Parmi les nombreux enseignements tirés de l’année 2020, on peut citer le fait que les organisations qui ne disposent pas de processus reproductibles et durables pour gérer la conformité de l’entreprise risquent fort d’échouer. Pour suivre l’évolution constante des réglementations et des politiques, il faut une solution technologique flexible, évolutive et intégrée. La bonne technologie permet d’accroître l’efficacité, de prouver l’efficience et de rehausser la valeur de la fonction de conformité pour l’organisation.
Voici ce qu’il faut demander lorsque vous évaluez les solutions possibles :
- La technologie est-elle facile à utiliser ? Même le meilleur logiciel est pratiquement inutile s’il est trop difficile à utiliser. Et plus il est facile à utiliser, plus les gens s’engageront – et plus le niveau d’engagement sera élevé.
- Dans quelle mesure la technologie est-elle accessible ? Plus personne ne veut être enchaîné à un bureau.
Le logiciel doit être accessible à tout moment, de n’importe où, à partir de n’importe quel appareil – ordinateur portable, ordinateur de bureau, tablette ou téléphone. - Quel est le degré de sécurité du système ? Assurez-vous que vos données sont protégées par la plus haute sécurité de bout en bout certifiée par un organisme indépendant.
- Où sont stockées les informations relatives à la conformité ? Les solutions basées sur l’informatique en nuage sont généralement considérées comme plus sûres que les systèmes hébergés localement.
Ils offrent également l’avantage d’une mise à niveau automatique avec un minimum de perturbations. - Quelle est la fiabilité du système ? Pour que les utilisateurs soient satisfaits, vous devez disposer d’un système fiable et constant qui vous donnera les réponses dont vous avez besoin sans pratiquement aucun temps d’attente pour les requêtes, les recherches ou les analyses.
- Est-il facile d’apporter des modifications et des mises à jour ? Vous devez être en mesure d’ajouter facilement des champs, de personnaliser la mise en page et de modifier la configuration pour tenir compte des changements de réglementation, des nouvelles exigences ou de l’évolution des priorités, sans l’aide du service informatique ou de votre fournisseur de logiciels.
- Tout ce dont vous avez besoin se trouve-t-il au même endroit ? Vous voulez pouvoir accéder à toute la documentation pertinente, voir le statut actuel et communiquer entre les départements, les domaines fonctionnels et les sites sans jamais quitter la plateforme.
De plus, chaque activité doit être automatiquement enregistrée pour constituer une piste d’audit claire. - Qu’est-ce qui peut être automatisé ? Une solution efficace automatise les flux de travail, les évaluations, les attestations, les alertes et les plans d’action afin que l’équipe chargée de la conformité puisse se concentrer sur les tâches qui requièrent de l’intelligence humaine. Le logiciel peut également intégrer de manière transparente des données en temps réel provenant de sources tierces précieuses à votre propre système de gestion des risques afin d’enrichir votre processus de prise de décision.
- La technologie s’intègre-t-elle à d’autres fonctions ? La valeur de la technologie de conformité monte en flèche lorsqu’elle s’intègre de manière transparente à la gestion des risques par des tiers, à l’audit interne et à d’autres fonctions de gestion des risques pour vous donner une image précise de l’ensemble de vos risques. Grâce à une technologie véritablement intégrée, vous pouvez voir comment un événement à risque se répercute sur l’ensemble de l’organisation et évaluer l’impact cumulatif de la conformité jusqu’aux demandes d’indemnisation et au-delà.
- Pouvez-vous extraire toute l’histoire de vos données ? Recherchez une solution qui fournit des analyses de données, une visualisation et un aperçu de vos risques et tendances en matière de conformité – et qui vous montre l’impact de ces risques sur d’autres risques et sur l’organisation dans son ensemble.
- Des tableaux de bord sont-ils disponibles – et sont-ils personnalisables ? Les tableaux de bord personnalisables permettent à chacun – des membres de l’équipe de conformité à la direction – de prendre le pouls des mesures qui lui importent le plus.
- Avec quelle facilité peut-on créer des rapports ? Il n’y a rien de plus frustrant que de disposer d’excellentes données et de ne pas pouvoir les exploiter facilement.
Les solutions les plus utiles offrent des rapports « pointer-cliquer » pour les soumissions réglementaires requises, une vue d’ensemble pour les cadres et des capacités d’analyse en profondeur pour les tacticiens.
Une technologie de conformité moderne et intégrée ne vous montre pas seulement l’impact de vos risques de conformité, elle vous montre comment les risques de conformité peuvent avoir un impact sur le risque des tiers, le risque de l’entreprise – et même les réclamations. Vous serez enfin en mesure de comprendre toute la portée de la conformité sur l’organisation. Prêt à passer à l’étape suivante ? Commencez à rédiger votre appel d’offres à l’aide de la liste des questions les plus importantes liées à la conformité établie par Riskonnect. Le modèle d’appel d’offres téléchargeable peut être facilement modifié pour répondre à vos besoins.
Pour en savoir plus sur la conformité dans le cadre d’une solution GRC plus large, consultez GRC : The Definitive Guide.
