Cuando Israel sufrió un atentado a principios de octubre, la Universidad de Purdue recurrió a Riskonnect para saber exactamente cuántos Boilermakers se encontraban en la zona, comprobar su seguridad y ofrecerles ayuda para viajar. La Universidad de Purdue tiene uno de los mayores programas de estudios en el extranjero del país. La universidad Big 10 registra cada año unos 10.000 estudiantes y profesores que viajan desde sus campus de Indiana a todos los rincones del planeta. Controlar todas esas idas y venidas no es fácil. La universidad lleva mucho tiempo utilizando SharePoint para controlar el paradero de sus estudiantes en el extranjero y de los profesores que viajan. Los estudiantes enviaban sus planes de viaje e información importante en un formulario en papel que había que transferir manualmente a SharePoint. Los miembros del personal tenían que localizar cualquier información que faltara o estuviera incompleta en el formulario. Se enviaba inmediatamente un correo electrónico con recursos vitales -como dónde acudir si algo iba mal-, a veces con meses de antelación al viaje. Cuando el viaje ya estaba en marcha, muchos de estos correos se habían perdido o borrado, lo que podía dejar a los estudiantes en situaciones de riesgo.

«Teníamos todo tipo de problemas con SharePoint», explica Dann Van Hoosier, director de control de pérdidas y análisis financiero de la oficina de gestión de riesgos de Purdue. «El programa de estudios en el extranjero estaba creciendo tanto que era difícil gestionar el acceso».

Mientras tanto, el equipo de riesgos de Purdue llevaba casi dos décadas utilizando la plataforma ClearSight de Riskonnect, principalmente para tramitar siniestros. Asistir a Konnect, la conferencia de clientes de Riskonnect, y oír hablar de las formas creativas en que otros utilizaban la plataforma hizo pensar al equipo de gestión de riesgos. «Cuando nos enteramos de todos los demás usos, supimos que podíamos hacer más. Y siendo una universidad», añade, «siempre queremos sacar el máximo partido a nuestro dinero». Hace unos 24 meses, el equipo de gestión de riesgos de Purdue se dirigió a Riskonnect con la idea de utilizar el software para hacer un seguimiento de los estudiantes y el personal de la universidad que viajaban al extranjero. El equipo de Riskonnect se puso rápidamente manos a la obra para hacer realidad esa visión.

Idea brillante

El equipo adaptó la aplicación de gestión de incidentes de la plataforma para recopilar información de los viajeros y gestionar la comunicación. El profesorado y el personal introducen los detalles del viaje en la plataforma de viajes de la universidad, que se carga diariamente en Riskonnect. Los estudiantes envían su información -nombre, destino, fechas del viaje, cobertura del seguro, etc.- al portal de entrada. Los campos obligatorios están marcados como tales, y el formulario no puede enviarse hasta que se haya introducido la información. Inmediatamente se genera un correo electrónico automático de confirmación. Unas dos semanas antes de la salida, se envía un segundo correo electrónico automatizado al viajero, con tarjetas de identificación de viaje, guías de campo, recursos del Departamento de Estado, etc. Si el estudiante envía el formulario de viaje cerca del momento de la salida, la confirmación y los recursos se envían juntos. «El sistema es lo suficientemente inteligente como para entender los tiempos», señala Van Hoosier.

La prueba

La automatización implantada con Riskonnect eliminó prácticamente la necesidad de buscar manualmente la información que faltaba de los alumnos. Y una lógica de programación inteligente resolvió el problema de sincronización del correo electrónico de recursos que se perdía o borraba. Pero el sistema se puso a prueba de otra forma el 7 de octubre, cuando Israel sufrió un atentado.

«Pudimos hacer una búsqueda para identificar rápidamente a unas 20 personas que estaban en Israel», dice Van Hoosier. Purdue se puso inmediatamente en contacto con esas personas para averiguar si estaban en peligro, si se encontraban en un lugar seguro o si necesitaban ayuda de su coordinador de viajes para salir de la zona. Afortunadamente, todos estaban a salvo y habían abandonado o estaban en proceso de abandonar la zona.

El sistema también identificó a varios estudiantes y miembros del profesorado que tenían planes inminentes de viajar a Israel. Purdue se puso en contacto con este grupo con la advertencia de viaje del Departamento de Estado y las instrucciones para cancelar los viajes pendientes. Cualquiera que optara por continuar con el plan original debía obtener una aprobación especial, que también se rastrea en Riskonnect. Van Hoosier dice también que el éxito que han tenido utilizando Riskonnect para el seguimiento de los viajeros internacionales ha inspirado un pensamiento más creativo. Purdue utiliza ahora Riskonnect para que estudiantes y profesores soliciten cobertura y tarjetas de identificación para el seguro de accidentes y el seguro de responsabilidad civil para viajes de estudios. Y la universidad ha eliminado los formularios en papel en el centro de salud estudiantil con Riskonnect. Llegar más rápidamente a los estudiantes y al personal con información importante y asistencia, estén donde estén en el mundo, proporciona una seguridad y confianza a los viajeros de Purdue y a sus familias que antes simplemente no era posible. Desde la situación de Israel, Purdue ha utilizado Riskonnect para identificar a estudiantes y profesores situados en zonas de Francia que estaban experimentando disturbios. Van Hoosier dice: «Esto es tan fácil de hacer con Riskonnect».

Para más información sobre RMIS, consulta el Sistema de Información de Gestión de Riesgos de Riskonnect.