O setor jurídico é regido por regulamentos complexos e elevados padrões de conduta ética, exigindo medidas rigorosas de risco jurídico e conformidade. Com estes requisitos, surge uma multiplicidade de riscos que as sociedades de advogados devem gerir para manter a conformidade e evitar penalizações dispendiosas. Desde violações de dados a conflitos de interesse e suborno e corrupção, os riscos são diversos e omnipresentes.

Neste blogue, exploraremos o mundo da gestão de risco e da conformidade nas sociedades de advogados e discutiremos alguns dos regulamentos e riscos complexos que prevalecem neste setor. Aprofundaremos os desafios únicos enfrentados pelas sociedades de advogados na gestão de risco e examinaremos as estratégias e melhores práticas que podem ajudá-las a navegar com sucesso neste panorama.

Continue a ler para obter informações valiosas sobre as complexidades da gestão de risco e conformidade no setor jurídico e descubra como pode mitigar o risco e alcançar maior sucesso neste setor desafiante.

Risco e conformidade andam de mãos dadas

A gestão de risco e a conformidade estão intimamente interligadas nas operações das sociedades de advogados. Na verdade, muitos dos principais riscos nos registos de risco das sociedades de advogados estão relacionados com a conformidade. Vamos explorar alguns dos principais impulsionadores dos programas de risco e conformidade nas sociedades de advogados e analisar como a tecnologia GRC pode apoiar as sociedades de advogados a gerir os requisitos de forma mais eficaz.

Conflitos de interesse no risco jurídico e conformidade

A profissão jurídica é regida por diretrizes éticas rigorosas que exigem que os advogados coloquem os interesses dos seus clientes à frente dos seus próprios. No entanto, mesmo com as melhores intenções, podem surgir conflitos de interesse que podem comprometer o dever do advogado de agir no melhor interesse dos seus clientes. Os conflitos podem ocorrer de várias formas, como representar clientes com interesses concorrentes, agir em nome de ambas as partes na mesma transação ou ter um interesse pessoal no assunto.

Para enfrentar estes desafios, os reguladores jurídicos emitiram códigos de conduta para advogados que estabelecem as regras para questões de conflito jurídico. A equipa de risco e conformidade numa sociedade de advogados desempenha um papel vital para garantir que os advogados cumprem estes regulamentos. O seu principal objetivo é antecipar conflitos antes que surjam e propor estratégias para os contornar. Também supervisionam a implementação de políticas e procedimentos para minimizar o risco de conflitos de interesse e outras violações regulamentares. Isto inclui monitorizar as atividades dos advogados, realizar auditorias e fornecer formação e apoio para garantir que o pessoal da sociedade permanece ágil e cumpre as diretrizes regulamentares.

A gestão eficaz de risco e conformidade é crucial para as sociedades de advogados manterem a sua reputação, evitarem responsabilidades legais e garantirem que atuam no melhor interesse dos seus clientes. A equipa de risco e conformidade desempenha, portanto, um papel crucial para garantir que as sociedades de advogados cumprem as diretrizes regulamentares e operam de forma ética, mantendo assim a confiança do público na profissão jurídica.

Combate ao branqueamento de capitais e devida diligência do cliente

Saber quem são os seus clientes e de onde vêm os seus fundos é fundamental para as sociedades de advogados prevenirem crimes financeiros e protegerem a integridade dos seus serviços.

As sociedades de advogados estão sujeitas a leis e regulamentos de combate ao branqueamento de capitais (AML) que visam prevenir atividades de branqueamento de capitais, como ocultar a origem de fundos ilícitos ou financiar o terrorismo. As sociedades de advogados são obrigadas a implementar políticas e procedimentos AML eficazes, que normalmente envolvem a realização de avaliações de risco contínuas, o estabelecimento de controlos internos e a formação do pessoal.

