Cuando se trata de proteger su empresa del soborno y la corrupción, es esencial contar con procesos sólidos para detectar posibles casos y proporcionar orientación al personal.
La prevención activa del soborno y la corrupción exige que las empresas establezcan políticas claras que se comuniquen ampliamente para garantizar que el personal sepa qué constituye soborno. También requiere una formación adecuada como parte de un programa de concienciación sobre el soborno. Las empresas también deben tener una vía claramente definida para que el personal denuncie posibles faltas de conducta o irregularidades de forma discreta, garantizando que los casos puedan ser investigados.
Las empresas también deben considerar políticas y procedimientos estrictos con respecto a la entrega y recepción de obsequios corporativos, la aplicación de la diligencia debida a terceros para garantizar que la organización no esté considerando trabajar con entidades sancionadas y la introducción de procedimientos para descubrir conflictos de intereses.
La implementación de medidas proactivas para prevenir el soborno y la corrupción es esencial para salvaguardar la reputación de su empresa, mantener la confianza con las partes interesadas y fomentar una cultura de integridad.
En este blog, compartimos cinco procesos prácticos que puede implementar para prevenir de forma proactiva el soborno y la corrupción dentro de su organización, y explicamos cómo estos procesos se pueden digitalizar y automatizar utilizando software de gobernanza, riesgo y cumplimiento (GRC).
Consulte estos 5 procedimientos que prevendrán activamente el soborno y la corrupción:
- Procedimientos de denuncia de irregularidades
Para prevenir el soborno y la corrupción, las empresas deben implementar un procedimiento de denuncia de irregularidades en el que el personal pueda denunciar de forma anónima los casos sospechosos de soborno o corrupción. Esto animará al personal a sentirse seguro para hablar y compartir posibles faltas de conducta sin temor a represalias. Un proceso como este demostrará a los reguladores que la organización está animando activamente al personal a denunciar sospechas de soborno y corrupción y puede proporcionar pruebas del cumplimiento de las leyes y regulaciones contra el soborno y la corrupción.Para implementar un proceso eficaz, las empresas deben asegurarse de que los informes se puedan realizar de forma anónima y mantener la información confidencial para animar a las personas a presentarse. El proceso debe ofrecer múltiples opciones de presentación de informes, como correo electrónico o un portal en línea. También debe haber una formación adecuada para garantizar que todos en la organización sepan cómo utilizar el sistema de denuncia de irregularidades. También debe haber rutas de escalada claras y un proceso de gestión de casos para asegurar que cada caso potencial se investigue y resuelva con prontitud.
Cómo puede ayudar el software GRC: El software GRC permite a las empresas implementar un portal de denuncia de irregularidades discreto en línea para centralizar y automatizar los procesos. El personal puede denunciar posibles sobornos o faltas de conducta de forma anónima a través de formularios en línea. Los formularios se pueden personalizar para garantizar que se capturen los datos relevantes. Los flujos de trabajo automatizados se utilizan para alertar a las partes interesadas relevantes cuando se presenta un nuevo informe y para gestionar el caso paso a paso a través del proceso de escalada, investigación y resolución.
- Procedimientos de obsequios y atenciones
La entrega y recepción de obsequios corporativos y atenciones podría ser potencialmente un intento de soborno. Por lo tanto, es importante que las empresas tengan políticas y procedimientos estrictos con respecto a los obsequios y las atenciones. Las empresas deben crear un proceso para que el personal registre la entrega y recepción de obsequios capturando detalles críticos sobre lo que se ofreció, el motivo, el valor, cuándo se entregó y quién fue el destinatario. Las empresas deben establecer umbrales para cuándo los obsequios o las atenciones necesitan aprobación previa. También se deben comunicar umbrales y reglas claras que definan las prácticas aceptables para garantizar que el personal siga las políticas internas. También se debe capacitar regularmente al personal para garantizar que todos los empleados comprendan el procedimiento de obsequios y atenciones y su importancia en la prevención del soborno.
Cómo puede ayudar el software GRC: Con el software GRC, puede configurar un proceso automatizado para obsequios y atenciones. El personal simplemente registra la posible entrega y recepción de obsequios a través de formularios en línea que se alimentan directamente a la plataforma. Se definen reglas de umbral para que los obsequios de bajo valor se aprueben automáticamente, y los obsequios de mayor valor que requieren aprobación se escalan para que puedan ser aprobados o rechazados. A medida que las solicitudes se envían y se rastrean en un solo lugar, esto crea un registro transparente en tiempo real, lo que permite a los equipos de cumplimiento monitorear patrones inusuales o posibles riesgos de soborno.
