Dirigir una empresa conlleva riesgos, y gestionarlos de forma eficaz puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. En los últimos años, el interés por las estrategias de gestión de riesgos ha aumentado considerablemente. Las empresas que ya han incorporado procedimientos de gestión de riesgos en sus operaciones han obtenido enormes beneficios, como la capacidad de tomar decisiones más inteligentes y rápidas, y una supervisión completa con el seguimiento y la supervisión de los tratamientos de riesgos.

Hay muchos pasos involucrados en la gestión eficaz de riesgos, incluyendo la identificación y evaluación de riesgos, el análisis de riesgos, la planificación de la respuesta, la planificación de la continuidad del negocio, la planificación de la recuperación, la gestión del cumplimiento normativo, etc.

Una buena solución de software de gestión de riesgos puede ayudarle a agilizar el proceso de gestión de riesgos, analizar mejor el rendimiento y actuar con mayor rapidez. Este blog tratará sobre las características imprescindibles de un software de gestión de riesgos y le ayudará a elegir la solución adecuada para su organización.

Ventajas del software de gestión de riesgos
Los productos de software de gestión de riesgos actuales están diseñados para ofrecer dinámicamente información y análisis a todos aquellos que tienen un papel o responsabilidad en la gestión de riesgos. Incorporan características que garantizan que los datos de riesgo se comuniquen eficazmente en la organización e incluyen una serie de opciones de presentación de informes. Algunas de las ventajas del software de gestión de riesgos son:

Anticipación de riesgos
Una función importante del software de gestión de riesgos es identificar y evaluar los riesgos actuales y emergentes. Permite a las organizaciones identificar y rastrear los riesgos nuevos o probables y responder a ellos de manera oportuna y adecuada, lo que puede minimizar una serie de impactos financieros y no financieros en la organización.

Expectativas realistas
Una gestión de riesgos eficaz, respaldada por un software, proporciona a los altos directivos los datos y las herramientas de análisis necesarios para crear expectativas realistas de éxito y fracaso. Esto les permite crear objetivos alcanzables, plazos realistas y una asignación de recursos adecuada.

Compaq fue el mayor proveedor mundial de ordenadores personales en la década de 1990, alcanzando en su punto álgido un valor de mercado de 18.000 millones de dólares estadounidenses y un precio por acción de 51 dólares estadounidenses. En 2002, tenía 2.000 millones de dólares de deuda y el precio de sus acciones había caído a 12 dólares estadounidenses. Las razones de su desaparición incluyeron la expansión excesiva en software y servicios en un intento de dominar todos los aspectos de la industria informática.

Ayuda a la toma de decisiones estratégicas
Con el software de gestión de riesgos adecuado, las organizaciones pueden respaldar la toma de decisiones estratégicas y operativas informadas para minimizar las amenazas y maximizar las oportunidades. Esto facilita el crecimiento y controla los costes y las pérdidas.

Las decisiones lentas e incorrectas han llevado a muchas empresas a la quiebra a lo largo del tiempo, incluida la mayor empresa cinematográfica del mundo, Kodak, que se declaró en quiebra en 2012. A pesar de gastar miles de millones en fotografía digital, Kodak no llegó a producir cámaras digitales para el mercado de masas. Esto se debió en gran medida al temor de dañar su negocio de películas. Esto ocurrió a pesar de tener evaluaciones de mercado de los riesgos y las oportunidades de esta tecnología disruptiva. Kodak no tomó las decisiones estratégicas correctas para hacer crecer la empresa.

Transparencia y responsabilidad
El software de gestión de riesgos permite a todos aquellos con funciones y responsabilidades de gestión de riesgos ver fácilmente en cualquier momento cuáles son los riesgos en cualquier nivel de la organización, cuál es su estado y qué opciones de tratamiento se están aplicando y por quién. Los recordatorios generados por el sistema para las revisiones de riesgos y controles y los informes de progreso de las acciones de tratamiento ayudan a garantizar que los responsables directos rindan cuentas.

El acceso al software de gestión de riesgos en cualquier momento y desde cualquier lugar, junto con los paneles electrónicos y los informes impresos, garantizan la puntualidad y la transparencia.

La Comisión Real de Servicios Financieros de Australia en 2018 descubrió que, en el caso del Commonwealth Bank of Australia (CBA), los riesgos no se entendían ni se asumían claramente, y que los marcos para gestionarlos eran engorrosos e incompletos. Además, no había responsabilidades claras, empezando por la falta de propiedad de los riesgos clave a nivel del Comité Ejecutivo y las deficiencias en la forma en que los problemas, los incidentes y los riesgos se identificaban y se escalaban a través de la institución, así como la falta de urgencia en su posterior gestión y resolución.

