Herausforderung

Transport for London hat zu jedem Zeitpunkt Hunderte von Projekten in Arbeit – und eine reibungslose Fahrt bis zur Vollendung hat höchste Priorität.

Die integrierte Verkehrsbehörde ist verantwortlich für den täglichen Betrieb des öffentlichen Verkehrsnetzes in London, welches die London Underground sowie Straßen, Brücken, Tunnel und andere oberirdische Anlagen umfasst.

Einige Projekte – wie die Erweiterung einer U-Bahn-Linie – sind sehr umfangreich und äußerst sichtbar. Budgets und Zeitpläne sind öffentlich zugänglich. Und jeder, von Politikern bis hin zur breiten Öffentlichkeit, kann den Fortschritt eines Projekts verfolgen und seine Meinung äußern, was den Druck nur noch erhöht.

Die Herausforderung besteht darin, Projekte termingerecht und im Rahmen des Budgets mit einem Team von nur 25 Risikospezialisten abzuschließen. „Wir müssen unser Team dort einsetzen, wo ihre Expertise am dringendsten benötigt wird, und der breiteren Organisation dabei helfen, die Aufgabe der Risiko- und Kontrollensteuerung für routinemäßigere Projekte zu übernehmen,“ erklärt Ajay Patel, Leiter für Risiken – Projekte und Programme bei TfL.

Lösung

TfL entschied sich vor etwa zwei Jahrzehnten für Riskonnects Active Risk Manager Projektsoftware und hat diese Entscheidung nie bereut.

Die Organisation nutzt die Software, um Risiken im Zusammenhang mit ihrem vielfältigen Projektportfolio zu identifizieren, zu bewerten und zu mindern. Dropdown-Menüs und automatisch ausgefüllte Felder erleichtern die Eingabe für jeden in der Organisation, und die Daten sind stets konsistent und glaubwürdig.

„Die Qualität der Daten ist entscheidend“, erklärt Patel. „Die Regierung prüft sehr streng. Uns werden auf der Ebene der einzelnen Projekte sehr detaillierte Fragen zum Risiko, zur allgemeinen Risikobereitschaft und zur angemessenen Höhe der Finanzierung gestellt. Riskonnect bietet Gewissheit – und das schafft wirklich Vertrauen.“

TfL kann selbstständig einfach Änderungen an Feldern, Menüs und anderen routinemäßigen Softwareanpassungen vornehmen. Und das Riskonnect-Team steht für alles Komplizierte zur Verfügung. „Wir können bis zu einem gewissen Grad mit dem System machen, was wir wollen – und dieser Grad an Flexibilität ist von unschätzbarem Wert,“ sagt Patel.

Risiken werden anhand einer Qualitätsmatrix zur Projektrisikobewertung bewertet. Das TfL-Team hat minutenaktuellen Zugriff, um sicherzustellen, dass technische, Liefer- und kommerzielle Risiken erfasst wurden und dass die Verbindungen zwischen Risiken und Annahmen korrekt anerkannt wurden.

Die Software bietet auch Monte-Carlo-Simulationen, um die Eintrittswahrscheinlichkeit und die möglichen finanziellen Auswirkungen für verschiedene Risikosituationen vorherzusagen. Laut Patel hat diese Fähigkeit den Menschen die Augen für den Wert der Verwendung statistischer Modellierung zur Vorhersage von Risikoergebnissen geöffnet – was dazu beigetragen hat, den Stellenwert des Risikomanagements bei TfL zu erhöhen.

Im Laufe der Jahre hat die Organisation eine umfangreiche Menge an historischen Daten aus Risikoregistern, Gesamtkosten abgeschlossener Projekte und Erkenntnissen zu Umfangsänderungen angesammelt, die in das System zurückgeführt werden, um Prognosen zu verfeinern und sicherzustellen, dass die richtigen Risiken erfasst und bewertet werden.

