El big data es un tema candente en el mundo empresarial, y parece que todo el mundo quiere explotar el valor y la información que pueden obtener de los datos, y hay una buena razón para ello. Los datos son uno de los recursos más valiosos de los que dispone una organización, y los datos de GRC (gobierno, riesgo y cumplimiento) no son una excepción.

Grandes cantidades de datos de GRC de alta calidad pueden aportar enormes ventajas a las empresas. Los datos construyen una imagen transparente de las operaciones y el rendimiento diarios, lo que facilita a los líderes la detección de problemas y el descubrimiento de áreas de mejora. Pero a medida que las empresas empiezan a utilizar los datos para impulsar la toma de decisiones y remodelar los procesos, la precisión de los datos se convierte en un foco de atención. Los datos introducidos incorrectamente y la información inexacta podrían conducir a malas decisiones que podrían tener un impacto negativo en las operaciones empresariales.

Si bien grandes cantidades de datos pueden ser extremadamente valiosas para los programas de GRC, desafortunadamente, no todos los datos son válidos. El big data solo es útil si es de alta calidad. En el mejor de los casos, los datos de GRC deficientes podrían ser inutilizables e insignificantes. En el peor de los casos, los datos de mala calidad pueden tener consecuencias importantes para los líderes empresariales, que pueden acabar tomando decisiones empresariales críticas basadas en información incorrecta. Si la mala calidad de los datos no se aborda, puede provocar fallos operativos, análisis inexactos y estrategias empresariales mal concebidas. Tanto es así que IBM research estimó que los conjuntos de datos deficientes le cuestan a la economía de Estados Unidos la friolera de 3,1 billones de dólares al año.

El énfasis en la importancia de la calidad de los datos en el GRC empresarial ha aumentado a medida que el análisis de datos se vincula más intrincadamente con las decisiones empresariales. Los datos inexactos para los programas de riesgo y cumplimiento pueden dejar a las empresas expuestas tanto a riesgos imprevistos como a fuertes multas y sanciones relacionadas con el incumplimiento. La introducción de datos de alta calidad es fundamental para construir una visión integral para los equipos de riesgo y cumplimiento.

El estigma en torno a la introducción de datos en GRC

Pueden surgir problemas con los datos cuando los empleados cuyo trabajo consiste en introducir y procesar datos manualmente no ven la importancia de su función. La introducción de datos a menudo puede verse como una tarea ardua y que requiere mucho tiempo, y sin una comprensión profunda de cómo se utilizan los datos, el personal puede verse tentado a tomar atajos. A medida que omiten campos, abrevian texto o toman atajos, se pierden pasos clave en el proceso, lo que compromete la coherencia de los datos. Esta introducción de datos de calidad inferior y el formato incoherente tendrán un gran efecto en una empresa. Al no proporcionar a los consejos de administración y a los ejecutivos una comprensión en tiempo real de cómo está rindiendo su organización en relación con su apetito de riesgo y sus obligaciones de cumplimiento, se deja a la empresa expuesta.

Los empleados de primera línea necesitan formación para darse cuenta de lo que ocurre si “no marcan una casilla” o “dejan un campo vacío”. Necesitan comprender el contexto de cómo se utilizan los datos para que puedan comprender la importancia de los datos que están introduciendo. Esto fomentará la introducción exhaustiva de datos. Del mismo modo, si se están introduciendo datos que requieren mucho tiempo y que no se están utilizando en otros lugares del proceso, esto se puede eliminar, ahorrando tiempo y recursos valiosos.

Solo recopile datos críticos que agreguen valor e impulsen las decisiones

Demasiados datos también pueden causar problemas. La realidad es que los departamentos de GRC a veces se ven abrumados al encontrar los datos relevantes dentro de un grupo de información tan grande. Y cuando lo hacen, es posible que no sepan si está actualizado o es preciso. Como resultado, los departamentos de TI y los ejecutivos pueden verse sobrecargados con la producción de actualizaciones de estado e informes constantes. Este engorroso proceso deja a los ejecutivos de nivel C frustrados con procedimientos fragmentados que consumen tiempo y recursos valiosos y que a menudo se basan en información obsoleta, lo que impacta negativamente en la toma de decisiones informada por datos. En pocas palabras, una mala gestión de los datos puede conducir a una catástrofe multifacética para los programas de GRC.

