RMIS: La guía definitiva

Un sistema de información de gestión de riesgos (RMIS) es una plataforma de software para recopilar, gestionar, analizar y comunicar información sobre riesgos, siniestros y seguridad.

Un RMIS reúne todos sus datos de riesgos asegurados en un solo lugar para ofrecerle una visión clara de sus riesgos, las relaciones y el impacto en la organización. Un RMIS ahorra tiempo y mejora la precisión al automatizar las tareas y agilizar los flujos de trabajo. Reduce la exposición al riesgo, la tensión en la gestión de riesgos y el coste total del riesgo.

Con un RMIS, los equipos de riesgos pueden dejar de gestionar hojas de cálculo, documentos y correos electrónicos y empezar a gestionar los riesgos a nivel estratégico.

"Para ser eficaces, los profesionales de la gestión de riesgos deben ser capaces de convertir los datos en información, y luego en conocimientos procesables. Tiene que decirle a la empresa qué hacer a continuación".
- Bob Bowman, Director de Gestión de Riesgos, The Wendy's Company

1. ¿Trabaja con una sola compañía de seguros o TPA (pasada y presente)?
2. ¿Tiene una baja frecuencia y gravedad de los siniestros?
3. ¿Puede informar fácilmente a su dirección ejecutiva y/o al consejo de administración?
4. ¿Se puede acceder fácilmente a sus datos sobre riesgos, seguridad y siniestros donde y cuando se necesiten?
5. ¿Es fácil recopilar y analizar la información que necesita para renovar el seguro?
6. ¿Confía en la integridad de sus datos?
7. ¿Está satisfecho con el nivel de conocimiento que está obteniendo de su análisis de datos?
8. ¿Está seguro de que no hay duplicidades ni lagunas en la cobertura?
9. ¿Puede ver el estado actual de una reclamación?
10. ¿Son sus informes fáciles de ejecutar y lo suficientemente sofisticados para sus propósitos?
11. ¿Puede responder fácilmente a las preguntas sobre primas, cobertura e historial de reclamaciones?

Si la mayoría de sus respuestas son "sí" - Su sistema actual de gestión de riesgos está haciendo su trabajo. Una revisión periódica de su estado le asegurará que se mantiene en el camino a medida que sus necesidades crecen y cambian. (Cuadrante 3)

Si la mayoría de sus respuestas son "no" - Su sistema actual se ha convertido más en un obstáculo que en una ayuda, y está limitando su capacidad para gestionar el riesgo de forma eficaz. Un sistema de gestión de riesgos podría proporcionarle la base que necesita para gestionar el riesgo a un nivel más estratégico. (Cuadrantes 1, 2 y 4)

Contar con la herramienta adecuada facilita cualquier trabajo, y la gestión de riesgos no es una excepción. Sin embargo, con demasiada frecuencia las organizaciones se conforman con hojas de cálculo o con un sistema heredado obsoleto, simplemente porque siempre se ha hecho así.

Las nuevas herramientas de RMIS pueden hacer que todos los aspectos de la gestión de riesgos sean más fáciles, rápidos y eficaces.
Estas son algunas de las formas más populares de utilizar un RMIS:

Un sistema de gestión de riesgos puede aportar un alivio instantáneo a los antiguos problemas de gestión de riesgos.

Separar los mitos del RMIS de la verdad

¿Oíste eso de que un RMIS es sólo para las reclamaciones? ¿O que un sistema de última generación es demasiado caro? Hay todo tipo de rumores inquietantes sobre el coste y las limitaciones de un RMIS. A continuación le ofrecemos una guía para distinguir el mito de la verdad.

Mito #1: Un RMIS es sólo para las reclamaciones.

La verdad: Un RMIS hace que la gestión de las reclamaciones sea fácil, rápida y precisa. Los usuarios tienen una fuente centralizada para seguir el estado de las reclamaciones, validar los datos y ver el historial de pagos. Incluso puede comparar los resultados de siniestros similares y analizar la causa de un siniestro.

