Si bien las auditorías son una gran herramienta para ayudar a la dirección a comprender mejor el rendimiento de una organización y garantizar el cumplimiento, son una tarea bastante desalentadora que requiere tiempo, esfuerzo y recursos. Los hallazgos de las auditorías y cualquier no conformidad resultante también pueden crear una montaña de tareas de seguimiento y acciones de subsanación que deben abordarse rápidamente.
Gestionar las auditorías y sus hallazgos mediante procesos manuales puede ser un reto. En este blog explicamos cómo el software GRC adecuado puede ayudar a automatizar este proceso aparentemente complejo y lento, y garantizar una gestión eficiente del cumplimiento, una mejor mitigación de riesgos y una mejora del rendimiento organizativo y de los resultados de las auditorías.
Las empresas suelen someterse a una variedad de auditorías. Las auditorías internas realizadas por el comité de auditoría del personal de una organización se utilizan a menudo para evaluar la eficacia operativa, los riesgos, el entorno de control y el cumplimiento de las normativas y leyes obligatorias específicas del sector. Mientras que las auditorías externas son realizadas por un tercero. Estas suelen ser realizadas por representantes de reguladores externos, funcionarios gubernamentales y servicios de auditoría profesionales con el objetivo de demostrar el cumplimiento de las normativas obligatorias y los marcos adoptados, como las normas ISO y las certificaciones cibernéticas. Las auditorías externas suelen ser requeridas por las partes interesadas y los inversores para determinar la fiabilidad y la transparencia de las operaciones de la empresa. Superar las auditorías externas puede ser esencial para algunas organizaciones que deben mantener estas certificaciones para hacer negocios.
Las auditorías son fundamentales en el sector de los servicios financieros. En este sector altamente regulado, las auditorías no se limitan a garantizar la credibilidad financiera de una organización. Las auditorías periódicas deben utilizarse para evaluar los sistemas de control interno de una empresa, que son los procesos y procedimientos para garantizar que las transacciones financieras se registren con precisión y que los activos estén protegidos. Mediante la identificación de controles internos débiles a través de la auditoría, las organizaciones financieras pueden mitigar los errores de riesgo, prevenir el fraude y la apropiación indebida de activos, mejorar la confianza de las partes interesadas, ayudar a salvaguardar los recursos financieros y mantener las certificaciones necesarias para ofrecer sus servicios.
Independientemente del tipo, la actividad de auditoría es fundamental para cualquier empresa que pretenda mantener altos estándares, transparencia y responsabilidad en sus operaciones. Mediante la identificación de posibles problemas antes de que se conviertan en problemas mayores, la demostración del cumplimiento de las normativas y los estándares, y la obtención de certificaciones, las empresas pueden ahorrar tiempo y dinero, evitando al mismo tiempo dolores de cabeza legales en el futuro.
Gracias a la complejidad de las empresas actuales y al volumen de riesgos y requisitos de cumplimiento, los alcances de las auditorías aumentan constantemente y la presión es cada vez mayor para demostrar el cumplimiento y resolver las no conformidades rápidamente. Esto puede dejar a los equipos de auditoría con poco tiempo para realizar un análisis exhaustivo, lo que pone en riesgo a la organización. La tecnología integrada del software GRC puede ayudar facilitando los procesos de gestión de auditorías tanto para los auditores internos como para los auditados.
¿Cómo puede la tecnología automatizar el proceso de auditoría?
Las plataformas de software GRC ofrecen funcionalidad de auditoría que proporciona a las organizaciones un marco para crear un registro centralizado de todas sus auditorías en línea y programarlas por adelantado. El sistema envía automáticamente recordatorios a las partes interesadas pertinentes cuando las auditorías vencen, de modo que se puedan tomar las medidas necesarias, impulsando así la rendición de cuentas.