Die Ergebnisse fließen in das Budget und den Zeitplan eines Projekts ein, um die Ergebnisse besser vorhersagbar zu machen. „Es geht darum, den Schlag abzufedern, bevor er eintreten könnte,“ bemerkt Patel. Er weist darauf hin, dass sich die Software auch gut in andere Plattformen integrieren lässt, die zur Verfolgung von Zeitplänen und Meilensteinen verwendet werden.

Von wachsender Bedeutung ist, dass Riskonnect auch dazu verwendet wird, Projekte in zwei Hauptkategorien einzuteilen – Light Touch und Enhanced Touch. Light-Touch-Projekte – wie Gleiserneuerung oder Straßensanierung – nutzen die Software zur Identifizierung und Bewältigung von Risiken, aber die Ausführung wird weitgehend vom Projektabwicklungsteam übernommen. Enhanced-Touch-Projekte – wie die neue Crossrail-Transitlinie – erhalten zusätzlich zur Software die Expertise von TfLs Risikospezialisten.

Projekte über der 15-Millionen-Pfund-Marke gelten im Allgemeinen als Enhanced Touch, aber Patel weist darauf hin, dass die Kosten nur ein Ausgangspunkt sind. Auch die Komplexität und Sichtbarkeit eines Projekts spielen eine Rolle, charakterisiert als einfach, standard, bedeutend oder groß.

„Einige 100-Millionen-Pfund-Projekte sind tatsächlich ziemlich routinemäßig und können vom Projektabwicklungsteam unter Verwendung von Riskonnect gut gemanagt werden,“ erklärt er. „Andererseits sind einige 5-Millionen-Pfund-Projekte äußerst komplex oder neuartig und erfordern tatsächlich einen Spezialisten. Riskonnect liefert eine detaillierte quantitative Analyse, aber die menschliche Interpretation ist wichtig.“

Ergebnisse

Eines der ersten Projekte, bei denen die Riskonnect-Software zum Einsatz kam, war die Erweiterung der Jubilee Line nach Canary Wharf. Das war ein durchschlagender Erfolg – und die Nutzung von Riskonnect hat sich von da an schnell entwickelt. Vor kurzem hat TfL die Verlängerung der Northern Line vor dem Zeitplan und unter dem Budget abgeschlossen. „Das Risikomanagement – und Riskonnect – haben einen großen Anteil an diesem Erfolg“, bemerkt Patel.

„Riskonnect hat eine Kultur des Risikodenkens ermöglicht, die es vorher nicht gab“, fügt er hinzu. „Das Unternehmen sieht das Risikomanagement jetzt als Mehrwert und nicht mehr nur als eine Übung zum Ankreuzen.“

Für TfL lauten die großen Fragen immer, wie viel ein Projekt kosten wird und wie lange es dauern wird. Mit Riskonnect kann die Organisation Risiken nutzen, um genauere Schätzungen und besser vorhersagbare Ergebnisse zu erzielen. „Für Konsistenz, Transparenz, exzellente Analyse und Anpassungsfähigkeit ist Riskonnects Software absolut entscheidend für unser Projektrisikomanagement. Wir könnten nie zu den Tagen der Tabellenkalkulationen zurückkehren. Riskonnect enthält eine Fülle von Informationen, die wir benötigen, um voranzukommen.“

„Doch die wahre Perle ist die Partnerschaft, die wir im Laufe der Jahre aufgebaut haben,“ sagt er. „Wir sind als Individuen über unsere Rollen als Risikomanagement- bzw. Softwareanbieter hinausgewachsen – und auch über die Software selbst hinaus – zu einer Gemeinschaft, die bewährte Verfahren teilt und anderen zeigt, wie man erfolgreiche Projekte realisiert. Wir ebnen den Weg in die Zukunft.“

Weitere Informationen zum Projektmanagement finden Sie in Riskonnect’s Softwarelösung für Projektrisikomanagement.