A medida que las organizaciones dependen cada vez más de las redes externas, se intensifica la necesidad de supervisar y evaluar estas relaciones con terceros. La automatización de la gestión de riesgos de terceros proporciona información sobre las operaciones de proveedores y suministradores, lo que aclara los posibles riesgos que conllevan para su organización.
Comprensión del riesgo de terceros en entornos aislados
Las organizaciones menos maduras tienden a gestionar el riesgo de terceros de forma aislada y ad hoc. Los proveedores y suministradores suelen ser gestionados únicamente por los departamentos que utilizan directamente sus productos y servicios, sin una visión general central de cómo el servicio prestado por el tercero podría afectar a otras áreas de negocio o al rendimiento general de la organización.
Esta falta de supervisión central deja a las empresas en una situación vulnerable, sin una visión holística de toda su red de proveedores, lo que socava su capacidad para evaluar y priorizar los riesgos de forma eficaz. A menudo no existe un proceso de incorporación estándar, una supervisión continua limitada ni indicadores clave de riesgo estándar para comprender el rendimiento del proveedor. Por lo general, no se definen SLA formales y a menudo se pasa por alto su sostenibilidad y viabilidad general como socio comercial a largo plazo, lo que descuida la importancia de la evaluación del ciclo de vida en las relaciones de la cadena de suministro.
Superación de obstáculos en la gestión de riesgos de terceros
El profesional de riesgos que intenta obtener una visión centralizada de la base de proveedores de una organización cuando se enfrenta a cientos y, a veces, miles de suministradores, proveedores, contratistas y proveedores de tecnología y servicios tiene un trabajo difícil entre manos.
Para obtener visibilidad de la situación, deben:
Crear un registro de los proveedores críticos.
Comprender el contrato y los SLA de cada proveedor y definir los KPI, garantizando que se ajusten a las mejores prácticas de seguridad y contribuyan a una estrategia sólida de gestión de riesgos de terceros.
Definir los indicadores clave de riesgo para cada proveedor con el fin de permitir la identificación de un rendimiento deficiente, los riesgos y evaluar la postura de seguridad.
Realizar evaluaciones, cuestionarios y encuestas periódicas sobre el riesgo de los proveedores para comprender el rendimiento.
Determinar la viabilidad y sostenibilidad de cada proveedor como socio comercial a largo plazo mediante la investigación y los cuadros de mando.
Comprender el impacto en toda la organización si el proveedor externo falla.
Recopilar información periódica relativa al rendimiento de cada tercero y proveedor.
Crear un registro de incidentes relacionados con cada proveedor como parte del proceso de diligencia debida y mitigación de riesgos.
Garantizar que cumplen los requisitos de cumplimiento, en lo que respecta a las normativas, políticas y legislación, como parte del sistema de gestión de riesgos de terceros.
Calificar la criticidad de cada proveedor para permitir que los equipos de gestión destinen dinero y recursos a los proveedores más críticos.
Hacer esto manualmente sería una tarea enorme para lo que suele ser un equipo de riesgos muy pequeño y requeriría una amplia colaboración con las partes interesadas de toda la empresa. Pero llevar el proceso en línea utilizando una solución de gestión de riesgos de terceros creada específicamente puede ayudar.
Exploremos tres prácticas críticas de gestión de riesgos de proveedores con más detalle y veamos cómo la automatización de los procesos ayuda a los equipos de riesgos a trabajar con personas de toda la organización para crear una solución integral de gestión de riesgos de terceros (TPRM), que incorpore la evaluación del ciclo de vida y los controles de seguridad.
Beneficios clave de llevar la gestión de riesgos de terceros en línea
Llevar su proceso de gestión de riesgos de terceros en línea utilizando un software GRC aporta una gran cantidad de beneficios para las organizaciones, incluida la automatización, la diligencia debida y la mitigación de riesgos. Aquí exploramos tres de los procesos fundamentales de un programa de gestión de riesgos de terceros y exploramos los beneficios de llevar a cabo esos procesos en línea utilizando una herramienta GRC.
- Estandarización del proceso de incorporación
Los marcos de trabajo y las plantillas de mejores prácticas dentro de una solución GRC le permiten crear un proceso de incorporación estándar para todos los proveedores, capturando toda la información en un formato coherente desde el principio. Estos formularios en línea se pueden enviar a los responsables del equipo interno que gestionan al proveedor, lo que garantiza que la información se capture de forma coherente y centralizada dentro de la plataforma GRC.
Las partes interesadas pueden guardar contratos y registrar los SLA y los KPI de cada proveedor dentro de la solución, y los equipos de riesgos pueden personalizar aún más los formularios para capturar toda la información que necesitan. Los datos capturados se alimentan directamente desde los formularios en línea a la plataforma de software y se pueden generar informes y «visualizar» fácilmente utilizando informes y paneles automatizados, lo que mejora el proceso de evaluación de las relaciones con los proveedores.
