À medida que as organizações dependem cada vez mais de redes externas, o imperativo de monitorizar e avaliar estas relações com terceiros intensifica-se. A automatização da gestão de risco de terceiros concede informações sobre as operações de fornecedores e prestadores de serviços, clarificando os potenciais riscos que acarretam para a sua organização.
Compreender o risco de terceiros em ambientes isolados
As organizações menos maduras tendem a gerir o risco de terceiros em silos numa base ad hoc. Os fornecedores e prestadores de serviços são frequentemente geridos exclusivamente pelos departamentos que utilizam diretamente os seus produtos e serviços, sem uma visão geral central de como o serviço prestado pelo terceiro pode afetar outras áreas de negócio ou o desempenho geral da organização.
Esta falta de supervisão central deixa as empresas numa situação vulnerável, sem uma visão holística de toda a sua rede de fornecedores, prejudicando a sua capacidade de avaliar e priorizar os riscos de forma eficaz. Frequentemente, não existe um processo de integração padrão, uma monitorização contínua limitada e nenhum indicador-chave de risco padrão para entender como o fornecedor está a desempenhar. Normalmente, não são definidos SLAs formais e a sua sustentabilidade e viabilidade geral como parceiro de negócios a longo prazo é frequentemente negligenciada, negligenciando a importância da avaliação do ciclo de vida nas relações da cadeia de abastecimento.
Superar obstáculos na gestão de risco de terceiros
O profissional de risco que tenta obter uma visão centralizada da base de fornecedores de uma organização, quando está a lidar com centenas e, por vezes, milhares de fornecedores, prestadores de serviços, contratantes e fornecedores de tecnologia e serviços, tem um trabalho difícil em mãos!
Para obter visibilidade da situação, devem:
Construir um registo dos fornecedores críticos.
Compreender o contrato e os SLAs para cada fornecedor e definir KPIs, garantindo que se alinham com as melhores práticas de segurança e contribuem para uma estratégia robusta de gestão de risco de terceiros.
Definir os indicadores-chave de risco para cada fornecedor para permitir a identificação de desempenho abaixo do padrão, riscos e avaliar a postura de segurança.
Realizar avaliações de risco de fornecedores, questionários e inquéritos regulares para entender o desempenho.
Determinar a viabilidade e sustentabilidade de cada fornecedor como parceiro de negócios a longo prazo através de pesquisa e scorecards.
Compreender o impacto em toda a organização se o fornecedor terceiro falhar.
Recolher informações regulares relacionadas com o desempenho de cada terceiro e fornecedor.
Construir um registo de incidentes relacionados com cada fornecedor como parte do processo de due diligence e mitigação de risco.
Garantir que estão a cumprir quaisquer requisitos de conformidade, no que diz respeito a regulamentos, políticas e legislação, como parte do sistema de gestão de risco de terceiros.
Avaliar a criticidade de cada fornecedor para permitir que as equipas de gestão coloquem dinheiro e recursos por detrás dos fornecedores mais críticos.
Fazer isto manualmente seria uma tarefa enorme para o que geralmente é uma equipa de risco muito pequena e exigiria uma extensa colaboração com as partes interessadas em todo o negócio. Mas trazer o processo online usando uma solução de gestão de risco de terceiros construída para o efeito pode ajudar.
Vamos explorar três práticas críticas de gestão de risco de fornecedores com mais detalhe e ver como a automatização dos processos ajuda as equipas de risco a trabalhar com indivíduos em toda a organização para construir uma solução abrangente de gestão de risco de terceiros (TPRM), incorporando a avaliação do ciclo de vida e os controlos de segurança.
Principais benefícios de trazer a gestão de risco de terceiros online
Trazer o seu processo de gestão de risco de terceiros online usando software GRC traz uma riqueza de benefícios para as organizações, incluindo automatização, due diligence e mitigação de risco. Aqui exploramos três dos processos fundamentais de um programa de gestão de risco de terceiros e exploramos os benefícios de conduzir esses processos online usando uma ferramenta GRC.
- Padronizar o processo de integração
As estruturas e modelos de melhores práticas dentro de uma solução GRC permitem que crie um processo de integração padrão para todos os fornecedores, capturando todas as informações num formato consistente desde o início. Estes formulários online podem ser enviados aos campeões da equipa interna que gerem o fornecedor, garantindo que as informações são capturadas de forma consistente e centralizada dentro da plataforma GRC.
As partes interessadas podem guardar contratos e registar SLAs e KPIs para cada fornecedor dentro da solução, e as equipas de risco podem personalizar ainda mais os formulários para capturar todas as informações de que precisam. Os dados capturados alimentam diretamente dos formulários online para a plataforma de software e podem ser facilmente reportados e ‘visualizados’ usando relatórios e dashboards automatizados, melhorando o processo de avaliação das relações com os fornecedores.
