Una gestión de riesgos eficaz es crucial para salvaguardar los activos y la reputación de su organización, así como para garantizar el éxito a largo plazo. A medida que las amenazas y vulnerabilidades se vuelven cada vez más complejas y las operaciones dependen en gran medida de los sistemas y la tecnología, la necesidad de herramientas sofisticadas para gestionar estos riesgos nunca ha sido tan grande. Aquí es donde el software GRC entra en juego, ofreciendo una solución integral para identificar, evaluar y mitigar los riesgos potenciales.
Sin embargo, no todas las plataformas de software GRC se crean de la misma manera. Para asegurarse de elegir la herramienta adecuada para sus necesidades, aquí tiene quince características imprescindibles del software de gestión de riesgos que permitirán a su equipo gestionar los riesgos de forma eficiente y eficaz.
Registros y tipos de riesgos ilimitados: Busque una herramienta GRC con capacidades de gestión de riesgos que le permitan crear un número ilimitado de registros de riesgos con diferentes categorías y tipos. Esto facilitará a los equipos la creación de múltiples registros de riesgos digitales dentro de la plataforma y la elaboración de informes sobre riesgos en múltiples equipos, sitios y departamentos. Este enfoque permitirá a los líderes profundizar en el riesgo en ciertas áreas y ver el riesgo en toda la empresa en su conjunto. Busque herramientas que ofrezcan gobernanza de datos en forma de menús desplegables, campos de búsqueda y campos obligatorios para garantizar que los datos de riesgo se introduzcan de forma coherente en todos los sitios y equipos.
Evaluaciones de riesgos automatizadas en línea: Busque un software GRC que le permita llevar a cabo sus evaluaciones de riesgos en línea. Acceda a los formularios y plantillas de mejores prácticas dentro de la herramienta para diseñar formularios de evaluación de riesgos que funcionen para cada área de su organización con el fin de capturar detalles críticos. Se pueden utilizar flujos de trabajo automatizados para enviar evaluaciones de riesgos periódicas por correo electrónico, eliminando la necesidad de la circulación manual de formularios. Los recordatorios se envían automáticamente cuando los formularios no se completan dentro del plazo requerido. A medida que el personal completa los formularios de evaluación de riesgos, todos los datos fluyen directamente al software de gestión de riesgos vinculado al riesgo relevante, recopilando datos adecuados para fines de supervisión de riesgos. Esta automatización agiliza el proceso, reduce la administración y la duplicación de esfuerzos y garantiza que los datos se completen a tiempo en el formato correcto para generar resultados de informes más precisos.
Biblioteca de control digital: Elija una plataforma de gestión de riesgos empresarial que ofrezca la funcionalidad de crear una biblioteca de control que le permita establecer controles para cada riesgo en el registro de riesgos. Utilice la plataforma para construir una biblioteca digital de controles; estos controles podrían ser políticas, documentos de procedimiento, procesos paso a paso, comprobaciones periódicas o equipos de seguridad. Elija una solución que le permita realizar la supervisión de los controles y llevar a cabo pruebas de control periódicas para garantizar que cada control sea eficaz. Asegúrese de que la plataforma que elija le permita asignar y vincular múltiples riesgos y controles para construir una imagen completa de cada riesgo, cómo se está gestionando y su eficacia.
Funcionalidad de apetito de riesgo: Busque soluciones que permitan a su empresa definir un apetito de riesgo y operar dentro de él. Debería poder establecer indicadores clave de riesgo (KRI) para cada riesgo en el registro de riesgos y supervisar los niveles de riesgo mediante la visualización de datos operativos y la realización de evaluaciones de riesgos. Cuando los niveles de riesgo sean demasiado altos, las empresas serán alertadas para que puedan implementar controles adicionales y acciones de remediación para mantenerse dentro de las tolerancias deseadas.
Flujos de trabajo de escalada y mitigación de riesgos: Por supuesto, algunos riesgos alcanzarán un nivel alto y deberán abordarse. Por lo tanto, las empresas deben buscar una plataforma de gestión de riesgos con flujos de trabajo de escalada y mitigación de riesgos. Esta funcionalidad significa que una vez que un nivel de riesgo es demasiado alto, las partes interesadas relevantes recibirán notificaciones que les permitirán tomar medidas. Cada acción que tomen y los resultados resultantes se documentan, proporcionando un registro de auditoría completo de cómo y cuándo se trató el riesgo y por quién.
