Alors que les organisations dépendent de plus en plus de réseaux externes, l’impératif de surveiller et d’évaluer ces relations avec les tiers s’intensifie. L’automatisation de la gestion des risques liés aux tiers offre un aperçu des opérations des fournisseurs, clarifiant les risques potentiels qu’ils représentent pour votre organisation.
Comprendre les risques liés aux tiers dans des environnements cloisonnés
Les organisations moins matures ont tendance à gérer les risques liés aux tiers de manière cloisonnée et au cas par cas. Les fournisseurs sont souvent gérés uniquement par les départements qui utilisent directement leurs produits et services, sans vue d’ensemble centralisée de la façon dont le service fourni par le tiers pourrait affecter d’autres secteurs d’activité ou la performance globale de l’organisation.
Ce manque de supervision centrale laisse les entreprises dans une situation vulnérable, sans vision holistique de l’ensemble de leur réseau de fournisseurs, compromettant leur capacité à évaluer et à hiérarchiser les risques efficacement. Il n’existe souvent pas de processus d’intégration standard, le suivi continu est limité, et il n’y a pas d’indicateurs de risque clés normalisés pour comprendre la performance du fournisseur. Généralement, aucun SLA formel n’est défini et leur durabilité et viabilité globales en tant que partenaire commercial à long terme sont souvent négligées, ignorant l’importance de l’évaluation du cycle de vie dans les relations de la chaîne d’approvisionnement.
Surmonter les obstacles dans la gestion des risques liés aux tiers
Le professionnel du risque qui tente d’obtenir une vue centralisée de la base de fournisseurs d’une organisation lorsqu’il traite avec des centaines, voire des milliers de fournisseurs, sous-traitants, prestataires de technologies et de services, a une tâche difficile à accomplir !
Pour avoir une visibilité de la situation, il doit :
Établir un registre des fournisseurs critiques.
Comprendre le contrat et les SLA pour chaque fournisseur et définir des KPI, en s’assurant qu’ils s’alignent sur les meilleures pratiques de sécurité et contribuent à une stratégie robuste de gestion des risques liés aux tiers.
Définir les indicateurs de risque clés pour chaque fournisseur afin de permettre l’identification des performances insuffisantes, des risques, et d’évaluer la posture de sécurité.
Mener régulièrement des évaluations des risques, des questionnaires et des enquêtes auprès des fournisseurs pour comprendre leur performance.
Déterminer la viabilité et la durabilité de chaque fournisseur en tant que partenaire commercial à long terme via des recherches et des tableaux de bord.
Comprendre l’impact sur l’ensemble de l’organisation si le fournisseur tiers échoue.
Recueillir régulièrement des informations relatives à la performance de chaque tiers et fournisseur.
Établir un registre des incidents relatifs à chaque fournisseur dans le cadre du processus de diligence raisonnable et d’atténuation des risques.
S’assurer qu’ils respectent toutes les exigences de conformité concernant les réglementations, les politiques et la législation, dans le cadre du système de gestion des risques liés aux tiers.
Évaluer la criticité de chaque fournisseur pour permettre aux équipes de direction d’investir des ressources dans les fournisseurs les plus critiques.
Faire cela manuellement serait une tâche énorme pour ce qui est généralement une très petite équipe de risque et nécessiterait une collaboration extensive avec les parties prenantes dans toute l’entreprise. Mais mettre le processus en ligne en utilisant une solution de gestion des risques liés aux tiers spécialement conçue peut aider.
Explorons trois pratiques critiques de gestion des risques liés aux fournisseurs plus en détail et examinons comment l’automatisation des processus aide les équipes de risque à travailler avec les individus à travers l’organisation pour construire une solution complète de gestion des risques liés aux tiers (TPRM), intégrant l’évaluation du cycle de vie et les contrôles de sécurité.
Principaux avantages de la mise en ligne de la gestion des risques liés aux tiers
La mise en ligne de votre processus de gestion des risques liés aux tiers à l’aide d’un logiciel GRC apporte une multitude d’avantages pour les organisations, notamment l’automatisation, la diligence raisonnable et l’atténuation des risques. Nous explorons ici trois des processus fondamentaux d’un programme de gestion des risques liés aux tiers et examinons les avantages de mener ces processus en ligne à l’aide d’un outil GRC.
- Standardisation du processus d’intégration
Les cadres et modèles de meilleures pratiques au sein d’une solution GRC vous permettent de créer un processus d’intégration standard pour tous les fournisseurs, capturant toutes les informations dans un format cohérent dès le départ. Ces formulaires en ligne peuvent être envoyés aux champions d’équipe internes gérant le fournisseur, garantissant que les informations sont capturées de manière cohérente et centralisée dans la plateforme GRC.
Les parties prenantes peuvent sauvegarder les contrats et enregistrer les SLA et les KPI pour chaque fournisseur dans la solution, et les équipes de risque peuvent personnaliser davantage les formulaires pour capturer toutes les informations dont elles ont besoin. Les données capturées sont directement transmises des formulaires en ligne à la plateforme logicielle et peuvent facilement faire l’objet de rapports et être « visualisées » à l’aide de rapports et de tableaux de bord automatisés, améliorant ainsi le processus d’évaluation des relations avec les fournisseurs.
