Muchos equipos siguen utilizando hojas de cálculo y procesos manuales para gestionar los riesgos, creando sus formularios de evaluación de riesgos, registros de riesgos y bibliotecas de control en Excel. Si bien las hojas de cálculo pueden funcionar como punto de partida para las empresas más pequeñas, rápidamente se vuelven poco prácticas a medida que las organizaciones crecen. Una gestión de riesgos eficaz requiere la colaboración de múltiples partes interesadas, la asignación de datos complejos, el control de la supervisión, la automatización del flujo de trabajo, una gobernanza de datos estricta y una elaboración de informes y análisis sólidos, y las hojas de cálculo carecen de la funcionalidad avanzada necesaria para gestionar estas complejas exigencias.
Por eso, la mayoría de las organizaciones con más de 1000 empleados tienden a implementar un software de automatización de la gestión de riesgos para la mitigación de riesgos. Estas plataformas permiten a las empresas implementar procesos de gestión de riesgos de mejores prácticas que se alinean con los estándares de la industria, ofreciendo un enfoque potente e impulsado por la tecnología para identificar, evaluar y mitigar los riesgos.
Este blog explora los beneficios de las herramientas automatizadas de gestión de riesgos, las áreas de la gestión de riesgos que pueden automatizar y el valor que aportan a una organización.
El poder del software de automatización de la gestión de riesgos
El software de automatización de la gestión de riesgos revoluciona la forma en que las empresas gestionan los riesgos, aprovechando la tecnología de vanguardia para agilizar y mejorar el proceso de gestión de riesgos y automatizar la supervisión de los riesgos. Estas plataformas actúan como sistemas centralizados que facilitan la colaboración y se integran a la perfección con los sistemas y las fuentes de datos existentes, lo que permite a los equipos identificar, evaluar, supervisar y responder a los riesgos en tiempo real.
En el corazón de estas plataformas se encuentra la capacidad de proporcionar una visión clara y completa de los riesgos, ya se trate de cumplimiento normativo, interrupciones operativas o desafíos específicos de los proyectos. En lugar de depender de hojas de cálculo dispares o informes estáticos, las empresas que utilizan herramientas de automatización de la gestión de riesgos obtienen acceso a una única fuente de información para los datos de riesgos, lo que les permite comprender claramente su postura ante los riesgos.
Con características como los paneles de control en tiempo real, los flujos de trabajo automatizados y los análisis avanzados, el software de automatización de la gestión de riesgos permite a las organizaciones no solo anticipar las posibles amenazas, sino también tomar decisiones informadas que impulsen mejores resultados empresariales. Cuando se sopesan los pros y los contras de los procesos manuales frente al software de automatización de la gestión de riesgos, una plataforma de software siempre emerge como la clara ganadora.
¿Cómo automatiza los procesos el software de automatización de la gestión de riesgos?
El software de gestión de riesgos puede automatizar el proceso de gestión de riesgos de varias maneras. En primer lugar, los equipos pueden construir su registro de riesgos en la plataforma. El personal puede añadir riesgos utilizando formularios en línea con reglas de gobernanza de datos integradas para garantizar que se capturen todos los datos. Estas herramientas utilizan marcos de mejores prácticas para clasificar y calificar los riesgos, establecer los KRI y definir un apetito de riesgo, y puede asignar la propiedad de las áreas de riesgo integrándose con su directorio activo.
Las empresas también pueden automatizar todo el proceso de evaluación de riesgos utilizando las herramientas automatizadas de evaluación de riesgos del sistema. Los equipos pueden configurar formularios con los campos relevantes y crear fácilmente diferentes formularios para diferentes tipos de riesgo. Estos formularios de evaluación de riesgos pueden circular para su cumplimentación a través de flujos de trabajo automatizados que envían notificaciones al personal pertinente para que cumplimente los formularios en línea. Si los formularios no se completan en el plazo previsto, el sistema envía automáticamente correos electrónicos de seguimiento.