El software de gestión de auditorías ayuda a las organizaciones a identificar y mitigar los riesgos relacionados con la auditoría de forma más eficaz, proporcionando una supervisión en tiempo real de los procesos, los controles y las no conformidades clave. Esto permite a los auditores identificar posibles problemas antes de que se conviertan en problemas importantes. El software de auditoría también puede apoyar las actividades de cumplimiento ayudando a las organizaciones a cumplir con los requisitos reglamentarios y las normas del sector, proporcionando un marco para documentar y presentar informes sobre las actividades de auditoría.
¿Qué ocurre después de una auditoría?
Los resultados de todas las auditorías se capturan en la herramienta y se utilizan flujos de trabajo automatizados para implementar las recomendaciones y registrar las acciones para completar el ciclo de auditoría. Los flujos de trabajo vinculados a su directorio activo siguen rutas de escalamiento predefinidas para garantizar que los problemas de auditoría se escalen rápidamente. A partir de ahí, un flujo de trabajo de gestión de casos permitirá a los equipos documentar cómo y cuándo se resolvió el problema, proporcionando una visibilidad clara tanto para las partes interesadas internas como para los auditores externos.
Además, al gestionar las auditorías en una plataforma GRC, las empresas pueden vincular las auditorías y sus hallazgos a la obligación de cumplimiento pertinente para proporcionar una visión en vivo del estado de cumplimiento. En muchos casos, garantizar el cumplimiento requiere superar una auditoría, por lo que tiene sentido que estas áreas estén vinculadas y se gestionen de forma holística. Del mismo modo, los hallazgos de la auditoría también se pueden asignar al registro de riesgos. Los fallos de auditoría representan un riesgo significativo para el negocio, por lo que es importante asegurarse de que cualquier riesgo de negocio relacionado con la auditoría se capture y se gestione como parte del programa de gestión de riesgos empresariales más amplio de la organización.
Este exhaustivo proceso posterior a la auditoría proporciona un historial completo de todas sus auditorías y sus hallazgos, así como de cualquier acción pendiente. Los paneles de control e informes en tiempo real facilitan la comprensión del estado y los hallazgos de la auditoría, la detección de tendencias, la identificación de problemas y la realización de investigaciones. Las auditorías y sus hallazgos se pueden vincular a las obligaciones de cumplimiento y a los riesgos pertinentes, lo que añade otra capa de profundidad al proceso. Esta completa asignación permite a las empresas identificar y comprender los riesgos relacionados con un fallo de auditoría o el impacto del incumplimiento en las operaciones.
La gestión de las auditorías en una plataforma holística en un formato coherente mejora la excelencia operativa y garantiza la mejora continua. Las empresas pueden construir un historial completo a lo largo del tiempo de todas sus auditorías y los hallazgos y acciones de subsanación posteriores, garantizando que los mismos fallos y problemas no se repitan.
Mayor automatización del proceso de auditoría con el software GRC
Estos son algunos ejemplos concretos de cómo el software GRC puede automatizar el proceso de auditoría interna y externa:
- Programación de auditorías: Las empresas pueden planificar y programar todas sus auditorías por adelantado en la plataforma. Los equipos completan sencillos formularios en línea para documentar los pasos y las comprobaciones necesarios para cada auditoría, capturando las acciones críticas, las fechas clave y las partes interesadas implicadas. Las auditorías con requisitos similares se pueden clonar, lo que facilita la programación de las auditorías. Las notificaciones automatizadas alertan al personal cuando se acerca una auditoría y cuando tienen acciones próximas relacionadas con la actividad de auditoría, lo que garantiza que todos los pasos se completen a tiempo.
- Recopilar y almacenar datos de auditoría: Los equipos de auditoría pueden utilizar el software GRC para almacenar toda la documentación relevante relacionada con los hallazgos de la auditoría, los planes de acción y las acciones de subsanación en un repositorio centralizado. Estos datos pueden utilizarse para apoyar futuras auditorías, garantizando que cualquier incumplimiento de auditorías anteriores se rectifique antes de cualquier auditoría futura.
