Quer a tua empresa tenha cinco ou 500 empregados, a comunicação é um fator chave para o sucesso. Embora cada departamento de uma empresa realize tarefas diferentes, todos eles devem ser capazes de trabalhar em conjunto para ajudar a empresa a crescer e a prosperar.

A comunicação interdepartamental deve ser contínua e clara para evitar mal-entendidos ou confusão. Se a sua equipa trabalha remotamente, isto exigirá a utilização de software de mensagens, correio eletrónico e videoconferência. Se a sua equipa está no local, então a comunicação pode assumir a forma de reuniões e briefings interdepartamentais.

A comunicação interdepartamental pode impulsionar a produtividade e a satisfação dos colaboradores de várias formas, incluindo a criação de fluxos de trabalho eficientes, a descoberta de talentos internos e a prevenção de conflitos.

Fluxo de trabalho eficiente

A comunicação eficaz entre departamentos pode ajudar os colaboradores a compreender as competências uns dos outros, sincronizar o seu trabalho e melhorar a eficiência das operações regulares da empresa. Ao criar uma espécie de harmonia entre departamentos, haverá menos atrasos e um aumento da produtividade e da satisfação do cliente.

Por exemplo, se um cliente contactar o departamento de atendimento ao cliente com uma reclamação sobre um problema de faturação, vários departamentos terão de trabalhar em conjunto para resolver as preocupações do cliente. Tanto o departamento de atendimento ao cliente como o de faturação terão de abordar o problema principal de faturação do cliente.

Uma vez resolvido o problema, as equipas de marketing e vendas têm de ser capazes de assegurar que o cliente continua a receber cupões e ofertas especiais que ajudarão a melhorar a sua relação com a empresa.

Se houver uma comunicação clara entre os departamentos, o problema do cliente será resolvido prontamente.

Transparência dos dados

Os dados não devem ser separados e inacessíveis aos colaboradores de diferentes departamentos. Isto pode incluir o acesso a bases de dados e vários tipos de software analítico.

Com a ajuda de software de análise de risco, pode fornecer informações ocultas nos seus dados de risco para impulsionar a transformação dentro da sua organização. Mas esse tipo de transformação exigiria a cooperação de vários departamentos. Enquanto um departamento pode concentrar-se mais na utilização de dados de risco para prever resultados, outro departamento pode concentrar-se mais no planeamento das transformações necessárias para tornar esses resultados uma realidade.

Para alcançar uma resolução bem-sucedida, os dados devem estar disponíveis para todos os membros da equipa, independentemente do seu departamento.

Melhoria da confiança entre as equipas

Uma melhor comunicação interdepartamental também pode criar um ambiente de trabalho mais acolhedor. Os colaboradores que, de outra forma, não se envolveriam uns com os outros poderão trabalhar em conjunto e desenvolver uma relação. Isto ajudará a criar confiança e a criar um ambiente de trabalho positivo.

Este aumento de confiança e positividade pode ajudar a melhorar o moral no local de trabalho e pode ter impacto na eficiência do trabalho. Uma vez que os membros da equipa já saberão como trabalhar de forma compatível uns com os outros, os projetos interdepartamentais inesperados poderão decorrer de forma mais suave.

O aumento da confiança entre os colaboradores também pode aumentar a cooperação e o pensamento criativo. Quando os membros da equipa se sentem mais confortáveis a trabalhar em conjunto, também se sentem mais confortáveis a partilhar as suas ideias e a desenvolver soluções inovadoras para os problemas que enfrentam.

Gestão eficaz dos riscos

A gestão de riscos é uma parte fundamental da gestão de uma empresa. As empresas modernas enfrentam frequentemente uma vasta gama de riscos. Mas prever estes riscos e fazer alterações transformacionais requer um elevado nível de comunicação.

Ferramentas como um sistema de informação de gestão de risco integram todos os seus dados de risco internos e externos numa única plataforma. Isto significa que diferentes departamentos podem lidar com uma variedade de tarefas simultaneamente, tais como alocação, gestão de sinistros e incidentes, e dados de renovação de seguros. Entretanto, todas estas informações podem estar prontamente disponíveis e partilháveis com todos os departamentos.

