Los proveedores de atención sanitaria desempeñan un papel crucial en la sociedad, ya que prestan atención a quienes la necesitan. La mayoría de los proveedores de atención sanitaria están financiados por los contribuyentes o por los pagos de las primas de seguros, y trabajan con una variedad de proveedores y prestadores de servicios para llevar a cabo sus complejas operaciones. Debido a su vasto poder adquisitivo y a sus tratos con grandes contratos gubernamentales y cadenas de suministro, este tipo de organizaciones suelen estar sujetas al soborno y la corrupción, el blanqueo de capitales, los conflictos de intereses, y tienen la obligación de evitar tratos con países y proveedores sancionados, lo que convierte el cumplimiento en una prioridad absoluta.
En este blog, realizamos un recorrido por algunos de los principales retos a los que se enfrentan los equipos de cumplimiento en el sector sanitario. Explicamos cómo la última tecnología GRC puede ayudar a los equipos a aplicar medidas contra el blanqueo de capitales, evitar conflictos de intereses, gestionar las comprobaciones de sanciones, prevenir el soborno y la corrupción, e implementar un procedimiento de divulgación eficaz.
¿Cuáles son las principales preocupaciones en materia de cumplimiento en las organizaciones sanitarias y por qué?
Los proveedores de atención sanitaria reciben una financiación sustancial de los contribuyentes o de las primas de seguros, lo que les hace responsables del uso responsable de los recursos públicos. La naturaleza de sus operaciones y la forma en que se financian y gestionan significa que están tratando con contratos gubernamentales de alto valor. La obtención de un gran contrato de atención sanitaria puede ser muy lucrativa para los posibles proveedores, que a menudo utilizan métodos encubiertos para asegurar estos contratos, lo que resulta en soborno y corrupción, blanqueo de capitales e infracciones de las sanciones. Por lo tanto, la gestión de los regalos y la hospitalidad, las divulgaciones, los conflictos de intereses y la realización de comprobaciones de sanciones son componentes críticos para mantener la integridad y la transparencia dentro del sector sanitario.
Examinemos cada área en detalle y expliquemos cómo la última tecnología GRC puede automatizar estos complejos procesos.
Regalos y atenciones
Uno de los principales contribuyentes al soborno y la corrupción es la entrega y recepción de regalos y atenciones corporativas. Por lo tanto, los equipos de cumplimiento deben asegurarse de que cualquier regalo, experiencia y entretenimiento recibido u ofrecido por los empleados se ajuste a los protocolos. Deben asegurarse de que se produzcan las aprobaciones correctas y mantener un registro completo de todo para fines de auditoría.
Tradicionalmente, las organizaciones empiezan utilizando hojas de cálculo para registrar este tipo de actividad y cualquier aprobación requerida se realiza de forma ad hoc a través del correo electrónico. Si bien esto puede ser eficaz en las organizaciones más pequeñas, cuando se entra en organizaciones a mayor escala con cientos o incluso miles de empleados con diferentes líneas de reporte y cadenas de aprobación y directrices basadas en las funciones y ubicaciones, la actividad se vuelve demasiado compleja para los procesos manuales.
¿Cómo puede ayudar la tecnología?
La tecnología GRC facilita a las organizaciones la aplicación de un procedimiento de regalos y atenciones de mejores prácticas para detectar fácilmente posibles actividades corruptas y sobornos. El personal simplemente completa un formulario en línea para declarar el beneficio que ha recibido o el regalo que ha dado. Los formularios tienen campos estándar para capturar todos los detalles relevantes, incluyendo quién envió o recibió el regalo, cuánto valía, cuándo se recibió y por quién, muchos sistemas incluso le permiten subir fotos relevantes y URLs asociadas.
Una vez que un regalo o evento de hospitalidad se registra en el sistema y se revela formalmente por el destinatario, la automatización entra en acción. Los equipos de cumplimiento pueden establecer un límite de regalos para cada empleado en función de su país, ubicación de la oficina, departamento o nivel de función. Los flujos de trabajo automatizan entonces el proceso de aprobación y señalan el posible soborno. También se pueden establecer reglas para señalar la actividad sospechosa a nivel de departamento o de sitio para identificar posibles problemas, lo que permite que las áreas del negocio que podrían ser susceptibles de soborno y corrupción reciban formación adicional. Los líderes pueden ver los paneles de control y profundizar en los diferentes sitios, departamentos e individuos que están violando cualquier política y los equipos de cumplimiento pueden establecer y modificar los umbrales cuando se revisan las políticas.
Conflictos de intereses
Los conflictos de intereses dentro de la atención sanitaria pueden erosionar la confianza pública y comprometer la atención al paciente. Una gestión vigilante garantiza que los profesionales de la salud tomen decisiones basadas en la necesidad médica y el bienestar del paciente, en lugar de en el interés personal o financiero.
