Nous entendons constamment le terme « GRC intégrée ». Mais comment les entreprises peuvent-elles réellement intégrer les différents aspects de la gouvernance, des risques et de la conformité, et quels en sont les avantages ?
Dans cet article, nous explorons tous les différents aspects d’un programme GRC, des risques, des contrôles et de la gestion des incidents à la conformité, aux audits et même à la planification stratégique, et nous expliquons comment ces fonctions peuvent être intégrées pour fournir des aperçus plus approfondis de la performance opérationnelle et de l’exposition aux risques.
Dans le cadre de leur programme GRC, la plupart des entreprises disposent généralement des fonctions suivantes :
Gestion des risques : La plupart des organisations ont probablement un programme de gestion des risques. Elles disposent d’un registre des risques et s’efforcent de maintenir ces niveaux de risque dans les limites d’un appétit pour le risque en établissant des contrôles pour réduire et maîtriser les risques dans les zones à haut risque. Elles effectuent des évaluations régulières des risques et suivent les données transactionnelles et opérationnelles pour surveiller les niveaux de risque. La plupart des grandes entreprises disposent de plusieurs registres des risques pour gérer différents domaines de risque comme le risque opérationnel, le risque stratégique, le risque de conformité, le risque cyber et informatique, et le risque lié aux tiers, et elles produisent régulièrement des rapports sur l’exposition aux risques.
Contrôles : Dans le cadre de leur programme de gestion des risques, la plupart des entreprises disposent d’une série de contrôles pour atténuer les risques ou les maintenir à un niveau tolérable. Les contrôles prennent de nombreuses formes : ils peuvent être une politique ou une procédure, des vérifications de sécurité régulières, ou la mise en place d’équipements de sécurité ou informatiques. Les entreprises doivent tenir un registre actif des contrôles et effectuer des vérifications et des tests réguliers pour s’assurer que leurs contrôles ont l’effet souhaité.
Gestion des incidents : La plupart des organisations disposent probablement d’un processus de signalement des incidents permettant aux employés de tous niveaux de consigner différents types d’accidents, d’incidents, de problèmes et d’événements. Certaines entreprises utilisent différents outils ou processus pour enregistrer différents types d’incidents selon leur catégorie et leur voie d’escalade. Par exemple, les accidents et les incidents de santé et de sécurité peuvent être signalés selon un processus, les incidents RH comme les divulgations, les dénonciations et les violations de politique peuvent être signalés différemment, et les incidents de sécurité informatique et les temps d’arrêt opérationnels peuvent avoir un troisième processus. La plupart des organisations ont un processus clair permettant au personnel de consigner chaque type d’incident, qui est ensuite généralement catégorisé et escaladé en conséquence. Le processus de résolution doit être entièrement documenté jusqu’à ce que chaque cas d’incident soit résolu.
Gestion de la conformité : La plupart des organisations ont une liste d’obligations différentes auxquelles elles doivent se conformer. Cela comprend les réglementations, les normes, la législation, les politiques et les documents de procédures opérationnelles qui doivent être surveillés pour assurer la conformité. Les entreprises établissent généralement un « registre des obligations » de toutes leurs exigences et mettent en œuvre différentes procédures, processus et politiques pour assurer la conformité. Les opérations doivent être surveillées régulièrement et des contrôles fréquents doivent être effectués pour garantir la conformité. La conformité va au-delà d’une liste d’obligations, les entreprises doivent également établir des processus clairs pour les conflits d’intérêts, les cadeaux et invitations, la corruption et les pots-de-vin, la lutte contre le blanchiment d’argent, les contrôles des sanctions et la manipulation des marchandises dangereuses et des produits chimiques dangereux.
Gestion des politiques : La plupart des entreprises disposent d’une bibliothèque de toutes leurs politiques actuelles stockées dans un référentiel central où le personnel peut lire et attester de la politique. Elles disposent également de processus pour suivre les révisions des politiques et les dates d’expiration. Il devrait également y avoir des processus clairement définis pour créer une politique et obtenir les approbations et les signatures, ainsi que pour modifier les politiques, y compris le contrôle des versions et la documentation des modifications pour s’assurer que toutes les politiques sont à jour et répondent aux besoins évolutifs de l’organisation.
Audits et inspections : La plupart des entreprises effectuent des audits réguliers, qu’il s’agisse d’audits externes pour obtenir la certification selon certaines normes ou satisfaire aux réglementations, ou d’audits ou inspections internes pour s’assurer que les processus et les politiques sont suivis. Cela peut également inclure des contrôles de sécurité réguliers ou des vérifications d’équipement qui doivent être inspectés et entièrement documentés. Les audits doivent être planifiés et programmés à l’avance, et les résultats de l’audit doivent être saisis de manière cohérente pour fournir une assurance aux auditeurs et aux régulateurs. Les flux de travail et les voies d’escalade doivent être clairement définis pour traiter les non-conformités et les échecs d’audit afin de garantir que l’entreprise reste conforme.