Personalizable: Busque una herramienta de gestión de riesgos que sea fácil de personalizar y configurar internamente para sus equipos sin necesidad de costosas tarifas de servicios profesionales y codificación por parte del proveedor de software. La mayoría de las plataformas de gestión de riesgos ofrecen una variedad de registros de riesgos, flujos de trabajo, plantillas, marcos, formularios e informes listos para usar que se alinean con las mejores prácticas de la industria en la gestión de riesgos, pero la mayoría de las empresas tendrán algunos campos, informes, procesos de escalada o terminología interna adicionales que deberán incorporar dentro del sistema. Elegir una plataforma altamente configurable es esencial para garantizar que la plataforma funcione para las necesidades a medida de su organización y garantizará que la plataforma pueda escalar y crecer a medida que madure su programa de gestión de riesgos.
Jerarquía de permisos de usuario: Busque una plataforma que ofrezca una jerarquía de permisos de usuario. Esto permitirá a las empresas establecer directrices sobre lo que cada usuario puede hacer en la plataforma. El personal operativo principal podrá acceder al sistema para completar tareas sencillas como evaluaciones de riesgos en línea y comprobaciones de control y pruebas de control. Los mandos intermedios y los jefes de equipo tendrán más acceso para añadir riesgos al registro de riesgos y aprobar riesgos, y también recibirán notificaciones sobre los altos niveles de riesgo y las evaluaciones de riesgos y comprobaciones de control pendientes en su área. Los equipos de liderazgo tendrán acceso a paneles de control de visión general de riesgos de alto nivel para comprender la exposición al riesgo en toda la empresa. Cada usuario tendría esencialmente su propia vista de “panel de control” donde puede ver sus próximas tareas y aprobaciones y las estadísticas clave relacionadas con sus áreas de responsabilidad.
Integraciones de API: Busque una plataforma de riesgos que permita integraciones de API con sus otros sistemas y fuentes de datos. Esto le permitirá extraer datos operativos de otros sistemas y hojas de cálculo en la herramienta de gestión de riesgos para supervisar los niveles de riesgo. Esto garantiza una única fuente de verdad en su programa de gestión de riesgos y los consiguientes resultados de los informes, ya que todo el mundo trabaja con el mismo conjunto de datos. También elimina los errores de transferencia de datos y las tareas administrativas. Las API pueden extraer datos de sistemas financieros, bases de datos operativas y otras fuentes relevantes para enriquecer las evaluaciones de riesgos, lo que conduce a una mejor toma de decisiones.
Gestión de incidentes: La sinergia entre la gestión de riesgos y la notificación de incidentes es innegable, con numerosos riesgos que se traducen en incidentes significativos y causas de incidentes que a menudo se abren camino en el registro de riesgos. Por lo tanto, es importante elegir una plataforma de gestión de riesgos que ofrezca las mejores prácticas capacidades de notificación de incidentes en la misma solución de software. Los empleados deben poder registrar los incidentes a través de formularios en línea que capturen todos los datos, incluyendo la fecha, la hora, los empleados involucrados, las fotos, la evidencia documental y las URL, etc. Una vez que se registra un incidente, se escalará de acuerdo con la ruta de escalada acordada y, a partir de ahí, los flujos de trabajo automatizados permiten al equipo registrar las acciones de remediación y los pasos para resolver el incidente. Busque herramientas que le permitan asignar los incidentes a los riesgos de origen, esto apoyará la mejora de los resultados de los informes y permitirá a las empresas asignar presupuesto y recursos para reducir los incidentes y las áreas de riesgo más críticos.
Vincular el riesgo a los objetivos estratégicos: Busque plataformas que le permitan gestionar el riesgo en línea con los objetivos estratégicos y el rendimiento empresarial. Muchas plataformas GRC con capacidades de gestión de riesgos le permiten planificar y entregar su estrategia en la misma plataforma. Esto permite a las empresas asumir ciertos riesgos en la búsqueda de sus objetivos estratégicos y evitar el riesgo en áreas que impactarán negativamente en sus objetivos. Lo mismo puede hacerse para el “rendimiento empresarial”. Asumir un riesgo puede tener un impacto positivo o negativo en el rendimiento operativo, comprender esta correlación ayudará a las organizaciones a asumir los riesgos correctos y evitar aquellos que tendrán un impacto perjudicial en su rendimiento.
