Las organizaciones benéficas tienen la responsabilidad de utilizar sus recursos de la manera más eficaz posible y de cumplir con normativas complejas, por lo que la gestión eficaz de la gobernanza, el riesgo y el cumplimiento es fundamental. En este blog, exploramos algunos de los principales desafíos en materia de riesgo y cumplimiento a los que se enfrenta el sector de las ONG y el sector sin ánimo de lucro, y explicamos cómo la digitalización y la racionalización de los procesos pueden ayudarles a seguir cumpliendo las normas, a generar confianza entre los donantes e inversores y a poner en marcha iniciativas valiosas que les ayuden a cumplir sus objetivos clave.
Dado que se prevé que 2023 sea un año de incertidumbre económica en medio de la amenaza de una recesión inminente, las organizaciones benéficas y sin ánimo de lucro están experimentando un período de cambio implacable impulsado por factores como la creciente demanda de un impacto demostrable de sus actividades, la visibilidad de sus gastos y su postura ética, y las peticiones de pruebas de cumplimiento dentro de un entorno regulatorio cada vez más complejo.
Desde la ayuda humanitaria y el desarrollo internacional hasta la sanidad, los grupos de afiliación de niños y jóvenes y las organizaciones benéficas que apoyan a una serie de discapacidades, las organizaciones benéficas, independientemente de su tamaño y perfil, deben hacer frente a retos onerosos en materia de inflación, aumento de los costes, ciberamenazas, reticencia de los donantes y reducciones de la financiación gubernamental.
Dados los acontecimientos mundiales actuales, además de un panorama regulatorio y operativo cada vez más estricto para el sector sin ánimo de lucro, las organizaciones benéficas ahora más que nunca necesitan centrarse en la aplicación de prácticas sólidas de gobernanza, riesgo y cumplimiento para proporcionar visibilidad de sus operaciones y generar confianza.
Muchas organizaciones benéficas y ONG confían en hojas de cálculo y procesos manuales o en sistemas heredados obsoletos para gestionar el riesgo y el cumplimiento. Los procesos manuales de riesgo y cumplimiento dan como resultado una gran cantidad de tiempo dedicado a la administración y la presentación de informes, lo que impide que las organizaciones obtengan una visión consolidada del riesgo y dificulta la toma de decisiones y la mitigación de riesgos eficaces.
Aquí exploramos algunas de las principales preocupaciones en materia de riesgo y cumplimiento para las ONG y las organizaciones sin ánimo de lucro y compartimos algunas de las formas en que el software de GRC adecuado puede ayudar a las organizaciones de este sector a reducir la burocracia para obtener la supervisión que necesitan.
Gestión sólida de riesgos
El riesgo es una parte cotidiana de la actividad benéfica, y la gestión eficaz del riesgo es clave para que los administradores de las organizaciones benéficas alcancen sus objetivos clave y salvaguarden los fondos y activos de la organización benéfica, que tanto les ha costado conseguir.
La estructura de las organizaciones benéficas y sus actividades, las bases de financiación y las reservas abren estas organizaciones a diferentes áreas de riesgo y niveles de exposición. Debido a la naturaleza de su trabajo, deben considerar los riesgos relacionados con la falta de financiación, la gestión poco ética de los fondos, el soborno y la corrupción y los conflictos de intereses. También existen riesgos operativos para los proyectos humanitarios a gran escala y los eventos benéficos organizados por estas asociaciones que deben gestionarse cuidadosamente para garantizar que los más vulnerables no se vean afectados. Estas organizaciones también deben considerar el riesgo de incumplimiento de diversas leyes, reglamentos y políticas, y los riesgos ESG relacionados con el impacto ambiental y su postura ética.