Gestion des risques cyber et informatiques : La plupart des entreprises disposent d’un processus désigné pour gérer les risques cyber et informatiques. Elles ont généralement un registre des risques cyber et une série de contrôles pour réduire les risques cyber. Elles disposent d’une bibliothèque de politiques informatiques et de formations pour guider les employés sur l’utilisation sûre des équipements et la protection des données. Elles ont souvent un processus distinct de signalement des incidents informatiques ou un système de tickets pour résoudre et escalader les incidents liés à l’informatique. L’équipe informatique dispose également d’un processus de gestion des actifs informatiques et de suivi des licences pour surveiller le vieillissement des équipements et l’expiration des licences, garantissant que les équipements et les systèmes sont adaptés à leur objectif et fonctionnent de manière sécurisée.
Santé et sécurité : De nombreuses entreprises gèrent la santé et la sécurité dans le cadre de leur programme GRC. L’aspect santé et sécurité implique généralement la capture et la résolution des accidents et incidents du personnel, la gestion des risques pour la santé et la sécurité avec des contrôles pertinents, et le maintien d’une bibliothèque actualisée des politiques de santé et de sécurité. Cela peut également impliquer la documentation des contrôles et inspections de sécurité réguliers, la gestion des sous-traitants et la maintenance des bibliothèques d’actifs pour garantir la sécurité des équipements.
Planification stratégique : La plupart des programmes GRC sont construits autour des buts et objectifs des organisations, c’est pourquoi la planification stratégique est souvent considérée comme faisant partie du programme GRC global d’une organisation. Les entreprises doivent définir leurs objectifs et établir leur stratégie pour atteindre leurs objectifs. La stratégie doit être décomposée en projets, tâches et actions plus petits et répartie dans l’entreprise entre différentes parties prenantes pour leur réalisation. Chaque tâche doit avoir des délais, des budgets et une responsabilité clairs, et à mesure que les tâches sont accomplies, cela indique que la stratégie progresse et peut passer à l’étape suivante. Le succès de la stratégie doit également être mesuré en reliant la stratégie à la performance opérationnelle, fournissant des métriques claires sur le fonctionnement de la stratégie et ce qui pourrait devoir changer. Les risques stratégiques doivent également être gérés, et les données sur les risques doivent être utilisées pour permettre une prise de risque calculée pour atteindre la stratégie.
Gestion des risques liés aux tiers : Les entreprises travaillent souvent avec tout un réseau de fournisseurs, de sous-traitants et de prestataires de services pour rationaliser leurs opérations et fournir des biens et des matières premières, c’est pourquoi les risques associés aux fournisseurs et aux tiers doivent être soigneusement gérés. La plupart des entreprises disposent d’un registre des fournisseurs, effectuent des évaluations régulières des risques liés aux fournisseurs, suivent les performances par rapport aux SLA et aux KPI, et définissent des processus clairs pour la gestion des contrats et l’intégration. Beaucoup utilisent également des fournisseurs de renseignements sur les risques liés aux tiers pour comprendre les risques liés aux fournisseurs en termes de stabilité financière, de violations de la conformité, de sécurité des données, de fiabilité et de poursuites récentes.
La majorité des organisations auront probablement des processus pour tous ces éléments, certains pourraient être gérés dans la même plateforme, mais de nombreuses entreprises utilisent probablement une série d’applications ou de systèmes différents et un mélange d’outils internes, voire des feuilles de calcul et des processus manuels pour gérer ces fonctions importantes. Lorsque ces processus sont gérés en silos à l’aide de différents processus, ils deviennent difficiles en raison d’un manque d’intégration, de gouvernance des données et de rapports cohérents. Mais lorsque tous ces processus sont gérés ensemble de manière intégrée à l’aide d’une plateforme logicielle GRC holistique, les avantages sont substantiels.
Risque et Stratégie : L’intégration de la planification stratégique et de la gestion des risques est vitale pour diriger une entreprise avec succès. Si vous ne connaissez pas votre stratégie et vos objectifs, comment pouvez-vous gérer les risques qui pourraient faire dérailler votre stratégie ou prendre des risques calculés dans la poursuite de vos objectifs stratégiques ? Un programme de gestion des risques doit commencer par l’analyse de la stratégie de l’organisation et la gestion des risques en conséquence. Les risques doivent être associés à chaque objectif stratégique et aux projets et tâches associés, et lorsque les niveaux de risque sont élevés, l’impact sur la stratégie doit être évalué et géré pour maintenir les choses sur la bonne voie. En centralisant les données, les décideurs peuvent mieux évaluer les risques dans le contexte des plans stratégiques et des risques associés, conduisant à des décisions plus éclairées et proactives. En intégrant la gestion des risques à la planification stratégique et à la performance de l’entreprise, les entreprises peuvent allouer le budget et les ressources dans les bons domaines pour réduire le risque stratégique et assurer le succès.
