La gestion des risques d’entreprise a pour objectif principal de garantir que les organisations respectent les obligations légales et réglementaires nécessaires à la conduite des affaires. Les entreprises exerçant leurs activités dans l’UE doivent aligner leurs processus sur le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) qui a été déployé pour remplacer l’ancienne Directive sur la protection des données de 1995.

Nous sommes là pour vous aider avec un guide rapide pour garantir que votre programme de gestion des risques est conforme au RGPD.

Qu’est-ce que le RGPD ?
Le Règlement Général sur la Protection des Données est la norme européenne de protection des données. Le RGPD est l’aboutissement de quatre années de travail visant à moderniser les lois obsolètes sur la sécurité des données pour le XXIe siècle. Le RGPD stipule que l’« objectif du RGPD est de protéger tous les citoyens de l’UE contre les atteintes à la vie privée et les violations de données dans un monde de plus en plus axé sur les données, très différent de l’époque où la directive de 1995 a été établie. » La quantité de données collectées a considérablement augmenté au cours des vingt dernières années et un changement était nécessaire pour répondre aux besoins actuels en matière de réglementation sur la protection des données.

Le RGPD accorde aux individus ou « personnes concernées » des nouveaux droits significatifs sur la façon dont leurs données personnelles sont collectées et utilisées par les entreprises. Les gestionnaires de risques doivent être conscients que si l’entreprise collecte des données dans l’UE de quelque manière que ce soit, elle doit se conformer aux nouvelles normes de sécurité. Cela inclut les entreprises américaines qui collectent des données personnelles auprès des consommateurs, et la collecte de données ne nécessite pas de transaction financière pour que la réglementation s’applique. Dans un monde de mondialisation économique, le RGPD aura un impact sur les entreprises du monde entier, de la Chine à l’Australie. Les professionnels du risque à l’échelle mondiale devront s’assurer que des contrôles internes sont en place pour se conformer au RGPD pour tous les processus impliquant la collecte de données.

Pourquoi le RGPD est-il important ?
Le respect des exigences légales et réglementaires est crucial pour toute entreprise afin de réduire le risque d’actions défavorables de la part des entités gouvernementales (par exemple, amendes, sanctions, etc.). Comme indiqué ci-dessus, toute entreprise dans l’UE ou faisant des affaires au sein de l’UE doit se conformer au RGPD. Dans l’économie mondialisée d’aujourd’hui, cette réglementation européenne est pertinente pour un grand nombre d’entreprises qui doivent s’assurer que leurs processus de protection des données sont alignés sur les exigences

Le RGPD est entré en vigueur en mai 2018 et établit des lignes directrices clés pour les entreprises traitant les données personnelles des citoyens de l’UE.

Quelques domaines clés de conformité incluent :

  • L’obligation d’obtenir le consentement parental avant de traiter les données personnelles des mineurs (moins de seize ans).
  • La nomination obligatoire d’un Délégué à la Protection des Données (DPD) pour les entreprises et les autorités publiques effectuant certaines activités de traitement.
  • Un délai de 72 heures pour les responsables du traitement des données pour signaler les violations de données aux autorités compétentes.

Les entreprises faisant des affaires dans l’UE doivent être conscientes de l’impact réglementaire du RGPD sur leurs processus de confidentialité des données. Les processus de protection des données doivent être audités pour s’assurer qu’ils sont à jour avec toutes les exigences du RGPD pour ses 27 États membres, plus le Royaume-Uni qui a adopté sa propre version connue sous le nom de UK GDPR. Les professionnels de la gestion des risques doivent être conscients de l’impact de cette réglementation sur la poursuite des objectifs commerciaux.

Les responsables du traitement, qui déterminent la finalité et la manière dont les données personnelles sont traitées, ont des exigences spécifiques à respecter pour éviter de lourdes pénalités de non-conformité. Ces pénalités sont évaluées selon des critères spécifiques utilisés pour déterminer le montant final de la sanction, tels que la nature de l’infraction, la coopération et le type de données. Les pénalités sont divisées en niveau inférieur et supérieur, les amendes peuvent aller de 2 à 4 % du chiffre d’affaires mondial de l’année précédente ou jusqu’à 20 millions d’euros, selon le montant le plus élevé. Ces pénalités représentent non seulement un risque important pour les entreprises mais peuvent avoir un impact négatif grave sur les organisations si elles sont prises à la légère.