Los riesgos a los que se enfrenta una organización benéfica dependen de la naturaleza, el tamaño y la complejidad de las actividades que emprende y de sus finanzas. El sector benéfico es, por su propia naturaleza, diverso y se enfrenta a diferentes exposiciones al riesgo derivadas de sus diversas actividades y proyectos, y cada organización tendrá diferentes capacidades para tolerar o absorber el riesgo. Por ejemplo, una organización sin ánimo de lucro con reservas sólidas podría emprender un nuevo proyecto con un perfil de riesgo más elevado que una organización benéfica que tenga que hacer frente a dificultades financieras. Como regla general, cuanto más complejas, diversas o grandes sean las actividades de la organización benéfica, más riesgos afrontará, lo que convierte las evaluaciones periódicas de riesgos y el seguimiento continuo en una alta prioridad.
Una organización benéfica inteligente revisará y evaluará periódicamente los riesgos a los que se enfrenta en todas las áreas. Por ello, la aplicación de un programa eficaz de gestión de riesgos es crucial para garantizar que una organización benéfica sea apta para su propósito. Deben mantener un registro de riesgos actualizado para clasificar y calificar los riesgos y supervisarlos de forma continua. Deben realizar evaluaciones de riesgos, comprobaciones, cuestionarios y encuestas periódicas para garantizar que el riesgo no alcance un nivel intolerable. Por supuesto, como todas las organizaciones, tendrán que absorber un cierto grado de riesgo para seguir siendo operativas y alcanzar sus objetivos estratégicos, por lo que la asignación de riesgos a parámetros claramente definidos y su alineación con los objetivos estratégicos será beneficiosa para cualquier programa de gestión de riesgos. Los riesgos pueden ser elevados cuando se trabaja en países devastados por la guerra y deben establecerse controles suficientes para proteger al personal y a los voluntarios implicados.
El software de GRC puede ayudar a las organizaciones sin ánimo de lucro a implementar procesos de gestión de riesgos con las mejores prácticas para obtener una visión consolidada del riesgo. Estas herramientas permiten a las organizaciones:
- Configurar un registro de riesgos en línea para identificar, rastrear y supervisar los riesgos.
- Realizar evaluaciones de riesgos, cuestionarios y encuestas en línea con todos los datos que se introducen directamente en la herramienta.
- Definir los KRI y establecer controles para detectar posibles indicadores de riesgo en los datos transaccionales y operativos que se introducen en la herramienta a través de integraciones de API con otros conjuntos de datos y sistemas.
- Utilizar flujos de trabajo y alertas automatizados para enviar notificaciones cuando el riesgo alcanza un nivel intolerable.
- Ver paneles e informes integrados para obtener una supervisión completa de su perfil de riesgo, lo que permite gastar el presupuesto y los recursos en las áreas más críticas para reducir el riesgo.
Algunas plataformas de software de GRC permiten a las organizaciones sin ánimo de lucro vincular los procesos de gestión de riesgos a sus objetivos estratégicos. Esta asignación esencial les permite asumir un cierto grado de riesgo en la consecución de sus metas y objetivos estratégicos, al tiempo que mitigan los riesgos críticos que podrían tener un impacto perjudicial en su estrategia.
Al tener una visibilidad clara de sus visiones, metas y objetivos y comprender cómo se relaciona con el riesgo, las ONG pueden alinear sus marcos de planificación y presentación de informes, lograr ahorros en tiempo real, maximizar la aceptación del proceso de gestión de riesgos, apoyar a los administradores en la toma de decisiones respaldadas por datos y apoyar a los líderes para que cumplan con la estrategia.
Riesgo cibernético y de TI
Las organizaciones benéficas poseen una enorme cantidad de datos personales sobre beneficiarios, donantes, empleados y voluntarios. Cada uno de estos grupos tiene su propio conjunto de preocupaciones sobre la privacidad que deben abordarse con estrictos procedimientos de manejo de datos y medidas de seguridad.
Las organizaciones benéficas y las ONG deben garantizar el cumplimiento de las políticas y normativas de privacidad de datos como GDPR, NIST y PCI DSS. El incumplimiento puede resultar en daños a la reputación y escrutinio regulatorio.
