Dans un monde idéal, les risques seraient identifiés en premier afin de pouvoir être gérés avant qu’ils ne deviennent des incidents à part entière, mais pour la plupart des organisations, ce n’est pas toujours le cas. Cependant, il existe un lien évident entre la gestion des risques et la déclaration d’incidents qui, s’il est ignoré, pourrait laisser une énorme lacune dans le profil de risque d’une organisation, rendant cruciale une gestion efficace des incidents.
Sans un plan adéquat de gestion des risques d’incidents, un risque identifié dans le registre des risques se concrétisera et deviendra un incident. Dans d’autres cas, un incident inattendu surviendra et aura un impact si important sur l’organisation qu’il sera ajouté au registre des risques, des contrôles pertinents seront alors mis en œuvre pour éviter qu’il ne se reproduise. Il est essentiel que la gestion des risques, la déclaration d’incidents et la réponse aux incidents soient pleinement intégrées pour comprendre leurs relations mutuelles.
Les organisations devraient définir un cadre où elles peuvent cartographier et comprendre les liens entre leur registre des risques et les incidents réellement signalés. Lorsqu’elle est bien réalisée, cette approche intégrée améliore un programme de gestion des risques, éliminant les lacunes potentielles et fournissant des informations vitales pour guider les décisions importantes concernant le budget et l’allocation des ressources, et pour évaluer l’impact global.
Les défis de la gestion des risques et des incidents de manière isolée
Gérer les risques de manière isolée crée des angles morts dans le processus de gestion des risques d’une organisation, car les entreprises sont incapables de voir quels risques se sont matérialisés en incidents réels, entravant leur capacité à alerter efficacement les parties prenantes. Cela peut créer des lacunes dans les rapports qui peuvent affecter la prise de décision. Le désalignement de ces processus peut également avoir un impact négatif sur les efforts d’amélioration continue. Si les risques liés aux incidents ne sont pas enregistrés dans le registre des risques et gérés, ils continueront à se produire et ne se verront pas allouer de fonds et de ressources pour réduire le risque.
De même, si un risque atteint un niveau élevé et se transforme en incident majeur, il est important de connaître l’impact qu’il a eu sur l’organisation et comment et quand il a été résolu, dans le cadre d’un plan complet de réponse aux incidents. Cette information vitale peut guider les décideurs lorsqu’ils allouent budget et ressources pour établir des contrôles dans les zones à haut risque, contribuant ainsi à minimiser l’impact d’un incident.
Un désalignement entre le risque et la déclaration d’incidents peut également affecter la conformité réglementaire, car de nombreux cadres et normes stipulent que les organisations doivent disposer d’un processus intégré qui prend en compte à la fois l’identification et la gestion des risques ainsi que la déclaration et l’analyse des incidents.
La déclaration d’incidents fournit des données en temps réel sur les menaces émergentes et les vulnérabilités, permettant aux organisations de détecter et de prévenir les incidents futurs. Par conséquent, l’intégration des données de déclaration d’incidents dans les processus de gestion des risques permet aux organisations d’identifier les risques potentiels tôt, permettant la mise en œuvre de mesures proactives et de stratégies de prévention pour atténuer ces risques avant qu’ils ne s’aggravent.
Améliorez l’efficacité de votre gestion des incidents en essayant notre logiciel de déclaration d’incidents à la pointe de la technologie, conçu pour une intégration transparente et une expérience conviviale.
Obstacles à l’intégration de la gestion des risques et de la déclaration d’incidents
Si vous gérez les risques et les incidents à l’aide de deux plateformes, systèmes ou processus distincts, il est peu probable que vous puissiez générer les informations nécessaires pour créer des métriques significatives qui peuvent orienter la prise de décision. Les équipes cloisonnées, les barrières départementales et la résistance culturelle peuvent également provoquer une rupture de communication et empêcher le partage de données vitales.
Si vous vous appuyez sur des feuilles de calcul, des e-mails et des processus manuels, vous trouverez presque impossible d’établir des liens importants entre les deux disciplines. L’incompatibilité entre les systèmes et les processus et le manque d’automatisation rendront difficile le partage transparent des données et la facilitation de la cartographie nécessaire.
Les incohérences dans la façon dont les données sont capturées entre la gestion des risques et la déclaration d’incidents peuvent également entraver l’intégration de ces processus. Une mauvaise qualité des données et un manque de standardisation peuvent conduire à des erreurs et des interprétations erronées.
Une réticence à partager des informations et l’incapacité à restreindre l’accès aux données peuvent également constituer un obstacle lors de l’intégration de ces fonctions. Il est donc important de définir un processus qui puisse faciliter une hiérarchie stricte des autorisations pour obtenir l’adhésion à la consolidation de ces domaines. Cela garantira que les employés ne voient que les données pertinentes pour leur rôle et leurs responsabilités.
