Pendant la période des fêtes, nous constatons que de nombreux responsables de la conformité subissent une pression accrue alors qu’ils s’efforcent de garantir que les employés respectent les directives en matière de cadeaux et d’hospitalité d’entreprise. Le non-respect de ces politiques pourrait non seulement entraîner des violations des codes de conduite et des valeurs de l’entreprise, mais également aboutir à des poursuites pour corruption si la situation n’est pas gérée correctement.
Mais comment les responsables de la conformité peuvent-ils s’assurer efficacement que les cadeaux, expériences et divertissements reçus ou offerts par les employés sont conformes aux protocoles, obtenir les approbations nécessaires et conserver un registre complet à des fins d’audit ?
Traditionnellement, les organisations commencent par utiliser des tableurs pour enregistrer ce type d’activité et toutes les approbations requises sont effectuées de manière ponctuelle par e-mail. Bien que cela puisse être efficace dans les petites organisations, lorsque vous passez à des organisations de plus grande envergure avec des centaines, voire des milliers d’employés ayant différentes lignes hiérarchiques et chaînes d’approbation et des directives basées sur les rôles et les emplacements, l’activité devient trop complexe pour des processus manuels.
Heureusement pour les responsables de la conformité, des outils GRC sont disponibles pour automatiser et standardiser ce processus, facilitant la vie des employés et des équipes de conformité qui surveillent leur comportement. Dans cet article, nous examinons les différentes capacités technologiques GRC disponibles pour simplifier et automatiser le processus de déclaration, et nous explorons les avantages de la mise en œuvre d’un outil logiciel conforme aux meilleures pratiques pour gérer ce processus.
Voyons comment ces outils aident les responsables de la conformité à réduire la complexité des déclarations de cadeaux et d’hospitalité.
Réception de cadeaux des fournisseurs
Tout d’abord, ces outils facilitent l’enregistrement de tout cadeau ou événement d’hospitalité pour les employés. Le personnel remplit simplement un formulaire en ligne pour déclarer l’avantage reçu. Les formulaires comportent des champs standard pour saisir tous les détails pertinents, notamment quel fournisseur a envoyé le cadeau, sa valeur, quand il a été reçu et par qui. De nombreux systèmes permettent même de télécharger des photos et des URL associées. Choisissez une solution qui vous permet de personnaliser facilement le formulaire pour ajouter ou renommer des champs en fonction des besoins spécifiques de votre organisation. Assurez-vous que ces mises à jour peuvent être effectuées par vos équipes plutôt que de nécessiter des frais de services professionnels coûteux.
Une fois qu’un cadeau ou un événement d’hospitalité est enregistré dans le système et officiellement déclaré par le bénéficiaire, c’est là que l’automatisation entre en jeu et que la magie opère. Tout d’abord, les équipes de conformité peuvent fixer une limite de cadeau pour chaque employé, qui peut varier selon leur pays, leur lieu de travail, leur département ou leur niveau de poste. La définition de ces règles permet aux équipes de conformité d’utiliser la surveillance automatisée des contrôles pour signaler les problèmes. Si un employé enregistre un article qui dépasse sa limite, il en sera informé et une notification d’approbation sera automatiquement envoyée à son supérieur hiérarchique qui pourra confirmer si l’employé peut accepter ou refuser le cadeau. Une fois que le supérieur hiérarchique approuve ou refuse le cadeau, l’employé recevra une notification pour savoir comment agir. Vous pouvez également définir des règles concernant le nombre de cadeaux et fixer des seuils pour chaque fournisseur. Ces règles aident les employés à opérer dans les limites souhaitées et tout problème potentiel est rapidement détecté. Des règles peuvent également être définies pour signaler les activités suspectes au niveau d’un département ou d’un site afin d’identifier les problèmes potentiels, permettant aux zones de l’entreprise qui pourraient être sensibles à la corruption de recevoir une formation supplémentaire.
Au fur et à mesure que les employés commencent à utiliser le système et à enregistrer leur activité, les équipes de conformité peuvent mieux comprendre les types de cadeaux et d’hospitalité proposés et détecter toute violation potentielle de la politique de l’entreprise. L’un des grands avantages de l’utilisation d’outils GRC spécialisés pour déclarer la réception de cadeaux d’entreprise et d’hospitalité réside dans les tableaux de bord et les rapports en temps réel. D’un simple clic, les dirigeants peuvent consulter les tableaux de bord et analyser en détail les différents sites, départements et individus qui enfreignent les politiques. Ils peuvent définir et modifier les seuils lors de la révision des politiques. Ils peuvent suivre les approbations en retard et comprendre l’exposition de l’organisation aux risques de corruption. Ces rapports instantanés font gagner un temps considérable aux équipes de conformité pour l’exécution des rapports et l’analyse des chiffres, leur donnant plus de temps pour analyser les données et apporter les améliorations nécessaires au processus pour réduire la corruption au sein de l’organisation grâce à la formation et aux mises à jour des politiques.
Offrir des cadeaux aux fournisseurs
En plus du personnel externe recevant des cadeaux des fournisseurs, la solution peut également fonctionner de la même manière pour tous les cadeaux ou l’hospitalité d’entreprise offerts à vos propres clients. Les cadeaux peuvent jouer un rôle important dans le développement des relations clients, mais dans les secteurs hautement concurrentiels qui se disputent de gros contrats, la corruption peut être généralisée. Cela fait souvent la une des journaux, en particulier lorsqu’il s’agit d’argent des contribuables concernant de gros contrats pour les gouvernements, les écoles et les organisations de santé qui aboutissent chez des fournisseurs étroitement liés aux connaissances des fonctionnaires sélectionnant les vendeurs.