- Procedimientos de conflictos de intereses
Detectar conflictos de intereses es otra forma proactiva de prevenir posibles casos de soborno y corrupción. Identificar situaciones en las que los intereses personales podrían entrar en conflicto con los intereses de la organización es esencial. Las empresas deben implementar procedimientos claros para declarar y escalar posibles conflictos de intereses y proporcionar capacitación y orientación adecuadas sobre lo que constituye un conflicto de intereses. Deben mantener un registro de las empresas y afiliaciones sancionadas para garantizar que no haya superposición.
Cómo puede ayudar el software GRC: La tecnología GRC ofrece un enfoque estructurado para que las organizaciones capturen y reporten conflictos de intereses. Los miembros del personal crean perfiles con detalles personales y profesionales, incluidos los intereses financieros y las afiliaciones, almacenados de forma segura en el registro. Los usuarios envían posibles conflictos a través de formularios en línea personalizables, y los flujos de trabajo automatizados los escalan al personal apropiado. Un proceso de resolución paso a paso luego rastrea cada acción para la transparencia. Las organizaciones pueden ejecutar informes sobre el cumplimiento de las políticas, los tipos de conflictos, las tendencias de riesgo y la eficacia de la mitigación, lo que respalda los estándares éticos, la transparencia, el cumplimiento normativo y la confianza de las partes interesadas.
- Diligencia debida de terceros
Los terceros, proveedores y contratistas pueden representar un riesgo de soborno y corrupción si no siguen estándares éticos similares a los de su propia organización. Realizar la diligencia debida antes de celebrar contratos ayuda a garantizar que sus socios compartan el compromiso de su empresa con la integridad.
Cómo puede ayudar el software GRC: El software GRC puede agilizar la gestión de riesgos de terceros automatizando los procesos de diligencia debida. El personal puede crear un registro en línea de proveedores existentes y potenciales y automatizar las comprobaciones de diligencia debida. Las empresas pueden establecer un portal de proveedores en línea para enviar cuestionarios basados en el riesgo a los socios potenciales. Se pueden utilizar integraciones con proveedores de inteligencia de riesgos de terceros para detectar cualquier caso anterior de soborno o conducta poco ética por parte de sus socios potenciales. Este software también le permite realizar un seguimiento de las relaciones en curso, garantizando el cumplimiento de terceros con sus estándares contra el soborno a lo largo del tiempo.
- Políticas y certificaciones contra el soborno
Para prevenir activamente el soborno y la corrupción, las empresas deben tener políticas estrictas para los códigos de conducta, los conflictos de intereses y la lucha contra el soborno. Mantener estas políticas actualizadas y garantizar que el personal sea consciente y haya aceptado los requisitos de la política debe ser una prioridad máxima para los responsables de cumplimiento.
Cómo puede ayudar el software GRC: Las empresas pueden utilizar el software GRC para crear una biblioteca de políticas en línea e implementar una gestión de políticas eficaz. Todas las políticas se cargan de forma centralizada y los flujos de trabajo se utilizan para gestionar completamente cualquier modificación, aprobación y firma para garantizar que las políticas estén siempre actualizadas. Las políticas se pueden asignar a su proceso de gestión de cambios normativos para que, cuando cambie una regulación, la política se pueda actualizar en consecuencia.
El software GRC también permite las certificaciones de políticas en línea. Los flujos de trabajo y los correos electrónicos automatizados se utilizan para distribuir la política, y los empleados pueden dar fe de ella en línea manteniendo un registro de su consentimiento. Las certificaciones de políticas en línea se pueden utilizar como evidencia en los tribunales de empleados. Las herramientas de informes le permiten evaluar la eficacia de las políticas. Estas capacidades del software de gestión de políticas facilitan el mantenimiento de una fuerza laboral bien informada y reducen el riesgo de soborno y corrupción.
Reflexiones finales
Prevenir el soborno y la corrupción requiere más que políticas; requiere las herramientas y los sistemas adecuados para respaldar la comunicación eficaz e implementar procedimientos proactivos para detectar y prevenir posibles sobornos y corrupción. El software GRC simplifica esto centralizando y automatizando los procesos esenciales contra el soborno, lo que facilita a las organizaciones mantenerse vigilantes y cumplir con las normas. Con el enfoque y la tecnología adecuados, puede construir una organización resiliente que valore la integridad y la transparencia.
Tener medidas eficientes contra el soborno y la corrupción protegerá la reputación de su empresa y generará confianza con las partes interesadas y los clientes, garantizando la sostenibilidad a largo plazo.
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