Pero la gestión de los siniestros es sólo el principio. Un RMIS integra perfectamente toda la información sobre riesgos, siniestros y seguridad en un flujo de trabajo único, completo y actualizado. Le proporciona la visibilidad necesaria para gestionar eficazmente los riesgos en toda la organización. También puede revelar lagunas o duplicaciones en la cobertura y asignar adecuadamente las primas.

Sin embargo, el verdadero poder de un RMIS es cuando el sistema se aprovecha para identificar y responder a los riesgos y tendencias emergentes que de otro modo podrían pasar desapercibidos. La visión centralizada, la plataforma accesible y los informes mejorados de un RMIS también facilitan la comunicación y la colaboración en toda la organización.

Mito #2: Los usuarios del SIGR deben ser expertos en informática.

La verdad: La actual generación de software RMIS es fácil de usar, con funciones similares a las del consumidor, intuitivas, integradas y fiables.

Los cuadros de mando combinan gráficos visualmente atractivos con potentes análisis para ofrecer la información que necesita cuando la necesita. Los informes están disponibles con sólo pulsar un botón, sin necesidad de reformatear o cortar y pegar. Y un sistema basado en la nube es accesible por cualquier persona, en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Sin embargo, como ocurre con cualquier tecnología nueva, es necesario realizar una formación previa para obtener el máximo valor de su inversión en el SIGR. Sí, hay una curva de aprendizaje. Pero el valor que se obtiene al ampliar el conocimiento de los riesgos supera con creces el coste de seguir con la rutina actual.

Mito #3: Un SIGR hace el mismo trabajo que una hoja de cálculo.

La verdad: Comparar un SIGR con una hoja de cálculo es como comparar tu último teléfono inteligente con un teléfono de bolsillo de los años 90. Las similitudes entre ambos terminan cuando se quiere hacer algo más que lo básico.

Las hojas de cálculo pueden ser una herramienta eficaz para gestionar el riesgo en empresas con un número limitado de sedes, empleados, activos y transportistas. Pero esta herramienta tiene dificultades para mantenerse al día con la cantidad de datos necesarios para gestionar eficazmente una cartera de riesgos creciente. Es posible que acabe tomando decisiones empresariales críticas basadas en datos obsoletos o plagados de errores.

Las hojas de cálculo son especialmente vulnerables:

• • Errores en los datos. Las hojas de cálculo se basan principalmente en el trabajo manual para recopilar, verificar, formatear, consolidar e introducir información. Este proceso no sólo consume mucho tiempo, sino que cada pulsación o acción de cortar y pegar aumenta el riesgo de error humano.
  • Amenazas a la seguridad. Es muy difícil imponer restricciones sobre quién tiene acceso a las hojas de cálculo. Como resultado, la información puede caer fácilmente en manos equivocadas. Si la hoja de cálculo incluye información delicada, la empresa podría estar en serios problemas.
  • Problemas de recuperación de desastres. ¿Qué ocurre si se pierde o se roba el portátil? Tus datos podrían desaparecer junto con el portátil, ya que no siempre se realizan copias de seguridad automáticas de las hojas de cálculo. Si ocurre una verdadera catástrofe, podrías perderlo todo.

Un RMIS minimiza los errores de introducción de datos al guiar a los usuarios a través de un proceso de recopilación racionalizado. Los cambios y las actualizaciones pueden realizarse al instante, en un solo lugar y en un solo momento. Todo queda documentado para que siempre se sepa quién hizo qué cambio y por qué.

El acceso a un RMIS está disponible en cualquier dispositivo y desde cualquier lugar, siempre que el usuario esté autorizado. Y un RMIS almacena y protege sus datos en un sistema seguro basado en la nube que puede ser verificado por terceros independientes.

Mito #4: Un RMIS es igual que el siguiente.

La verdad: No todas las plataformas RMIS son iguales. Las organizaciones pueden elegir entre dos opciones principales de RMIS: con y sin paquete.

