Le processus complexe permettant à une organisation de fonctionner de manière juridiquement saine et éthique tout en atteignant ses objectifs commerciaux est soumis à de fortes pressions et parsemé d’obstacles. Du suivi de l’environnement réglementaire dynamique à la gestion de multiples parties prenantes, en passant par la menace de sanctions financières et d’atteinte à la réputation, les responsables de la conformité portent un lourd fardeau qui ne doit pas être négligé.

Célébrer l’innovation avec des fonctionnalités technologiques essentielles

Chaque année, les professionnels de la conformité reçoivent la reconnaissance qu’ils méritent lors de la Journée nationale des responsables de la conformité. Pour reconnaître leur rôle et leur travail acharné, nous souhaitons partager les détails de 10 fonctionnalités technologiques astucieuses que chaque responsable de la conformité devrait utiliser.

À mesure que les départements de conformité évoluent et se développent, les capacités technologiques qui soutiennent les professionnels de la conformité dans leur quotidien évoluent également. Que vous ayez une solution GRC intégrée en place ou que vous utilisiez encore des processus manuels comme des tableurs et des e-mails pour gérer la conformité, il y a toujours de nouvelles fonctionnalités disponibles pour faciliter un peu la vie des professionnels de la conformité. Découvrez les dernières capacités technologiques disponibles lorsque vous adoptez une solution GRC intégrée pour gérer la conformité et voyez lesquelles pourraient bénéficier à votre organisation.

Bibliothèque numérique des obligations

La première étape sur la voie de la conformité consiste à connaître les règles et réglementations à suivre. En rassemblant ces informations, les responsables de la conformité peuvent planifier et exécuter leur stratégie proactive pour y adhérer. Mais avec le nombre considérable de réglementations et de politiques auxquelles de nombreuses entreprises doivent se conformer, l’époque où la gestion de ce processus à l’aide de tableurs était suffisante est révolue.

Les équipes de conformité efficaces utilisent les derniers outils logiciels GRC pour héberger leurs vastes bibliothèques d’obligations. Le logiciel GRC intègre une bibliothèque complète d’obligations dans la fonction opérationnelle principale d’une entreprise, permettant aux employés de comprendre comment opérer pour rester conformes. Ces bibliothèques d’obligations spécialement conçues permettent aux organisations de capturer des données détaillées sur chacune de leurs obligations, y compris des informations sur les exigences, les définitions, les exceptions et l’applicabilité des réglementations.

L’avantage stratégique d’une bibliothèque d’obligations numérique

Ce registre numérique des exigences réglementaires et législatives permet aux responsables de la conformité d’effectuer rapidement une série de tâches essentielles, notamment traiter les zones de non-conformité, prioriser les tâches en tenant compte du risque de non-conformité, attribuer la responsabilité et la propriété, suivre les progrès et analyser les résultats. En liant la bibliothèque d’obligations aux flux de travail, cette fonctionnalité permet également aux responsables de la conformité de gérer l’impact si une règle ou une réglementation change en signalant les échecs de conformité et l’exposition potentielle.

De plus, des tableaux de bord intuitifs leur permettent d’identifier et de comprendre rapidement et de manière rentable leurs obligations en matière de conformité réglementaire, qui peuvent être catégorisées en modules distincts pour faciliter l’accès, comme la lutte contre le blanchiment d’argent, la cybersécurité et le RGPD.

Veille réglementaire et flux de travail de gestion des changements

La conformité réglementaire est un processus dynamique dans un contexte de cadres, de directives et de meilleures pratiques en constante évolution. À moins d’avoir une boule de cristal, les responsables de la conformité ne peuvent pas prédire ce qui les attend d’un point de vue réglementaire. Pour négocier ce paysage imprévisible avec succès, ils doivent insuffler résilience et agilité en déployant des pratiques proactives de gestion du changement réglementaire qui intègrent la veille réglementaire.

