Muchas organizaciones piensan que una planificación eficaz de la continuidad empresarial es sinónimo de una gran documentación del plan. Pero no es así.

Sí, la documentación del plan es extremadamente importante. PERO… muchas organizaciones no reconocen que los planes de continuidad de negocio eficaces -y las organizaciones verdaderamente preparadas y resistentes- son el resultado de un ciclo de vida de planificación de la continuidad de negocio más amplio que comienza con el establecimiento de requisitos y termina con la práctica (y, por supuesto, el proceso se recicla de forma continua).

En resumen: los planes son sólo un ingrediente clave en el desarrollo de un programa eficaz de continuidad de negocio. Esta perspectiva proporciona un esquema de lo que Castellan promueve como planificación eficaz de la continuidad de la actividad empresarial. Explora los enlaces incluidos en este documento para obtener explicaciones más detalladas de cada paso del proceso de planificación.

Comprender tu organización

Antes de que una organización pueda documentar planes o determinar estrategias, es importante comprender y evaluar la organización. Esto significa comprender los principales productos o servicios que se ofrecen a los clientes (y el uso que hacen de ellos), así como los requisitos de las partes interesadas internas y externas.

¿Por qué es éste el primer paso? Comprender las prioridades y los requisitos de las partes interesadas proporciona una dirección clara y un alcance adecuado para los esfuerzos de planificación, a fin de garantizar que los procesos y estrategias de planificación de la continuidad empresarial satisfacen las expectativas de las partes interesadas.

Gobernanza

Tras desarrollar una imagen completa de lo que la planificación de la continuidad de la actividad debe significar para tu organización, el siguiente paso es establecer la estructura de gobierno para impulsar el proceso de planificación y los esfuerzos de mejora continua a largo plazo.

Al igual que la identificación del alcance, la implantación de una estructura de gobierno permite aclarar las expectativas de planificación y garantiza que las actividades de planificación de la continuidad del negocio se ejecuten en consonancia con los objetivos y la dirección estratégica de la organización. Además, al documentar una Política y unos Procedimientos Operativos Estándar, y constituir uncomité direc tivoformado por altos directivos, la organización permite que el proceso de planificación se realice de forma eficiente y repetible.

Definición de requisitos

Tras establecer una comprensión de las prioridades de continuidad empresarial de la organización y una estructura de gobierno que garantice un proceso de planificación repetible, el siguiente paso en el ciclo de vida de la continuidad empresarial es determinar los requisitos de continuidad empresarial mediante un análisis del impacto empresarial (BIA) y una evaluación de riesgos. El objetivo del análisis del impacto empresarial es identificar las actividades y recursos (tecnología, equipos, proveedores, instalaciones, etc.) que apoyan el desarrollo y la entrega de productos y servicios clave, y el impacto estimado del tiempo de inactividad si alguno de los recursos dejara de estar disponible. El resultado del BIA es descubrir los requisitos de continuidad de la empresa, incluida la tolerancia al tiempo de inactividad, las necesidades de recursos y los criterios de rendimiento de la recuperación.

Además de un BIA, también es importante realizar una evaluación de riesgos para comprender la probabilidad y el impacto asociados a una interrupción del negocio causada por una pérdida de recursos críticos. Esta evaluación de riesgos permite identificar y analizar los riesgos empresariales que pueden afectar a la capacidad de la organización para ofrecer productos y servicios básicos, centrándose en identificar controles y estrategias para disminuir la probabilidad o limitar el impacto de una interrupción que afecte a los productos y servicios.

Identificación de estrategias

Una vez que la organización ha determinado sus requisitos de continuidad de la actividad (incluidas las oportunidades de mitigación de riesgos), puede identificar, evaluar y aplicar estrategias de mitigación de riesgos, respuesta y recuperación para reducir la probabilidad de interrupción o, si se produce una interrupción, garantizar un esfuerzo de respuesta y recuperación eficiente y eficaz que limite el impacto y se ajuste a las expectativas de las partes interesadas.

Una vez más, para desarrollar planes eficaces, la organización debe comprender primero los requisitos de continuidad empresarial y seleccionar las estrategias adecuadas.

Desarrollo del Plan

Como puedes ver, hay pasos críticos que deben completarse antes de lanzarse a desarrollar y documentar planes de continuidad empresarial. Estos pasos no sólo identifican los recursos y estrategias que deben abordar los planes, sino que también garantizan que los planes que se creen permitan recuperar las actividades o recursos empresariales dentro de las expectativas de las partes interesadas.