Un RMIS agrupado es ofrecido por aseguradoras, corredores y administradores de terceros. El coste de un RMIS agrupado suele estar incluido en el total que cobra el proveedor. Sin embargo, el sistema sólo funciona con los datos de ese proveedor.

Si tiene varios transportistas o TPA, podría acabar con numerosos sistemas, ninguno de los cuales puede comunicarse entre sí. Para obtener una visión completa de sus riesgos, tendría que transformar los datos en un formato común, consolidarlos en una ubicación central y repetir el proceso cada vez que el proveedor emita una actualización. La introducción de datos procedentes de otra fuente, como la financiera o la jurídica, requerirá probablemente una interfaz personalizada o una introducción manual.

Un RMIS desagregado es ofrecido por un proveedor independiente. Este tipo de sistema consolida los datos de riesgo, seguridad y siniestros de todas las fuentes internas y externas para ofrecerle una visión completa e integrada de toda su cartera de riesgos.

Aunque las tarifas pueden parecer más elevadas que las de un sistema integrado, un sistema de gestión de la información no integrado ofrece funciones y capacidades más sofisticadas para el análisis y la elaboración de informes. También se puede personalizar para que funcione con los sistemas existentes. La integración con RRHH, por ejemplo, puede añadir información importante sobre los empleados directamente a sus análisis e informes. El resultado es que tendrá una visión completa para tomar decisiones críticas sobre riesgos y seguridad.

El sistema de gestión de riesgos más adecuado para usted depende del número y la complejidad de sus riesgos y de lo que necesite para gestionarlos eficazmente. Las hojas de cálculo, por ejemplo, pueden funcionar bien para un pequeño número de riesgos bastante sencillos. Un RMIS agrupado puede funcionar bien para las empresas que tratan principalmente con una compañía o TPA.

Pero si está tratando de identificar los riesgos críticos en numerosas funciones, líneas de negocio y ubicaciones -y comprender la relación evolutiva entre todos estos riesgos- necesita la potencia de un RMIS desagregado.

Este es el sistema de gestión de riesgos que puede ayudarle a convertir grandes cantidades de datos de gestión de riesgos en oportunidades claras para mitigar las pérdidas y reducir los costes generales, lo que tendrá un impacto positivo en la cuenta de resultados en los próximos años.

Mito #5: Un RMIS es demasiado caro.

La verdad: La compra de un RMIS es una inversión importante, pero al final se amortiza. He aquí cómo:

1. Aumenta la productividad. ¿Cuánto tiempo dedica actualmente a recopilar, formatear y consolidar los datos y, a continuación, convertir esta información en informes significativos y procesables? El software RMIS hace todo esto automáticamente, lo que libera su tiempo para analizar realmente los datos y responder adecuadamente.

2. Sustituye a otra tecnología. Independientemente del sistema que utilice, ya está gastando dinero en algún tipo de tecnología para gestionar los datos de riesgo, seguridad y siniestros. El coste total de mantener estos sistemas y hojas de cálculo por separado podría sorprenderle. Todo esto es dinero que puede ser redirigido hacia un RMIS.

3. Mejora la precisión. La visión centralizada de un RMIS le ayuda a comprender mejor las relaciones entre los riesgos críticos y el impacto acumulado en la organización. Esta información puede ayudarle a tomar decisiones más inteligentes y rápidas para mitigar las pérdidas y, en última instancia, reducir las primas.

El hecho es que ninguna tecnología de gestión de riesgos es gratuita. Si el coste inicial de un sistema de gestión de riesgos parece elevado, imagínese intentar justificar una pérdida causada por un error no detectado en una hoja de cálculo. El verdadero coste de cualquier solución debe medirse en términos del coste operativo total para la organización a largo plazo.

"Riskonnect nos ha permitido emprender acciones que antes no teníamos claras. Si no sale ninguna acción de los datos, qué sentido tiene".
- Trey Braden, Director de Gestión de Riesgos, Randstad

La tecnología, el servicio y las características son consideraciones importantes a la hora de comprar un SIGR, pero eso es sólo el principio. Comprender sus necesidades, saber lo que exigen las partes interesadas y seleccionar el socio de software adecuado es igual de importante.