Se utiliza una mayor automatización para la detección y la priorización de los riesgos. Estas herramientas de software de gestión de riesgos empresariales utilizan integraciones API para extraer datos en la plataforma de riesgos de otros sistemas y fuentes de datos, lo que puede utilizarse para supervisar los niveles de riesgo. A continuación, se pueden establecer reglas para notificar a la parte interesada pertinente cuando los niveles de riesgo son demasiado altos o superan el apetito de riesgo.
La automatización también se utiliza para establecer controles eficaces. Las empresas pueden crear un registro de control en la plataforma y establecer un control para cada riesgo. El proceso de supervisión y prueba de los controles también puede automatizarse. Las empresas pueden utilizar flujos de trabajo automatizados para enviar notificaciones periódicas de prueba de control y el personal puede introducir los resultados a través de formularios en línea. Los controles también pueden ser supervisados por el software estableciendo reglas para enviar alertas basadas en los datos de control que se encuentran en otros sistemas y hojas de cálculo que se extraen en la plataforma a través de integraciones API.
El software de automatización de la gestión de riesgos también puede automatizar la gestión de tareas y acciones en todas las funciones de gestión de riesgos y cumplimiento. Tanto si un miembro del personal necesita completar una evaluación de riesgos o una comprobación de control, como si necesita tomar medidas para reducir un riesgo, su panel de control personalizado le indicará las tareas que tiene pendientes para garantizar que se completen. La automatización del flujo de trabajo mantiene todo el proceso de gestión de riesgos en movimiento, desde la identificación y la supervisión de los riesgos hasta la escalada, las acciones de remediación y los controles. Esto proporciona una visibilidad completa de la exposición al riesgo y de las medidas que la organización tiene en marcha para controlar el riesgo.
El software de automatización de la gestión de riesgos también puede ayudar con la elaboración de informes de riesgos para todos los niveles de la empresa. Los líderes pueden ver informes sobre la exposición al riesgo y la eficacia de los controles a través de una variedad de resultados de informes, incluyendo informes estáticos, informes interactivos de Power BI, análisis de pajarita y simulaciones de Monte Carlo. La capacidad de obtener informes en tiempo real con solo pulsar un botón elimina las arduas tareas de manipulación de datos, lo que deja a los equipos de riesgo con más tiempo para analizar los datos y asesorar a la empresa sobre el mejor curso de acción.
Algunas plataformas de gestión de riesgos también ofrecen capacidades de gestión de riesgos cibernéticos y de TI. Esto permite a las empresas gestionar activamente las amenazas y vulnerabilidades cibernéticas, resolver los incidentes cibernéticos, gestionar los activos de TI y garantizar el cumplimiento de las normativas de privacidad de datos y los requisitos de control.
Muchas plataformas de automatización de riesgos también ofrecen capacidades de riesgo de terceros o de gestión de riesgos de proveedores. Esto permite a las empresas establecer un registro de proveedores, realizar evaluaciones de riesgos de proveedores, ejecutar comprobaciones de inteligencia y llevar a cabo la diligencia debida. Con esta información, las empresas pueden eliminar los posibles riesgos de la cadena de suministro y asegurarse de que tienen una red de proveedores en la que pueden confiar.
La gestión de riesgos está estrechamente ligada a la notificación de incidentes. Por lo tanto, muchas plataformas de automatización de la gestión de riesgos también ofrecen capacidades de gestión de incidentes y eventos en la misma plataforma. El personal puede registrar fácilmente los incidentes, los peligros y los cuasi accidentes a través de formularios en línea con todos los datos que se introducen en la plataforma. Los flujos de trabajo automatizados escalan el incidente a la parte interesada pertinente y facilitan un proceso de gestión de casos hasta que el incidente se resuelve. Los incidentes pueden vincularse fácilmente a los riesgos pertinentes para obtener resultados de informes integrados.
