Novas preocupações com a continuidade do negócio para os prestadores de cuidados de saúde

Os hospitais não são estranhos ao conceito de preparação para emergências, mas os Centros de Serviços Medicare e Medicaid (CMS) têm algumas ideias definidas sobre o que é aceitável nesta área e estão a torná-las claras nas novas Condições de Participação, que devem ser implementadas até 15 de novembro de 2017.

E a CMS está a alargar pelo menos alguns dos mesmos requisitos a 16 outros tipos de prestadores de serviços de internamento e ambulatório – e fornecedores – desde centros de cirurgia ambulatória e instalações de tratamento residencial psiquiátrico a organizações de aquisição de órgãos, muitos dos quais poderão nunca ter pensado na continuidade do negócio de uma forma tão prescritiva. Algumas das principais conclusões da regra para as entidades afectadas:

  • As organizações precisam de adotar uma abordagem de “todos os riscos” para o seu plano de emergência, que deve ser revisto e atualizado anualmente. A preparação para atiradores activos, falhas de energia e pandemias não é suficiente.
  • Os planos de emergência devem ser geridos por políticas e procedimentos, e não apenas por diretrizes operacionais (ou seja, não há mais flexibilidade).
  • As instalações de internamento e de ambulatório DEVEM coordenar-se com as agências locais.
  • As organizações devem manter o contacto com os médicos E o pessoal, tanto durante como após a emergência, e devem ter um plano de comunicação eficaz para os doentes e familiares que cubra o mesmo período de tempo.
  • Os estabelecimentos que transferem doentes durante uma emergência devem garantir que os estabelecimentos que os recebem têm as mesmas normas de privacidade e segurança dos dados dos doentes.
  • Todos os funcionários devem receber formação e ser testados relativamente ao plano de emergência e devem ser capazes de demonstrar conhecimentos sobre os procedimentos de emergência, os percursos de evacuação e as instruções aos doentes (espera que isto surja em futuros inquéritos de acreditação).
  • As organizações devem realizar dois exercícios por ano, sendo que um deles deve ser um exercício à escala real numa instalação ou na comunidade.

Os programas de arredondamento ganham popularidade

Independentemente do ponto de vista que realmente facilita a segurança do paciente, os pacientes estão a exigir informações mais transparentes sobre o custo e a qualidade dos cuidados de saúde nos hospitais. E num ambiente de cuidados de saúde cada vez mais centrado no cliente e orientado para o mercado, muitos hospitais estão a cumprir essas exigências para se distinguirem da concorrência. Mais especificamente, os hospitais estão a investir em programas de rondas não clínicas – visitas estruturadas aos doentes, às suas famílias ou a áreas específicas do hospital. Estes programas ganharam muita atenção pela sua capacidade de melhorar a segurança dos doentes e a experiência global dos doentes. Têm também o benefício adicional de promover a preparação contínua para os inquéritos de acreditação em causa na última proposta da CMS – reduzindo a probabilidade de resultados negativos dos inquéritos e o risco potencial de os tornar públicos. Um artigo recente da American Hospital Association, centrado na segurança do doente, destaca a forma como um pequeno hospital implementou um programa de rondas de liderança para aumentar o envolvimento do doente e da família – e, em última análise, melhorar a segurança do doente.

A tecnologia torna a implementação de programas de arredondamento mais fácil e mais eficaz

No entanto, apesar da eficácia dos programas de arredondamento, não são necessariamente fáceis de executar devido à logística envolvida na organização das partes interessadas, na estruturação do feedback de admissão e, em seguida, na atuação efectiva sobre as informações recolhidas ou as aprendizagens realizadas. Os fornecedores preocupados com os custos procuram frequentemente os seus fornecedores de sistemas de relatórios de segurança dos doentes para automatizar este processo manual e trabalhoso – apenas para ficarem desapontados por não poderem ajudar porque, na maioria dos casos, as suas soluções não estão diretamente relacionadas com doentes ou eventos individuais. Ao mesmo tempo, a aquisição de um sistema de gestão de acreditação autónomo pode ser dispendiosa. No entanto, a tecnologia correta de relatórios sobre a segurança dos doentes e a gestão de riscos pode automatizar eficazmente estas actividades críticas; associar dados específicos a doentes e prestadores de cuidados de saúde específicos; e integrar as conclusões e as acções corretivas nos esforços globais de melhoria de uma organização para benefício de todos os doentes. Por exemplo, os prestadores de cuidados de saúde podem atribuir eletronicamente rondas a membros do pessoal e acompanhar o seu progresso e conclusão; introduzir dados de rondas em formulários personalizáveis e móveis que permitem respostas normalizadas e de texto livre; e atribuir acções corretivas e acompanhar o seu progresso e conclusão graças a notificações automáticas que podem ser desencadeadas com base nas respostas às rondas. E as melhores soluções não se limitam à mera automatização das actividades relacionadas com a acreditação. São flexíveis e escaláveis, e podem acomodar outras iniciativas de arredondamento, incluindo:

  • Desempenho das práticas de controlo de infecções em relação às normas do CDC
  • Conformidade com a saúde e segurança dos trabalhadores/OSHA
  • Revisões médicas específicas

Independentemente do que aconteça a nível federal relativamente às inspecções hospitalares e à transparência, os hospitais que pretendam competir no mercado atual terão provavelmente de se converter à divulgação de dados úteis, mais cedo ou mais tarde. Uma ronda eficaz e integrada pode ajudar a melhorar o desempenho dos prestadores de serviços e tornar mais fácil – e menos preocupante – a sua divulgação ao público.

A CMS afirma que não concederá excepções por incumprimento, incluindo o não fornecimento da documentação necessária à agência.

Então, como é que te preparas para estes novos requisitos? Podes certamente ler a (bocejante) Norma Final, mas eu recomendaria os recursos mais acessíveis que se encontram no sítio Web do Assistant Secretary of Preparedness and Response (ASPR) do Department of Health and Human Services (HHS) federal. O Healthcare Emergency Preparedness Information Gateway da ASPR, TRACIE (Technical Resources, Assistance Center, Information Exchange), possui uma grande quantidade de informações, incluindo requisitos específicos por tipo de prestador, uma apresentação geral útil e muito mais.

Ah, e talvez queiras certificar-te de que o teu sistema de gestão da continuidade da atividade (BCM) está à altura da tarefa.