Optimisez l'efficacité : logiciel de gestion de projets municipaux

De l’instauration de la confiance à la gestion des budgets limités, en passant par la gestion du changement, des contractants et des dépendances ; les gouvernements fédéraux, locaux et régionaux ont beaucoup à prendre en compte dans la supervision de leur portefeuille complexe de projets. L’utilisation d’un logiciel de gestion de projets municipaux pourrait bien être la solution.

En 2021, le gouvernement fédéral américain a accordé des niveaux de financement record pour améliorer les systèmes d’eau, de transport, d’énergie et de haut débit du pays, ainsi que pour répondre à divers besoins climatiques. Avec cet investissement public sans précédent, l’attention s’est portée sur les gouvernements locaux et régionaux, qui détiennent le plus de contrôle sur la façon dont ces projets et initiatives seront finalement planifiés, conçus et mis en œuvre.

La complexité des projets d’investissement financés par l’État

Les projets, programmes et portefeuilles financés par l’État sont généralement des initiatives complexes qui touchent un grand nombre de parties prenantes, notamment les contribuables, les organismes statutaires et non statutaires, les entreprises locales et les groupes communautaires.

La dernière décennie en particulier a vu de nombreux projets et programmes financés par l’État ne pas atteindre leurs objectifs et se prolonger pendant des années, certains étant même brusquement interrompus en pleine planification ou mise en œuvre. Ces projets d’infrastructure échoués sont considérés comme notoirement difficiles à gérer et représentent un gaspillage de l’argent durement gagné des contribuables. Pour éliminer les échecs et réaliser des projets réussis, les gouvernements locaux et régionaux doivent mettre en place de bonnes mesures pour s’assurer que les risques du projet, les dépassements de coûts et les retards d’achèvement sont minimisés.

Ce blog examine les solutions de gestion de projet les plus performantes et montre comment elles sont utilisées pour gérer les projets d’investissement dans le secteur public. Il explore les principaux défis auxquels les gouvernements locaux et régionaux sont confrontés tout au long du cycle de vie d’un projet, et présente certaines des fonctionnalités avancées disponibles dans les derniers outils de gestion de projet qui peuvent aider les services gouvernementaux du secteur public à réaliser des projets réussis.

La gestion de projet dans les administrations locales et régionales

Le rôle de la gestion de projet au sein des administrations locales et régionales est de fournir un cadre permettant d’avoir une approche structurée pour gérer tous les aspects d’un projet : planification, programmation, budgétisation, risques, dépendances, tâches et actions. Cette approche structurée et collaborative garantira la réalisation réussie d’un projet d’investissement, de sa conception à son achèvement.

Les projets gouvernementaux ne sont pas des projets commerciaux ou privés qui doivent uniquement satisfaire des normes internes. Ils doivent au contraire répondre à un ensemble d’exigences complètement différent. De la planification à la passation des marchés et à la réalisation de ces projets publics, l’ensemble du processus doit être totalement transparent et fortement encadré par une documentation nécessitant une validation à chaque étape.

Gérer les projets d’investissement pour des bénéfices sociaux et environnementaux

Les projets et initiatives d’investissement dans le secteur public visent toujours à apporter un large éventail d’avantages sociaux et économiques, notamment l’amélioration de l’efficacité de la prestation des services, le développement plus durable sur le plan environnemental et l’amélioration de la qualité de vie et du bien-être du public. Pour que ces avantages se concrétisent pleinement et que l’utilisation des fonds publics soit optimale, il est crucial que tous ces projets soient préparés, gérés et réalisés efficacement.