L’utilisation de tableurs manuels pour enregistrer les cadeaux offerts aux fournisseurs peut causer des problèmes. L’obtention d’une approbation pour envoyer des cadeaux peut être un processus lent, il peut être difficile de définir des seuils pour comprendre si la valeur des cadeaux offerts viole les directives de l’entreprise, et l’établissement de rapports peut prendre beaucoup de temps.
L’utilisation d’un logiciel GRC pour automatiser l’offre de cadeaux d’entreprise et d’hospitalité présente de nombreux avantages. Tout d’abord, le personnel peut enregistrer tous les cadeaux qu’il prévoit d’envoyer à l’aide d’un formulaire en ligne, avec des champs prédéfinis pour garantir que la conformité capture les informations pertinentes de manière standardisée. Les flux de travail automatiques permettent au personnel d’obtenir l’approbation pour l’envoi d’un cadeau en fonction de sa valeur. Les cadeaux de faible valeur peuvent être approuvés automatiquement, et les articles de plus grande valeur peuvent être envoyés à la partie prenante concernée pour approbation en fonction de la valeur. Les notifications et alertes automatisées maintiennent le processus d’approbation en mouvement pour garantir des décisions d’approbation ou de refus automatisées en quelques secondes.
Les solutions GRC peuvent généralement être liées à vos données employés dans vos systèmes RH via des intégrations API pour garantir que tout le personnel peut accéder à la solution et que les lignes hiérarchiques sont à jour. Les managers peuvent facilement consulter les tableaux de bord pour voir quels cadeaux leur équipe envoie et à quelle fréquence, et visualiser les cadeaux en attente d’approbation. Les responsables de la conformité peuvent facilement générer des rapports pour comprendre quand une activité suspecte a lieu et définir des règles concernant les directives de l’entreprise en matière de cadeaux pour s’assurer que le personnel agit de manière éthique. La solution fournit une piste d’audit complète pour les régulateurs sur ce qui a été offert et quand, permettant aux organisations de prouver qu’elles agissent de manière éthique et avec intégrité.
Quelles fonctionnalités dois-je rechercher lors du choix d’une solution GRC pour gérer les cadeaux et l’hospitalité ?
Recherchez une solution SaaS disponible dans le cloud pour vous assurer d’avoir toujours la dernière version de l’outil et de pouvoir accéder à toutes les nouvelles fonctionnalités et améliorations proposées par l’éditeur de logiciels.
Recherchez des solutions personnalisables qui vous permettent de modifier vous-même les formulaires, les conventions de nommage, les champs, les rapports, les tableaux de bord et les flux de travail sans frais de services professionnels coûteux ni codage.
Recherchez des solutions qui offrent des intégrations API avec d’autres systèmes et données. Cela vous permettra d’importer des informations d’autres sources, notamment les détails des employés des systèmes RH et les détails des fournisseurs des programmes de gestion des risques fournisseurs. Cela garantira que le système utilise les données les plus à jour, fournissant une source unique de vérité.
Recherchez des systèmes qui fournissent des tableaux de bord et des rapports prêts à l’emploi conformes aux meilleures pratiques, qui peuvent être explorés en détail et facilement personnalisés pour répondre aux exigences spécifiques de reporting de votre organisation.
Recherchez des solutions intuitives et faciles à utiliser avec authentification unique pour garantir que les utilisateurs nécessitent une formation minimale et n’ont pas encore un autre mot de passe à mémoriser.
Recherchez des avis indépendants avec des notes élevées en matière de support client et de facilité de mise en œuvre, pour garantir une transition en douceur vers le système.
Recherchez des solutions qui offrent des portails en ligne et des applications mobiles permettant au personnel d’enregistrer l’envoi et la réception de cadeaux à tout moment et en tout lieu.
Lorsque le nombre d’employés se compte par centaines ou milliers, le suivi des dons et réceptions de cadeaux devient beaucoup trop complexe pour des processus manuels et des tableurs. L’utilisation d’une solution logicielle GRC automatisée pour gérer les cadeaux et l’hospitalité rend vos processus d’approbation cohérents, efficaces et conformes. Les analyses de données au sein de l’outil aident les équipes de conformité à mettre en œuvre des règles selon les juridictions et les lois mondiales pour assurer la conformité. La nature inclusive d’une solution logicielle en ligne favorise la responsabilisation des employés et sensibilise aux politiques de l’entreprise et aux directives du code de conduite, améliorant ainsi la conformité globale. Enfin, la piste d’audit intégrée et les fonctionnalités de reporting font gagner un temps précieux aux équipes de conformité, leur permettant de concentrer leur attention sur l’amélioration de la conformité plutôt que sur les tâches administratives de reporting.
La bonne solution de gestion des cadeaux et de l’hospitalité aidera votre organisation à atténuer les risques de mauvaise conduite et à favoriser une culture de comportement conforme. Assurez-vous que le seul mal de tête de votre responsable de la conformité pendant la période des fêtes provienne de la fête de Noël. Demandez une démonstration de la solution de conformité Riskonnect dès aujourd’hui.