A medida que la tecnología se vuelve cada vez más omnipresente en los modelos operativos de las organizaciones benéficas, la necesidad de centrarse en la ciberseguridad de los sistemas e infraestructuras de TI en los que se confía para salvaguardar la información y mantener la continuidad es cada vez mayor. La necesidad de una supervisión continua del riesgo, las amenazas y las vulnerabilidades de TI es fundamental, al igual que la necesidad de garantizar que el personal y los terceros pertinentes se adhieran a las políticas clave de TI.
Un enfoque integrado que utilice el software de GRC puede simplificar el proceso de riesgo y cumplimiento de TI, lo que permite a las organizaciones supervisar fácilmente el riesgo de TI, realizar comprobaciones de datos y pruebas de control, e identificar y abordar rápidamente cualquier laguna en las actividades de procesamiento de datos. La adopción de un software específico establece una estructura central de la jerarquía general de TI y cibernética, lo que simplifica la supervisión y proporciona un marco para diversas actividades de gestión de riesgos y cumplimiento relacionadas con TI.
Cumplimiento
El cumplimiento es una preocupación clave para las organizaciones benéficas. No solo tienen que cumplir con toda una serie de regulaciones para mantener su estatus benéfico, sino que deben tener políticas sólidas para abordar cuestiones clave en torno al soborno y la corrupción, el lavado de dinero y los conflictos de intereses, al tiempo que se aseguran de tener un código de conducta integral para que el personal lo siga.
Las organizaciones benéficas se basan en tener una buena ética, esta es la forma en que estas organizaciones demuestran su compromiso con la rendición de cuentas y la transparencia y muestran al público que son dignas de su confianza. Sin ella, el público simplemente no daría a las organizaciones benéficas y los programas y servicios del sector nunca podrían ser proporcionados. La rendición de cuentas y la transparencia son factores importantes para establecer la gobernanza sin ánimo de lucro. Los conflictos de intereses y la mala gestión financiera en las organizaciones benéficas pueden causar problemas reales si no se abordan.
El software de GRC puede ayudar a las ONG a abordar sus preocupaciones de cumplimiento de varias maneras:
- Biblioteca de obligaciones de cumplimiento: Utilizando la última tecnología de GRC, las organizaciones benéficas pueden configurar una biblioteca de obligaciones en línea de regulaciones, políticas y procedimientos aplicables, lo que les permite supervisar el cumplimiento.
- Gestión de políticas: Con tantas políticas y regulaciones en vigor, el seguimiento de los propietarios de las políticas, los cambios, las aprobaciones y las fechas de vencimiento puede ser un reto. Las capacidades de gestión de políticas disponibles con el software de GRC garantizarán que las políticas se mantengan actualizadas, automatizarán los procesos de aprobación y permitirán las certificaciones de políticas en línea.
- Gestión de cambios regulatorios: Las ONG y las organizaciones benéficas están sujetas a muchas regulaciones. La implementación de un programa de cambio regulatorio que mapee las regulaciones relevantes a los procesos y procedimientos puede ayudar a las organizaciones a mantenerse al día con el cambio regulatorio a través de aprobaciones y alertas automatizadas que proporcionan una pista de auditoría completa de cuándo se implementaron los cambios.
- Informes anónimos y denuncia de irregularidades: Muchas herramientas de GRC ofrecen portales en línea donde el personal puede informar de incidentes y problemas de cumplimiento de forma discreta y facilitar la denuncia anónima de irregularidades para garantizar que los problemas se destaquen y se aborden.
Informes ESG
Hasta hace poco, la presentación de informes ambientales, sociales y de gobernanza (ESG) ha sido en gran medida el dominio y el enfoque de las entidades corporativas que cotizan en bolsa. Hoy en día, sin embargo, existe una presión cada vez mayor por parte de los inversores y donantes para que las organizaciones sin ánimo de lucro y las organizaciones benéficas adopten la práctica.
