À mesure qu’une entreprise se développe, sa bibliothèque de politiques et procédures s’accroît également. Votre équipe de gestion des politiques est-elle devenue visiblement plus occupée ? Les politiques sont peut-être mal gérées ou obsolètes, exposant ainsi l’organisation à des risques.
En matière de gestion des politiques, utilisez-vous encore des processus manuels comme des tableurs, des e-mails ou des lecteurs partagés ? Peut-être que votre système actuel n’a pas la capacité de suivre les changements requis lors de la mise en œuvre, de la mise à jour et du maintien de vos politiques et procédures. Vous perdez peut-être aussi la trace des certifications et des attestations. L’adoption des politiques par les utilisateurs finaux peut également poser problème. Des outils de gestion des politiques obsolètes et peu pratiques créeront ces problèmes, tout comme une dépendance continue aux processus manuels.
Qu’est-ce que la gestion des politiques ?
La gestion des politiques est le processus de création, de mise en œuvre et de maintien d’une bibliothèque actualisée de politiques et de procédures au sein d’une organisation. Effectuée efficacement, la gestion des politiques et des procédures peut aider les organisations à réduire les risques et à protéger les parties prenantes.
L’Open Compliance and Ethics Group (OCEG) définit les politiques comme la pierre angulaire de la conformité dans les organisations de toutes tailles. Les politiques établissent les directives à suivre lors de la formalisation des procédures et de la conduite des opérations quotidiennes de l’entreprise. Non seulement les politiques indiquent à une entreprise comment se conduire dans ses opérations quotidiennes, mais elles offrent également une façon uniforme et cohérente de gérer les situations difficiles.
Les politiques et leurs petits frères, les procédures, sont la façon dont une organisation met en pratique son éthique et ses priorités ; une entreprise peut proclamer ses valeurs sur tous les toits, mais tant que ces valeurs ne sont pas réellement vécues et respirées par le personnel, les mots sonnent creux.
À quoi ressemble une mauvaise gestion des politiques ?
Les organisations d’aujourd’hui s’appuient sur un ensemble complet de politiques et de procédures qui guident la conduite de leurs employés, parties prenantes, direction et de l’organisation dans son ensemble.
Si cette documentation est basée sur le papier ou les e-mails et dispersée dans toute l’organisation, elle est difficile à maintenir, gérer et distribuer. Persister dans une approche désordonnée et inefficace de la gestion des politiques augmente les risques que les politiques soient rédigées, présentées et gérées de manière incohérente, tout en étant chronophage et coûteuse. Pire scénario ? Une mauvaise gestion des politiques peut exposer votre organisation à tout un nouveau lot de problèmes sous forme de risques juridiques, réglementaires, réputationnels et de santé-sécurité.
Dans cet article, nous mettons en évidence les indicateurs clés montrant que votre processus de gestion des politiques nécessite une mise à niveau. De plus, nous expliquons pourquoi il devrait être géré dans le cadre de votre programme GRC plus large pour garantir que votre organisation dispose de politiques suffisantes pour atténuer les risques connus, assurer que le personnel opère conformément aux exigences de conformité, et mettre en œuvre une gouvernance suffisante concernant les valeurs de l’entreprise.
10 signes que votre processus de gestion des politiques nécessite une mise à niveau
Dire qu’il est difficile de maintenir les politiques à jour avec les meilleures pratiques du secteur, les normes d’accréditation et les réglementations en constante évolution est un euphémisme, et sans l’outil de politique approprié, c’est comme aller à un match de boxe sans gants.
Alors que la société devient de plus en plus procédurière et que l’image publique gagne en importance, la gestion et le respect des politiques sont plus importants que jamais. Lorsque vous fournissez à vos équipes les bons outils pour respecter de manière proactive les normes, tant obligatoires que volontaires, vous économisez beaucoup de temps et d’argent pour vous-même, votre entreprise et votre équipe juridique. En bref, la gestion des politiques consiste à être proactif, non réactif.