Tras identificar, evaluar y aplicar estrategias de mitigación de riesgos, respuesta y recuperación, la organización puede empezar a documentar planes que describan cómo se recuperará y funcionará en modo contingente hasta volver a la normalidad. Los planes documentados garantizan la repetibilidad y apoyan la toma de decisiones durante un acontecimiento perturbador. Las mejores prácticas sugieren documentar planes que aborden escenarios de pérdida de recursos (en lugar de amenazas o acontecimientos concretos), incluidos procedimientos que aborden la pérdida de una instalación, la pérdida de personas, la pérdida de tecnología o la pérdida de proveedores/vendedores. Al documentar planes basados en la pérdida de recursos, la dirección puede estar segura de que los participantes en la respuesta y la recuperación saben qué hacer, independientemente de la «amenaza» que cause realmente la interrupción.

Concienciación, formación y ejercicios

La tentación a la que se enfrentan a menudo las organizaciones es detener el esfuerzo de preparación tras documentar los planes. Sin embargo, los planes son tan eficaces como las personas que los utilizan. Por ello, es importante desarrollar e implantar un programa de formación y concienciación que presente el proceso y las estrategias de continuidad de negocio a todas las personas adecuadas de la organización, para que puedan prepararse adecuadamente y desarrollar competencias de respuesta y recuperación. Para saber más sobre la socialización de estrategias y planes, revisa la perspectiva de Castellan sobre la importancia de integrar la continuidad de negocio en la organización.

Además, la realización de ejercicios de continuidad empresarial proporciona formación práctica y experimental, y garantiza que los participantes en la respuesta y la recuperación conocen los planes y estrategias de continuidad empresarial y se sienten cómodos con las funciones y responsabilidades que se les han asignado. Al realizar ejercicios, los participantes en la respuesta y la recuperación empezarán a desarrollar «memoria muscular» con sus planes, lo que permitirá una ejecución más fluida de la respuesta y la recuperación durante una interrupción real, cuando hay mucho en juego.

En resumidas cuentas, los ejercicios no sólo proporcionan una formación valiosa a los responsables de la respuesta y la recuperación, sino que también son esenciales para validar las estrategias de continuidad empresarial a la luz de los requisitos y poner de relieve cualquier área de mejora para garantizar que la organización pueda recuperarse dentro de los objetivos de recuperación.

Para más información sobre este tema, consulta las perspectivas de Castellan sobre ejercicios y pruebas.

Mejora continua

Por último, una de las partes más importantes de la creación de planes de continuidad empresarial es asegurarse de que la organización no «lo establece y se olvida». A medida que una organización cambia, también lo hacen los riesgos y los requisitos empresariales. Esencialmente, el concepto de mejora continua es la razón principal por la que Castellan encuentra un enorme valor en los conceptos de sistemas de gestión (tal como se describen en la norma ISO 22301).

Los componentes clave de un sistema de gestión, diseñados para impulsar la mejora continua, incluyen revisiones de la gestión a nivel de programa. Las revisiones de la gestión ayudan a garantizar que las estrategias, los planes y los procesos de planificación siguen cumpliendo las expectativas de las partes interesadas y abordan todos los riesgos y obligaciones necesarios. Como estas revisiones de gestión identifican las acciones correctivas necesarias para colmar las lagunas, también es fundamental asignar propietarios a estas acciones y hacer un seguimiento de su finalización. Sin seguimiento ni asignación de propietarios a las acciones correctivas identificadas, las revisiones de la gestión no aportarán valor ni permitirán el crecimiento del programa.

Además, es importante hacer un seguimiento del rendimiento del programa mediante el desarrollo de métricas de continuidad empresarial. Las métricas miden el éxito en función de las prioridades, los requisitos y el rendimiento, y ayudan a destacar las oportunidades de mejora.

Reflexiones finales

Una planificación eficaz de la continuidad empresarial es mucho, mucho más que crear planes. Como se expone a lo largo de este artículo, es sumamente importante realizar cada etapa del ciclo de vida de la continuidad empresarial -a menudo aprovechando los procesos y herramientas del sistema de gestión- para garantizar que los planes apoyan la respuesta a un evento perturbador y la recuperación de los productos y servicios críticos de la organización dentro de las expectativas empresariales y de las partes interesadas.

La continuidad empresarial y la planificación de la recuperación de desastres informáticos es todo lo que hacemos. Si buscas ayuda para crear o mejorar tu programa de continuidad empresarial, podemos ayudarte.

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