¿Cómo funciona el software de gestión de riesgos?
Es esencial que el software de gestión de riesgos se ajuste a las normas ISO de gestión de riesgos, pero que sea configurable para adaptarse a las diferencias entre los marcos de riesgos de las organizaciones. No hay dos organizaciones que tengan exactamente la misma configuración para su enfoque de gestión de riesgos, por lo que la flexibilidad sin comprometer la integridad es clave. A continuación, se muestra una ilustración de cómo funciona el software de gestión de riesgos:

Un software de gestión de riesgos eficaz cubre todos los aspectos de la gestión de riesgos, incluyendo:

  • Identificación de riesgos: Permite que los riesgos y sus causas y consecuencias se introduzcan como registros de riesgos y se vinculen al área/nivel apropiado de la organización.
  • Evaluación de riesgos: Los riesgos pueden evaluarse en sus estados inherentes y residuales.
  • Identificación y evaluación de controles: Se pueden introducir los controles de riesgo actuales, asignar responsabilidades y calificar la eficacia.
  • Gestión de indicadores clave de riesgo: Las métricas de riesgo pueden introducirse, vincularse, supervisarse y notificarse.
  • Gestión de acciones de tratamiento: Se pueden configurar acciones para tratar aún más un riesgo con un responsable, fechas de inicio y fin, enlaces organizativos y enlaces a los controles existentes, cuando sea apropiado.
  • Revisiones de riesgos: Los riesgos pueden programarse para su revisión periódica por parte de los propietarios de los riesgos y la dirección de línea y, cuando sea necesario, la frecuencia puede determinarse por la calificación residual.
  • Comunicación e informes: Proporciona una gama de opciones de comunicación e informes de riesgos, desde notificaciones generadas por el sistema hasta paneles digitales, mapas de calor interactivos y formatos de informes impresos.

¿Cuáles son las ventajas del software de gestión de riesgos?
El uso de un software de gestión de riesgos acelera fundamentalmente el proceso de gestión de riesgos, al tiempo que mejora su coherencia y sus resultados. Ayuda a garantizar que el marco de riesgos de la organización y el trabajo de los gestores de riesgos estén bien respaldados en términos de acceso a los datos y fiabilidad.

El uso de un software de gestión de riesgos es beneficioso debido a lo siguiente:

  • Fácil acceso a través del navegador web a paneles visuales que muestran el perfil de riesgo por categorías de riesgo, así como por estructuras de organización y planificación.
  • Oportunidad de mostrar visualmente las calificaciones de riesgo residuales en relación con el apetito de riesgo de la organización, lo que ayuda a elegir la opción de tratamiento de riesgo más apropiada.
  • Capacidad de mostrar las relaciones entre los riesgos y de vincular los indicadores clave de riesgo (ICR o KPI) a los riesgos respectivos.
  • Automatización de las notificaciones de revisión de riesgos y controles, así como de los recordatorios sobre la actualización del progreso de las acciones de tratamiento de riesgos a los responsables.
  • Opciones de informes flexibles, ya sea en pantalla o en informes generados por el software.
  • Acceso 24 horas al día, 7 días a la semana para la revisión, la actualización y la presentación de informes para aquellos con funciones y responsabilidades de gestión de riesgos.

Retos a la hora de implementar un software de gestión de riesgos
Toda nueva solución de software, cuando se introduce en una organización, plantea retos. A continuación, se enumeran algunos de los retos más conocidos a la hora de introducir un software de gestión de riesgos.

Enfoques dispersos y dispares: Algunas organizaciones tienen diferentes versiones de la gestión de riesgos en varias áreas de la organización. Incorporarlos a una solución de software común y estandarizar el enfoque, cuando sea apropiado, puede llevar mucho tiempo y ser un reto. En el lado positivo, las organizaciones en esta situación ven la introducción del software como una oportunidad para abordar este problema.

Falta de claridad en las funciones y responsabilidades: Un buen software de gestión de riesgos vincula las funciones y responsabilidades clave de la gestión de riesgos, ya sea usted miembro del consejo de administración, miembro de un comité de riesgos y auditoría, responsable de los riesgos de una dirección o propietario individual de un riesgo, un control o una acción de tratamiento de riesgos, los riesgos se asignan en consecuencia. También ofrece la oportunidad de introducir aprobaciones y comentarios de revisión. Esto a veces pone de manifiesto una falta de claridad en los detalles de las funciones y responsabilidades de la gestión de riesgos, aunque se haga referencia a ellas en términos generales en la estrategia de gestión de riesgos de la organización.