Los procesos manuales pueden conducir a más problemas de gobernanza de datos

Los datos de calidad son quizás una de las partes más importantes de un programa de GRC exitoso, lo que hace que la gobernanza de datos sea un requisito clave de las herramientas y los procesos de GRC. Si bien el uso de procesos manuales puede aportar una dimensión humana a la gobernanza de datos, también puede conducir a la incoherencia.

Las carpetas compartidas, los documentos de Excel, los correos electrónicos y las ubicaciones de archivos conjuntos simplemente no son una forma eficiente de recopilar datos de forma coherente y compartir información entre los equipos. El uso compartido de archivos puede provocar la sobrescritura de datos y puede provocar que los usuarios queden bloqueados fuera de los documentos durante horas. Las aplicaciones de Microsoft como Excel y Word no tienen el formato y las reglas implementadas para garantizar la introducción de datos coherente y realizar informes adecuados. La vinculación de información y la referencia cruzada de datos son muy limitadas cuando se utilizan métodos manuales, lo que conduce a procesos inconexos y departamentos aislados. Las incoherencias de los datos se pueden perder en un mar de información, lo que resulta en una visibilidad limitada que conduce a plazos incumplidos y procesos de aprobación defectuosos. Las tareas manuales de elaboración de informes y procesamiento de datos también consumen un tiempo valioso, que de otro modo podría utilizarse para solucionar problemas y mejorar los procesos.

Con ese fin, las empresas están recurriendo a herramientas de GRC para proporcionar las reglas de gobernanza de datos necesarias para garantizar que los datos no solo sean utilizables y accesibles, sino que se recopilen de una manera estructurada, metódica y con marca de tiempo.

¿Por qué hay tantas barreras para la introducción de datos?

Con la calidad y la gobernanza de los datos como base de las iniciativas de transformación digital para las empresas contemporáneas, la pregunta sigue siendo, ¿por qué tantas empresas sufren barreras de datos? Por un lado, es posible que las empresas no tengan un equipo de gobernanza de datos eficiente a cargo. En segundo lugar, pueden utilizar procesos manuales y que requieren mucha mano de obra que resultan en errores humanos y procedimientos largos. En tercer lugar, los sistemas heredados obsoletos que no están integrados con otras herramientas pueden plantear obstáculos crecientes. Es posible que algunas organizaciones ni siquiera tengan principios de gobernanza de datos de mejores prácticas implementados. Para otros, bien podría ser una combinación de todos estos factores.

Los datos deficientes suelen ser la causa principal de la mala toma de decisiones y los problemas de integridad, y pueden causar una variedad de otros problemas organizativos relacionados con la asignación de recursos, la presupuestación, la previsión y el rendimiento operativo.

¿Cómo puedo mejorar la integridad de los datos en mi programa de GRC?

Es vital establecer códigos de conducta y mejores prácticas en la gestión de datos y garantizar que se aborden las necesidades y preocupaciones que se extienden más allá de las áreas de datos tradicionales para garantizar que se aborden áreas como el cumplimiento, los asuntos legales y la seguridad.

Se deben introducir reglas y directrices de gobernanza de datos para mejorar la calidad de los datos, y a menudo la mejor manera de garantizar que se sigan las reglas es implementar una solución de GRC de mejores prácticas. Las herramientas de GRC pueden ayudar a las organizaciones a evitar errores e incoherencias dentro de los datos al agregar estructura al proceso de recopilación de datos.

El software contiene reglas en torno a la introducción de datos, los usuarios deben seleccionar de menús desplegables preconfigurados, eliminando abreviaturas, y las reglas preestablecidas requieren que todos los campos se completen antes de que el personal pueda pasar a la siguiente etapa del proceso. El software también admite múltiples usuarios y rastrea su actividad; la introducción de datos tiene marca de tiempo y se rastrean todos los cambios. Los usuarios pueden establecer controles que activen notificaciones cuando se alcanzan los KPI o las tolerancias de riesgo, cuando las cosas necesitan aprobación y cuando se incumplen los plazos, lo que automatiza aún más el proceso.

