El éxito de un proyecto está constantemente amenazado por una serie de riesgos provenientes de todas las direcciones. Mantener esos riesgos a raya requiere previsión y planificación anticipada. ¿Qué es la gestión de riesgos de proyectos y puede realmente ayudar a mantener sus proyectos en curso?
La gestión de riesgos de proyectos es el proceso de identificar, analizar y responder a los riesgos que pueden surgir a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. El propósito es limitar el impacto y las consecuencias de los riesgos negativos tanto como sea posible, para que se puedan alcanzar los objetivos del proyecto.
La gestión de riesgos de proyectos también permite a los profesionales de riesgos y proyectos identificar los riesgos que vale la pena asumir y maximizar la oportunidad presentada. Imagine si pudiera encontrar una manera de entregar su proyecto antes de lo programado, o hacer una diferencia significativa en la rentabilidad del proyecto tomando decisiones más inteligentes.
¿Para qué sirve la gestión de riesgos de proyectos?
Los riesgos que es más probable que encuentre en cualquier proyecto incluyen el aumento del alcance o del presupuesto, problemas de programación, cadena de suministro y recursos. Adoptar un enfoque proactivo hacia la gestión de riesgos de proyectos puede ayudarle a identificar, evitar o rectificar problemas para evitar que los proyectos críticos incumplan los plazos, excedan los presupuestos o no logren lo que se propusieron.
Considere estos cinco pasos para influir en resultados más positivos:
- Identificar los riesgos del proyecto
Su capacidad para identificar los riesgos potenciales de sus proyectos puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Para ello, los gestores de proyectos o de riesgos deben:
- Comprender los riesgos potenciales y calcular su probabilidad de ocurrencia y el impacto probable.
- Recopilar datos de riesgo metódicamente y hacer que los aprendizajes sean accesibles para todas las partes involucradas.
- Considerar diferentes escenarios y aplicar lecciones de proyectos similares.
- Compartir experiencias e ideas tanto con el equipo como con las partes interesadas del proyecto.
- Analizar y priorizar los riesgos
Una evaluación eficaz de los riesgos puede ayudar a reducir la probabilidad de que su proyecto se vea afectado negativamente. Técnicas populares como el análisis cualitativo y cuantitativo de riesgos pueden ayudar a sus equipos a comprender los factores determinantes involucrados y la gravedad potencial de cada amenaza desde una perspectiva general del proyecto. Si puede identificar qué riesgos podrían representar la mayor amenaza – u oportunidad – tendrá una idea más clara de dónde enfocar mejor los esfuerzos y recursos.
- Monitorear los riesgos y los planes de respuesta
Las amenazas y oportunidades pueden evolucionar y surgir a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, por lo que mantener un estrecho seguimiento de los riesgos es una parte importante de la gestión de riesgos de proyectos. Para lograr los resultados que se propone, las mejores prácticas incluyen:
- Seguimiento de los riesgos identificados
- Monitoreo de los riesgos residuales
- Acuerdo sobre las respuestas a los riesgos
- Evaluación de la eficacia de los procesos de riesgo
La flexibilidad también es importante. Los riesgos son impredecibles. Los riesgos existentes pueden cambiar con el tiempo, y nuevos riesgos pueden convertirse repentinamente en parte del panorama.
- Realizar auditorías de riesgos
Las auditorías de riesgos pueden ayudar a los gestores de proyectos a minimizar los riesgos potenciales y aplicar estrategias efectivas de mitigación como medio para mantener los proyectos en línea con el cronograma y los presupuestos. El análisis de reservas puede realizarse junto con la auditoría de riesgos para ayudar a arrojar luz sobre cualquier amenaza a los fondos del proyecto.
- Gestionar el riesgo
Una vez que haya identificado los riesgos potenciales, querrá formular su respuesta. Aquí hay cuatro técnicas de gestión de riesgos probadas:
- Evitar el riesgo. Algunos riesgos simplemente no valen la pena tomarlos.
- Mitigar el riesgo. Esta opción le permite continuar con actividades que son esenciales para el progreso del proyecto mientras se implementan medidas para protegerlo.
- Transferir el riesgo. Traspasar el riesgo a un tercero, típicamente comprando un seguro.
- Aceptar el riesgo. A veces es mejor aceptar pequeñas amenazas en ciertas situaciones.
Recuerde, aceptar riesgos después de una cuidadosa consideración puede crear oportunidades. Cuando la recompensa compensa la amenaza, los riesgos están listos para ser aprovechados. ¿Existen medidas que pueda tomar para aumentar la probabilidad de que ocurra un riesgo positivo? ¿O podría surgir una oportunidad al compartir la respuesta al riesgo con un equipo más amplio u otros interesados en el proyecto?
¿Qué es el software de gestión de riesgos de proyectos? ¿Y puede ser útil?
La tecnología de gestión de riesgos centralizada y completamente integrada es esencial para una gestión eficaz de los riesgos del proyecto. El software de gestión de riesgos de proyectos actual puede proporcionarle una visión en tiempo real de todos los riesgos en todo el proyecto, y cómo cada riesgo puede interactuar e influir en los demás. Los equipos pueden trabajar de manera proactiva, detectar señales de alerta y colaborar en acciones apropiadas para prevenir o mitigar daños.
Provistos de datos consistentes, fiables y significativos, que abarcan desde el riesgo de terceros hasta el riesgo de la cadena de suministro, los profesionales del riesgo pueden tomar decisiones informadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
¿Qué es la gestión de riesgos de proyectos? Esencialmente, es el proceso de identificar y gestionar el riesgo antes de que las cosas se salgan de control. Y en el clima empresarial hipercompetitivo actual, cualquier práctica que pueda ayudar a reducir la incertidumbre, proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones de inversión sólidas y, en última instancia, aumentar sus posibilidades de éxito en el proyecto, merece ser explorada.
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