Beaucoup de ces projets publics ont des avantages environnementaux et/ou sociétaux qui ne peuvent pas être facilement quantifiés en valeurs monétaires. Voici des exemples de tels projets dans différents secteurs :

Entretien des hôpitaux et des écoles pour améliorer les services publics de santé et d’éducation.
Introduction de projets de logements sociaux pour répondre aux besoins locaux en matière de logement.
Amélioration et entretien des zones locales.
Projets d’amélioration du domaine public pour valoriser les paysages urbains et les espaces publics.
Projets d’assainissement, de réseaux d’eaux usées et de stations d’épuration.
Gestion des améliorations des services pénitentiaires, de police et d’incendie.
Projets d’amélioration des infrastructures hydrauliques urbaines et de l’environnement.
Projets d’infrastructure énergétique, de haut débit et de télécommunications.

Garantir la valeur pour les contribuables : stratégies clés pour la réussite des projets

Comme ces types de projets sont financés par le gouvernement et, en fin de compte, par le contribuable, l’optimisation des ressources doit être primordiale. Cela nécessite :

La mise en place de bonnes structures de gouvernance qui garantiront une planification méticuleuse, une collaboration et des rapports d’état en temps réel pour permettre une prise de décision opportune assurant la progression.
L’identification et la documentation des risques et la mise en œuvre des contrôles convenus pour minimiser les impacts sur les coûts et la réalisation du projet.
La responsabilité des tâches et actions clés avec des délais définis.
Une gestion efficace du changement pour tenir les parties prenantes informées et s’assurer que les coûts ne s’envolent pas pendant la réalisation du projet.

Un référentiel central de toutes les « activités liées au projet » qui reste accessible et récupérable tout au long du cycle de vie du projet. (Les grands projets peuvent prendre jusqu’à 10 ans ou plus de la conception à l’achèvement, la capture centralisée de toutes les activités liées au projet est d’une importance vitale pour minimiser le risque de perte de mémoire institutionnelle dû au départ du personnel de direction clé ou des membres de l’équipe projet. Cela garantira la disponibilité d’une piste d’audit du début à la fin de toutes les questions liées au projet qui pourront être examinées à tout moment, si nécessaire). Elle peut également être utilisée pour façonner les projets futurs.

Défis pressants pour la gestion de projet dans l’administration locale

Le fait que le marché mondial actuel de la gestion de projet soit évalué à 4 milliards de dollars souligne l’importance de la gestion de projet pour exécuter avec succès les idées et les plans. Cependant, selon le Project Management Institute, sur chaque dollar dépensé dans un projet, 9,9 % sont gaspillés en raison d’une mauvaise performance du projet, ce qui souligne finalement la nécessité de mieux gérer les projets, en particulier pour le secteur public. Les États-Unis comptent plus de 85 000 entités gouvernementales locales enregistrées, et avec une société de plus en plus urbaine, il est compréhensible que la politique et la gestion des gouvernements locaux soient devenues progressivement plus complexes.

Dans une enquête menée auprès de 374 professionnels du secteur public par GovLoop (un réseau social en ligne pour les personnes travaillant dans et autour du gouvernement), il a été constaté que les principaux défis de la gestion de projet dans l’administration sont les suivants :

Budget inadéquat : 36 % des chefs de projet du secteur public travaillaient avec des budgets et des fonds limités.
Mauvaise communication : Pas moins de 42 % des répondants ont attesté que la communication inefficace était le plus grand obstacle à la réussite d’un projet ou d’une initiative.
Ressources limitées : 38 % des répondants ont souligné l’insuffisance des ressources de gestion de projet comme préoccupation majeure.
Manque de soutien de la direction : 38 % des répondants ont également cité le manque de soutien adéquat de la direction comme un autre obstacle important à surmonter.
Changement de stratégie : Les changements inattendus de stratégie étaient un problème pour 34 % des répondants.
Objectifs mal définis : Pendant ce temps, 32 % des personnes interrogées ont indiqué que des objectifs qui n’étaient pas précis, réalistes et spécifiques empêchaient l’exécution et la mise en œuvre réussies des projets.
D’autres défis notables incluaient les changements dans l’environnement, les mauvaises estimations et les délais non respectés.