Evita conflitos

Quando há falta de comunicação interdepartamental, há um aumento dos conflitos entre colaboradores. Isto pode resultar de um mal-entendido sobre as expectativas, confusão sobre os prazos dos projetos ou erros evitáveis que levam a atrasos.

Ao melhorar os seus sistemas de comunicação e ensinar aos colaboradores as melhores práticas para uma comunicação contínua, pode prevenir a maioria dos conflitos no local de trabalho. Se surgir um conflito, as competências de comunicação melhoradas permitirão uma resolução rápida e uma falta de consequências duradouras para as relações entre os colaboradores.

Descobre o talento interno

O facto de alguém ter sido contratado para uma tarefa ou competência específica não significa que não tenha mais para oferecer. A comunicação interdepartamental proporciona-lhe a oportunidade de descobrir talentos internos e promover a partir de dentro.

À medida que os membros da equipa se familiarizam com as funções e competências uns dos outros, podem ser capazes de ver potencial nos seus colegas de equipa de outros departamentos que os líderes empresariais podem não ter a oportunidade de testemunhar. Isto permitir-lhe-á promover colaboradores para cargos de gestão ou oferecer-lhes oportunidades num departamento adequado

Implementa novas políticas

A mudança faz parte da vida e, nos tempos modernos, a mudança ocorre frequentemente de forma rápida. À medida que o seu negócio cresce, terá de se livrar de políticas antigas e implementar novas. Estas alterações devem então ser comunicadas a todo o seu pessoal. Se ainda não tiver um sistema de comunicação fiável implementado, esta tarefa pode revelar-se difícil.

No entanto, se estiver a trabalhar para melhorar a sua comunicação interdepartamental, a implementação de novas políticas será um processo muito mais suave. Não haverá confusão entre os departamentos e o seu papel nas novas políticas. Em vez disso, uma comunicação clara e rápida das novas políticas criará uma transição suave com erros mínimos.

Como é que as empresas podem promover a comunicação interdepartamental?

Embora existam muitos benefícios que a comunicação interdepartamental pode trazer para a sua empresa, fazê-lo é mais fácil de dizer do que de fazer. Quanto mais cedo puder começar as melhorias, mais cedo poderá começar a colher os benefícios a curto e longo prazo.

Cria oportunidades de interação

Antes de as pessoas poderem aprender a comunicar umas com as outras, devem primeiro ter oportunidades para comunicar. Os colaboradores de diferentes departamentos, especialmente se estiverem a trabalhar remotamente, podem nunca ter a oportunidade de falar uns com os outros ou trabalhar em conjunto num projeto conjunto.

Existem várias formas de os líderes de uma empresa criarem estas oportunidades de interação. A realização de reuniões interdepartamentais pode permitir que os colaboradores aprendam mais sobre as responsabilidades e competências dos seus colegas. As ferramentas de mensagens em grupo podem ser utilizadas para promover a comunicação durante o dia de trabalho normal. As atividades a nível da empresa podem promover a comunicação num ambiente mais descontraído.

Estabelece objectivos comuns

Os objetivos comuns criam laços. Se os seus colaboradores estiverem a trabalhar para um objetivo comum, poderão desenvolver um sentido mais profundo de comunidade e camaradagem. Os objetivos comuns também aumentam o entusiasmo e a motivação, o que pode melhorar a produtividade.

O objetivo de estabelecer um objetivo comum é colocar um sentido de união no centro da cultura da sua empresa.

Utiliza sistemas integrados

A comunicação regular com outros departamentos pode ser difícil, especialmente para funcionários com horários ocupados. No entanto, ao utilizar sistemas integrados, os departamentos podem partilhar informações de forma mais fácil e rápida do que nunca. Estes sistemas podem incluir:

Estes sistemas criam um espaço partilhado onde os dados podem ser acedidos pelos funcionários que deles necessitam, independentemente do departamento em que trabalham.

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