Por qué el software de automatización de la gestión de riesgos es un imperativo empresarial
La necesidad de una gestión de riesgos eficaz nunca ha sido tan acuciante. Las organizaciones que operan en mercados competitivos y de rápido cambio no pueden permitirse retrasos o ineficiencias a la hora de abordar los posibles riesgos. La gestión de riesgos tradicional, que utiliza procesos manuales basados en hojas de cálculo, aunque familiar, a menudo conduce a datos fragmentados, a la elaboración de informes que consumen mucho tiempo y a una mayor probabilidad de error humano.
La automatización del proceso de gestión de riesgos con software aborda estas deficiencias. Las herramientas modernas ofrecen un marco de gestión de riesgos de mejores prácticas, proporcionando la agilidad y la escalabilidad necesarias para mantenerse al día con la velocidad y la complejidad del panorama de riesgos actual. Esto garantiza que los registros de riesgos estén siempre actualizados y alineados con los objetivos de la organización.
El cumplimiento es otro factor crítico para la automatización de la gestión de riesgos. Normas como la ISO 31000, CPS 230 y COSO proporcionan orientación sobre las mejores prácticas de gestión de riesgos y los marcos de control, y las herramientas automatizadas de gestión de riesgos están estructuradas para alinearse con estos requisitos, lo que ayuda a las empresas a cumplir con los estándares de gestión de riesgos más utilizados. Las empresas necesitan herramientas que no solo garanticen el cumplimiento de las mejores prácticas de gestión de riesgos, sino que también les ayuden a demostrarlo a través de capacidades detalladas de elaboración de informes y seguimiento. Al automatizar la gestión de riesgos, las organizaciones reducen la carga de las comprobaciones y los procesos manuales y ganan confianza en su capacidad para cumplir con los estándares de la industria.
¿Cuáles son las características clave que hay que buscar en el software de automatización de la gestión de riesgos?
Busque herramientas con registros, categorías y tipos de riesgo ilimitados, esto facilitará la configuración de un programa holístico de gestión de riesgos que cubra todas las áreas de negocio.
Seleccione una herramienta que ofrezca integraciones API con sus otros sistemas y fuentes de datos. Esto le permitirá supervisar los niveles de riesgo basándose en los datos transaccionales y operativos de otros sistemas. También puede utilizar las integraciones API para vincular la herramienta a su directorio activo, de modo que pueda asignar la propiedad de los riesgos, los controles y los incidentes al personal actual.
Busque herramientas que sus “superusuarios” puedan configurar ellos mismos para eliminar los costosos honorarios de los servicios profesionales. Debería poder modificar los menús, los desplegables y los encabezados usted mismo e incluso personalizar los flujos de trabajo y los informes.
Busque plataformas de software de riesgos con una jerarquía de permisos para configurar fácilmente los flujos de trabajo para la escalada de riesgos. Esta funcionalidad le permite adaptar la vista para cada usuario, de modo que solo vea los datos que le son relevantes.
Asegúrese de que el software ERM ofrece un seguimiento de los usuarios para que pueda ver quién introdujo qué datos y cuándo. Esto garantiza la rendición de cuentas en cada paso del camino.
Busque herramientas que estén certificadas según la norma de seguridad de la información, como SOC Tipo 1 y 2, Cyber Essentials e ISO 27001, para garantizar que el sistema sea seguro.
Busque plataformas de automatización de riesgos que ofrezcan flujos de trabajo de gestión de riesgos listos para usar que puedan personalizarse para alinearse con sus requisitos internos.
Elija un software de evaluación de riesgos con una amplia variedad de resultados de informes, para asegurarse de que puede obtener una visión completa de su perfil de riesgo y cumplir con una variedad de requisitos de informes internos y externos.
Seleccione una herramienta que ofrezca capacidades GRC más amplias, como la gestión del cumplimiento, la gestión de incidentes, ESG y la gestión de auditoría junto con las capacidades básicas de gestión de riesgos para garantizar que la plataforma pueda escalar y crecer a medida que su programa GRC madura.