Conduire la transformation à l’échelle de l’entreprise avec un logiciel de gestion de projet

Un logiciel de gestion de projet spécialisé permet aux gouvernements régionaux et locaux de comprendre les projets et les tâches et risques associés. En utilisant un cadre structuré pour façonner la réalisation des projets et élargir la collaboration, ils peuvent obtenir une vue holistique de leurs projets et de l’utilisation associée des budgets et des ressources.

Le logiciel de gestion de projet permet aux gouvernements locaux et régionaux de :

Définir et cartographier chaque projet en détail, en capturant les délais, les actions et tâches clés, les dépendances, les budgets et les risques.
Décomposer les grands projets en programmes, tâches et actions plus petits pour suivre facilement l’état du projet.
Attribuer la responsabilité de chaque élément du projet en créant de la responsabilisation et de l’appropriation.
Fournir un cadre structuré garantissant que les jalons importants ne sont pas manqués.
Créer un registre des risques du projet et surveiller les risques et établir des contrôles pour s’assurer que les projets restent sur la bonne voie.
Instaurer une approche collaborative en créant un référentiel central pour chaque projet afin de capturer toute la correspondance et les notes de réunion et utiliser des forums de discussion pour partager des idées.
Capturer les mises à jour du projet dans un format cohérent améliorant la qualité des données et les rapports ultérieurs sur l’état du projet, le budget et les ressources.
Capturer les jalons et les délais clés et inviter automatiquement le personnel à cocher l’état des tâches terminées avec des alertes automatisées.
Mettre en œuvre des workflows structurés de signature et d’approbation pour les étapes clés du projet.
Obtenir une surveillance financière avec la capacité de cartographier les plans et prévisions budgétaires, suivre les estimations, obtenir les approbations budgétaires, enregistrer les dépenses et capturer les coûts imprévus.
Enregistrer les bons de commande et les factures pour réconcilier les dépenses tout au long du cycle de vie du projet, avec tout horodaté.
Suivre les ressources et le temps consacrés à des domaines spécifiques d’un projet, permettant aux dirigeants de planifier les ressources en conséquence sur plusieurs projets.
Relier la gestion de projet à d’autres systèmes et sources de données via des interfaces de programmation d’applications (API), permettant aux données opérationnelles pertinentes d’alimenter le processus de gestion de projet.
Éliminer les longues réunions de mise à jour d’état en visualisant les mises à jour d’état en direct via divers tableaux de bord et rapports.
Lier les projets à vos objectifs stratégiques pour prioriser les projets les plus critiques.

Gérer de multiples parties prenantes

La réussite des projets repose sur diverses parties prenantes (internes et externes) et les contractants jouent un rôle important. Travailler avec des tiers contractuels et leur personnel ajoute une couche de complexité au processus de gestion de projet, et les outils de gestion de projet peuvent faciliter cette importante collaboration.

Le logiciel offre la possibilité de mettre en place des workflows avec des dépendances pour des étapes spécifiques d’un projet. Ceci est particulièrement utile lorsque plusieurs parties prenantes sont impliquées. Les projets sont parfois entravés par des goulots d’étranglement des tâches, empêchant les parties prenantes de terminer leurs tâches à temps parce que les étapes précédentes ont été retardées. Les outils de gestion de projet spécialisés peuvent être utilisés pour mettre en œuvre des workflows qui envoient des notifications automatisées lorsque des tâches spécifiques sont terminées ou que l’approbation requise a été autorisée. Cela permet à chaque partie prenante de commencer sa tâche sans délai, favorisant l’efficacité.

Partage de données et communication améliorés

Le logiciel de gestion de projet facilite le partage efficace des données entre les équipes et les parties prenantes. Cette vue unique permet aux parties prenantes de suivre la progression de chaque étape du projet via un tableau de bord intuitif et de comprendre le rôle qu’elles jouent dans le processus de gestion de projet. Les réunions d’avancement laborieuses deviennent par conséquent inutiles grâce à la supervision fournie par le logiciel.