- Definir KPIs e KRIs
Depois de cada fornecedor ter sido integrado e registado no sistema e tiver um registo em direto de todos os seus terceiros, pode começar a recolher mais informações sobre cada fornecedor. As partes interessadas podem registar a criticidade de cada fornecedor na sua escala preferida, podem definir indicadores-chave de risco para cada fornecedor e indicadores-chave de desempenho e SLAs.
Estas métricas podem então ser ligadas digitalmente a informações da vida real, como avaliações de risco de fornecedores online, questionários e inquéritos. Os registos de incidentes e outros dados transacionais e operacionais podem ser puxados para a solução de gestão de risco de terceiros através de integrações API com outros sistemas e ligados aos KPIs e KRIs relevantes, dando indicações claras de quando um fornecedor não está a desempenhar ou a representar um risco para a organização.
Terá mesmo uma visibilidade clara de quais sistemas, processos de negócio, indivíduos e equipas serão impactados se o fornecedor falhar. A automatização deste processo permite que as organizações obtenham visibilidade antecipada de riscos que, de outra forma, passariam despercebidos se fossem deixados para processos manuais e intuição.
- Avaliações de risco digitais, questionários e inquéritos
Implementar as suas avaliações de risco de fornecedores, questionários e inquéritos online simplificará significativamente o processo TPRM. Estes podem ser enviados a nível interno para perguntar às suas próprias equipas como o fornecedor está a desempenhar, ou podem ser enviados aos próprios fornecedores através de um portal online discreto, servindo como um processo de avaliação reputacional e de desempenho.
As avaliações de risco, questionários e inquéritos podem ser enviados regularmente usando fluxos de trabalho e alertas automatizados, e as conclusões tardias serão automaticamente acompanhadas através de lembretes automatizados. As informações são capturadas num formato consistente numa base de dados central, o que significa que pode facilmente executar relatórios sobre os dados com o toque de um botão.
Levar a gestão de risco de terceiros para o próximo nível
Acima explorámos apenas 3 das formas simples de como trazer o seu processo de gestão de risco de terceiros online pode melhorar a sua supervisão do desempenho geral do fornecedor e os riscos associados.
Mas organizações mais maduras podem levar isto para outro nível! As organizações que já têm uma visão robusta e consolidada do risco de terceiros e estão a usar os processos online descritos acima podem começar a ligar o risco de fornecedores a outras funções e processos de negócio.
Integrar a conformidade com a gestão de risco de fornecedores
Muitas organizações optam por ligar a gestão de risco de terceiros à conformidade. A maioria das organizações espera que certos padrões, valores e obrigações regulamentares sejam mantidos pela sua rede de fornecedores, quer sejam morais éticas, leis de privacidade de dados, normas ISO e outras certificações. Uma solução TPRM online permitirá que mapeie os fornecedores para os requisitos de conformidade para entender se estão em conformidade e sinalizar quaisquer não conformidades.
Isto também pode ser feito de forma semelhante com auditorias. As auditorias também podem ser geridas online dentro de uma ferramenta GRC; notificações automáticas podem ser enviadas aos fornecedores sobre a sua próxima auditoria e os resultados e quaisquer ações necessárias também serão sinalizados online e trabalhados até à resolução usando fluxos de trabalho e alertas automatizados.
Ligar a resiliência operacional com o desempenho do fornecedor
Muitas organizações optam por integrar a gestão de risco de fornecedores com planos de resiliência operacional e continuidade de negócios, o que significa que, se um fornecedor crítico falhar, têm planos de contingência de curto e longo prazo em vigor com base na criticidade do produto ou serviço que o fornecedor fornece.
Organizações mais maduras também procuram ligar a gestão de incidentes aos seus programas de risco de fornecedores. Isto permite que quaisquer incidentes ou quase acidentes relacionados com um determinado fornecedor sejam diretamente ligados ao seu perfil de fornecedor dentro da solução TPRM. Isto fornece às equipas de risco uma indicação precoce de mau desempenho para que possam resolver os problemas precocemente. As informações também podem ser usadas como justificação para terminar as relações com fornecedores não confiáveis.
Capacitar as equipas de risco com a automatização TPRM
Usar uma solução online automatizada transforma uma pequena equipa de risco numa equipa inteira de campeões de risco de toda a organização. Ao pedir às partes interessadas para introduzirem os dados relevantes sobre os seus fornecedores usando formulários online simples, a equipa de risco pode construir uma imagem muito mais precisa da criticidade de cada fornecedor e da probabilidade de quaisquer problemas de risco ou desempenho relacionados com esse fornecedor.
Comece hoje a sua jornada de maturidade em gestão de risco de terceiros. Fale com a Riskonnect sobre trazer o seu programa de risco de fornecedores online usando a mais recente tecnologia GRC.
