En el sector del cuidado de personas mayores, pueden ocurrir incidentes inesperados a diario, que van desde errores de medicación, atención deficiente y accidentes hasta acusaciones de abuso, negligencia y fallos en el servicio. La gestión y resolución eficaces de estos incidentes no se trata solo de garantizar la seguridad del paciente, sino que también es crucial para el cumplimiento normativo y el mantenimiento de la confianza con las familias y la comunidad en general.
En este blog, explicamos cómo los proveedores de cuidado de personas mayores están digitalizando y automatizando sus procesos de gestión de incidentes para capturar y resolver incidentes rápidamente. Descubra cómo las plataformas en línea están capacitando a los proveedores de cuidado de personas mayores para capturar y escalar incidentes, cumplir con los requisitos descritos en el plan de notificación de incidentes graves (SIRS) y automatizar la presentación de informes para aprender de incidentes pasados. Además, explicaremos cómo la integración adicional de los procesos de incidentes con la gestión de riesgos, la gobernanza, los controles y los requisitos reglamentarios puede proporcionar más información para mejorar la seguridad del paciente y la calidad de la atención.
Por qué la gestión de incidentes es crucial en el cuidado de personas mayores
Cuando se trata de residentes ancianos con problemas de salud complejos, los incidentes pueden convertirse rápidamente en situaciones de vida o muerte. Por lo tanto, es de vital importancia que los proveedores de cuidado de personas mayores cuenten con procesos bien estructurados para capturar y resolver incidentes rápidamente. No se trata solo de gestionar incidentes individuales; los proveedores de cuidado de personas mayores deben aprender de sus datos de incidentes para poder implementar medidas para evitar que ocurran problemas similares. También es importante identificar áreas donde el personal no se ha adherido a las políticas y los procedimientos de gobernanza para garantizar la rendición de cuentas. Los proveedores de cuidado de personas mayores también deben asegurarse de que sus procesos de gestión de incidentes se ajusten al plan de respuesta a incidentes graves o podrían enfrentarse a enjuiciamientos y multas reglamentarias.
¿Qué es el plan de respuesta a incidentes graves (SIRS)?
El Plan de Respuesta a Incidentes Graves fue introducido por el Gobierno australiano en abril de 2021. El SIRS tiene como objetivo mejorar la seguridad y la rendición de cuentas en el cuidado de personas mayores al garantizar que los incidentes que involucran abuso, negligencia u otros riesgos graves para los residentes se informen de inmediato a las autoridades. Los proveedores de cuidado de personas mayores deben informar los incidentes que involucran agresión, negligencia, uso irrazonable de la fuerza, robo, abuso psicológico o emocional, ausencias inexplicables o el uso indebido de medicamentos, y también deben rastrear y responder a incidentes como caídas o lesiones inexplicables.
Los proveedores deben informar los incidentes a la Comisión de Calidad y Seguridad del Cuidado de Personas Mayores dentro de plazos específicos: dentro de las 24 horas para los incidentes que involucran daños graves o la muerte, y dentro de los 30 días para los incidentes menos graves. También se requiere que los proveedores mantengan un registro de todos los incidentes y tomen las medidas apropiadas para gestionar los riesgos y prevenir futuras ocurrencias.
El marco del SIRS requiere que los proveedores de cuidado de personas mayores:
Identifiquen y registren los incidentes de manera estructurada.
Evalúen y clasifiquen los incidentes según su gravedad.
Informen los incidentes graves a la Comisión de Calidad y Seguridad del Cuidado de Personas Mayores dentro de los plazos requeridos.
Tomen medidas inmediatas para reducir los daños y prevenir la recurrencia.
Implementen estrategias de mejora continua basadas en los datos de los incidentes.
El incumplimiento de los requisitos del SIRS puede resultar en sanciones, daños a la reputación y, lo que es más importante, un fracaso en la protección de los residentes vulnerables. La presentación de informes oportuna y exhaustiva a las autoridades garantiza que se puedan realizar intervenciones apropiadas y que se priorice la seguridad de los residentes.
Por qué los procesos tradicionales de gestión de incidentes están obsoletos e ineficientes
Muchos proveedores de cuidado de personas mayores han establecido su propio proceso de notificación de incidentes utilizando registros de incidentes basados en hojas de cálculo y formularios que se distribuyen por correo electrónico. Otros confían en plataformas heredadas y herramientas internas. Sin embargo, debido a la falta de acceso multiusuario, el seguimiento de usuarios, la gobernanza de datos y la automatización del flujo de trabajo, estos procesos pueden conducir a ineficiencias, falta de propiedad, respuestas tardías a incidentes y resultados de informes de baja calidad. Sin un proceso de mejores prácticas claramente definido, los incidentes o los riesgos potenciales, los peligros y los cuasi accidentes pueden pasar desapercibidos, lo que resulta en tasas de respuesta tardías a los incidentes, falta de propiedad y rendición de cuentas, y la incapacidad de comprender las causas de los incidentes repetidos.
Cómo el software GRC puede automatizar la gestión de incidentes en el cuidado de personas mayores
El software GRC está transformando la forma en que los proveedores de cuidado de personas mayores gestionan los incidentes al facilitar los procesos de mejores prácticas que digitalizan y automatizan la notificación de incidentes, la escalada, el análisis de la causa raíz y la gestión de casos.