Dotés d’informations précieuses d’un simple clic, les dirigeants peuvent gérer les projets plus efficacement, éliminant le besoin de relancer le personnel pour des mises à jour d’état. Une solution de gestion de projet optimale fournit la structure et la compréhension nécessaires pour atteindre une approche holistique de la gestion de projet qui est dirigée du haut vers le bas et mise en œuvre du bas vers le haut tout au long du cycle de vie du projet.

Le logiciel de gestion de projet favorise la collaboration entre les équipes et les départements, garantissant que des processus cohérents sont mis en œuvre dans toute l’organisation. Les tableaux de bord en temps réel qui peuvent être consultés par toutes les parties prenantes à tout moment, et la fonctionnalité de reporting intégrée permettent de produire instantanément des rapports d’avancement. Ceux-ci peuvent être utilisés pour guider l’allocation des ressources et des budgets sur plusieurs projets et équilibrer la charge de travail et les dépenses.

Amélioration de la gouvernance, des risques et de la conformité

Les organisations gouvernementales matures utilisent un logiciel de gestion de projet qui offre des capacités de gouvernance, risques et conformité (GRC), de gestion stratégique et de gestion des incidents sur la même plateforme. Cette fonctionnalité supplémentaire offre plusieurs avantages :

Les solutions logicielles qui intègrent la gestion des risques garantissent que les risques liés au projet sont ajoutés au registre des risques et suivis. Des contrôles peuvent être établis pour atténuer les risques, et le risque peut être facilement surveillé en utilisant des indicateurs clés de risque (KRI) et des tolérances.

Les solutions logicielles qui intègrent les capacités GRC prennent en compte les exigences de conformité de tous les projets. Ces exigences peuvent être liées au registre des obligations, permettant d’apporter les ajustements nécessaires lorsqu’une réglementation pertinente change ou est introduite.

Les gouvernements fédéraux, municipaux et régionaux qui choisissent des outils de gestion de projet avec des capacités de planification stratégique peuvent lier les projets à leur stratégie globale, leur permettant de comprendre comment les projets critiques contribuent aux buts et objectifs stratégiques.

Les meilleurs outils de gestion des incidents peuvent être utilisés conjointement avec le logiciel de gestion de projet. Cela permet d’enregistrer tous les incidents liés au projet et de les gérer jusqu’à leur résolution. Des workflows et des alertes automatisés peuvent être utilisés pour s’assurer que les parties prenantes concernées sont notifiées immédiatement. Une analyse des causes profondes peut également être menée pour comprendre comment un incident s’est produit, et des mesures proactives peuvent être mises en œuvre pour atténuer les occurrences futures.

Adopter un logiciel de gestion de projet dans le secteur public

Riskonnect a aidé les organisations travaillant dans l’administration locale et dans l’ensemble du secteur public à fonctionner plus efficacement et à faire un usage plus efficient de leurs actifs et ressources, en rationalisant leurs processus et en intégrant leurs opérations dans un système central.

La plateforme Riskonnect offre à ceux du secteur public local et régional cette source unique de vérité pour comprendre ce qui se passe dans l’organisation. Elle donne aux équipes la capacité de prioriser ce qui est vraiment important pour elles et les communautés qu’elles servent. Pouvoir présenter des informations pertinentes à leur équipe de direction et poser des questions cruciales « Voici tous les projets en cours. Lesquels sont les plus importants ? » Et ensuite recevoir effectivement les ressources et le financement pour que ces projets avancent est inestimable.

Pour découvrir comment l’outil de gestion de projet Riskonnect peut ajouter structure et appropriation aux projets d’investissement et aux portefeuilles que vous gérez, demandez une démonstration aujourd’hui. En savoir plus sur la façon dont la plateforme GRC Riskonnect aide les organisations du secteur public.