La información de otros sistemas se puede extraer automáticamente a la solución a través de API, lo que ahorra un valioso tiempo de introducción de datos y garantiza una única fuente de verdad en todos los sistemas.

¿Cómo está capturando eficazmente el software el big data en la esfera de GRC?

Las organizaciones basadas en datos de hoy en día requieren una solución de GRC integrada que reúna la calidad, el linaje y la gobernanza de los datos, lo que permite a los usuarios aprovechar los datos en toda la empresa para mejorar los procesos y las operaciones. Al automatizar los principios de gobernanza de datos y los componentes asociados, las empresas cosechan los beneficios que se extienden más allá de los informes precisos, el análisis optimizado y la toma de decisiones más inteligente basada en datos.

La gobernanza de datos eficaz facilitada por el software de GRC ofrece múltiples beneficios a una organización, que incluyen:

Calidad mejorada de los datos: proporciona un proceso estructurado paso a paso que garantiza la precisión, la integridad y la coherencia de los datos, lo que garantiza que no se pierdan datos.

Coherencia de los datos: establezca reglas para garantizar la coherencia mediante el uso de terminología común y utilice menús desplegables para garantizar la estandarización al tiempo que permite comentarios adicionales cuando sea necesario.

Mapeo de datos: las herramientas de GRC ayudan a definir los vínculos entre los datos de otros sistemas y otras áreas del negocio. Por ejemplo, los riesgos de incumplimiento se pueden agregar automáticamente al registro de riesgos, lo que reduce el tiempo de introducción de datos.

Una vista de 360 grados de todas las entidades comerciales: establece una ubicación centralizada para todos los datos de GRC, lo que permite a las organizaciones ponerse de acuerdo sobre “una única versión de la verdad” para garantizar la coherencia y aumentar la visibilidad entre los equipos.

Flujos de trabajo de cumplimiento de mejores prácticas: proporciona flujos de trabajo listos para usar para satisfacer las demandas de regulaciones como HIPAA y GDPR, y los requisitos de la industria, como los estándares PCI DSS e ISO, lo que garantiza procesos estructurados que cumplen instantáneamente con los requisitos.

Automatización: los usuarios pueden implementar fácilmente flujos de trabajo para cambios y aprobaciones, lo que garantiza que los procesos se completen por completo de principio a fin con la autorización correcta. Se pueden enviar notificaciones automáticas cuando hay anomalías en los datos, se alcanzan ciertos niveles o las cosas requieren aprobación.

Informes y paneles en tiempo real: el personal puede acceder a informes y paneles al instante para ver el progreso y proporcionar actualizaciones para la administración, los auditores y los reguladores.

Configuración de su herramienta de GRC: la calidad de entrada es igual a la calidad de salida

Como con la mayoría de las cosas en la vida, “se obtiene lo que se invierte” y el software de GRC no es diferente. Solo cuando sus equipos están introduciendo datos precisos y relevantes puede obtener el resultado de alta calidad necesario para impulsar la toma de decisiones basada en el riesgo.

En una entrevista que realizamos con Emmanuel Rickard, Jefe de Rendimiento y Cambio Empresarial de Mizuho, comentó que “Las organizaciones tienden a entrar en una mentalidad de que nada supera a Excel, y lo que a menudo encontramos es que cuando se pone una herramienta en marcha, lo primero que a menudo intentan hacer es encontrar una manera de exportar la herramienta a Excel, para que puedan acercarse a cómo eran las cosas antes.“” Este enfoque añade un nivel de ambigüedad que las empresas están tratando de evitar. Tan pronto como se extraen los datos, están sujetos a errores y se convierten en una segunda versión de la verdad. Para evitar esta mentalidad y sacar el máximo provecho de una herramienta de GRC, los usuarios deben pensar en cómo todos los equipos querrán extraer y ver los datos para garantizar que esto sea posible dentro de los límites de la herramienta. Una configuración exhaustiva que implique la colaboración entre los departamentos durante la fase de implementación es esencial para garantizar que todos puedan ver la información relevante dentro de la herramienta.