Los proveedores de atención sanitaria deben establecer una política clara de conflictos de intereses y educar y capacitar al personal sobre la importancia de las divulgaciones e implementar un proceso formal para que las personas revelen cualquier posible conflicto de intereses. Esto puede incluir intereses financieros, relaciones con empresas farmacéuticas y proveedores y cualquier otra afiliación que pueda influir en la toma de decisiones.
Todos los posibles conflictos de intereses deben ser revisados para evaluar su impacto. Cuando se identifican conflictos, los proveedores de atención sanitaria deben desarrollar e implementar acciones de mitigación apropiadas, como revocar la autoridad de toma de decisiones, ajustar las funciones y responsabilidades, o incluso el despido.
Las organizaciones deben mantener una documentación exhaustiva de las acciones tomadas para gestionar los conflictos de intereses, esta documentación es esencial para demostrar el cumplimiento de las políticas y los requisitos reglamentarios y proporciona un registro histórico para futuras referencias.
¿Cómo puede ayudar la tecnología?
La tecnología GRC puede proporcionar una forma estructurada para que las organizaciones capturen e informen sobre los conflictos de intereses. Cada miembro del personal puede crear un perfil, proporcionando información personal y profesional relevante, incluyendo intereses financieros, relaciones y afiliaciones, estos datos se mantienen en el registro. Se requiere que los usuarios proporcionen información completa sobre todos los factores que podrían influir en la toma de decisiones junto con cualquier certificación relevante a las políticas de la empresa.
El personal puede registrar los posibles conflictos de intereses a través de formularios en línea que pueden ser personalizados para satisfacer las necesidades de la organización. Los flujos de trabajo automatizados escalan el asunto al personal pertinente. Un proceso paso a paso entra entonces en acción hasta que el conflicto se resuelve con todas las acciones capturadas en la plataforma para una completa transparencia. La organización puede ejecutar una variedad de informes sobre el cumplimiento de las políticas, los tipos de conflictos, las tendencias de riesgo y la eficacia de las estrategias de mitigación. Este enfoque ayuda a las organizaciones a mantener los estándares éticos, garantizar la transparencia, cumplir con las regulaciones y mantener la confianza de las partes interesadas.
Comprobaciones de sanciones
Los proveedores de atención sanitaria dependen de una vasta red de proveedores para proporcionar equipos vitales, suministros médicos y personal para dirigir hospitales, cirugías y centros de atención. Debido a la forma en que se financian, tienen la responsabilidad de garantizar que los contratos que hacen con los proveedores sean rentables, fiables y de origen ético. Esto significa que deben evitar tratar con empresas y países sancionados.
La detección de sanciones implica la comprobación con una lista siempre cambiante de empresas, organizaciones, individuos y agencias gubernamentales para proteger contra el fraude y la actividad ilícita. Estas comprobaciones ayudan a reducir el robo de identidad, detectar y prevenir los delitos financieros y restringir el comercio con países y entidades que han infringido las leyes internacionales. Las listas de sanciones gubernamentales pueden ser difíciles de seguir, y el incumplimiento puede resultar en fuertes multas.
¿Cómo puede ayudar la tecnología?
El software GRC permite a las organizaciones mantener un registro activo de empresas, países y jurisdicciones sancionadas. Esto asegura que las listas de sanciones se mantengan y documenten correctamente y que los cambios se puedan hacer en tiempo real.
Cuando se incorpora un nuevo proveedor o empleado, los equipos introducen detalles críticos sobre el nombre, el alias comercial, el número de registro, el país, los socios comerciales, los datos de la cadena de suministro y el origen de los bienes. Una vez que se recogen estos datos, el sistema comprobará automáticamente los datos con la lista de sanciones en vivo y señalará los posibles problemas. Los flujos de trabajo automatizados escalan las posibles infracciones de las sanciones a la parte interesada pertinente para que pueda tomar una decisión formal sobre si el acuerdo o el contrato puede seguir adelante.
Las sanciones económicas pueden variar, con un organismo de gobierno que levanta las sanciones mientras que otro continúa imponiéndolas. Los que están en el sector de la salud están obligados a mantener controles y regulaciones específicas de detección de sanciones y a realizar de forma proactiva evaluaciones de riesgo para asegurar que las sanciones no se están violando y que todos los tratos con organizaciones sancionadas están prohibidos. Cualquier violación de las sanciones puede resultar en fuertes multas. El uso de la tecnología para automatizar el proceso y asegurar que todo está documentado proporciona la seguridad de que se evitan los tratos con organizaciones y empresas sancionadas.
Divulgaciones y denuncias
El sector sanitario tiene el deber de proteger a los pacientes y al personal; por lo tanto, es fundamental que los empleados y los pacientes sientan que pueden hablar y denunciar las áreas de preocupación o el maltrato. Ya sea por negligencia médica, relaciones poco éticas con los proveedores, acoso sexual e intimidación, o trato injusto y sesgado, el personal debe tener una forma segura y discreta de revelar esta información sensible para asegurar que el asunto pueda ser escalado y abordado apropiadamente.
