Les organisations du monde entier réalisent qu’une main-d’œuvre heureuse, sûre et productive est la clé d’une entreprise prospère. Cette attention récente portée au bien-être des employés a conduit de nombreuses entreprises à mettre en place des processus pour gérer les « risques psychosociaux » qui pourraient affecter la sécurité, la santé et le bonheur général des employés sur le lieu de travail.
Les risques psychosociaux doivent être traités dans le cadre d’une approche globale de la santé et de la sécurité au travail. Ils sont désormais inclus dans de nombreuses réglementations de santé et de sécurité largement adoptées, notamment celles de Safe Work Australia et l’ISO 45003, introduite par l’ISO en complément de l’ISO 45001 pour traiter spécifiquement de la santé et de la sécurité psychologique au travail.
Que sont les risques psychosociaux ?
Les risques psychosociaux au travail font référence à la façon dont le travail est organisé, géré et vécu par les employés, ce qui pourrait causer des problèmes psychologiques, du stress, des désaccords ou une mauvaise performance.
Les types de risques psychosociaux que les entreprises doivent chercher à traiter comprennent :
Exigences professionnelles stressantes : Cela inclut le traitement de domaines tels que la charge de travail excessive, les pressions temporelles, les délais irréalistes et les interruptions fréquentes afin de réduire le stress et la pression sur le personnel. Cela implique également la mise en place de mesures pour soutenir ceux qui ont un travail émotionnellement exigeant comme la gestion de clients en détresse ou de traumatismes.
Soutien insuffisant et management non solidaire : Cela comprend la mise en place de mesures pour remédier au manque de soutien managérial ou de soutien des pairs et garantir que le personnel a un accès adéquat à la formation, aux ressources et aux informations nécessaires pour remplir son rôle. Les entreprises doivent également traiter la microgestion et les procédures rigides ou les faibles niveaux d’autonomie et de pouvoir décisionnel qui pourraient laisser les employés en quête d’approbations et incapables de progresser dans leur travail, causant du stress.
Mauvaise communication de la gestion du changement : Les changements organisationnels peuvent affecter les employés de tous niveaux. Une communication peu claire sur les changements ou un manque de consultation ou de soutien pendant le processus de changement peut causer un stress inutile et doit être géré dans le cadre du programme de risques psychosociaux d’une organisation.
Conflits et mauvaises relations au travail : Cela implique la mise en place de mesures pour identifier et traiter le harcèlement moral, le harcèlement et la discrimination ainsi que tout conflit interpersonnel ou cas où les employés se sentent isolés.
Ambiguïté ou conflit de rôle : Cela implique de s’assurer que le rôle et les responsabilités de chaque employé sont clairs et qu’ils comprennent les attentes. Cela implique également de traiter le risque que les employés reçoivent des demandes contradictoires de différents managers qui pourraient causer du stress et laisser le personnel déchiré.
Manque de récompense et de reconnaissance : Les organisations doivent mettre en place des mesures pour s’assurer que le personnel est reconnu pour son travail acharné et elles doivent traiter les salaires injustes, le traitement préférentiel et les pratiques de rémunération biaisées car ces éléments pourraient avoir un impact sur la rétention du personnel à long terme.
Travail à distance ou isolé : Le travail en solitaire sans soutien adéquat ou interaction sociale doit également être pris en compte pour s’assurer que le personnel est heureux dans son travail et ne se sent pas isolé et seul dans un environnement de travail médiocre.
Tous ces risques psychosociaux pourraient affecter la capacité d’une organisation à avoir une main-d’œuvre heureuse, saine et productive, et peuvent avoir un impact négatif sur la productivité et la performance opérationnelle au fil du temps.
Comment capturer les incidents psychosociaux
Le personnel et les managers doivent disposer d’un moyen sûr et discret de capturer et d’escalader les incidents psychosociaux lorsqu’ils surviennent pour s’assurer qu’ils sont traités avec les membres du personnel concernés. Un excellent moyen d’y parvenir est de choisir une plateforme GRC qui offre la gestion des incidents et des portails anonymes pour les lanceurs d’alerte et les divulgations.
Le personnel peut facilement enregistrer divers risques et incidents psychosociaux via des formulaires en ligne, toutes les données étant directement intégrées dans la plateforme. Différents formulaires peuvent être configurés pour différents types d’incidents, garantissant que les formulaires disposent des champs pertinents, et le personnel peut même télécharger des images, des URL et des documents comme preuves à l’appui. Des flux de travail automatisés font remonter les incidents aux parties prenantes concernées afin qu’ils puissent être examinés et traités avec le personnel impliqué, et toutes les étapes de résolution sont entièrement documentées dans la plateforme.
Certaines solutions offrent également des options de signalement anonyme où le personnel peut divulguer discrètement des actes répréhensibles potentiels, des fautes professionnelles ou de mauvaises conditions de travail. Cela crée une culture où le personnel est encouragé à s’exprimer s’il n’est pas satisfait et permet à l’organisation d’agir avant que les choses ne s’aggravent et qu’ils ne deviennent un risque de départ ou ne quittent l’entreprise.
