Organizaciones de todo el mundo se dan cuenta de que una plantilla feliz, segura y productiva es la clave para un negocio exitoso. Este reciente enfoque en el bienestar de los empleados ha resultado en que muchas empresas implementen procesos para gestionar los “riesgos psicosociales” que podrían afectar la seguridad, la salud y la felicidad general de los empleados en el lugar de trabajo.

Los riesgos psicosociales deben abordarse como parte de un enfoque integral de la salud y la seguridad en el trabajo. Ahora se incluye en muchas regulaciones de salud y seguridad ampliamente adoptadas, incluidas las de Safe Work Australia e ISO 45003, que fue introducida por ISO además de ISO 45001 para abordar específicamente la salud y la seguridad psicológicas en el trabajo.

¿Qué son los riesgos psicosociales?

Los riesgos psicosociales en el lugar de trabajo se refieren a cómo se organiza, gestiona y experimenta el trabajo por parte de los empleados, lo que podría causar problemas psicológicos, estrés, desacuerdos o un bajo rendimiento.

Los tipos de riesgos psicosociales que las empresas deben buscar abordar incluyen:

Demandas laborales estresantes: Esto incluye abordar áreas como la carga de trabajo excesiva, las presiones de tiempo, los plazos poco realistas y las interrupciones frecuentes para reducir el estrés y la presión sobre el personal. También implica implementar medidas para apoyar a aquellos con un trabajo emocionalmente exigente, como tratar con clientes angustiados o traumas.

Apoyo deficiente y gestión poco solidaria: Esto incluye implementar medidas para abordar la falta de apoyo gerencial o el apoyo de los compañeros y garantizar que el personal tenga acceso adecuado a la capacitación, los recursos y la información para desempeñar su función. Las empresas también deben abordar la microgestión y los procedimientos rígidos o los bajos niveles de autonomía y poder de toma de decisiones, lo que podría dejar a los empleados luchando por las aprobaciones e incapaces de progresar con su trabajo, causando estrés.

Mala comunicación de la gestión del cambio: Los cambios organizacionales pueden afectar a los empleados de todos los niveles. La comunicación poco clara sobre los cambios o la falta de consulta o apoyo durante el proceso de cambio puede causar estrés innecesario y debe gestionarse como parte del programa de riesgos psicosociales de una organización.

Conflictos y malas relaciones laborales: Esto implica implementar medidas para identificar y abordar el acoso, el hostigamiento y la discriminación, así como cualquier conflicto interpersonal o casos en los que los empleados se sientan aislados.

Ambigüedad o conflicto de roles: Esto implica asegurarse de que el rol y las responsabilidades de cada empleado sean claros y que comprendan las expectativas. También implica abordar el riesgo de que los empleados reciban demandas contradictorias de diferentes gerentes que podrían causar estrés y dejar al personal sintiéndose dividido.

Falta de recompensa y reconocimiento: Las organizaciones deben implementar medidas para garantizar que el personal sea reconocido por su arduo trabajo y deben abordar la remuneración injusta, el trato preferencial y las prácticas de remuneración sesgadas, ya que estas cosas podrían afectar la retención del personal a largo plazo.

Trabajo remoto o aislado: También se debe considerar el trabajo solo sin el apoyo adecuado o la interacción social para garantizar que el personal esté contento en sus trabajos y no se sienta aislado y solo en un entorno de trabajo deficiente.

Todos estos riesgos psicosociales podrían afectar la capacidad de una organización para tener una plantilla feliz, saludable y productiva, y pueden afectar negativamente la productividad y el rendimiento operativo con el tiempo.

Cómo capturar incidentes psicosociales

El personal y los gerentes deben tener una forma segura y discreta de capturar y escalar los incidentes psicosociales cuando ocurren para garantizar que se aborden con los miembros del personal afectados. Una excelente manera de facilitar esto es elegir una plataforma GRC que ofrezca gestión de incidentes y portales anónimos para denuncias de irregularidades y divulgaciones.

El personal puede registrar fácilmente una variedad de riesgos e incidentes psicosociales a través de formularios en línea, con todos los datos que se alimentan directamente a la plataforma. Se pueden configurar diferentes formularios para diferentes tipos de incidentes, lo que garantiza que los formularios tengan los campos relevantes, e incluso el personal puede cargar imágenes, URL y documentos como evidencia de respaldo. Los flujos de trabajo automatizados escalan los incidentes a las partes interesadas relevantes para que puedan ser investigados y abordados con el personal involucrado, y todos los pasos de resolución están completamente documentados en la plataforma.

Algunas soluciones también ofrecen opciones de informes anónimos donde el personal puede revelar irregularidades potenciales, mala conducta o malas condiciones de trabajo de manera discreta. Esto crea una cultura donde se alienta al personal a hablar si no están contentos y permite a la organización tomar medidas antes de que las cosas se intensifiquen y se conviertan en un riesgo de fuga o se vayan.