As sociedades de advogados também devem demonstrar a devida diligência do cliente, identificando e verificando a identidade dos clientes para avaliar os potenciais riscos de branqueamento de capitais ou outros crimes financeiros. Devem ter uma política clara que defina o tipo e a extensão das informações necessárias dos clientes e os procedimentos para verificar essas informações. Uma sociedade precisa de estabelecer exatamente para quem é o trabalho em última análise e, em seguida, considerar se existem questões de risco envolvidas ao trabalhar para eles. Os potenciais problemas de devida diligência do cliente podem incluir uma violação de sanções causada pela aceitação do trabalho ou a probabilidade de quaisquer pessoas politicamente expostas envolvidas no caso que possam dar origem a potenciais questões de risco reputacional.

A gestão eficaz do AML e da devida diligência do cliente requer um compromisso de toda a empresa com a conformidade e uma cultura de vigilância contra crimes financeiros. Isto envolve a nomeação de um responsável ou equipa de conformidade designada, a realização de auditorias internas regulares e a atualização constante dos regulamentos mais recentes. Também é importante que as sociedades de advogados se mantenham informadas sobre os riscos e tendências emergentes em matéria de criminalidade financeira e que adotem uma abordagem baseada no risco para o AML e a devida diligência do cliente, a fim de decidir onde os recursos são alocados de acordo com o nível de risco apresentado pelos clientes ou transações.

Conformidade com a legislação e regulamentos

As sociedades de advogados têm a obrigação de conhecer as regras, regulamentos e legislação que se lhes aplicam (em cada uma das jurisdições em que operam) e de garantir que estão a ser seguidos. Alguns exemplos de regulamentos com os quais as funções de risco e conformidade nas sociedades de advogados tiveram de lidar nos últimos anos incluem: DAC6, a Lei da Escravatura Moderna, o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, a Lei das Finanças Criminais e a 5.ª Diretiva Antibranqueamento de Capitais.

A Agência de Regulação de Advogados também tem uma diretiva denominada “Declaração de Competência do Advogado”. Essencialmente, esta obriga uma sociedade de advogados a monitorizar e demonstrar periodicamente que cada um dos seus advogados em exercício está atualizado em termos de certificação e tem verificações claras do DBS. Existem muitos mais regulamentos, dependendo do país em que a sociedade de advogados opera e do tipo de trabalho realizado.

As sociedades de advogados têm dificuldade em gerir as complexidades de trabalhar em várias jurisdições. Muitas vezes, utilizam processos manuais e é difícil criar um quadro normalizado para comunicar e classificar o risco em ferramentas da Microsoft.

Para garantir a conformidade, as sociedades de advogados devem criar uma biblioteca abrangente de obrigações para compreender as leis, regulamentos e legislação aplicáveis que se lhes aplicam. Devem ter um processo para analisar o horizonte regulamentar em busca de atualizações ou alterações e ter um fluxo de trabalho estruturado de gestão de alterações para garantir que as alterações são implementadas atempadamente.

Para gerir eficientemente as suas obrigações de conformidade, as sociedades de advogados devem atribuir responsabilidade e responsabilização individual pelas suas obrigações regulamentares e legislativas, monitorizar a conformidade e acompanhar o progresso das ações corretivas para fins de auditoria. Devem também acompanhar e monitorizar a conformidade com os seus processos internos, procedimentos e valores da empresa e, provavelmente, monitorizar a conformidade com uma série de verificações, questionários, inquéritos e atestações de políticas online.

Gestão do risco regulamentar

A gestão de risco eficaz é essencial nas sociedades de advogados. A equipa de risco analisa normalmente (ou pelo menos realiza avaliações de risco) os contratos que a sociedade celebra. Estes acordos podem ter um impacto significativo no nível de risco a que a sociedade está exposta e serão avaliados quanto ao nível de responsabilidade que se espera que a sociedade assuma nos termos do contrato, ao âmbito do trabalho a realizar e a riscos jurídicos e comerciais mais gerais.