Mais si vous n’avez pas d’outil de gestion des politiques, ou plutôt, si vous n’en avez pas un bon, voici 10 signes que votre processus de gestion des politiques nécessite une mise à niveau :
1. Vous n’avez pas de référentiel central pour les politiques actives
Créer un référentiel central des politiques peut être un défi. La plupart des organisations ont recours à divers sites SharePoint, fichiers et dossiers pour stocker les politiques, et bien que cela semble plausible en principe, cela peut entraîner une multitude de problèmes.
Les fichiers et dossiers partagés manquent de contrôle de version et d’historique des documents, et ils ne permettent pas de visualiser les informations vitales concernant les approbations, les dates d’expiration et les attestations de politique. Souvent, les organisations se retrouvent à gérer les incidents de cybersécurité, de RH et d’IT en utilisant différents outils, processus et emplacements de fichiers, ce qui entraîne des méthodes désorganisées qui rendent l’accès à la bonne politique difficile.
2. Vous n’avez pas de processus formel d’approbation des politiques
Ne pas avoir de processus formel de création et d’approbation des politiques crée un monde d’ambiguïté autour de la validité et du statut d’approbation des politiques, créant d’innombrables opportunités pour que les politiques passent entre les mailles du filet avant d’être pleinement appliquées. Lorsque les politiques sont envoyées pour approbation par e-mail, il n’y a pas de vue d’ensemble centrale pour vérifier si la personne a approuvé, modifié ou rejeté la politique. Si un e-mail est manqué, le propriétaire de la politique devrait relancer manuellement la partie prenante, et il n’y a pas de vue centrale de quand les politiques ont été approuvées ou rejetées et quels changements ont été effectués.
Sans technologie automatisée pour faciliter le passage à l’étape suivante du flux d’approbation, il n’y a aucun système en place pour garantir que des progrès sont réalisés, ce qui retarde la révision de la politique, laissant des politiques obsolètes en usage. Les politiques obsolètes sont un moyen sûr d’exposer votre organisation à des risques. Les anciennes politiques peuvent ne pas être conformes aux nouvelles lois et réglementations. De plus, elles peuvent ne pas traiter des nouveaux systèmes ou processus, entraînant des pratiques incohérentes. En fin de compte, avoir un processus formel de révision des politiques pour mettre régulièrement à jour vos politiques et procédures maintient votre organisation à jour avec les dernières exigences et valeurs de l’entreprise, gardant l’organisation cohérente avec les meilleures pratiques du secteur.
3. Vous utilisez des processus manuels qui manquent de flux de travail et de contrôles automatisés
Est-ce que votre processus d’approbation des politiques force vos membres d’équipe à passer beaucoup de temps à rechercher des documents, partager des documents Word ou Excel, envoyer d’innombrables e-mails, faire un flux d’appels sans fin, et gérer beaucoup de malentendus ? Les processus manuels qui reposent sur des tableurs et des e-mails feront cela pour vous. Si vous avez déjà travaillé avec un comité sur la création d’un seul document, vous savez quel casse-tête cela peut être lorsque différentes personnes apportent des modifications au document.
L’utilisation d’un logiciel GRC pour automatiser le processus de gestion des politiques permet aux organisations de mettre en place des flux de travail automatisés pour les approbations et les escalades de politiques, assurant un processus efficace qui favorise la transparence et la responsabilité. Les dirigeants peuvent définir des contrôles pour être notifiés lorsque les politiques sont sur le point d’expirer, lorsque les délais d’approbation sont dépassés et lorsque les employés n’ont pas lu et attesté les politiques. La mise en place de contrôles est un moyen sûr de garantir que les politiques sont toujours modifiées à temps et de détecter tout problème tôt.
4. Vous avez du mal à suivre les politiques actives, les dates d’expiration et les mises à jour
Pour faire court, en ce qui concerne le renouvellement des politiques, les processus manuels placent entièrement le fardeau du renouvellement sur les individus, laissant aux employés le soin de se souvenir quand une politique doit être renouvelée car il n’y a pas de processus formel en place pour le leur rappeler. Cela signifie que les politiques obsolètes passent inaperçues, laissant l’organisation exposée. Les processus manuels ne permettent pas une visibilité rapide sur le statut d’approbation, et ils n’incitent pas les employés dans la chaîne d’approbation à faire leurs commentaires, ce qui entraîne des processus stagnants.
