PODEMOS ASSOCIAR A GESTÃO DO RISCO AO SUCESSO DO PROJECTO?
Pergunta a qualquer gestor de projeto e ele dir-te-á que a gestão do risco desempenha um papel significativo no sucesso da execução do projeto. É amplamente aceite que as estratégias de gestão do risco permitem identificar os pontos fortes e fracos do projeto, bem como as ameaças e oportunidades. Ao esperar e planear o “inesperado”, podes estar pronto a responder rapidamente em caso de ocorrência de eventos. Os objectivos estratégicos do projeto são alcançados através de um planeamento cuidadoso, avaliação e trabalho para minimizar o potencial de risco. É por isso que, para os gestores de projectos, os processos e o software de gestão do risco podem contribuir significativamente para resultados positivos do projeto. A PREPARAÇÃO É TUDO
Num documento de investigação intitulado “O Impacto da Gestão Eficaz dos Riscos no Sucesso do Projeto “* sugere-se que “muitos projectos falham porque as organizações assumem que todos os projectos serão bem sucedidos e, por isso, não identificam, analisam e fornecem mitigação ou contingências para os elementos de risco envolvidos no projeto”. O planeamento para o sucesso envolve a identificação precoce dos riscos internos e externos que podem pôr em causa o sucesso de um projeto. Os planos de gestão dos riscos incluem normalmente os riscos identificados, a probabilidade de ocorrência, o impacto potencial e as acções propostas. Normalmente, os eventos de baixo risco têm pouco impacto no custo, no calendário ou no desempenho do projeto, pelo que os eventos de risco moderado e de alto risco provocam aumentos nestas áreas. Na extremidade superior da escala, os eventos de alto risco, não geridos e não preparados, são susceptíveis de resultar em projectos que excedem os orçamentos, ultrapassam os prazos e não cumprem os objectivos estratégicos. A COMUNICAÇÃO CONTA
Para ajudar a gerir as expectativas das pessoas afectadas pelo resultado do projeto, é importante que os gestores de projectos comuniquem os planos aos membros da equipa e às partes interessadas no início e ao longo do ciclo de vida do projeto. Isto ajuda a estabelecer clareza e compreensão quando se trata de evitar ou mitigar os impactos de eventos de risco, caso surjam desafios, ou de implementar planos de contingência. CUMPRIR OS CRITÉRIOS DE SUCESSO
Com processos de gestão do risco definidos, a probabilidade e o impacto dos riscos negativos podem ser reduzidos, aumentando a probabilidade de os projectos serem concluídos a tempo, dentro do orçamento e atingindo os objectivos. “O software de gerenciamento de risco eficaz ajuda a manter os projetos no caminho certo e minimiza a vulnerabilidade”, diz a gerente de marketing da Sword GRC, Jenny Ritson-Smith. “As melhores práticas de gerenciamento de risco permitem que os gerentes de projeto maximizem a lucratividade e reduzam os custos perdidos em atividades que não geram ROI. A análise e avaliação de risco, desde o início do projeto até a conclusão, podem ajudar os gerentes de projeto a mapear a melhor rota a seguir, evitando obstáculos sempre que possível ou implementando planos de contingência quando necessário para reduzir o tempo de inatividade. ACENTUA OS POSITIVOS
Pode valer a pena recordar que nem todos os riscos representam uma ameaça – alguns dos critérios de sucesso do seu projeto podem depender da assunção de riscos positivos que apresentam oportunidades que vale a pena explorar. “Parece que os mesmos processos de análise e gestão de riscos que podem ser aplicados a riscos negativos podem ser aplicados a riscos positivos”, diz Ritson-Smith.
“E a assunção positiva de riscos, apoiada por software, pode contribuir para o sucesso do projeto, através de um planeamento proactivo e da definição de estratégias, ajudando a informar a tomada de decisões.”
Então, a gestão de riscos é um fator de sucesso do projeto? De acordo com o documento de investigação anteriormente citado: “Para aumentar as hipóteses de sucesso de um projeto proposto, é necessário que a organização compreenda os riscos potenciais, avalie sistemática e quantitativamente esses riscos, antecipando possíveis causas e efeitos, e escolha métodos adequados para lidar com eles (Mobey & Parker). Para garantir que os riscos potenciais são geridos de forma eficaz, o processo de risco tem de ser explicitamente integrado no processo de tomada de decisão.” *MicrosoftWord – 2008 Whole procs v2.2.doc (arcom.ac.uk)