- Definición de KPI y KRI
Una vez que cada proveedor ha sido incorporado y registrado en el sistema y tiene un registro en vivo de todos sus terceros, puede comenzar a recopilar más información sobre cada proveedor. Las partes interesadas pueden registrar la criticidad de cada proveedor en su escala preferida, pueden definir los indicadores clave de riesgo para cada proveedor y los indicadores clave de rendimiento y los SLA.
Estas métricas se pueden vincular digitalmente a información de la vida real, como evaluaciones, cuestionarios y encuestas de riesgo de proveedores en línea. Los registros de incidentes y otros datos transaccionales y operativos se pueden incorporar a la solución de gestión de riesgos de terceros a través de integraciones de API con otros sistemas y vincularse a los KPI y KRI relevantes, lo que proporciona indicaciones claras de cuándo un proveedor no está rindiendo o representa un riesgo para la organización.
Incluso tendrá una visibilidad clara de qué sistemas, procesos de negocio, personas y equipos se verán afectados si el proveedor falla. La automatización de este proceso permite a las organizaciones obtener una visibilidad temprana de los riesgos que de otro modo pasarían desapercibidos si se dejaran a los procesos manuales y a las sensaciones.
- Evaluaciones, cuestionarios y encuestas de riesgo digitales
La implementación en línea de sus evaluaciones, cuestionarios y encuestas de riesgo de proveedores simplificará significativamente el proceso de TPRM. Estos se pueden impulsar a nivel interno para preguntar a sus propios equipos cómo está rindiendo el proveedor, o se pueden enviar a los propios proveedores a través de un portal en línea discreto, que sirve como un proceso de evaluación de la reputación y el rendimiento.
Las evaluaciones, los cuestionarios y las encuestas de riesgo se pueden enviar de forma regular mediante flujos de trabajo y alertas automatizados, y las finalizaciones tardías se perseguirán automáticamente mediante recordatorios automatizados. La información se captura en un formato coherente en una base de datos central, lo que significa que puede ejecutar fácilmente informes sobre los datos con solo tocar un botón.
Llevando la gestión de riesgos de terceros al siguiente nivel
Anteriormente, exploramos solo 3 de las formas sencillas en que llevar su proceso de gestión de riesgos de terceros en línea puede mejorar su supervisión del rendimiento general del proveedor y los riesgos asociados.
¡Pero las organizaciones más maduras pueden llevar esto a otro nivel! Las organizaciones que ya tienen una visión sólida y consolidada del riesgo de terceros y están utilizando los procesos en línea descritos anteriormente pueden comenzar a vincular el riesgo de los proveedores con otras funciones y procesos de negocio.
Integración del cumplimiento con la gestión de riesgos de proveedores
Muchas organizaciones optan por vincular la gestión de riesgos de terceros con el cumplimiento. La mayoría de las organizaciones esperan que su red de proveedores mantenga ciertos estándares, valores y obligaciones regulatorias, ya sean morales éticas, leyes de privacidad de datos, normas ISO y otras certificaciones. Una solución TPRM en línea le permitirá asignar proveedores a los requisitos de cumplimiento para comprender si cumplen y señalar cualquier no conformidad.
Esto también se puede hacer de forma similar con las auditorías. Las auditorías también se pueden gestionar en línea dentro de una herramienta GRC; se pueden enviar notificaciones automáticas a los proveedores con respecto a su próxima auditoría y los resultados y cualquier acción necesaria también se marcarán en línea y se trabajarán hasta su resolución utilizando flujos de trabajo y alertas automatizados.
Vinculación de la resiliencia operativa con el rendimiento del proveedor
Muchas organizaciones optan por integrar la gestión de riesgos de proveedores con los planes de resiliencia operativa y continuidad del negocio, lo que significa que si un proveedor crítico falla, tienen planes de contingencia a corto y largo plazo basados en la criticidad del producto o servicio que suministra el proveedor.
Las organizaciones más maduras también buscan vincular la gestión de incidentes con sus programas de riesgo de proveedores. Esto permite que cualquier incidente o cuasi accidente relacionado con un proveedor en particular se vincule directamente a su perfil de proveedor dentro de la solución TPRM. Esto proporciona a los equipos de riesgos una indicación temprana de un rendimiento deficiente para que puedan abordar los problemas de forma temprana. La información también podría utilizarse como justificación para rescindir las relaciones con proveedores poco fiables.
Empoderando a los equipos de riesgos con la automatización de TPRM
El uso de una solución en línea automatizada convierte a un pequeño equipo de riesgos en todo un equipo de defensores del riesgo de toda la organización. Al pedir a las partes interesadas que introduzcan los datos relevantes sobre sus proveedores utilizando sencillos formularios en línea, el equipo de riesgos puede construir una imagen mucho más precisa de la criticidad de cada proveedor y de la probabilidad de que se produzcan problemas de riesgo o rendimiento relacionados con ese proveedor.
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