Les exigences définies dans le National Disability Insurance Scheme (NDIS) ajoutent de nouvelles couches de complexité, et les prestataires de soins de santé à travers l’Australie peinent à suivre. Selon le rapport NDIS Provider Outlook 2025, 76 % des prestataires ont déclaré que la navigation dans le système prend du temps au détriment des soins. 63 % citent les exigences réglementaires excessives comme une charge administrative importante. Compte tenu de ces exigences et de la pression administrative supplémentaire qu’elles ajoutent, quelle est la meilleure façon pour les prestataires de soins de santé de démontrer leur conformité au NDIS ?

De plus en plus, les prestataires de soins de santé se sont tournés vers des solutions de logiciels de conformité pour mieux comprendre les exigences NDIS et les aider à mettre en œuvre des processus formalisés simples, des procédures de gouvernance et des contrôles pour assurer la conformité.

Comment les prestataires peuvent se conformer aux exigences NDIS

Pour se conformer aux normes de pratique fondamentales du NDIS, les prestataires doivent mettre en œuvre des processus de bonnes pratiques dans des domaines tels que :

  • Respect des droits des patients, y compris la dignité, la confidentialité et le choix éclairé
  • Gouvernance et gestion opérationnelle
  • Gestion des risques
  • Gestion des incidents
  • Gestion des retours et des plaintes
  • Planification et prestation des services de soutien

Les exigences supplémentaires comprennent :

  • Réalisation d’audits réguliers pour assurer la conformité aux normes de pratique
  • Respect du code de conduite NDIS et formation du personnel aux exigences
  • Tenue à jour des dossiers patients, des plans, des formulaires de consentement, des registres d’incidents et des accords de service
  • Facilitation du contrôle des travailleurs et de la gestion des sous-traitants
  • Signalement des incidents graves (tels que blessures, abus et décès) à la commission

Les organisations peuvent s’inscrire auprès de la Commission NDIS Quality and Safeguards via leur portail pour obtenir la certification NDIS.

L’inscription au NDIS est-elle obligatoire ?

Les prestataires doivent s’inscrire au NDIS s’ils fournissent certains services de soutien aux participants, en particulier aux patients présentant des besoins complexes ou à haut risque. Ils doivent également s’inscrire si la NDIA gère le plan du participant. Cependant, certains prestataires restent non inscrits pour éviter les audits et la paperasserie, même si cela peut limiter l’accès des patients. Les prestataires non inscrits ont toujours des obligations NDIS, notamment le respect du Code de conduite NDIS, les contrôles de vérification des travailleurs et des systèmes efficaces de gestion des plaintes et des incidents. Alors que les prestataires inscrits consacrent généralement de 4 % à 6 % de leurs revenus à la conformité, les prestataires non inscrits peuvent contourner ces coûts et offrir les mêmes services, sans certification officielle. Pour uniformiser les règles du jeu et protéger la qualité des soins, le NDIS exigera probablement que tous les prestataires s’inscrivent dans les années à venir.

Quels sont les principaux défis auxquels sont confrontés les prestataires NDIS ?

Le rapport NDIS Provider Outlook 2025 a révélé des préoccupations généralisées concernant la complexité réglementaire, les pressions liées au personnel et les inefficacités opérationnelles :

  • 70 % des prestataires ont exprimé des inquiétudes concernant la stabilité financière, 67 % signalant des pertes opérationnelles.
  • 50 % ont exprimé des inquiétudes concernant l’adaptation aux changements réglementaires, de risque et de conformité.
  • 50 % ont cité l’engagement, le recrutement et la rétention du personnel comme une préoccupation.
  • 45 % s’inquiétaient de l’efficacité opérationnelle.

Les prestataires NDIS doivent relever ces défis critiques pour assurer la viabilité financière à long terme, les besoins en personnel et l’efficacité de la prestation des soins.

Comment les prestataires peuvent-ils aligner leurs processus sur les exigences NDIS ?

Pour rester conformes aux règles NDIS, les prestataires doivent gérer des exigences complexes et interdépendantes – de la documentation des patients et la formation du personnel jusqu’au signalement des risques. Un logiciel spécialisé peut généralement aider les prestataires à formaliser ces processus et à générer des preuves de conformité pour les régulateurs. Voici comment les prestataires de soins de santé peuvent utiliser un logiciel pour répondre efficacement et systématiquement aux exigences fondamentales du NDIS :

1. Rassembler les preuves de conformité.

Les organisations doivent documenter comment elles remplissent leurs obligations pour répondre aux exigences NDIS. Les prestataires doivent constituer une bibliothèque d’obligations, recensant les exigences et les actions de conformité. Les exemples incluent les processus, tels que la documentation des soins aux patients, les politiques et procédures, les inspections et la formation du personnel. Ils doivent documenter entièrement ces actions et processus, les vérifier régulièrement pour s’assurer qu’ils répondent aux exigences de conformité. Idéalement, ils devraient cartographier chaque obligation par rapport au processus de conformité pertinent pour s’adapter aux nouveaux amendements réglementaires et mettre à jour leurs politiques et procédures en conséquence.

Le logiciel GRC permet d’automatiser facilement la conformité NDIS sur une plateforme centralisée. Il propose des cadres et des modèles prêts à l’emploi pour créer un « registre des obligations » et documenter les actions de conformité. Vous pouvez également automatiser les mises à jour des politiques, les approbations et les attestations – et gérer plus facilement les changements réglementaires. Le personnel peut attester des politiques et des formations en ligne, permettant aux prestataires de documenter l’achèvement de la formation.