A continuación, le ofrecemos diez consejos para la compra de un SIGR que le permitirán asegurarse de que adquiere la solución correcta y el socio adecuado:

1. Haz un inventario de tus problemas actuales.

¿Cuáles son sus puntos débiles? ¿Qué problemas tiene con su tecnología actual? Aplicar una nueva tecnología a un proceso roto no lo arreglará. En lugar de ello, identifique por adelantado cualquier avería o cuello de botella y establezca los objetivos claros que desea alcanzar con un sistema de gestión de información empresarial.

2. Reúna a su equipo de RMIS.

Un SIGR afecta a muchas áreas funcionales, por lo que es importante incluir a todas las partes interesadas en el proceso de compra para asegurarse de que se escuchan sus opiniones. Reunir los diversos puntos de vista desde el principio garantiza que las cuestiones críticas se aborden en una fase temprana, lo que puede ayudar a eliminar costosos retrasos en el futuro.

Aquellos que se sienten escuchados a lo largo del proceso de compra de un SIGR son más propensos a ser partidarios de la nueva tecnología durante la implementación y después.

3. Comprender cómo funcionará el RMIS con su tecnología actual.

Los flujos de trabajo ineficientes, los procesos obsoletos, la falta de aceptación por parte de los ejecutivos y la resistencia al cambio pueden afectar negativamente a la eficacia de su sistema de gestión de información empresarial. Haga sus deberes sobre las características y capacidades de la tecnología RMIS que está considerando, y compárelas con sus sistemas y requisitos actuales.

Tenga en cuenta que el hecho de que algo se haya hecho siempre de una manera determinada no significa que sea la mejor. Examina tus flujos de trabajo en detalle para ver si hay una forma más eficiente de hacer el trabajo.

Los sistemas de información para la gestión de riesgos deben aumentar la productividad eliminando las tareas manuales pesadas, aburridas e ineficientes. Y ese tiempo que se ahorra puede reorientarse a tareas de mayor valor, lo que aumentará la eficacia de sus esfuerzos de gestión de riesgos.

4. Pruebe el RMIS.

Tómese el tiempo de solicitar una demostración o prueba y compruebe por sí mismo la exactitud de las afirmaciones del proveedor.

¿Cómo de fácil e intuitiva es la experiencia del usuario? ¿Son accesibles todas las funciones que necesita desde una tableta, un teléfono y un ordenador portátil? ¿Son los informes y los análisis lo suficientemente sofisticados para sus necesidades? ¿Y qué tan fácil es crear los informes que necesita?

Averigüe qué tan bien se interconecta el RMIS con los sistemas de recursos humanos, nóminas, legal y otros sistemas internos y externos. Y compruebe si se integra perfectamente con las áreas que se encuentran fuera de los límites tradicionales del RMIS del riesgo asegurable, incluyendo la gestión del riesgo empresarial, la gestión del riesgo de terceros, el cumplimiento, la auditoría interna, etc.

5. Dedique tiempo a la aplicación.

Un SIGR es un sistema grande y complejo con múltiples interfaces. Al igual que cualquier implementación de software en toda la empresa, la implementación de un SIGR no se realiza con un simple toque de interruptor. Sustituir un sistema de décadas de antigüedad en cuestión de semanas es poco realista y probablemente conducirá a resultados decepcionantes.

Asigne tiempo suficiente para analizar, diseñar, planificar, probar y ejecutar el software, y prevea tiempo adicional para cualquier incógnita que se descubra durante el proceso. Divida el proceso de implantación en fases manejables y mantenga abiertas líneas de comunicación claras entre todas las partes.

No se apresure. Y no escatimes en el tiempo de formación de los usuarios.