Un informe reciente de RSM, titulado “Lo que significa ESG para el sector benéfico” analizó más de 114 cuentas anuales de organizaciones benéficas y encontró que las organizaciones sin ánimo de lucro tienen una ventaja inicial cuando se trata de ESG, ya que el propósito de la caridad es proporcionar un beneficio público y no causar daño al medio ambiente, dejando bastante claro que el propósito de ESG se alinea perfectamente con los objetivos de las organizaciones benéficas.
La presentación de informes ESG debe abordarse como una oportunidad para integrar los principios clave de sostenibilidad ambiental y social en el ciclo de vida de las organizaciones benéficas para garantizar el éxito programático y la retención de donantes en los años venideros. Pero, ¿cómo pueden las organizaciones benéficas demostrar sus credenciales ESG?
La tecnología GRC con capacidades ESG puede ayudar a las organizaciones a supervisar el progreso de sus iniciativas ESG. Las herramientas ofrecen marcos de mejores prácticas para ayudar a las organizaciones a:
- Definir una estrategia ESG con una serie de metas y objetivos.
- Establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) para visualizar el progreso.
- Supervisar el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con ESG.
- Registrar los incidentes relacionados con ESG.
- Rastrear y supervisar el riesgo relacionado con ESG.
Cuando todo esto se gestiona dentro de una sola plataforma, se crea una única fuente de verdad para toda la actividad relacionada con ESG.
El aprovechamiento de una herramienta de GRC integrada con sólidas capacidades ESG puede ayudar a las organizaciones benéficas a demostrar sus valores, cultura y ética. Mediante el desarrollo de una estrategia y un marco ESG, pueden rastrear el progreso e informar sobre las iniciativas clave, centralizar todos los datos ESG a través de integraciones de API, gestionar el riesgo ESG y el cumplimiento ESG de terceros, y cumplir con las regulaciones ESG.
El sector benéfico marca una diferencia notable en la esfera social, por lo que las credenciales ESG no solo pueden ayudar a estas organizaciones a protegerse contra posibles prácticas poco éticas e insostenibles, sino también a destacar las numerosas contribuciones que el sector hace a la sociedad en general para optimizar las futuras inversiones de los donantes.
Gestión de proyectos y riesgo de proyectos
Las organizaciones benéficas corren constantemente el riesgo de no recibir donaciones y deben lidiar con una amplia variedad de “riesgos de proyecto” mientras buscan implementar grandes proyectos de capital, galas y funciones para obtener fondos y ayudar a las personas vulnerables a las que están trabajando para apoyar.
Cuando se trata de implementar algunos de sus proyectos globales más grandes, el software de GRC con capacidades de gestión de proyectos puede equiparlos con las herramientas que necesitan para entregar los proyectos a tiempo y generar confianza en las partes interesadas, lo que facilita la planificación de proyectos como eventos de recaudación de fondos, entregas de paquetes de ayuda y alimentos, e incluso proyectos humanitarios a gran escala como la construcción de infraestructura en áreas subdesarrolladas.
Al optar por adoptar una plataforma de GRC con sólidas capacidades de gestión de proyectos, los proyectos de todos los tamaños se pueden trazar con plazos, entregables y presupuestos clave. Los flujos de trabajo automatizados permiten el trabajo colaborativo, y cualquier riesgo del proyecto se puede agregar al registro de riesgos y supervisar. El progreso se puede ver fácilmente y se pueden establecer controles para señalar problemas como plazos incumplidos y gastos excesivos. Los proyectos se pueden priorizar fácilmente para garantizar que el presupuesto y los recursos se puedan asignar a las iniciativas más críticas. Las herramientas de gestión de proyectos facilitan la colaboración en proyectos grandes y brindan a los líderes información crítica sobre el estado del proyecto, lo que reduce las largas reuniones de progreso y las actualizaciones.