Resultados de informes automatizados: Busque soluciones que ofrezcan una variedad de informes de riesgos listos para usar. Muchas plataformas ofrecen informes de visualización de datos como mapas de calor, análisis de corbata e incluso paneles de control perforables de Microsoft Power BI. Piense en los resultados de los informes que necesitaría extraer de la herramienta y asegúrese de que la plataforma que seleccione pueda satisfacer esos requisitos. La elaboración de informes automatizados ahorra a los equipos de riesgo grandes cantidades de tiempo, lo que permite al personal centrar sus esfuerzos en estrategias estratégicas de mitigación de riesgos. Busque soluciones de riesgo que ofrezcan resultados de informes ejecutivos y externos para los líderes y las partes externas que no tienen acceso a la plataforma, pero que desean ver los resultados de los datos en vivo para obtener una visión instantánea de la exposición al riesgo.
Se alinea con los marcos de gestión de riesgos populares: Muchas organizaciones están obligadas a gestionar el riesgo en línea con ciertos marcos y directrices obligatorias, incluyendo COSO, Basilea III, SOX, ISO 31000, CPS 230, NIST, HIPAA, e incluso algunas regulaciones de privacidad de datos como GDPR y PSI DSS. Por lo tanto, asegúrese de elegir una plataforma de gestión de riesgos que ofrezca los mejores marcos de riesgo y cumplimiento para estructurar sus operaciones en línea con estos requisitos.
Ofrece capacidades GRC más amplias: Por supuesto, la gestión de riesgos es una función central en la mayoría de las organizaciones, pero cuando las prácticas de gestión de riesgos se integran con otras funciones GRC centrales como, cumplimiento, gestión de incidentes, ESG, gestión de políticas, gestión de proyectos, salud y seguridad, y gobierno corporativo, proporciona un enfoque integrado mucho más profundo para la gestión de riesgos que impulsa valiosos resultados de informes. Busque una herramienta que ofrezca múltiples capacidades GRC en una plataforma holística, es posible que no necesite todas las capacidades en la implementación inicial, pero será beneficioso tener la funcionalidad disponible en el futuro a medida que escale y madure su programa de gestión de riesgos.
Altamente valorado por analistas y clientes: Con tantas plataformas de gestión de riesgos para elegir, es mejor optar por una solución que esté altamente valorada por los principales sitios de análisis y revisión de clientes. Asegúrese de revisar las opiniones de los clientes en los sitios de comparación de software como G2 para ver cómo los usuarios han valorado el software de gestión de riesgos.
Construido sobre tecnología moderna: Asegúrese de elegir una plataforma de gestión de riesgos que esté construida sobre la última tecnología moderna, lo que la hace estable y segura. Busque plataformas que cumplan con las certificaciones de ciberseguridad como SOC Tipo 1 y 2, ISO 27001 y Cyber Essentials. Asegúrese de buscar plataformas que sean receptivas e intuitivas de usar con tiempos de carga de pantalla inferiores a un segundo y sin buffering. Esto hará que sea más rápido para el personal llevar a cabo las tareas y asegurar una adopción más amplia de la plataforma. Busque soluciones de riesgo que ofrezcan una aplicación móvil que permita al personal llevar a cabo tareas relacionadas con el riesgo, acciones, evaluaciones de riesgo y comprobaciones de control sobre la marcha.
Con los nuevos riesgos digitales y operativos que surgen cada día, la gestión eficaz de los riesgos es más importante que nunca para salvaguardar los activos y la reputación de su organización y garantizar el éxito a largo plazo. A medida que la dependencia operativa de los sistemas y la tecnología crece, también lo hace la necesidad de herramientas sofisticadas para gestionar las amenazas y vulnerabilidades emergentes. El software de gestión de riesgos proporciona un marco de mejores prácticas para identificar, evaluar y mitigar los riesgos potenciales.
Sin embargo, no todas las plataformas se crean de la misma manera. Para asegurarse de seleccionar la herramienta de riesgo adecuada para sus necesidades, asegúrese de tener en cuenta las quince características imprescindibles de este blog. Al integrar registros de riesgos ilimitados, evaluaciones automatizadas, una biblioteca de control digital, la funcionalidad de apetito de riesgo, los flujos de trabajo de escalada, las opciones de personalización, una jerarquía de permisos de usuario, las integraciones de API, la gestión de incidentes, la vinculación de objetivos estratégicos, la elaboración de informes automatizados y las capacidades GRC más amplias, y al garantizar que la solución tenga altas calificaciones de los analistas y los clientes, esté construida sobre tecnología moderna y ofrezca la alineación con los marcos de riesgo clave, puede capacitar a su equipo para gestionar los riesgos de manera eficiente y eficaz. Elija sabiamente, y estará bien equipado para navegar por las complejidades de la gestión de riesgos con confianza y precisión.
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