Une autre exigence du RGPD qui impacte significativement le programme de gestion des risques d’une entreprise est le délai de 72 heures pour signaler les violations de données par le responsable du traitement. Si une violation de données se produit par des entités externes, une entreprise dispose d’une très petite fenêtre pour mettre en œuvre un plan de communication de crise pour faire face à l’impact réputationnel d’une violation de données. Les professionnels de la gestion des risques doivent s’assurer que des stratégies de communication efficaces et transparentes sont prêtes en cas de violation de données, qui deviennent plus fréquentes chaque jour. Ces questions vont au-delà du simple problème de conformité informatique du RGPD et touchent l’ensemble de l’organisation, exigeant l’attention des praticiens de la gestion des risques d’entreprise.

Étapes de gestion des risques pour se préparer au RGPD

  1. Connaître les règles
    Commencez par lire le Guide de poche du RGPD de l’UE, qui condense les 261 pages de jargon juridique en un guide facile à comprendre qui vous aidera à vous mettre sur la bonne voie de la conformité. Ce guide peut être un véritable sauveur pour couvrir toutes les bases de la conformité en peu de temps.
  1. Analyser votre environnement interne
    Effectuez des recherches et documentez les résultats en évaluant les processus internes liés à la protection des données. Toutes les données doivent être minutieusement auditées pour éviter les lacunes dans la couverture de la conformité qui peuvent entraîner des opportunités manquées de protéger les données des consommateurs. À mesure que les processus commerciaux évoluent, les environnements de données internes doivent être analysés régulièrement pour assurer une conformité constante. Les lourdes pénalités devraient être une bonne motivation pour mettre à jour la tolérance au risque de la direction en matière de sécurité des données.
  1. Identifier les données réglementées
    Les données collectées doivent être auditées pour identifier les domaines où les processus internes nécessitent des révisions ou des créations. Les données sans conformité requise peuvent utiliser les processus existants car le risque de pénalité n’existe pas. Cependant, les données qui doivent suivre les réglementations devront être mises de côté pour une évaluation plus approfondie.
  1. Évaluer et prioriser les données et processus critiques
    Les données critiques hébergées nécessaires au fonctionnement de l’entreprise doivent être évaluées en premier. Une évaluation des risques de toutes les données privées doit être effectuée, en examinant les politiques et procédures pour assurer la conformité aux exigences du RGPD. Les ressources de données critiques doivent être prioritaires, puis les sauvegardes et autres référentiels de données peuvent être traités ultérieurement. Les mesures de sécurité devront être mises à jour pour tous les processus de données critiques ; cela aboutira à un environnement de gestion des risques informatiques plus robuste au sein de l’organisation.
  1. Surveiller la performance de la protection des données
    Les mesures de sécurité des données mises à jour pour se conformer au RGPD doivent être surveillées de manière continue. Cette pratique est cruciale pour s’assurer qu’il y a peu ou pas d’exposition aux risques de conformité qui pourraient entraîner de lourdes pénalités financières. Un avantage supplémentaire de la surveillance continue de la performance de la protection des données est une assurance accrue des risques à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation. Les consommateurs sont plus disposés à faire des affaires avec une entreprise qui s’efforce de garantir que les droits des données des clients sont protégés pendant le cours des affaires.

Conclusion
Les professionnels de la gestion des risques doivent établir des processus clairs pour protéger les données des consommateurs. Quelle que soit l’organisation, la direction voudra s’assurer que les données des consommateurs sont protégées conformément au RGPD pour éviter les lourdes pénalités de non-conformité. Ce n’est pas une tâche qui concerne simplement l’informatique, les impacts négatifs de la non-conformité sont beaucoup plus étendus, affectant chaque niveau de l’organisation. Cependant, avec les étapes décrites ci-dessus, toute entreprise peut s’assurer de n’avoir aucun souci en matière de protection des données.