- Gestionar los hallazgos de la auditoría: Para los hallazgos que podrían resultar en la necesidad de modificar los procesos, capacitar al personal e implementar medidas de seguridad, las acciones de seguimiento acordadas se pueden capturar en la plataforma y asignar al individuo o equipo relevante vinculándose a su directorio activo. Cada acción o no conformidad se escala a las partes interesadas pertinentes y se puede gestionar bajo su propio flujo de trabajo automatizado de gestión de casos con plazos claros. Esto permite a los equipos comprender cómo está progresando la acción o la tarea, y la dirección puede informar sobre las acciones pendientes y el estado de la progresión.
- Crear y rastrear un registro de auditoría: Las funciones de automatización del flujo de trabajo pueden activar recordatorios, escalamientos y notificaciones para garantizar la finalización oportuna de las tareas y el cumplimiento de los plazos. El software GRC puede ayudar a los equipos a priorizar los hallazgos de la auditoría en función de su impacto potencial en los objetivos de la organización y el nivel de riesgo de cumplimiento. Los equipos pueden realizar evaluaciones de riesgos y asignar calificaciones de riesgo a los hallazgos, lo que les permite centrar los recursos en abordar primero los problemas de cumplimiento de alto riesgo.
- Generar informes de auditoría: El software GRC ofrece sólidas capacidades de informes y análisis, lo que permite a los equipos generar informes personalizados sobre los hallazgos de la auditoría, el estado del plan de acción y el progreso de la subsanación. Estos informes se pueden compartir con las partes interesadas, la dirección y los auditores para proporcionar transparencia y demostrar los esfuerzos de cumplimiento.
¿Por qué gestionar el proceso de auditoría como parte de su programa GRC más amplio?
Una de las principales ventajas de gestionar el proceso de auditoría como parte de su programa más amplio de gobernanza, riesgo y cumplimiento es la capacidad de vincular los hallazgos de la auditoría a su proceso de cumplimiento y al registro de riesgos. Esto ayudará a identificar los riesgos relacionados con las auditorías fallidas, a comprender el cumplimiento de las normativas y los estándares, y a evaluar la eficacia de los controles.
La integración del proceso de auditoría en su programa GRC más amplio también puede ayudar a los auditores a gestionar y controlar eficazmente el proceso de auditoría, así como a supervisar e informar sobre los resultados de las auditorías. La automatización del proceso de auditoría mediante la tecnología GRC puede ayudar a aumentar la precisión y la integridad de los hallazgos de la auditoría y garantizar que la auditoría se lleva a cabo de acuerdo con las normativas y los estándares pertinentes.
Cuando el proceso de auditoría se complementa con la automatización de la tecnología GRC y las sólidas capacidades de generación de informes, los equipos de auditoría pueden dedicar menos tiempo a la planificación, la programación, la preparación, la evaluación y el seguimiento de las auditorías, y más tiempo a proporcionar recomendaciones perspicaces que añadan más valor a la organización. Los equipos de auditoría también pueden realizar auditorías más rápidas y generar informes más precisos cuando utilizan la tecnología GRC. Los formularios en línea facilitan la captura de los hallazgos de la auditoría y los flujos de trabajo automatizados garantizan la rápida escalada y resolución de las no conformidades.
Una plataforma GRC centraliza los datos de riesgo, cumplimiento y operativos y los vincula a los hallazgos de la auditoría, lo que proporciona a los auditores acceso instantáneo a las personas y las pruebas necesarias para satisfacer los criterios de auditoría.
Elija la solución GRC adecuada para los requisitos de auditoría de su organización
La auditoría es una parte esencial para dirigir un negocio exitoso, especialmente en sectores altamente regulados con altos estándares operativos. La auditoría ayuda a identificar los riesgos potenciales y las áreas de mejora, al tiempo que garantiza el cumplimiento de las normativas y los estándares.
El uso de la tecnología GRC transforma el proceso de auditoría tradicional proporcionando un enfoque más completo, ágil y eficiente de la auditoría. Al aprovechar la herramienta GRC adecuada, las organizaciones pueden acelerar el proceso de auditoría, mejorar el cumplimiento y abordar rápidamente las no conformidades. Para obtener más información sobre cómo la plataforma Riskonnect puede automatizar sus procesos de auditoría, solicite una demostración hoy mismo!