5. Les politiques manquent de propriété et de responsabilité
Les organisations qui abordent la gestion des politiques sans propriété et responsabilité claires font face à des risques significatifs pour leur activité. La propriété doit être définie à tous les niveaux du cycle de vie de la politique. Les créateurs de politiques, les approbateurs, les propriétaires et le personnel à qui la politique s’applique doivent être clairement définis, cette propriété et responsabilité garantissant que toute violation de la politique de l’entreprise est traitée rapidement. Cela permet aux propriétaires de politiques d’accorder des exceptions, de surveiller les incidents et les violations de politiques, et s’étend à la gouvernance des politiques et aux responsabilités d’acceptation. Les organisations d’aujourd’hui nécessitent une vue d’entreprise de la responsabilité et de la collaboration en matière de politiques qui ne peut être atteinte qu’en utilisant une plateforme GRC intégrée avec des propriétés et des voies d’escalade claires.
6. Vous n’avez pas de processus structuré pour la diffusion des politiques et la collecte des attestations
Les employés ne peuvent pas suivre des politiques dont ils n’ont pas connaissance, mais faire parvenir les politiques aux bonnes personnes et s’assurer que le personnel a lu et attesté les politiques pertinentes peut être un défi sans processus de suivi formel. Les politiques papier et les lecteurs et dossiers partagés ne fournissent pas de processus structuré pour la diffusion des politiques. Les employés peuvent avoir des problèmes d’accès aux documents partagés, et les fichiers peuvent être écrasés et modifiés incorrectement. La collecte des attestations peut être problématique en utilisant des processus manuels comme l’e-mail, car il n’y a pas de vue d’ensemble centrale du statut d’approbation et des actions en attente, et toute relance est également faite manuellement par e-mail, ce qui prend un temps précieux. Avec un outil GRC spécialisé, lorsqu’une politique est créée, la charge d’obtenir l’accusé de réception est transférée au logiciel.
7. Vous n’avez pas une vue holistique du statut des politiques
Lorsque les politiques sont créées de manière ad hoc, et que les modifications, approbations et diffusions sont effectuées par e-mail, il n’y a pas de vue d’ensemble centrale du statut de chaque politique et de qui l’a attestée et quand. Lorsque les politiques sont gérées à l’aide d’un outil logiciel GRC spécialisé, les dirigeants peuvent facilement extraire une liste des politiques obsolètes ou des politiques qui sont sur le point d’expirer et obtenir des vues en temps réel du statut d’approbation des politiques et des actions en attente.
8. Les rapports sur les politiques sont chronophages et fastidieux
Essayer d’exécuter des rapports sur le statut des politiques et les dates d’expiration est presque impossible lors de l’utilisation de processus manuels. Les équipes devraient extraire manuellement les dernières données, les insérer dans d’innombrables tableurs pour s’assurer que les bonnes personnes ont accès aux informations, seulement pour répéter le processus encore et encore, que ce soit quotidiennement, hebdomadairement et/ou mensuellement. Ce processus épuisant et improductif non seulement mobilise des ressources précieuses, mais il entrave les efforts de gestion et de croissance et est truffé d’erreurs humaines et de données inexactes.
9. Vos politiques ne traitent pas les principaux risques de votre registre des risques
Il existe un lien profond entre la gestion des risques et la gestion des politiques. Les politiques, procédures et meilleures pratiques ne peuvent réussir que si votre organisation dispose d’un ensemble clair d’objectifs énoncés et de politiques qui traitent les principaux risques de votre registre des risques. Les politiques et procédures sont souvent conçues comme des contrôles ou des plans spécifiques mis en place pour atténuer les risques ou les éviter complètement.