Comment prévenir les risques psychosociaux avant qu’ils ne s’aggravent
Bien sûr, plutôt que de simplement travailler à résoudre les incidents psychosociaux, les entreprises devraient chercher à mettre en œuvre des mesures pour empêcher que ces types de risques ne se produisent en premier lieu. Les capacités de gestion des risques du logiciel GRC peuvent également aider dans ce domaine. Les entreprises créent simplement un registre des risques et enregistrent tous leurs risques psychosociaux potentiels. Ensuite, pour chaque risque ou danger psychosocial, elles établissent des indicateurs clés de risque et capturent la probabilité et l’impact.
Les niveaux de risque sont ensuite surveillés en permanence pour détecter les problèmes potentiels tôt. Cela se fait généralement en effectuant des évaluations régulières des risques. Celles-ci peuvent être programmées et automatisées via la plateforme. Le personnel reçoit une notification par e-mail lorsqu’un formulaire d’évaluation des risques doit être rempli, et ils saisissent les détails dans un formulaire sur la plateforme. Les champs du formulaire peuvent s’adapter dynamiquement en fonction du type de risque évalué pour s’assurer que les détails pertinents sont capturés. Des rappels sont automatiquement envoyés pour les évaluations des risques en retard. Les niveaux de risque peuvent également être surveillés en vérifiant les « données d’incidents » et par des intégrations API avec les systèmes RH et les feuilles de calcul qui contiennent des données sur les rôles et les conditions de travail.
La surveillance des niveaux de risque en temps réel permet aux entreprises d’agir rapidement pour traiter les risques psychosociaux avant qu’ils ne s’aggravent et n’affectent les opérations. Toutes les actions d’atténuation et les étapes sont documentées dans la plateforme, conservant une piste d’audit complète de la façon dont les risques psychosociaux sont traités.
Mise en œuvre de contrôles pour réduire les risques psychosociaux
Les entreprises ne devraient pas attendre que les niveaux de risque augmentent ou que des incidents psychosociaux se produisent, elles devraient mettre en œuvre de manière proactive des contrôles et des initiatives pour réduire la probabilité que des risques psychosociaux se produisent.
Les contrôles peuvent prendre de nombreuses formes, ils peuvent être une politique ou une procédure RH relative aux conditions de travail, ils peuvent être une vérification régulière ou une enquête auprès du personnel, ils peuvent être des équipements de sécurité, ou ils peuvent être un projet RH, une initiative ou un programme d’avantages sociaux pour améliorer les conditions de travail. Quels que soient les contrôles, ils doivent être entièrement documentés dans une bibliothèque de contrôles et testés et vérifiés régulièrement pour s’assurer qu’ils sont efficaces pour atténuer le risque auquel ils sont liés. Le logiciel GRC peut également aider à automatiser ce domaine.
Les entreprises peuvent créer une bibliothèque de contrôles dynamique dans la plateforme et mapper les contrôles au risque associé. Elles peuvent également automatiser complètement le processus de test des contrôles à l’aide du logiciel. Les tests et les vérifications des contrôles sont programmés dans la plateforme. Des flux de travail automatisés envoient des e-mails au personnel pour les informer lorsque des vérifications et des tests sont dus, et ils complètent les détails dans la plateforme. Des rappels sont automatiquement envoyés pour toute action en suspens. La direction peut facilement générer des rapports sur l’efficacité des contrôles et mettre en œuvre des contrôles supplémentaires pour les domaines où les niveaux de risque et d’incidents sont trop élevés. Les contrôles peuvent être utilisés pour aider une organisation à fonctionner dans les limites de son appétit pour le risque.
Pourquoi la gestion des risques psychosociaux est importante
Le monde devient plus sensible à la santé mentale et au bien-être au travail et dans une enquête récente que nous avons menée, un tiers des entreprises ont classé les pénuries de talents parmi leurs principaux risques. Cela fait de la gestion des risques psychosociaux une priorité émergente pour les entreprises qui doit être traitée. Perdre du personnel sous-évalué et devoir former de nouvelles personnes impacte les opérations et ralentit la productivité. Cela coûte également de l’argent à l’organisation en termes d’initiatives de formation et de recrutement. Les entreprises veulent éviter cela et conserver leur personnel performant.
Les équipes de gestion des risques doivent collaborer avec les équipes RH pour identifier ces risques psychosociaux et établir des contrôles efficaces et des mesures préventives pour maintenir le personnel heureux, motivé et en sécurité. Les entreprises doivent prendre des mesures pour atténuer tout stress ou traumatisme émotionnel sur le lieu de travail et soutenir le personnel lorsqu’il soulève une plainte ou un grief. Une main-d’œuvre saine et heureuse est aussi une main-d’œuvre productive et loyale, et l’atténuation des risques psychosociaux est la clé d’une main-d’œuvre solide.
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