Problemas en los registros de riesgos: Es bastante común encontrar una serie de problemas con los registros de riesgos en una organización, tales como la falta de coherencia en la definición de los riesgos, las variaciones en las calificaciones de los riesgos y los controles, la falta de datos, los riesgos que ya no son relevantes, los riesgos que son inherentemente insignificantes, etc. La introducción de un nuevo software de gestión de riesgos puede verse como una oportunidad para limpiar los registros de riesgos antes de migrarlos al software o para llevar a cabo una serie de talleres dentro de la organización para dotar a los directivos responsables y al personal clave de los conocimientos necesarios para actualizar sus riesgos después de que se hayan introducido en el nuevo sistema. De cualquier manera, se trata de garantizar que la nueva herramienta contenga un alto nivel de identificación y evaluación de riesgos sobre el que informar y apoyar una mejor toma de decisiones.

Transición desde hojas de cálculo y otros sistemas: El personal que tiene una larga historia con la gestión de riesgos en hojas de cálculo o con generaciones anteriores de software de gestión de riesgos puede encontrar un reto dejarlo atrás y adoptar una nueva solución de software. Para que la transición tenga éxito, es necesario que desde el principio haya una buena comunicación sobre por qué se está introduciendo el nuevo sistema, cuáles son sus beneficios no solo para la organización, sino también para ellos en su área de actividad. Es vital proporcionar una formación y un apoyo adecuados para comprender y trabajar con el software.

Mejora de las competencias del personal y de las partes interesadas: Se recomienda encarecidamente realizar un análisis de las necesidades de comunicación y formación de las partes interesadas en una fase temprana de la implementación. Quién necesita saber qué y cuándo, y qué nivel de apoyo se requiere en qué plazo, son preguntas clave. Los administradores del sistema de riesgos y los responsables de los riesgos requerirán un mayor nivel de conocimiento funcional/técnico del producto, mientras que los propietarios de los riesgos necesitarán una buena cobertura del flujo de trabajo del proceso de riesgos en el software. Los propietarios de las acciones de control y tratamiento de riesgos necesitarán una formación más específica sobre la revisión y la actualización. Los miembros del consejo de administración y los ejecutivos suelen beneficiarse más de una comprensión general del sistema, con un enfoque particular en los informes, los paneles de control y el análisis.

Mayor nivel de transparencia y responsabilidad: Dado que el software de gestión de riesgos de la generación actual permite un seguimiento oportuno de las revisiones de riesgos y controles, el progreso de la implementación de las acciones de tratamiento de riesgos (en curso/fuera de curso) y una vinculación e información más eficaz de los riesgos con las estructuras organizativas y de planificación, necesariamente se traduce en mayores niveles de transparencia y responsabilidad. Esto puede ser un reto para algunos miembros del personal que pueden haber estado acostumbrados previamente a la presentación de informes ocasional o nula sobre la gestión de riesgos en sus áreas. Las notificaciones generadas por el sistema para las revisiones de riesgos y controles y los informes de progreso del tratamiento de riesgos a los responsables también pueden requerir un pequeño ajuste. También puede ser un reto a nivel del consejo de administración y de los ejecutivos estar viendo, a veces por primera vez, las calificaciones residuales de los riesgos individuales en relación con el apetito de riesgo prescrito por la organización, en particular cuando hay una serie de riesgos que pueden superarlo. La clave para abordar los temores y las preocupaciones se remonta a la claridad en torno a las funciones y responsabilidades, proporcionando la formación y el apoyo necesarios, así como dejando claro desde la cúpula que se trata de abrir la gestión de riesgos a todos los niveles de la organización con una información mejor y más oportuna. Y sí, hay una responsabilidad que viene con cualquier estrategia de gestión de riesgos verdaderamente exitosa, independientemente del software.

Pasos para seleccionar una solución de software de gestión de riesgos
Hay una serie de factores a tener en cuenta a la hora de tomar una decisión informada al comprar una solución de software de gestión de riesgos. Si bien el coste es siempre una consideración importante, no siempre debe ser el único factor decisivo. Muchas organizaciones a menudo recuerdan compras anteriores de soluciones de software más baratas que terminaron en fracaso o con problemas de rendimiento continuos y, en algunos casos, costosas correcciones.

El siguiente proceso de siete pasos proporciona una guía de lista de comprobación para ayudar a tomar una decisión de compra de software informada.

PASO 1: Delinear POR QUÉ su empresa necesita un software de gestión de riesgos
Al igual que cualquier otro software, su software de gestión de riesgos debe cumplir con sus objetivos de negocio y proporcionar una buena relación calidad-precio. Por ejemplo, es posible que necesite un software de gestión de riesgos porque las hojas de cálculo se vuelven demasiado difíciles de gestionar en toda la organización y la presentación de informes es un proceso manual costoso.