6. Conozca cómo se almacenarán y protegerán sus datos.

¿Está el RMIS basado en la nube? ¿Qué controles existen para evitar el acceso no autorizado? ¿Se ha certificado la infraestructura de seguridad de forma independiente?

¿Dónde se alojan sus datos? ¿Y cómo están protegidos esos centros de datos? ¿Y en caso de catástrofe?

7. Trabaja con gente que te guste y en la que confíes.

Las características y la funcionalidad de un SIGR son importantes, pero la verdadera diferencia la marcan las personas. La verdad es que sus mejores candidatos para el SIGR pueden ofrecer características y funcionalidades bastante comparables. En ese caso, todo se reduce a las personas.

¿Se compromete el proveedor del SIGR a establecer una asociación con usted? ¿Se siente cómodo con todas las personas con las que va a trabajar y son capaces de resolver los problemas? ¿Los miembros del equipo están dispuestos a aprender sobre su negocio, son creativos en la resolución de problemas y escuchan?

8. Exija un buen servicio.

Averigüe qué tipo de asistencia se ofrece: teléfono, portal en línea, correo electrónico, etc. - y el tiempo de respuesta garantizado.

¿Puede acceder a un servicio de atención al cliente personalizado para cuestiones más complejas, así como a un servicio de asistencia tradicional para consultas más rutinarias?

Y el servicio debe ir más allá de la implantación. Tiene el proveedor de RMIS un equipo dedicado a su éxito a largo plazo?

9. Conoce lo que estás comprando.

Comprenda claramente qué características, servicios y soporte están cubiertos en su contrato RMIS y lo que podría costar si sus necesidades cambian. Desea un sistema que pueda escalar y adaptarse fácilmente a medida que su empresa crece sin necesidad de reconfiguraciones costosas o perturbadoras.

10. Y sepa a quién le compra su RMIS.

Asegúrese siempre de que el proveedor de RMIS ha demostrado su experiencia en tecnología, riesgos y seguros, así como la longevidad y los recursos para cumplir sus promesas a largo plazo.

Un SIGR es una inversión importante que va mucho más allá de la tecnología. La atención, el respeto y el interés genuino que experimenta cada proveedor en el proceso de compra es un buen indicio de lo que está por venir.

Haga su debida diligencia. Con el socio RMIS adecuado, su nuevo RMIS hará su trabajo más fácil, su equipo más exitoso y su empresa más fuerte.

Iniciar la conversación

1. Mejoras en los procesos.

Un RMIS simplifica y acelera los procesos manuales, como la recopilación de datos y la elaboración de informes, lo que libera tiempo del personal para que se centre en mejorar la seguridad, reducir las pérdidas y otras tareas que añaden valor real a la organización.

2. Ahorro de costes.

Un SIGR puede proporcionar un ahorro inmediato al reducir significativamente los costes de mano de obra mediante la automatización y las mejoras en el flujo de trabajo. Además, a largo plazo, un SIGR puede identificar otras oportunidades de ahorro de costes mediante el análisis y la comprensión de tendencias que antes podían pasar desapercibidas.

3. Retorno de la inversión.

Un SIGR casi siempre se amortiza, a menudo en tan sólo dos años.

El RMIS adecuado facilitará sin duda el trabajo del gestor de riesgos y reforzará el equipo. También puede mejorar la comunicación entre los departamentos y la alta dirección y aumentar la visibilidad de la gestión de riesgos en toda la organización.

El reto consiste en convencer a los demás del valor que puede aportar un RMIS. La prueba más convincente es el ahorro de costes directo que se obtiene gracias a la mejora de la seguridad, la reducción de los siniestros y la mayor eficacia de los procesos. Igualmente importantes -aunque más difíciles de cuantificar- son las ventajas estratégicas que se derivan de maximizar los escasos recursos y tomar decisiones más inteligentes y rápidas sobre el riesgo.

Si está buscando ayuda para gestionar una cartera de riesgos en expansión, un sistema de gestión de riesgos podría merecer la pena la inversión, que podría reportar dividendos positivos y duraderos a toda la organización.