Busque plataformas de riesgo automatizadas que ofrezcan una aplicación móvil que permita al personal completar tareas relacionadas con el riesgo, como las evaluaciones de riesgo y las comprobaciones de control sobre la marcha.
Seleccione herramientas que ofrezcan técnicas de análisis de riesgos cuantitativas y cualitativas.
Opte por una plataforma basada en la nube para asegurarse de que el sistema recibe actualizaciones periódicas del proveedor que añaden nuevas funcionalidades.
Busque herramientas que ofrezcan capacidades de gestión de riesgos de proyectos para gestionar sus proyectos y carteras y los riesgos asociados.
Liberando los beneficios de las herramientas automatizadas de gestión de riesgos
Las ventajas de la adopción de un software de automatización de la gestión de riesgos se extienden mucho más allá de la eficiencia. Las empresas que integran estas soluciones en su estrategia ERM pueden esperar una serie de beneficios tangibles e intangibles. Los beneficios del software de automatización de la gestión de riesgos incluyen:
Mejor identificación de riesgos: Las empresas pueden utilizar el software para detectar los riesgos de forma temprana. Los equipos pueden utilizar los datos de incidentes, peligros y cuasi accidentes para identificar los riesgos potenciales y añadirlos al registro de riesgos. La supervisión automatizada de los indicadores clave de riesgo también apoya la identificación y el seguimiento de los riesgos.
Datos de riesgo centralizados: En lugar de hojas de cálculo y formularios dispersos, una herramienta automatizada de gestión de riesgos centraliza los datos de riesgo en un solo lugar. Los datos de los formularios de evaluación de riesgos, las pruebas y comprobaciones de control y los KRI se consolidan, lo que facilita la elaboración de informes para comprender la exposición al riesgo.
Toma de decisiones mejorada: Al proporcionar información y análisis en tiempo real, las herramientas automatizadas permiten a los líderes tomar decisiones basadas en datos con confianza.
Precisión mejorada: La automatización reduce el riesgo de error humano en los datos de riesgo, gracias a los formularios personalizados con reglas de gobernanza de datos como menús, desplegables y formato automático. Esto garantiza que los resultados de los informes de riesgo sean fiables y precisos.
Eficiencia operativa: La automatización de tareas repetitivas, como el envío de evaluaciones de riesgos o comprobaciones de cumplimiento y la captura de los resultados o la ejecución de informes de riesgos, libera a los equipos para que se centren en iniciativas estratégicas.
Escalabilidad: A medida que las empresas crecen, las plataformas automatizadas se escalan sin esfuerzo, acomodando un registro de riesgos en expansión y adaptándose a nuevos tipos de riesgos.
Ahorro de costes: Al reducir los procesos manuales y minimizar las ineficiencias, la automatización impulsa importantes eficiencias de costes con el tiempo.
Cumplimiento de las directrices de gestión de riesgos: La mayoría de las plataformas de automatización de la gestión de riesgos permiten a las empresas alinear sus procesos con la orientación de la gestión de riesgos proporcionada en normas clave como la ISO 31000, COSO y la CPS 230, lo que ayuda a las empresas a cumplir con cualquier requisito normativo.
Estos beneficios de la automatización de la gestión de riesgos subrayan el papel de la automatización no solo como una herramienta para la gestión de riesgos, sino como un facilitador estratégico que se alinea con los objetivos organizativos más amplios.
Superar los retos de la automatización de la gestión de riesgos
Si bien los argumentos a favor de la automatización son convincentes, la implementación de una plataforma de gestión de riesgos no está exenta de retos. Por un lado, la calidad de los datos es fundamental. Los sistemas automatizados se basan en información precisa y actualizada para ofrecer información significativa. Para superar los retos de la automatización de la gestión de riesgos, las organizaciones deben invertir en la limpieza y la gobernanza de los datos para garantizar una base sólida para la implementación de una plataforma software GRC automatizada.
