Les organisations d’aujourd’hui sont des réseaux interconnectés de fournisseurs tiers qui comprennent non seulement vos fournisseurs directs, mais aussi les fournisseurs de vos fournisseurs et même les fournisseurs de leurs fournisseurs. Si vous ne faites pas attention, un problème avec l’un de ces fournisseurs peut finir par nuire à votre organisation. En fait, une enquête récente a révélé que près de la moitié (44 %) des personnes interrogées ont été victimes d’une violation de données importante, susceptible d’altérer leur activité, causée par un tiers. Les clients ne se soucient pas de savoir si un problème tel qu’une violation de données provient de vous ou d’un fournisseur. Pour eux, c’est du pareil au même – et c’est vous qui êtes blâmé. Pour gérer efficacement les risques liés aux tiers, vous devez comprendre vos risques de manière globale et gérer votre exposition dans l’ensemble de l’entreprise grâce à une stratégie solide de gestion des risques liés aux tiers (TPRM).
Voici les cinq piliers d’un TPRM solide pour vous aider à protéger votre organisation.
- Identifiez vos fournisseurs.
La première étape d’un programme de gestion des risques technologiques réussi consiste à savoir qui sont vos fournisseurs, quels services ils fournissent et à quelles informations ils ont accès. Faites preuve de diligence raisonnable dès le départ et passez des contrats avec des fournisseurs tiers qui répondent à vos normes et à vos exigences – et qui opèrent d’une manière compatible avec votre façon de travailler. Tenez votre liste de fournisseurs et de sous-traitants à jour. Vous ne pouvez pas vous protéger contre des tiers que vous ne connaissez pas.
- Évaluez les risques.
L’évaluation du statut – financier, opérationnel, sécuritaire, réglementaire, etc. – de chaque fournisseur avec lequel vous travaillez est absolument essentielle à une bonne stratégie de gestion des risques technologiques. Vous devez connaître leurs faiblesses afin de ne pas être pris au dépourvu.Envoyez des questionnaires personnalisés à chaque fournisseur pour collecter des données essentielles, notamment les accords, les contacts, les politiques, les identifiants d’accès, etc. Le logiciel peut ensuite noter et évaluer automatiquement les réponses, suivre les problèmes en suspens et vérifier leur résolution. Vous pouvez également compléter les informations fournies par les fournisseurs eux-mêmes par des données provenant d’experts externes en évaluation des risques tels que les risques financiers et cybernétiques. L’utilisation de diverses méthodes d’évaluation vous donnera une vision claire et à 360 degrés de l’exposition au risque pour chaque relation avec un tiers, de sorte que vous ne finirez pas par signer avec un nouveau fournisseur, par exemple, pour découvrir ensuite qu’il n’a pas les ressources financières nécessaires pour livrer un composant critique promis.
- Établissez des priorités dans vos actions.
Une fois que vous avez évalué et noté les risques liés à vos fournisseurs tiers, classez chacun d’entre eux dans des catégories (risque élevé, moyen ou faible, par exemple) afin de pouvoir hiérarchiser vos efforts en fonction des risques qu’ils font peser sur votre entreprise.Les tiers qui ont accès à des informations sensibles, qui traitent des transactions financières ou qui exécutent des fonctions essentielles à vos activités sont généralement considérés comme présentant un risque élevé. Les fournisseurs à risque moyen peuvent être ceux qui ont un accès limité à vos systèmes, et les fournisseurs à faible risque sont ceux qui n’interagissent pas avec des systèmes ou des données critiques.Plus le niveau de risque est élevé, plus vous devrez réévaluer fréquemment la capacité de vos tiers à respecter leurs obligations contractuelles. Assurez-vous que vous disposez de plans de continuité des activités complets de la part de tout fournisseur classé comme présentant un risque élevé ou supérieur.
- Résolvez les problèmes en suspens – et insistez sur la documentation.
Vous pouvez être tenu pour responsable si un fournisseur enfreint des lois, des règles ou des réglementations gouvernementales ou sectorielles. Assurez-vous d’avoir mis en place les processus adéquats pour évaluer et contrôler la conformité continue avec les réglementations légales appropriées. Et conservez une piste d’audit détaillée de toute la documentation. Pour faciliter l’identification des problèmes urgents et la hiérarchisation des stratégies de remédiation, envisagez de classer les problèmes de tiers dans des catégories telles que critique (3 jours maximum pour les résoudre), élevé (30 jours maximum pour les résoudre), moyen (120 jours maximum pour les résoudre) et faible (160 jours maximum pour les résoudre).Le logiciel de TPRM peut également envoyer automatiquement des alertes pour les documents arrivant à expiration. Ainsi, en cas de non-conformité, vous le saurez immédiatement et pourrez agir rapidement.
- Surveillez les changements.
Une bonne gestion des risques liés aux tiers ne s’arrête pas à l’intégration. Elle nécessite un suivi permanent tout au long de la relation afin de s’adapter à l’évolution des conditions de chaque fournisseur, de vos propres priorités et du monde en général. Réévaluez régulièrement les tiers afin d’identifier tout obstacle à leur capacité à remplir leurs obligations contractuelles et de vous assurer que le partenariat est toujours en phase avec les objectifs de votre organisation. Bien entendu, la surveillance n’a qu’une portée limitée. Mettez en place un plan de remédiation pour tout risque critique et toute vulnérabilité qui se présentent.
Les problèmes des fournisseurs finissent par devenir les vôtres – mais avec une stratégie, des processus et des logiciels de gestion de la relation client efficaces, vous disposerez d’une base solide pour protéger votre organisation contre les faux pas des tiers.
Pour un aperçu pratique d’une gestion efficace des risques liés aux tiers, découvrez comment Stanley Steemer a modernisé son programme de gestion des risques liés aux tiers afin d’accroître ses revenus.
Si vous êtes prêt à rédiger un appel d’offres pour une solution de gestion des risques des tiers, téléchargez cette liste des questions les plus importantes relatives à la gestion des risques des tiers, qui peut être facilement modifiée pour répondre à vos besoins.