2. Mettre en œuvre des pratiques efficaces de gestion des risques.

Des procédures robustes de gestion des risques d’entreprise et opérationnels sont essentielles pour la conformité, la prévention des perturbations et la sécurité des patients. Les organisations doivent identifier, catégoriser et évaluer les risques, maintenir des registres des risques, définir des indicateurs clés de risque et surveiller activement les niveaux de risque par des évaluations régulières. Les prestataires NDIS doivent également identifier et évaluer les contrôles pour maintenir les niveaux de risque dans l’appétit et la tolérance au risque de l’organisation. Les prestataires doivent tester et vérifier régulièrement ces contrôles pour s’assurer de leur efficacité. Le logiciel GRC peut automatiser entièrement des processus spécifiques de gestion des risques, produisant des rapports pertinents sur l’exposition aux risques et l’efficacité des contrôles. Ces automatisations peuvent rationaliser les processus, y compris les évaluations des risques, les escalades, les validations, les vérifications des contrôles, les tests et les actions correctives.

3. Formaliser les processus de signalement des incidents.

La gestion des incidents, des dangers et des quasi-accidents dans le secteur de la santé est essentielle pour protéger les patients et maintenir l’efficacité opérationnelle. Le NDIS fournit des directives sur le signalement des incidents pour aider les prestataires à capturer et traiter efficacement les incidents inattendus. Les prestataires doivent disposer de processus formels permettant au personnel de consigner les incidents, les dangers et les quasi-accidents, et ils doivent avoir des voies d’escalade clairement définies.

Le logiciel GRC permet au personnel de consigner les incidents via des formulaires en ligne, alimentant toutes les données dans la plateforme. Les champs des formulaires changent automatiquement en fonction du type d’incident enregistré, et le personnel peut facilement télécharger des photos et des preuves. Les flux de travail automatisés facilitent l’escalade et la résolution. Les équipes peuvent efficacement mener des enquêtes sur les causes profondes, établir des rapports sur les tendances des incidents et s’aligner sur les directives NDIS. Les flux de travail peuvent également identifier les incidents graves qui doivent être signalés à la Commission NDIS Quality and Safeguards.

4. Recueillir les retours et les plaintes.

Le NDIS fournit des directives claires pour recueillir les retours afin que les prestataires puissent résoudre efficacement les problèmes de soins aux patients. De nombreux prestataires NDIS utilisent un logiciel pour créer un portail en ligne permettant de recueillir les préoccupations des patients. Les patients, les familles et le personnel peuvent enregistrer des retours et des plaintes avec la possibilité de rester anonymes. Ils complètent les détails à l’aide de formulaires en ligne, toutes les données étant intégrées dans la plateforme. Les flux de travail transmettent chaque cas à la personne concernée, et toutes les actions correctives sont enregistrées dans la plateforme, tenant toutes les parties concernées informées de l’avancement.

5. Mettre en œuvre des processus structurés pour garantir que les soins sont conformes aux directives NDIS.

La prestation de soins conformes aux directives NDIS nécessite des processus structurés et bien documentés. Avec le bon logiciel de conformité, le personnel peut créer des dossiers individuels et documenter en détail les besoins de chaque patient. Ils peuvent également utiliser le système pour enregistrer la communication avec les patients et utiliser des listes de contrôle pour vérifier l’achèvement des tâches de soins aux patients. Ce niveau de documentation permet à la direction de mettre en œuvre plus de gouvernance et de règles concernant les soins aux patients.

6. Auditer vos processus par rapport aux exigences NDIS.

Le logiciel peut également automatiser entièrement le processus d’audit pour les prestataires NDIS agréés. Les équipes créent des modèles d’audit utilisant des champs standardisés et des listes de contrôle alignés sur les critères NDIS. Un logiciel efficace permet généralement aux prestataires de modifier ces champs pour répondre à leurs besoins spécifiques. Les flux de travail automatisés peuvent alors :

  • Planifier les audits dans le système
  • Diffuser les formulaires d’audit
  • Envoyer des rappels pour les actions en retard

La saisie des données en temps réel pendant l’audit donne à la direction un aperçu immédiat du statut, des non-conformités et des étapes de correction. Les membres de l’équipe peuvent ensuite extraire les données du système et les partager avec les régulateurs.

Utiliser un logiciel pour gérer toutes les exigences NDIS

Une plateforme logicielle unifiée est l’un des outils les plus efficaces pour assurer la conformité NDIS et se préparer aux audits. En utilisant une plateforme GRC pour mettre en œuvre des processus de bonnes pratiques comme la gestion des risques et des incidents, la collecte des retours, la gestion des politiques et la préparation des audits, les prestataires NDIS peuvent être confiants qu’ils respectent leurs exigences réglementaires.

La gestion holistique de ces différents domaines dans une seule plateforme permet aux prestataires NDIS de :

  • Cartographier les risques par rapport aux incidents connexes
  • Lier les risques aux contrôles
  • Associer les retours des patients à la conformité et aux audits

Ces corrélations fournissent des informations précieuses pour améliorer les opérations, réduire les risques et identifier les lacunes en matière de conformité.

Un logiciel GRC efficace prend en charge toute la gamme des activités de conformité. Il aide les praticiens de la conformité à gagner du temps en utilisant des flux de travail automatisés, des modèles et des cadres. Ses tableaux de bord permettent des analyses de performance plus détaillées et maintiennent les tâches et les actions visibles pour les membres du personnel. Il peut également simplifier votre audit NDIS en permettant aux prestataires de partager la documentation de conformité avec les régulateurs. Avec tout documenté et centralisé, les prestataires peuvent aborder la conformité NDIS avec plus de confiance et de contrôle.

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