Tener una forma formalizada y discreta de informar de los problemas es crucial para mantener la calidad de la atención, defender las normas profesionales, prevenir el fraude y la mala gestión, asegurar el cumplimiento de la normativa y preservar la integridad de la organización. El establecimiento de canales eficaces para informar de las preocupaciones y asegurar la protección de los denunciantes contribuye a un sistema de atención sanitaria que prioriza la transparencia, la rendición de cuentas y la mejora continua.
¿Cómo puede ayudar la tecnología?
El software GRC puede proporcionar un portal discreto con formularios en línea que facilitan al personal y a los pacientes la divulgación de problemas o la denuncia de irregularidades. El personal simplemente completa un formulario en línea para informar de una posible área de mala conducta o irregularidad. Basándose en los datos introducidos, los flujos de trabajo automatizados escalan el incidente a la parte interesada pertinente. Todas las pruebas se documentan dentro del sistema y los flujos de trabajo permiten a los equipos supervisar cada caso hasta que se cierra.
El software asegura el anonimato de los que informan y se pueden incluso configurar portales externos para permitir a los pacientes y a sus familias informar de la mala conducta. A medida que se captura la información, los equipos de gestión pueden informar fácilmente sobre los datos y empezar a comprender la fuente de los problemas más amplios, lo que les permite cambiar el personal, aplicar políticas o tomar medidas disciplinarias cuando sea necesario. Las pruebas de la solución pueden utilizarse en los tribunales de empleados.
Lucha contra el blanqueo de capitales
El sector sanitario puede ser vulnerable al blanqueo de capitales debido a la forma en que se financia y a las grandes y complejas transacciones financieras que se requieren para obtener personal y suministros y equipos médicos. La intrincada naturaleza de estas transacciones de gran envergadura puede proporcionar oportunidades para que los blanqueadores de dinero disfracen los fondos ilícitos dentro de los flujos financieros legítimos.
A menudo, las noticias hablan de funcionarios gubernamentales corruptos que contratan con sus propios afiliados para asegurar grandes acuerdos para los proveedores de atención sanitaria. Es importante que los acuerdos y contratos se examinen en busca de facturas falsas y facturación fraudulenta. Deben ponerse en marcha prácticas adecuadas contra el blanqueo de capitales para prevenir la actividad fraudulenta y cumplir con los requisitos de cumplimiento.
¿Cómo puede ayudar la tecnología?
El software GRC puede ayudar a los proveedores de atención sanitaria a detectar, prevenir y mitigar los riesgos asociados a las actividades de blanqueo de capitales. La mayoría de las plataformas GRC modernas ofrecen integraciones API con otros sistemas y fuentes de datos, lo que permite a las organizaciones establecer controles y comprobaciones contra las transacciones financieras y los datos de los clientes para detectar cualquier actividad fraudulenta.
El software también puede utilizarse para realizar comprobaciones de diligencia debida del cliente mediante el despliegue sencillo de cuestionarios y encuestas a través de formularios en línea, con todos los datos capturados por los formularios que se introducen directamente en la plataforma para que puedan ser fácilmente comprobados e informados. El software también puede utilizarse para la supervisión y puntuación de las transacciones, y puede notificar a las partes interesadas las transacciones inusuales, grandes o duplicadas o las facturas no coincidentes. Los flujos de trabajo automatizados en la plataforma agilizan el proceso de AML y facilitan la gestión integral de los casos para asegurar que los problemas se escalan y se resuelven, capturando un rastro de auditoría completo de los eventos.
Conclusión
Los equipos de cumplimiento dentro de los proveedores de atención sanitaria deben ser proactivos en su enfoque de áreas importantes como el abordaje del soborno y la corrupción, los conflictos de intereses, el blanqueo de capitales y las infracciones de las sanciones. Simplemente no hay tiempo suficiente para que las organizaciones gestionen estas áreas críticas manualmente con tantas partes interesadas involucradas y tantas regulaciones, jurisdicciones y leyes que cumplir.
El software GRC ofrece toda una serie de capacidades para simplificar y automatizar estos procedimientos, eliminando las comprobaciones manuales y los procesos inconexos. Los paneles de control incorporados permiten a los equipos comprender sus acciones pendientes y atrasadas para abordar las áreas problemáticas rápidamente. El software facilita la elaboración de informes exhaustivos, lo que permite a los equipos de liderazgo obtener una visión general de las posibles infracciones de las sanciones, los conflictos de intereses, los intentos de soborno y la actividad fraudulenta con solo pulsar un botón.
La implementación de una plataforma GRC para gestionar estas áreas no solo ayuda a las organizaciones sanitarias a alinearse con los estándares éticos, sino que también salvaguarda la integridad de los servicios sanitarios, mantiene la confianza pública y contribuye a la eficacia general del sistema sanitario.
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