En fin de compte, les politiques et procédures sont responsables de la définition de la culture du risque de votre organisation. Ne pas comprendre cette relation intrinsèque est là où beaucoup d’entreprises échouent à la fois dans le traitement des risques et dans la mise en œuvre de politiques et procédures efficaces. Ce manque d’intégration entre les risques et les politiques peut également conduire à un effet domino dans la création de ce qu’on appelle des politiques sauvages créées de manière ad hoc, ce qui signifie qu’elles ne sont pas alignées sur les objectifs ou les risques définis, entravant souvent une organisation et l’exposant aux risques.
10. Vos politiques ne répondent pas à vos obligations de conformité
Lorsqu’elle est correctement effectuée, la gestion des politiques favorise la conformité quotidienne, minimise les risques et les responsabilités, et construit la culture d’entreprise. Les politiques définissent comment une organisation répond aux obligations réglementaires et aux exigences de conformité. Lier la gestion des politiques et la conformité garantit que les procédures internes s’harmonisent avec les obligations de conformité et assure que les politiques sont continuellement mises à jour avec les dernières exigences réglementaires. Ne pas lier ces fonctions pourrait entraîner la non-conformité avec les lois et la législation externes ainsi qu’avec vos propres politiques et procédures internes.
Principaux avantages de la mise en ligne de votre processus de gestion des politiques
L’établissement de politiques efficaces ne commence pas et ne se termine pas avec les réglementations. Il nécessite le bon type de moyens de distribution, les bonnes méthodes pour mesurer la compréhension et le bon niveau de collaboration. Toutes ces choses prennent énormément de temps et d’énergie, c’est pourquoi les automatiser avec une solution logicielle peut augmenter l’efficacité et assurer la conformité avec vos politiques et procédures. Nous explorons ici 3 avantages de la mise en ligne de votre processus de gestion des politiques en utilisant une plateforme GRC.
1. Accès à une bibliothèque numérique centralisée de toutes les politiques
En mettant votre processus de gestion des politiques en ligne à l’aide d’un outil GRC automatisé, vous créerez une bibliothèque centralisée et consultable de toutes vos politiques en ligne. Lors du téléchargement des politiques, le personnel sera invité à saisir les informations essentielles sur chaque politique, y compris l’auteur, le propriétaire et les approbateurs, ainsi que les dates de création, d’approbation et d’expiration. Ces détails importants peuvent être utilisés pour exécuter des rapports de gestion des politiques concernant les politiques qui sont sur le point d’expirer ou les politiques qui nécessitent une approbation.
Votre référentiel central servira de source unique de vérité et signifiera que vous disposez de capacités de recherche intuitives et d’un accès rapide à l’ensemble de votre collection de politiques en un seul endroit. Et en utilisant une solution de gestion des politiques en ligne, vous pouvez dire adieu aux problèmes de contrôle de version car le personnel peut consulter l’historique complet des documents et toutes les modifications ou actions en attente en ligne.
Sans solution centralisée de gestion des politiques, vous courez le risque d’avoir différentes procédures suivies dans différentes parties de votre entreprise, sans parler du risque de mauvais contrôle de version avec divers départements travaillant avec des versions obsolètes de la même politique. La centralisation de votre stockage de documents réduit considérablement ces risques, elle fournit une source unique de vérité pour que tout le monde puisse travailler à partir de celle-ci, garantissant que toutes les fonctions pertinentes ont un accès immédiat aux dernières politiques et procédures, rendant la gestion de la conformité aux politiques internes significativement plus facile pour vos équipes.
2. Approbations de flux de travail automatisées
Lors de l’utilisation d’un outil GRC pour la gestion des politiques, lorsqu’une politique est téléchargée, elle est automatiquement ajoutée à un flux de travail d’approbation. Par conséquent, lorsqu’un créateur télécharge une politique dans le système, des notifications automatiques seront envoyées à tous les approbateurs de politique pour examiner et autoriser la politique. Toute modification peut être envoyée au créateur, et la politique peut recommencer le flux de travail d’approbation, si les politiques sont approuvées, elles sont automatiquement publiées et diffusées. Cela crée un processus d’approbation des politiques rapide et efficace. Le système peut même être lié à votre annuaire actif du personnel, des emplacements et des départements, garantissant que les flux de travail d’approbation des politiques et les propriétaires sont toujours à jour.