As sociedades de advogados têm frequentemente um registo de risco substancial e enfrentam diariamente uma grande variedade de riscos, desde riscos éticos como reclamações por negligência, conflitos de interesse e suborno e corrupção, até riscos relacionados com cibersegurança, interrupções de negócios e perda de talentos.

Cada risco deve ser cuidadosamente monitorizado com avaliações de risco regulares e as conclusões devem ser postas em prática. As sociedades de advogados devem definir um apetite pelo risco e compreender como operar dentro dele. Devem estabelecer um quadro para categorizar e classificar os riscos de acordo com a criticidade e a probabilidade e definir indicadores-chave de risco (KRI) para compreender quando o risco está a atingir um nível intolerável.

Reclamações e queixas jurídicas

A equipa de risco e conformidade estará envolvida na gestão do impacto de quaisquer reclamações ou queixas contra a sociedade. Isto tornou-se ainda mais importante num mercado cada vez mais litigioso, onde um mau historial de reclamações pode ter impacto no custo do Seguro de Responsabilidade Civil Profissional.

A redução do custo dos prémios de seguro é um fator-chave para muitas equipas de risco, uma vez que destaca os benefícios da função de risco e conformidade. Pode ser difícil definir os benefícios financeiros de uma função de risco e conformidade numa sociedade de advogados, uma vez que evitar multas por não conformidade, por exemplo, pode ser difícil de demonstrar. No entanto, as poupanças financeiras concretas nos prémios de seguro podem garantir uma adesão vital à função de gestão de risco.

Um procedimento formal de reclamações é um componente essencial de qualquer sociedade de advogados bem gerida. Proporciona um processo estruturado e transparente para os clientes expressarem as suas preocupações e garante que as reclamações são tratadas de forma justa e atempada. Ao dispor de um procedimento formal de reclamações, as sociedades de advogados demonstram o seu empenho na satisfação dos clientes e podem melhorar a qualidade geral do serviço.

Além disso, um procedimento formal de reclamações pode ajudar a identificar áreas de melhoria dentro da sociedade e permitir que a gestão tome medidas para resolver problemas subjacentes. Ao tratar as reclamações de forma atempada e eficaz, as sociedades de advogados podem também proteger a sua reputação e evitar potenciais ações judiciais.

Os processos manuais são suficientes?

Muitas sociedades de advogados começam por gerir o risco e a conformidade utilizando folhas de cálculo, embora estas possam ser úteis para recolher dados, também podem causar problemas. As folhas de cálculo carecem de governação de dados e definições de privacidade e são propensas a erros humanos. Muitas vezes contêm fórmulas e formatação que alguns funcionários não compreendem, resultando numa fraca qualidade dos dados. Não se integram com outras fontes de dados, o que significa que os dados de avaliação de risco e os dados de monitorização de risco têm de ser introduzidos manualmente e não há capacidade para monitorização automatizada de controlos.

As folhas de cálculo não oferecem fluxos de trabalho automatizados ou relatórios e painéis instantâneos, resultando em grandes quantidades de trabalho administrativo para as equipas de risco. Por fim, as folhas de cálculo são frequentemente utilizadas em silos, o que significa que diferentes departamentos têm a sua própria folha de cálculo e não há uma visão centralizada.

A utilização de folhas de cálculo pode resultar em avaliações de risco e relatórios de conformidade incorretos, levando a riscos legais e de reputação para a sociedade. As folhas de cálculo criam uma visão fragmentada do risco e da conformidade, o que pode levar a prazos não cumpridos e a uma tomada de decisões deficiente, o que pode realmente aumentar o risco.

Como podem as sociedades de advogados automatizar e centralizar os processos de risco e conformidade?

Para melhorar os seus processos de gestão de risco e conformidade, muitas sociedades de advogados estão a recorrer a software GRC para centralizar e automatizar os seus processos e obter uma visão holística do risco.