Durante la implementación, debe involucrar al personal de todos los niveles. Desde los equipos de gestión hasta aquellos que introducen los datos en primera línea, las organizaciones deben determinar cuidadosamente los datos críticos que necesitan capturar. Deben comprender cómo se utilizarán los datos y en qué informes aparecerán. Deben seleccionar los encabezados de campo y los menús desplegables sabiamente y considerar todas las opciones posibles. Es aconsejable buscar una herramienta de GRC que sea altamente configurable que le permita añadir nuevos campos y menús desplegables usted mismo, sin incurrir en tarifas de configuración adicionales del proveedor de software. Busque herramientas que sean intuitivas y fáciles de usar, ya que esto ahorrará tiempo en la formación del personal y agilizará los procesos en la fase de introducción de datos. La configuración en la etapa de implementación es fundamental para una implementación exitosa del software.

Mantener el ritmo del cambio

Si hay algo que es constante en los negocios, es el “cambio”. Las organizaciones siempre están buscando agilizar los procesos, reducir los costes y evolucionar para satisfacer las demandas del mercado, por lo que la flexibilidad y la capacidad de configuración deben ser un componente clave de cualquier herramienta de GRC. Su solución de GRC debe ser lo suficientemente flexible como para evolucionar y expandirse con su negocio, lo que hace que la capacidad de configuración y los enlaces entre diferentes conjuntos de datos sean una alta prioridad para las empresas a medida que se esfuerzan por obtener más información de sus datos.

Cuando se trata del panorama del cumplimiento normativo, la gobernanza de datos en particular juega un papel vital para garantizar que las empresas cumplan constantemente con todos los niveles de requisitos de gobierno. En resumen, una estrategia de gobernanza de datos eficaz contribuye significativamente a un programa de cumplimiento eficaz.

Además de ser de alta calidad, los datos deben ser dinámicos y las prácticas de datos deben evolucionar a medida que la organización y el panorama empresarial se desarrollan. Gran parte de los datos de su programa de riesgo y cumplimiento fluirán desde otros departamentos, incluidos los equipos de operaciones, planificación, ventas y finanzas. Obtener una vista en tiempo real de esta información junto con sus datos tradicionales de riesgo y cumplimiento es fundamental para construir una vista holística de su perfil de riesgo general. El software de GRC adecuado admitirá el intercambio de información en toda la empresa, lo que le permitirá el lujo de extraer datos de otros sistemas a través de API en su herramienta de GRC elegida para garantizar que los datos sean coherentes y precisos en todas las plataformas. Los usuarios también pueden recopilar nuevos datos utilizando herramientas de GRC mediante el lanzamiento de formularios, cuestionarios, tareas y proyectos dentro del software. Los líderes pueden solicitar al personal de primera línea que complete la información, y las reglas de gobernanza de datos integradas garantizarán que los datos se capturen de acuerdo con sus directrices de gobernanza de datos. Esto garantiza que todo tenga marca de tiempo y ofrece una transparencia invaluable. A su vez, esto permite a los equipos obtener información sobre cómo y por qué se utilizan los datos que están proporcionando, lo que aumenta aún más la calidad de los datos que se suministran.

Los datos de alta calidad también amplían el uso de paneles de BI y herramientas de análisis, si los datos analíticos se consideran fiables, es más probable que los responsables de la toma de decisiones confíen en ellos en lugar de basar las decisiones en sus propias hojas de cálculo o, peor aún, en sus instintos.

Está claro que, en esencia, la gobernanza de datos conduce a una mejor calidad de los datos, una disminución de los costes de gestión de datos y una mayor supervisión para todas las partes interesadas. ¿El resultado? Una toma de decisiones drásticamente mejorada y mejores resultados empresariales para las organizaciones, lo que a su vez conduce a una toma de decisiones más saludable y a un mejor apoyo en todas las operaciones.

En Riskonnect, sabemos por experiencia la diferencia que una herramienta de GRC de mejores prácticas que prioriza la gobernanza de datos puede marcar para una empresa. Nos apasiona ayudar a las empresas a sacar el máximo provecho de sus programas de riesgo y cumplimiento y sabemos que los datos precisos son un componente fundamental. Solicite una demostración sin compromiso de nuestra solución de GRC reconocida por la industria para obtener más información.