Lors de l’utilisation de processus manuels de gestion des politiques, le manque de visibilité sur le statut des politiques cause des retards. En automatisant ces flux de travail, votre équipe de gestion des politiques peut obtenir un aperçu immédiat des mises à jour des politiques via des tableaux de bord en temps réel. Cette approche automatisée leur permet de concentrer leur temps sur des activités à valeur ajoutée pour améliorer et protéger davantage l’entreprise, plutôt que de passer du temps sur l’administration à relancer les e-mails et les actions en retard.
3. Attestations en ligne
Une partie majeure du rôle de votre gestionnaire de politiques implique probablement de relancer le personnel concerné pour les attestations afin de fournir la preuve que les employés ont lu et accepté les politiques pertinentes. Les outils de gestion des politiques en ligne facilitent cela. Une fois qu’une politique termine le flux de travail d’approbation en ligne et est publiée, la politique devient active sur le système, et des flux de travail peuvent être configurés pour envoyer automatiquement des e-mails au personnel concerné afin qu’ils puissent lire et accepter la politique en ligne. S’ils ne le font pas avant la date limite requise, le système enverra automatiquement des rappels par e-mail. La direction peut facilement avoir une visibilité sur le nombre d’employés qui ont lu et attesté la politique et qui ils sont. Cette preuve peut être utilisée dans les tribunaux du travail où le personnel est en violation d’une politique particulière.
Porter la gestion des politiques à un autre niveau
Les politiques sont créées pour une raison. De nombreuses politiques sont élaborées autour des exigences de conformité et des obligations légales ; d’autres sont créées pour atténuer les risques, mettre en œuvre des processus spécifiques ou inculquer les valeurs de l’entreprise. Certaines sont même créées pour aider une entreprise à atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, disposer d’une solution de gestion des politiques intégrée ou pouvant s’intégrer à votre solution GRC devient de plus en plus populaire. La combinaison de tous les avantages d’une solution dédiée de gestion documentaire avec un outil GRC permet de tout centraliser et d’établir une cartographie complexe pour comprendre les liens entre chaque fonction. Ainsi, lorsqu’un risque devient critique ou qu’une nouvelle réglementation entre en vigueur, les politiques peuvent être créées ou modifiées pour répondre aux nouvelles exigences.
Les dirigeants d’entreprise peuvent décloisonner les opérations en reliant les données de gestion des politiques aux registres des risques, aux référentiels d’obligations de conformité, aux portails de gestion des incidents et aux plans stratégiques pour garantir que les politiques sont toujours à jour avec les dernières lois et directives.
Un outil de gestion des politiques dédié et bien développé ou une solution de gestion des politiques GRC intégrée permet d’effectuer et de communiquer clairement les modifications des politiques. Les rapports et tableaux de bord en temps réel vous permettent de rester organisé lors de la préparation d’un audit, minimisant ainsi le risque de non-conformité.
La solution de gestion des politiques de Riskonnect permet aux organisations d’accéder à des modèles de création de politiques et d’établir une bibliothèque de politiques en ligne capturant les informations clés concernant le propriétaire de la politique, la date d’expiration, l’étape d’approbation et le numéro de version. Elle permet aux entreprises d’automatiser l’ensemble du cycle de vie de la gestion des politiques, y compris la création, le contrôle des versions, l’approbation, la publication et l’attestation, créant ainsi un registre complet pour les audits et les tribunaux des prud’hommes. La solution fait partie de notre plateforme GRC plus large, permettant aux organisations de lier la gestion des politiques à la gestion des risques, à la conformité et à la planification stratégique pour faire évoluer leurs processus actuels.
Notre équipe serait ravie d’en apprendre davantage sur vos défis en matière de gestion des politiques et vos priorités GRC plus larges, et d’explorer comment la technologie peut vous aider à réussir. Si vous recherchez un outil complet pour gérer vos politiques dans le cadre plus large de la gestion des risques et de la conformité, contactez notre équipe dès aujourd’hui et planifiez une démonstration ou découvrez-en plus sur la gestion des politiques sur notre site web.
