Définir des règles et des contrôles pour envoyer des notifications lorsque les données atteignent un certain niveau ou qu’une échéance est manquée.

De plus, les organisations utilisant déjà la plateforme Riskonnect pour les exigences GRC peuvent lier les données à tous les risques, contrôles ou obligations de conformité d’origine.

Voici quelques-uns des processus qui peuvent être automatisés à l’aide de la plateforme Riskonnect :

À une époque volatile où presque toutes les entreprises sont confrontées à la nécessité de réduire les coûts, l’automatisation de leurs processus d’entreprise est une approche vitale qui aide à restructurer les charges de travail dans tous les départements, sans avoir à prendre de décisions difficiles concernant leur personnel.

Les dirigeants d’entreprise devraient se concentrer sur la compréhension des problèmes, l’identification des solutions et l’alignement des parties prenantes sur la transformation. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les personnes et les entreprises continueront à utiliser des tableurs pendant au moins la prochaine décennie, mais avec le temps, la surutilisation des tableurs peut vraiment entraver votre entreprise, et l’adoption de solutions logicielles automatisées devrait augmenter.

Avec des processus numériques préconçus et des solutions disponibles prêtes à l’emploi pour stimuler l’efficacité, l’automatisation des processus d’entreprise élimine les goulots d’étranglement qui conduisent à une perte de temps et de revenus ; et offre le retour sur investissement le plus rapide de toutes les mesures d’économie de ressources.

Les processus manuels, y compris les tableurs, sont responsables d’erreurs coûteuses, de silos, de données déconnectées et d’une efficacité réduite dans chaque département. L’automatisation des processus dans toute l’entreprise permet d’économiser du temps et des ressources et fournit une vue holistique pour une meilleure prise de décision.

Pour commencer votre transformation numérique avec Riskonnect, demandez une démonstration du module de flux de travail et de registres de Riskonnect aujourd’hui.