O software GRC permite às sociedades de advogados criar um registo de risco online, permitindo que o pessoal de todos os níveis registe e monitorize o risco. A ferramenta permite que os funcionários realizem avaliações de risco, inquéritos e questionários online, com todos os resultados a serem introduzidos diretamente na ferramenta. Os profissionais de risco podem definir um apetite pelo risco, estabelecer um quadro para categorizar e classificar o risco, definir indicadores-chave de risco e introduzir dados de outras fontes de dados na plataforma através de APIs para monitorizar o risco. Podem ser definidos controlos para assinalar problemas, desencadeando fluxos de trabalho automatizados para escalar o risco, realizar análises de causas profundas e implementar ações de mitigação. As equipas de risco podem facilmente obter uma visão consolidada do risco através de uma série de painéis e relatórios interativos, criando uma única fonte de verdade.

Muitos escritórios de advocacia estão a utilizar software de GRC para formalizar o seu programa de conformidade. Os profissionais de conformidade podem criar um “registo de obrigações” online para construir uma visão abrangente de toda a legislação, regulamentos e políticas e procedimentos internos aplicáveis. Muitas soluções podem ser ligadas a fornecedores de conteúdo regulatório, permitindo que a organização receba notificações de alterações futuras, o que desencadeia um fluxo de trabalho para alterar os processos de negócio relevantes. A maioria das plataformas de GRC oferece estruturas prontas a usar para gerir requisitos comuns como as normas ISO, RGPD, PCI DSS e conformidade AIPCA SOC. A solução permite que as equipas de conformidade acompanhem o progresso em relação às obrigações e visualizem ações corretivas através de uma série de painéis e relatórios perspicazes.

A maioria das plataformas de GRC também oferece capacidades de gestão de políticas, permitindo que as equipas de conformidade construam uma biblioteca abrangente de todas as suas políticas e procedimentos relevantes. Podem criar fluxos de trabalho automatizados para aprovações e utilizá-los para acompanhar datas de expiração e gerar lembretes automáticos. Os funcionários podem facilmente ler e atestar políticas online, e o sistema fornece um registo de auditoria completo de quem atestou cada política e quando, estes dados podem ser utilizados como prova em tribunais de trabalho.

Muitas plataformas de GRC também oferecem fluxos de trabalho de gestão de incidentes de melhores práticas. Isto é particularmente útil para escritórios de advocacia, pois não só podem registar e resolver problemas operacionais, como também podem usar portais externos para queixas anónimas e denúncias. Os formulários online capturam os dados relevantes, e alimentam diretamente a ferramenta para que cada incidente ou queixa possa ser resolvido e reportado.

Estas ferramentas são também ideais para gestão de risco de TI e comunicação de incidentes, ajudando os escritórios de advocacia a proteger dados confidenciais dos clientes e a aderir às diretrizes de privacidade de dados.

Software de GRC como um elemento transformador na gestão de risco e conformidade jurídica

As plataformas de GRC mais avançadas permitem que os escritórios de advocacia planeiem e executem a sua estratégia a longo prazo, definindo uma série de metas e objetivos de topo e dividindo-os em projetos, tarefas e ações menores, distribuindo-os por toda a empresa para conclusão. Isto ajuda todos os funcionários a compreender o papel que desempenham na realização da estratégia organizacional e ajuda as equipas de liderança a compreender a progressão da estratégia. Existe a opção de gerir o risco estratégico e ligar a estratégia à gestão de risco, permitindo evitar riscos do escritório de advocacia que se enquadrem no seu apetite de risco na prossecução dos seus objetivos e metas estratégicas.

Incorporar uma plataforma de GRC nas operações do seu escritório de advocacia pode beneficiar grandemente a sua organização, melhorando a conformidade regulatória, aprimorando a gestão de risco e aumentando a eficiência operacional. A nossa plataforma de GRC pode garantir que o seu escritório de advocacia está em conformidade, e teríamos todo o gosto em fornecer-lhe uma demonstração.