Seleccionar un nuevo proveedor de sistemas de información de gestión de riesgos (SIGR ) puede ser una decisión difícil de tomar, y luego completar el acuerdo contractual puede ser un proceso arduo. Muchas veces los clientes toman la decisión de cambiar de sistema con la mejor de las intenciones, como por ejemplo: mejorar los procesos o colmar las lagunas de funcionalidad de su sistema actual. Sin embargo, este cambio puede ser una perspectiva aterradora para los usuarios. A continuación te ofrecemos tres consejos rápidos, directamente del equipo de proyectos de implantación de Riskonnect, para ayudar a que el proceso sea lo menos traumático posible para todos los implicados.
- Incluye a todas las partes interesadas aplicables desde el principio.
Es importante planificar el cambio de sistemas, así como preparar al personal para manejar el cambio. Incluir en el proceso de implantación a los miembros clave del personal que finalmente utilizarán el sistema es fundamental para ayudar al personal a adaptarse al cambio y garantizar que los usuarios más afectados por el cambio tengan voz en el diseño final del producto. A menudo esto puede significar la diferencia entre una adaptación rápida y una adopción positiva del nuevo producto frente a una resistencia extrema al cambio. - No tengas miedo al cambio.
Tienes que estar abierto a cambiar los flujos de trabajo y procesos existentes que no sean eficientes, o que simplemente no funcionen para tu organización. Los clientes suelen elegir un nuevo proveedor porque quieren cambiar; sin embargo, existe la tendencia a recrear los flujos de trabajo existentes, las pantallas, etc., que se utilizaban en el producto antiguo. Una de las responsabilidades de los miembros de tu equipo del proyecto de implantación es comprender qué funciona y qué no funciona en tu flujo de trabajo actual, y luego hacer recomendaciones sobre formas más eficientes de gestionarlas dentro de tu nuevo sistema. - Prueba, prueba, prueba, ¡y luego prueba un poco más!
Las pruebas a lo largo del proyecto son fundamentales para el éxito de la implantación. Ser miembro del equipo del proyecto de implantación es probablemente un segundo trabajo para ti y a veces puede parecer una carga. Sin embargo, los proyectos con más éxito son los de clientes que se implican activamente en el proyecto, y que reservan un tiempo específico para probar cada uno de los entregables. Implica a los usuarios finales en las pruebas. Si no están contentos, te enterarásI Es mucho más fácil hacer cambios antes de la puesta en marcha.
Pueden parecer consejos sencillos, pero si te aseguras de tener en cuenta estos tres consejos antes de iniciar la implantación de una solución RMIS, estarás mejor preparado para asumir este complejo proyecto. Cuanto más planifiques de antemano y pienses en todas las partes interesadas, los pasos, el tiempo, el esfuerzo y los requisitos de una implantación, más fácil será el proceso para todos y más probable será que tus usuarios finales se adapten mejor al nuevo sistema.