Risque et Contrôles : Il va presque sans dire que tous les risques doivent être associés au « contrôle » pertinent mis en place pour atténuer le risque. Certains risques peuvent avoir plusieurs contrôles, et certains contrôles peuvent être conçus pour réduire plusieurs risques, il est donc important que cette cartographie puisse être faite pour comprendre l’impact du contrôle sur les niveaux de risque associés.
Risque et Incident : Votre registre des risques doit être lié à votre registre des incidents. Cela signifie que dans les zones où il y a beaucoup d’incidents, ceux-ci peuvent être ajoutés au registre des risques et la probabilité que l’incident se reproduise peut être réduite avec les contrôles appropriés. Cela signifie également que les risques qui se transforment en incidents réels peuvent être automatiquement intégrés au registre des risques. Cette cartographie entre les incidents, les risques et les contrôles permet une multitude de rapports permettant aux entreprises de s’assurer qu’elles allouent suffisamment de budget et de ressources pour réduire les risques et les incidents qui ont le plus d’impact et causent le plus de problèmes.
Conformité et Audit : La conformité et l’audit sont deux domaines étroitement liés, par exemple, vous pouvez effectuer des contrôles de conformité avec certaines normes et réglementations sur une base régulière mais avoir également un audit externe annuel sur les mêmes critères. En intégrant ces deux domaines dans une plateforme GRC, vos données de surveillance régulière de la conformité peuvent être utilisées pour étayer votre audit annuel. L’intégration des processus de conformité et d’audit dans une plateforme GRC réduit la duplication des efforts, rationalise les flux de travail et minimise les tâches manuelles, économisant du temps et des ressources tout en améliorant la visibilité et la transparence.
Conformité et Risque : Le risque de non-conformité est un risque important en soi, c’est pourquoi de nombreuses entreprises choisissent d’intégrer leurs fonctions de gestion des risques et de conformité. Cela permet de comprendre l’effet de la conformité, en termes d’impact sur l’entreprise, et permet d’atténuer le risque de conformité avec les contrôles et politiques pertinents. Cela garantit que l’organisation est pleinement certifiée pour faire des affaires, fournissant l’assurance que les processus et les politiques sont suivis et minimisant les risques en conséquence.
Santé et Sécurité : Incidents, Risque et Politique : Les programmes de santé et sécurité impliquent souvent un processus de signalement des incidents, la gestion des risques liés à la santé et la sécurité avec des contrôles, l’assurance de la conformité aux directives de santé et de sécurité, et la réalisation de divers contrôles de sécurité et audits d’équipement. Tous ces domaines doivent être intégrés pour fournir une vue holistique du statut et des problèmes de santé et de sécurité dans toute l’entreprise.
Avec toutes ces différentes dépendances, corrélations et opportunités de reporting, il est difficile de croire que tant d’entreprises n’intègrent toujours pas tous ces domaines. Bien sûr, pour intégrer ces fonctions de manière significative, les entreprises doivent adopter une plateforme GRC intégrée. Ces solutions logicielles permettent aux entreprises de centraliser tous leurs processus GRC dans une solution holistique qui offre un cadre de meilleures pratiques, et des flux de travail, des modèles, des formulaires et des rapports automatisés prêts à l’emploi pour cartographier et intégrer chaque processus et générer des rapports et des insights précieux pour soutenir la prise de décision.
Cela peut sembler intimidant, mais ces plateformes sont souvent plus faciles à mettre en œuvre que vous ne le pensez. Les entreprises peuvent commencer petit avec des domaines comme les risques, les contrôles et les incidents et ajouter plus de fonctionnalités à l’avenir au fur et à mesure qu’elles étendent la solution. Cette approche par étapes garantit une perturbation minimale de l’organisation pendant la mise en œuvre. Ces plateformes ont été spécifiquement conçues pour cartographier et aligner les fonctions GRC et produire des rapports précieux pour soutenir la prise de décision commerciale et l’allocation des ressources et du budget. Vos « données GRC » existantes peuvent être téléchargées dans la plateforme pour vous donner une base de travail, et l’approche multi-utilisateurs signifie que le personnel de tous niveaux peut utiliser la plateforme pour effectuer des tâches de routine comme les évaluations des risques et les contrôles avec toutes les données alimentant directement la plateforme. Ces plateformes peuvent s’intégrer à vos autres systèmes et sources de données pour utiliser des données transactionnelles et opérationnelles en temps réel pour surveiller les niveaux de risque et comprendre l’impact du risque, de la conformité et des incidents sur la performance de l’entreprise.
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