Il y aura également des obligations réglementaires à prendre en compte lors de la tentative d’intégration de ces fonctions vitales, la gestion des risques ou la déclaration d’incidents peuvent devoir être effectuées d’une certaine manière pour répondre aux exigences réglementaires. Par conséquent, il est important que les exigences réglementaires soient prises en compte au début du processus d’intégration.
Quelle est la meilleure approche pour intégrer ces processus ?
Heureusement, il existe des outils GRC de meilleures pratiques disponibles sur le marché pour faciliter la mise en œuvre par les équipes de procédures de meilleures pratiques pour la gestion des risques et la déclaration d’incidents qui sont entièrement intégrées.
Au sein d’une plateforme GRC, les équipes peuvent facilement mettre en place un registre des risques numérique consultable avec plusieurs types et catégories de risques. Les risques sont enregistrés via des formulaires en ligne, et des flux de travail sont définis pour les approbations, les escalades et les actions correctives. Les évaluations des risques sont effectuées à l’aide de formulaires en ligne qui alimentent directement la plateforme. Cette approche garantit que l’ensemble du processus de gestion des risques est centralisé et automatisé, renforçant la résilience.
Les équipes peuvent définir des indicateurs clés de risque et surveiller les risques, définir un appétit pour le risque et travailler dans ce cadre. Une bibliothèque complète de contrôles peut être mise en œuvre, et les équipes peuvent effectuer des « tests de contrôle » et chaque risque peut facilement être associé aux contrôles correspondants. Chaque membre du personnel aura son propre tableau de bord afin de voir ses tâches et actions en attente ainsi que les métriques clés.
Le personnel de niveau inférieur pourrait simplement voir les tâches en attente relatives aux évaluations des risques et aux vérifications des contrôles, la direction intermédiaire verra les approbations et les escalades, et les dirigeants verront un résumé des métriques clés pour soutenir la prise de décision.
Dans la même plateforme, les équipes peuvent ensuite mettre en place un outil de déclaration d’incidents de meilleures pratiques garantissant que les données sont capturées dans un format similaire pour un alignement complet. Les incidents, les dangers ou les quasi-accidents sont enregistrés par les employés à l’aide de formulaires en ligne, toutes les données alimentant directement la plateforme. Des données vitales sont capturées concernant la date et l’heure, les employés impliqués, les processus affectés et les coûts, et des preuves telles que des images, des URL et des fichiers peuvent également être enregistrées.
Une fois qu’un incident est enregistré, un flux de travail automatisé se met en action pour escalader l’incident et mettre en œuvre des actions d’atténuation afin qu’il puisse être traité jusqu’à sa résolution. Les organisations peuvent créer différents formulaires et routes d’escalade de flux de travail pour différents types d’incidents. La direction peut consulter des tableaux de bord et des rapports en temps réel pour évaluer la source et la cause des incidents, leur permettant de prendre des mesures proactives pour réduire la récurrence.
Mais le meilleur est que… la plateforme peut facilement intégrer ces deux processus vitaux. Les risques peuvent facilement être liés à tout incident connexe. Cela permet aux équipes de risque de construire une vision plus complète de leur paysage de risques en comprenant quels risques se sont matérialisés, comment ils ont impacté l’organisation et combien de temps ils ont pris pour être résolus. Les équipes peuvent utiliser les données combinées pour identifier les lacunes dans leur registre des risques en examinant les incidents, dangers et quasi-accidents enregistrés. Cela les aidera à déchiffrer la source commune des incidents afin qu’ils puissent être ajoutés au registre des risques.
Cela garantit également que chaque risque peut être géré avec les contrôles appropriés, réduisant la probabilité d’incidents futurs. L’ensemble du processus est complètement automatisé, et la manière standardisée dont les données sont collectées assure des métriques de rapport précises qui peuvent orienter les décisions concernant la mise en œuvre de contrôles pour réduire les risques dans les zones à haut risque. Les contrôles peuvent prendre diverses formes, ils peuvent être une vérification régulière, une nouvelle politique ou procédure, ou un nouvel équipement pour réduire le risque.
La plupart des contrôles nécessitent de l’argent et des ressources pour être mis en œuvre, les données qu’un système combiné de risques et d’incidents peut générer guideront l’organisation, afin qu’elle comprenne la quantité d’argent et de main-d’œuvre qu’elle devrait allouer à chaque risque en fonction de la probabilité et de l’impact. Les organisations ne disposent pas d’un pool infini d’argent, et il est impossible d’atténuer chaque risque, par conséquent, les entreprises s’appuient sur ces données vitales pour éclairer leurs décisions.
Si vous souhaitez en savoir plus sur l’intégration et l’automatisation de vos processus de gestion des risques et de déclaration d’incidents, demandez une démonstration de la plateforme Riskonnect.