Cómo prevenir los riesgos psicosociales antes de que se intensifiquen

Por supuesto, en lugar de simplemente trabajar para resolver incidentes psicosociales, las empresas deben buscar implementar medidas para prevenir que este tipo de riesgos ocurran en primer lugar. Las capacidades de gestión de riesgos del software GRC también pueden ayudar en esta área. Las empresas simplemente construyen un registro de riesgos y registran todos sus riesgos psicosociales potenciales. Luego, para cada riesgo psicosocial, establecen indicadores clave de riesgo y capturan la probabilidad y el impacto.

Luego, los niveles de riesgo se monitorean de forma continua para capturar posibles problemas de manera temprana. Esto generalmente se hace mediante la realización de evaluaciones de riesgo periódicas. Estos se pueden programar y automatizar a través de la plataforma. El personal recibe una notificación por correo electrónico cuando se debe completar un formulario de evaluación de riesgos e ingresan los detalles en un formulario dentro de la plataforma. Los campos del formulario pueden adaptarse dinámicamente según el tipo de riesgo que se esté evaluando para garantizar que se capturen los detalles relevantes. Se envían recordatorios automáticamente para las evaluaciones de riesgo vencidas. Los niveles de riesgo también se pueden monitorear verificando los “datos de incidentes” y mediante integraciones de API con sistemas de recursos humanos y hojas de cálculo que contienen datos sobre roles y condiciones de trabajo.

El monitoreo de los niveles de riesgo en tiempo real permite a las empresas actuar rápidamente para abordar los riesgos psicosociales antes de que se intensifiquen e impacten las operaciones. Todas las acciones y pasos de mitigación se documentan en la plataforma, manteniendo un registro de auditoría completo de cómo se están abordando los riesgos psicosociales.

Implementación de controles para reducir los riesgos psicosociales

Las empresas no deben esperar hasta que los niveles de riesgo aumenten o ocurran incidentes psicosociales, sino que deben implementar de manera proactiva controles e iniciativas para reducir la probabilidad de que ocurran riesgos psicosociales.

Los controles pueden venir en muchas formas, pueden ser una política o procedimiento de recursos humanos relacionado con las condiciones de trabajo, pueden ser una verificación o encuesta regular del personal, pueden ser equipos de seguridad o puede ser un proyecto, iniciativa o esquema de beneficios de recursos humanos para mejorar las condiciones de trabajo. Cualesquiera que sean los controles, deben estar completamente documentados en una biblioteca de controles y probarse y verificarse regularmente para garantizar que sean efectivos para mitigar el riesgo al que están relacionados. El software GRC también puede ayudar a automatizar esta área.

Las empresas pueden construir una biblioteca de control dinámica en la plataforma y asignar controles al riesgo asociado. También pueden automatizar completamente el proceso de prueba de control utilizando el software. Las pruebas y verificaciones de control se programan en la plataforma. Los flujos de trabajo automatizados envían correos electrónicos al personal para notificarles cuándo vencen las verificaciones y pruebas, y completan los detalles en la plataforma. Se envían recordatorios automáticamente para cualquier acción pendiente. El liderazgo puede ejecutar fácilmente informes sobre la efectividad del control e implementar controles adicionales para las áreas donde los niveles de riesgo e incidentes son demasiado altos. Los controles se pueden utilizar para ayudar a una organización a operar dentro de su apetito de riesgo.

Por qué es importante gestionar los riesgos psicosociales

El mundo se está volviendo más sintonizado con la salud mental y el bienestar en el lugar de trabajo y, en una encuesta reciente que realizamos, un tercio de las empresas enumeró la escasez de talento como uno de sus principales riesgos. Esto hace que abordar los riesgos psicosociales sea una prioridad emergente para las empresas que deben abordarse. Perder personal infravalorado y tener que volver a capacitar a personas nuevas impacta las operaciones y ralentiza la productividad. También le cuesta dinero a una organización a través de iniciativas de capacitación y reclutamiento. Las empresas quieren evitar esto y aferrarse al personal de alto rendimiento.

Los equipos de riesgo deben colaborar con los equipos de recursos humanos para identificar estos riesgos psicosociales y establecer controles y medidas preventivas eficaces para mantener al personal contento, motivado y seguro. Las empresas deben tomar medidas para aliviar cualquier estrés o trauma emocional del lugar de trabajo y apoyar al personal cuando presenten una queja o reclamación. Una plantilla sana y feliz también es una plantilla leal y productiva, y mitigar los riesgos psicosociales es la clave para una plantilla sólida.

Si desea tomar medidas para abordar los riesgos, peligros e incidentes psicosociales en su organización, comuníquese con nosotros para obtener una demostración de nuestra plataforma de software GRC hoy mismo.