La veille réglementaire assistée par logiciel permet aux entreprises de lier leur outil GRC à leur fournisseur de contenu réglementaire préféré et de recevoir des notifications des changements à venir qui s’intègrent directement dans leur processus de conformité. Chaque exigence de conformité est mappée aux processus métier associés. Par conséquent, lorsqu’une notification de changement à venir est reçue, les parties prenantes peuvent facilement assimiler les modifications des règles ou les nouveaux ajouts, déterminer leur impact sur les obligations existantes de l’organisation, mettre à jour les contrôles, politiques et procédures nécessaires, et s’assurer que les changements sont socialisés et mis en œuvre.

Les flux de travail automatiques instaurent un processus de changement étape par étape, enregistrant automatiquement l’achèvement de chaque phase de la mise en œuvre d’un changement, compilant une piste d’audit complète pour les régulateurs. Des notifications automatiques alertent les parties prenantes des échéances manquées et des changements à venir, garantissant que l’entreprise est toujours à jour avec les exigences réglementaires.

L’utilisation d’une solution de gestion du changement réglementaire avec veille réglementaire permet à une entreprise d’identifier et d’évaluer automatiquement les changements avant d’en informer les parties prenantes, fournissant la prévoyance nécessaire pour respecter systématiquement les obligations réglementaires.

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Outils de gestion automatisée des politiques

Les politiques fournissent les fondements du fonctionnement d’une entreprise. Sans un ensemble complet de politiques, les entreprises s’exposent à un monde d’ambiguïté et de coûts imprévus, voire d’amendes et de pénalités. Les grandes entreprises ont des milliers de politiques et de procédures opérationnelles couvrant les fonctions clés comme les RH, l’IT, les ventes et les opérations qui sont souvent applicables à l’échelle de l’entreprise. Pour assurer une création, une approbation, une diffusion et des attestations efficaces des politiques, les entreprises se tournent vers des outils centralisés de gestion des politiques pour automatiser le processus.

Le logiciel de gestion des politiques peut être utilisé pour maintenir la gestion du cycle de vie des politiques à travers le développement, la maintenance, la communication et l’attestation. Les politiques sont créées dans un format cohérent utilisant des modèles prédéfinis. Lors de leur saisie dans le système, le propriétaire de la politique remplira les champs clés concernant à qui s’applique la politique, qui en est le propriétaire, qui doit la signer et quand elle doit être révisée, créant ainsi un inventaire clair des politiques.

Une fois qu’une politique est créée, elle peut être poussée à travers un flux d’approbation pour obtenir la signature, et lorsque la politique est active, vous pouvez obtenir des attestations du personnel concerné qui doit accepter la politique. Ce processus automatisé fournit une piste d’audit robuste et une capacité de gestion de contenu pour garantir que les politiques sont à jour et communiquées. Les responsables de la conformité peuvent facilement évaluer la gestion des politiques en cours, identifier les domaines nécessitant une amélioration et mettre en œuvre rapidement des changements utiles.

Flux de travail automatisés pour gérer les exigences de conformité

Les procédures opérationnelles instaurent les politiques et processus nécessaires pour qu’une organisation accomplisse ses tâches conformément aux exigences réglementaires et aux normes clés, telles que SOX, RGPD, ISO et PCI DSS. Le non-respect de ces normes expose les organisations à une série de conséquences préjudiciables : amendes, atteinte à la réputation, perte de personnel, temps d’arrêt et productivité réduite.

Le logiciel GRC soutient les responsables de la conformité en fournissant des processus structurés qui créent des normes opérationnelles pour le personnel qui répondent aux exigences de chaque réglementation. Le logiciel facilite des flux de travail dédiés avec des processus étape par étape qui s’alignent sur les exigences de chaque réglementation et norme applicable.