Algunas preguntas clave que pueden ayudar son:

  • ¿Cuáles son las debilidades y las oportunidades de mejora en su proceso actual de gestión de riesgos? Donde se requieren niveles más altos de cuantificación y precisión, las herramientas como el mapeo de procesos avanzado y lean six sigma son beneficiosas.
  • ¿Cuáles de estas mejoras podría ofrecer el software de gestión de riesgos?
  • ¿Cuáles son sus objetivos generales de negocio para la adopción de un software de gestión de riesgos?
  • ¿Cuál es el coste y el beneficio de la adopción de un software de gestión de riesgos?

Cuando el tiempo y el coste de la realización de un análisis completo de coste-beneficio son prohibitivos o injustificados, se podría hacer una estimación de los posibles ahorros de costes para una o varias partes del proceso de gestión de riesgos que requieran muchos recursos, por ejemplo, la presentación de informes a varios niveles, y enumerar los beneficios no financieros, así como los cuantificados no financieramente. Esta información se puede añadir a un caso de negocio para la adquisición de software cuando la organización lo requiera.

PASO 2: Determinar QUIÉN participará en el proceso de selección
Una gestión de riesgos exitosa requiere una colaboración eficaz entre los usuarios de diferentes departamentos y diferentes niveles de la estructura organizativa.

Un punto de partida útil para determinar con qué grupos consultar sobre su experiencia y necesidades actuales que el software de gestión de riesgos podría satisfacer sería la sección de funciones y responsabilidades de la estrategia de gestión de riesgos de la organización. Sin embargo, vale la pena recordar que si la estrategia de gestión de riesgos se desarrolló sin un software en su lugar, es probable que haya omitido el papel de la informática.

La participación de estas partes interesadas puede ser en dos fases:

Consulta sobre su experiencia actual con el proceso de gestión de riesgos, la identificación de las necesidades que el software de gestión de riesgos podría satisfacer y los retos en la implementación. Esto ayudará a dar forma a la especificación del software y los servicios requeridos.

Participación de un número limitado de partes interesadas clave en el proceso de selección, por ejemplo, patrocinador ejecutivo, gestor de riesgos, representante de TI/analista de negocio, representante de la unidad de negocio/usuario final.

PASO 3: Determinar QUÉ se necesita en el software y los servicios de gestión de riesgos
Basándose en los resultados de los pasos 1 y 2, se puede compilar una lista de todas las características, funcionalidades y entregables de implementación prioritarios necesarios. La lista consolidada puede entonces ser revisada y priorizada para determinar lo “imprescindible” de lo “deseable”.

PASO 4: Determinar QUÉ se necesita en un proveedor de software de gestión de riesgos
Este paso a menudo se pasa por alto; sin embargo, un proveedor de software de gestión de riesgos es la persona a la que acudir para cualquier incidente que pueda ocurrir mientras utiliza el sistema. Por lo tanto, tener una lista de criterios para el proveedor de software es tan importante como tener una lista de las características necesarias para el propio software.

PASO 5: Recopilación y preselección de una lista de posibles proveedores y soluciones
Una vez que sepa qué características de software y posibles proveedores está buscando, es hora de buscar y comparar posibles soluciones con las listas de verificación.

Estas son algunas fuentes potenciales para iniciar el proceso de comparación:

  • Analistas de la industria como Forrester y Gartner
  • Sitios web de comparación de software creíbles como Capterra, G2 y Software Advice
  • Organizaciones asociadas y colegas profesionales
  • Búsqueda en Google

Recomendamos mantener un escepticismo saludable sobre los resultados de las revisiones de búsqueda basadas en la web que no provengan de sitios reconocidos por la industria.

PASO 6: Vista previa del software preseleccionado
Antes de pasar al paso 7, vale la pena obtener una vista previa del software de gestión de riesgos preseleccionado para asegurarse de que se alinea con los elementos imprescindibles de la lista de verificación del paso 3 y las expectativas que tiene de la investigación en el paso 5.

PASO 7: Contratación / Acuerdo
Una vez que haya tomado su decisión, es crucial que aborde todo lo que necesita en el contrato, incluidos los costes de licencia, soporte e implementación. Si es posible, es esencial involucrar a sus departamentos legal y financiero en esta fase para evitar futuros remordimientos.

Si desea obtener más información sobre la solución de software de gestión de riesgos de Riskonnect y comprender cómo puede fortalecer su programa de gestión de riesgos, solicite una demostración.