El software GRC agiliza la gestión de incidentes al reemplazar los procesos manuales con la automatización, proporcionando visibilidad en tiempo real del estado de los incidentes y garantizando el cumplimiento de los requisitos del SIRS. Así es como funciona:
Notificación de incidentes en línea y clasificación automatizada
El software GRC permite a los cuidadores y al personal registrar los incidentes en tiempo real a través de formularios de incidentes en línea intuitivos que se alimentan directamente a la plataforma digital. Los formularios se pueden personalizar en función de los diferentes tipos de incidentes, y los usuarios pueden cargar fotos y pruebas documentales. El software clasifica automáticamente cada incidente en función de la gravedad y la urgencia utilizando categorías predefinidas alineadas con los requisitos del SIRS, lo que garantiza el cumplimiento desde el principio. Las herramientas también se pueden utilizar para que el personal registre los peligros potenciales y los cuasi accidentes, lo que les permite abordarlos de forma proactiva antes de que se conviertan en incidentes en toda regla.
Notificaciones instantáneas y flujos de trabajo de escalada
Una vez que se registra un incidente, el sistema puede activar automáticamente alertas y escaladas al personal apropiado. Esto garantiza que los incidentes graves se revisen y aborden sin demora, lo que reduce los tiempos de respuesta y minimiza los riesgos para los pacientes. Los flujos de trabajo automatizados también facilitan todo el proceso de gestión de casos, lo que garantiza que los incidentes se resuelvan por completo y se cierren.
Informes reglamentarios y seguimiento del cumplimiento
Uno de los mayores desafíos en el cumplimiento del SIRS es cumplir con los estrictos plazos de presentación de informes. El software GRC puede generar informes reglamentarios pre-rellenados, lo que garantiza que toda la información necesaria se capture y se envíe dentro de los plazos requeridos. Los procesos de mejores prácticas facilitados por el software proporcionan una prueba de alineación con los requisitos del SIRS. Además, los paneles e informes integrados también permiten a los equipos de cumplimiento supervisar las tendencias de los incidentes en tiempo real. Esto les permite introducir medidas para prevenir la recurrencia, lo que garantiza una mejora continua.
Análisis de la causa raíz y prevención de riesgos
Al capturar y centralizar los datos de los incidentes y facilitar la gestión de casos, el software GRC permite a los proveedores de cuidado de personas mayores realizar un análisis de la causa raíz e identificar los problemas recurrentes. Esto permite a los equipos de gestión implementar programas de capacitación específicos, controles, gobernanza, políticas, mejoras de procesos y medidas preventivas para mejorar la seguridad de los residentes y reducir la probabilidad de incidentes repetidos.
Toma de decisiones basada en datos
Las plataformas GRC ofrecen potentes herramientas de informes y análisis, lo que ayuda a los proveedores de cuidado de personas mayores a identificar tendencias, comparar el rendimiento y tomar decisiones informadas basadas en datos reales de incidentes. Al aprovechar la información en tiempo real, los proveedores pueden pasar de un enfoque de gestión de riesgos reactivo a uno proactivo y mejorar la calidad del servicio.
Documentación mejorada y preparación para la auditoría
Con los registros de incidentes automatizados y un registro de auditoría con marca de tiempo de cómo se gestionó y resolvió cada caso, el software GRC garantiza una transparencia total y la preparación para las auditorías reglamentarias. Tener un registro preciso y de fácil acceso de todos los incidentes ayuda a los proveedores a demostrar el cumplimiento y los esfuerzos de mejora continua.
Asignación de incidentes a riesgos, políticas y reglamentos
Otra ventaja de utilizar una solución de gestión de incidentes que forma parte de una plataforma GRC más amplia es la capacidad de asignar incidentes a cualquier riesgo, política, reglamento o control de gobernanza relacionado.
Muchos incidentes son a menudo riesgos en el registro de riesgos que se han convertido en incidentes en toda regla. Otros pueden haber ocurrido debido a un control o una comprobación de seguridad fallidos. Es importante poder establecer esos vínculos para comprender la causa raíz de los incidentes.
Puede haber casos en los que los incidentes podrían resultar en un incumplimiento de la política de la empresa en los que el personal no ha seguido el proceso correcto, otros incidentes podrían resultar en un incumplimiento reglamentario. Es de vital importancia comprender cómo se relacionan los incidentes con las políticas, los procedimientos de gobernanza y los requisitos reglamentarios para comprender las áreas donde una mayor capacitación o controles podrían reducir los incidentes futuros.
El futuro de la gestión de incidentes en el cuidado de personas mayores
A medida que las expectativas reglamentarias continúan evolucionando, los proveedores de cuidado de personas mayores deben adoptar la transformación digital para seguir cumpliendo, mejorar los resultados de los residentes y agilizar las operaciones. Las capacidades de gestión de incidentes en el software GRC proporcionan una forma escalable, eficiente y compatible de gestionar los incidentes, lo que garantiza que los proveedores cumplan con los requisitos del SIRS.
Al automatizar la notificación, el seguimiento y la respuesta a los incidentes, los proveedores de cuidado de personas mayores pueden reducir la carga administrativa, mejorar la rendición de cuentas y, lo que es más importante, brindar una atención más segura y de mayor calidad a los residentes.
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