Assurance de la conformité : exploiter les systèmes centralisés pour une gestion proactive et une visibilité

Ces capacités préconfigurées et ces processus structurés permettent au personnel de rester au fait des exigences de conformité car le système signale les échéances manquées, les dates d’échéance et les tâches non exécutées aux parties prenantes concernées. Les gestionnaires auront également une visibilité sur les risques de non-conformité, leur permettant de traiter les problèmes en cours. Cela garantit que dans les rares occasions où un problème survient, une organisation peut prouver qu’elle a fait tout son possible pour rester conforme et identifier clairement où les problèmes se produisent. Cela permet aux entreprises de démontrer facilement leur conformité aux auditeurs et aux régulateurs en utilisant les tableaux de bord et rapports en temps réel dans l’outil.

Outils spécialisés pour gérer les audits et les inspections

Les audits et les inspections sont un moyen vital de fournir l’assurance à l’entreprise que les directives sont suivies et que les opérations sont sur la bonne voie. Il incombe au responsable de la conformité de fournir les preuves nécessaires que les normes sont suffisamment élevées pour réussir les audits et les inspections en s’assurant que toutes les conclusions sont enregistrées et suivies, une exigence qui est souvent entravée par des processus manuels lourds tels que les tableurs et les e-mails.

L’utilisation d’une solution logicielle GRC pour automatiser le processus d’audit et d’inspection ajoute de la structure et garantit que les échecs et les actions de précaution sont traités en temps opportun. Le logiciel permet aux organisations d’établir un registre d’audit central qui enrichit l’exactitude et l’accessibilité des données.

Améliorer les capacités de conformité avec des systèmes d’audit centralisés

L’utilisation d’une solution dédiée favorise la responsabilité individuelle pour les exigences d’audit et assure la propriété de toutes les actions correctives requises. Toutes les conclusions d’audit sont capturées de manière centralisée, permettant aux entreprises de comprendre facilement les problèmes inhérents pour garantir que les audits futurs se déroulent sans accroc. De nombreux systèmes d’audit vous permettent de lier les conclusions d’audit à la gestion des risques, ce qui signifie que l’audit peut être lié à tous les risques connexes, et les recommandations peuvent être liées et synchronisées avec les actions de traitement des risques.

L’utilisation d’un système centralisé facilite la configuration et la réplication des audits et inspections récurrents et l’exécution de rapports holistiques pour voir comment l’entreprise performe.

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Gouvernance automatisée et attestations en ligne

La gouvernance d’entreprise établit les procédures internes, les règles et les contrôles qu’une organisation met en œuvre pour se gouverner, prendre des décisions éclairées, se conformer à la loi, fonctionner conformément à ses valeurs déclarées et répondre aux besoins des parties prenantes externes. Des programmes de gouvernance inefficaces privent une organisation de cette structure vitale au milieu de disciplines déconnectées, d’outils isolés et de données cloisonnées.

Les fondements d’une bonne gouvernance

Les organisations matures utilisent des solutions logicielles GRC pour améliorer la gouvernance. De nombreuses solutions sont livrées avec des flux de travail de meilleures pratiques pour garantir qu’une entreprise fonctionne conformément aux exigences obligatoires comme le RGPD, les normes ISO, SOX et autres exigences financières. En utilisant ces processus structurés facilités par l’outil, les organisations peuvent facilement rester conformes à une multitude de réglementations et fournir des preuves aux auditeurs et aux régulateurs.

L’information et une direction claire sont l’épine dorsale d’une bonne gouvernance. Des procédures opérationnelles structurées et des données de haute qualité sont essentielles pour assurer une bonne gouvernance. Le logiciel permet à une entreprise d’ajouter de la structure à tout processus en fournissant des modèles pour s’assurer qu’aucun champ n’est manqué, et des menus déroulants pour assurer un formatage cohérent des données. Les flux de travail étape par étape garantissent qu’aucune étape n’est manquée dans un processus, et toutes les signatures et approbations sont obtenues dans la solution. Tout est horodaté, fournissant une piste d’audit complète pour les régulateurs.