- Définition des KPI et des KRI
Une fois que chaque fournisseur a été intégré et enregistré dans le système et que vous disposez d’un registre actif de tous vos tiers, vous pouvez commencer à recueillir des informations supplémentaires sur chaque fournisseur. Les parties prenantes peuvent enregistrer la criticité de chaque fournisseur selon votre échelle préférée, définir des indicateurs de risque clés pour chaque fournisseur, ainsi que des indicateurs de performance clés et des SLA.
Ces métriques peuvent ensuite être liées numériquement à des informations réelles comme les évaluations des risques des fournisseurs en ligne, les questionnaires et les enquêtes. Les journaux d’incidents et d’autres données transactionnelles et opérationnelles peuvent être intégrés dans la solution de gestion des risques liés aux tiers via des intégrations API avec d’autres systèmes et liés aux KPI et KRI pertinents, donnant des indications claires lorsqu’un fournisseur ne performe pas ou pose un risque pour l’organisation.
Vous aurez même une visibilité claire des systèmes, processus métier, individus et équipes qui seront impactés si le fournisseur échoue. L’automatisation de ce processus permet aux organisations d’obtenir une visibilité précoce des risques qui passeraient autrement inaperçus s’ils étaient laissés à des processus manuels et à l’intuition.
- Évaluations des risques, questionnaires et enquêtes numériques
Le déploiement en ligne de vos évaluations des risques, questionnaires et enquêtes auprès des fournisseurs simplifiera considérablement le processus TPRM. Ceux-ci peuvent être diffusés au niveau interne pour demander à vos propres équipes comment le fournisseur performe, ou ils peuvent être envoyés aux fournisseurs eux-mêmes via un portail en ligne discret, servant de processus d’évaluation de la réputation et de la performance.
Les évaluations des risques, les questionnaires et les enquêtes peuvent être envoyés régulièrement à l’aide de flux de travail et d’alertes automatisés, et les retards de complétion seront automatiquement suivis par des rappels automatisés. Les informations sont capturées dans un format cohérent dans une base de données centrale, ce qui signifie que vous pouvez facilement exécuter des rapports sur les données d’un simple clic.
Porter la gestion des risques liés aux tiers au niveau supérieur
Ci-dessus, nous avons exploré seulement 3 des façons simples dont la mise en ligne de votre processus de gestion des risques liés aux tiers peut améliorer votre supervision de la performance globale des fournisseurs et des risques associés.
Mais les organisations plus matures peuvent porter cela à un autre niveau ! Les organisations qui disposent déjà d’une vue robuste et consolidée des risques liés aux tiers et qui utilisent les processus en ligne décrits ci-dessus peuvent commencer à lier les risques des fournisseurs à d’autres fonctions et processus commerciaux.
Intégrer la conformité à la gestion des risques liés aux fournisseurs
De nombreuses organisations choisissent de lier la gestion des risques liés aux tiers à la conformité. La plupart des organisations s’attendent à ce que certaines normes, valeurs et obligations réglementaires soient respectées par leur réseau de fournisseurs, qu’il s’agisse de principes éthiques, de lois sur la protection des données, de normes ISO et d’autres certifications. Une solution TPRM en ligne vous permettra de cartographier les fournisseurs par rapport aux exigences de conformité pour comprendre s’ils sont conformes et signaler toute non-conformité.
Cela peut également être fait de manière similaire avec les audits. Les audits peuvent également être gérés en ligne au sein d’un outil GRC ; des notifications automatiques peuvent être envoyées aux fournisseurs concernant leur prochain audit, et les résultats ainsi que toutes les actions nécessaires seront également signalés en ligne et traités jusqu’à leur résolution à l’aide de flux de travail et d’alertes automatisés.
Lier la résilience opérationnelle à la performance des fournisseurs
De nombreuses organisations choisissent d’intégrer la gestion des risques liés aux fournisseurs à la résilience opérationnelle et aux plans de continuité des activités, ce qui signifie que si un fournisseur critique échoue, elles disposent de plans d’urgence à court et à long terme en fonction de la criticité du produit ou du service fourni par le fournisseur.
Les organisations plus matures cherchent également à lier la gestion des incidents à leurs programmes de risques liés aux fournisseurs. Cela permet de lier directement tout incident ou quasi-accident relatif à un fournisseur particulier à son profil de fournisseur dans la solution TPRM. Cela fournit aux équipes de risque une indication précoce de mauvaise performance afin qu’elles puissent résoudre les problèmes rapidement. Ces informations pourraient également être utilisées comme justification pour mettre fin aux relations avec des fournisseurs peu fiables.
Donner du pouvoir aux équipes de risque grâce à l’automatisation TPRM
L’utilisation d’une solution automatisée en ligne transforme une petite équipe de risque en toute une équipe de champions du risque provenant de l’ensemble de l’organisation. En demandant aux parties prenantes de saisir les données pertinentes concernant leurs fournisseurs à l’aide de formulaires en ligne simples, l’équipe de risque peut construire une image beaucoup plus précise de la criticité de chaque fournisseur et de la probabilité de tout risque ou problème de performance lié à ce fournisseur.
Commencez votre parcours de maturité en gestion des risques liés aux tiers dès aujourd’hui. Parlez à Riskonnect de la mise en ligne de votre programme de risques liés aux fournisseurs en utilisant la dernière technologie GRC.