Para garantizar la entrega exitosa de proyectos humanitarios y eventos de recaudación de fondos a gran escala, las organizaciones benéficas y las ONG deben gestionar cuidadosamente los riesgos asociados. Las organizaciones deben identificar los posibles “riesgos del proyecto” y establecer indicadores clave de riesgo (KRI), también deben crear un registro de riesgos y un marco para clasificar y priorizar los riesgos. Deben llevar a cabo evaluaciones y comprobaciones de riesgos periódicas para supervisar los niveles de riesgo e implementar flujos de trabajo para garantizar que los problemas se aborden y resuelvan rápidamente. La gestión del riesgo del proyecto utilizando una plataforma de GRC permite a las organizaciones automatizar el proceso de gestión de riesgos mediante la supervisión del control y los flujos de trabajo y alertas automatizados, también permite a las organizaciones integrar el riesgo del proyecto en su programa de gestión de riesgos más amplio.
Al anticipar los posibles riesgos del proyecto y tener un plan en marcha para mitigarlos o evitarlos, los gestores de proyectos pueden tomar decisiones informadas, asignar recursos de forma eficaz y garantizar que el proyecto se complete a tiempo, dentro del presupuesto y con los estándares de calidad deseados.
Embarcarse en la automatización de GRC
Debido a que las organizaciones benéficas disfrutan de privilegios financieros ventajosos, como exenciones fiscales y acceso a financiación pública, las organizaciones sin ánimo de lucro suelen estar sujetas a un alto nivel tanto por parte del público como de los perros guardianes regulatorios para garantizar que estos privilegios no se abusen y se utilicen bien.
Hoy en día, los tres pilares de la gobernanza, el riesgo y el cumplimiento son fundamentales para el éxito a largo plazo de las organizaciones sin ánimo de lucro y benéficas. Una gobernanza sólida depende de sólidas capacidades de gestión de riesgos para mantener la estabilidad a medida que traza un rumbo hacia un futuro incierto, mientras que un buen cumplimiento ayuda a mantener sus ventajosas posiciones financieras.
El aprovechamiento de la tecnología GRC es esencial para que las organizaciones sin ánimo de lucro desarrollen un marco de presentación de informes eficiente, ágil y colaborativo. Al centralizar los procesos de GRC en una única plataforma unificada, las ONG pueden beneficiarse enormemente de la visibilidad y el mapeo resultantes de los diversos procesos de riesgo y cumplimiento, destacando las relaciones entre ellos, reduciendo el esfuerzo manual y proporcionando una mayor conciencia general del riesgo.
Una organización benéfica que consolida sus procesos de GRC en una plataforma integrada crea una única fuente de verdad, trazabilidad completa y seguimiento de auditoría para todos los procesos de GRC, mejora la información y el análisis para impulsar una mejor toma de decisiones y una reducción masiva del tiempo dedicado a las actividades administrativas.
Este enfoque integrado y flexible proporciona una mayor visibilidad de las relaciones de riesgo a través de una serie de paneles e informes reveladores, lo que respalda la toma de decisiones basada en el riesgo.
Implementar una plataforma GRC como Riskonnect ayudará a las ONG y organizaciones benéficas a implementar procesos de mejores prácticas en gestión de riesgos, cumplimiento normativo, notificación de incidentes, ESG, gestión de proyectos y planificación estratégica.
La tecnología puede ayudar a las organizaciones benéficas a reducir el esfuerzo manual y ahorrar tiempo dedicado a actividades administrativas. Esto, junto con el repositorio de riesgos centralizado, puede mejorar la integridad de los datos, lo que permite a los equipos aprovechar las herramientas analíticas para obtener inteligencia práctica y tomar decisiones empresariales informadas.
En Riskonnect, nos comprometemos a ayudar a las organizaciones a avanzar en su recorrido de madurez GRC con procesos y marcos estandarizados, flujos de trabajo automatizados y un mejor intercambio de información. Para descubrir más, solicite una demostración hoy mismo.