Une approche synergique des stratégies de gouvernance et de conformité

Une solution logicielle qui recueille et analyse les données qui alimentent un cadre de gouvernance robuste crée une source unique de vérité pour les responsables de la conformité qui produit des informations exploitables sous forme de tableaux de bord, de pistes d’audit et de rapports.

Cette approche unifiée permet aux entreprises d’aligner leur cadre de gouvernance sur la stratégie globale de l’entreprise, pour s’assurer que toutes les équipes travaillent vers les mêmes objectifs et les avantages sont convaincants : améliore les relations entre la direction, le conseil d’administration, les actionnaires et les autres parties prenantes ; fournit la structure à travers laquelle les objectifs de l’entreprise sont fixés ; et détermine les moyens d’atteindre ces objectifs et de surveiller la performance.

Flux de travail et alertes automatisés

L’utilisation de l’automatisation des flux de travail pour remplacer les processus manuels fait en sorte que le flux des tâches, des documents et des informations à travers les activités liées au travail s’effectue conformément aux règles commerciales définies. En automatisant la gestion des activités nécessaires à l’accomplissement d’une tâche, les processus GRC sont optimisés en attribuant des tâches, en surveillant les questionnaires et les enquêtes d’évaluation, en envoyant des demandes et des suivis, et en suivant les progrès par rapport aux objectifs, le tout en quelques clics simples.

Les flux de travail automatisés sont généralement utilisés par les responsables de la conformité pour mettre en œuvre des processus structurés de signature et d’approbation, mettre en œuvre des actions correctives, gérer les changements réglementaires, surveiller les cadeaux et invitations, et pour enregistrer et résoudre les incidents. Par exemple, des contrôles internes peuvent être définis avec des flux de travail et des alertes automatisés pour notifier les parties prenantes sur des éléments comme les échéances manquées, les anomalies dans les données et les dépassements de budget, permettant une action et une intervention rapides.

Tableaux de bord et rapports en temps réel

Il est temps pour les responsables de la conformité d’abandonner les tableurs, les e-mails et les documents et dossiers partagés et d’embrasser l’innovation. Le logiciel GRC offre des tableaux de bord intégrés regorgeant de fonctionnalités intuitives permettant aux responsables de la conformité de comprendre facilement leurs obligations actuelles et leur statut de conformité. Ils peuvent approfondir les domaines de non-conformité, les échéances manquées et les actions en retard pour initier rapidement des actions correctives. Cette vue unique sous-tend une approche holistique de la GRC qui peut croître et évoluer avec une organisation et engager les parties prenantes.

La capacité du logiciel à simplifier le processus de surveillance et d’examen de la conformité garantit que l’information est gérée et rapportée de manière centralisée, avec des tableaux de bord conçus pour mettre en évidence les domaines d’intérêt de la direction. La fonctionnalité de reporting automatisé peut être utilisée pour rationaliser les exigences de reporting interne depuis le niveau supérieur, éliminant les tâches administratives laborieuses.

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Gestion des incidents selon les meilleures pratiques

Toutes les organisations sont exposées à des incidents potentiels de différents degrés de gravité, des incidents majeurs tels que les cyberattaques et les temps d’arrêt système aux incidents mineurs tels que les glissades et les chutes.

Les processus de gestion des incidents réactifs et manuels conduisent à ce que les quasi-accidents et les incidents apparemment mineurs passent entre les mailles du filet, engendrant une vision limitée de la performance en matière de sécurité et des risques sur le lieu de travail. Cependant, s’ils sont signalés et gérés efficacement, ces événements potentiellement dommageables présentent des opportunités de construire les fondements de la prévention. Cela a conduit les organisations à rechercher des outils de gestion des incidents selon les meilleures pratiques pour rationaliser le processus et tirer le meilleur parti de leurs données d’incidents.

Rationalisation de la gestion des incidents avec le logiciel GRC

Le logiciel GRC intègre les quatre éléments fondamentaux d’une gestion des incidents efficace dans une organisation : identification, réponse, remédiation et analyse. Cette structure permet aux employés de tous niveaux d’enregistrer les incidents de manière cohérente et de télécharger des images et des preuves à l’appui. La plupart des solutions offrent des rapports de quasi-accidents permettant aux équipes d’apprendre de leurs erreurs et d’éviter qu’elles ne se reproduisent.

Pour les incidents qui se produisent, une solution de meilleures pratiques permettra aux équipes de mener des enquêtes en utilisant l’analyse des causes profondes et de gérer les incidents jusqu’à leur résolution. Les cas peuvent être signalés à partir de multiples sources et alignés sur les processus commerciaux, les contrôles, les risques, les politiques et les réglementations pour identifier les événements déclencheurs potentiels et permettre aux entreprises de réduire significativement le nombre d’incidents.

Gestion automatisée des risques

Les évaluations des risques mesurent et priorisent les risques afin que les niveaux de risque soient gérés dans les seuils de tolérance définis et que les organisations soient préparées à y répondre de manière appropriée. Les processus manuels manquent d’agilité pour signaler les risques tôt et les résoudre rapidement.

Cela a conduit les responsables de la conformité et les professionnels du risque à rechercher des outils automatisés pour structurer leur processus de gestion des risques. Les outils GRC offrent des modèles d’évaluation des risques selon les meilleures pratiques qui peuvent être diffusés à l’aide de flux de travail automatisés, engageant l’ensemble de l’entreprise dans le processus de gestion des risques.

Naviguer dans la conformité et le risque en exploitant le logiciel GRC pour l’agilité commerciale

Le registre des risques numérique disponible dans le logiciel GRC permet d’enregistrer et de suivre tous les risques potentiels de manière cohérente et offre la fonctionnalité de définir des KPI et des tolérances aux risques, pour surveiller la probabilité de risque. Les solutions modernes permettent des intégrations API avec d’autres systèmes et sources de données, permettant à une entreprise d’utiliser des données en direct pour détecter les risques potentiels en utilisant la surveillance automatisée des contrôles. Cette fonctionnalité peut détecter des anomalies dans de grands ensembles de données, signaler les échéances ou approbations manquées ou notifier lorsque vous approchez de vos KPI ou tolérances aux risques, donnant aux parties prenantes l’agilité nécessaire pour rectifier rapidement les problèmes.

L’utilisation d’une solution automatisée de gestion des risques permet aux responsables de la conformité de visualiser les données de risque à travers une série de tableaux de bord et de rapports interactifs, leur permettant de comprendre les risques de non-conformité et d’agir immédiatement. Ils peuvent réduire les tâches monotones de reporting et concentrer toute leur attention sur l’amélioration des processus pour réduire davantage les risques et augmenter la conformité, là où ils peuvent apporter une réelle valeur ajoutée à l’organisation.

Faites de la conformité une priorité avec un logiciel GRC

Les responsables de la conformité doivent avoir accès aux dernières solutions technologiques afin de simplifier leur travail et leur permettre d’apporter une réelle valeur ajoutée à leurs organisations. Ces outils GRC spécialisés étendent la portée du responsable de la conformité, ils responsabilisent l’ensemble de l’organisation en matière de conformité et donnent aux responsables la supervision nécessaire pour générer des améliorations et créer des gains d’efficacité.

Les responsables de la conformité doivent disposer d’une plateforme pour effectuer correctement leur travail, et les dirigeants d’entreprise qui le reconnaissent récolteront les bénéfices d’une organisation plus conforme qui évite les amendes et pénalités potentielles. L’adoption d’un logiciel GRC insuffle une nouvelle vie à la fonction de conformité en rationalisant les processus et en fournissant un point de supervision central. Les outils automatisés remplacent les processus manuels et les données cloisonnées par une approche holistique de la conformité que le modeste responsable de la conformité réclame depuis trop longtemps.

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