La implementación de una plataforma es otro obstáculo, a la hora de automatizar la gestión de riesgos. Las plataformas GRC pueden tardar en configurarse y establecerse para alinearse con sus requisitos y tendrá que involucrar a muchas partes interesadas. Elija un proveedor de GRC que ofrezca una hoja de ruta para la implementación y cuya plataforma pueda ser fácilmente personalizada por su equipo interno.
Por último, las organizaciones deben abordar la resistencia interna al cambio. El paso de los procesos manuales a los flujos de trabajo automatizados a través de un sistema en línea a menudo requiere ajustes culturales y operativos. El éxito depende de una comunicación clara, la formación y la demostración del valor del software de automatización de la gestión de riesgos a las partes interesadas.
Elegir el software de automatización de la gestión de riesgos adecuado
La selección de una solución de gestión de riesgos es una decisión crítica que requiere una cuidadosa consideración de las necesidades de la organización, la infraestructura técnica y los objetivos a largo plazo. Las mejores plataformas de gestión de riesgos son aquellas que no solo se alinean con sus procesos existentes, sino que también ofrecen capacidades ERM de mejores prácticas y tienen la flexibilidad de adaptarse a medida que la organización evoluciona.
Por ejemplo, las soluciones que se integran a la perfección con los sistemas empresariales, como los ERP o las herramientas de gestión de proyectos, pueden optimizar las operaciones y eliminar los silos para mejorar la gestión de riesgos. Las interfaces fáciles de usar garantizan que los equipos de todos los niveles puedan adoptar el software sin una formación exhaustiva. Además, las empresas deben dar prioridad a las plataformas que ofrecen formularios en línea, flujos de trabajo personalizables, informes listos para usar y una arquitectura basada en la nube para facilitar la accesibilidad y la recuperación ante desastres.
¿Por qué elegir Riskonnect para la automatización de la gestión de riesgos?
Como líder en el sector, Riskonnect ofrece una plataforma de gestión de riesgos integral que puede adaptarse a las necesidades de las organizaciones de todos los sectores. Con décadas de experiencia, Riskonnect combina una profunda experiencia en la gestión de riesgos empresariales con una tecnología innovadora, ofreciendo soluciones potentes e intuitivas.
Lo que distingue a la herramienta de gestión de riesgos integrada de Riskonnect es su sencilla interfaz de usuario, su configurabilidad, las integraciones de API y la automatización del flujo de trabajo. Desde los paneles de control en tiempo real y las evaluaciones de riesgos automatizadas hasta la perfecta integración con los sistemas existentes, Riskonnect garantiza que las organizaciones puedan implementar procesos de gestión de riesgos de buenas prácticas que se ajusten a los estándares del sector.
La escalabilidad de los sistemas automatizados de gestión de riesgos los hace ideales para empresas de todos los tamaños. Las empresas pueden empezar con un simple registro de riesgos y una biblioteca de control y unos pocos flujos de trabajo, y ampliarlos a medida que su programa madura hasta implementaciones de nivel empresarial con miles de usuarios. Al elegir Riskonnect para la automatización de la gestión de riesgos, las organizaciones obtienen un socio de confianza para afrontar las complejidades de la gestión de riesgos operativos y los riesgos del proyecto.
El futuro de la gestión de riesgos es automatizado
La adopción de un software de automatización de la gestión de riesgos representa un cambio significativo en la forma en que las empresas abordan el riesgo. En una era en la que la agilidad, la precisión y el cumplimiento son primordiales, la automatización de los procesos de gestión de riesgos ofrece un camino claro hacia la resiliencia y el éxito.
Para las organizaciones preparadas para llevar su proceso de gestión de riesgos al siguiente nivel, herramientas como la plataforma GRC de Riskonnect proporcionan la solución ideal. La automatización en la gestión de riesgos permite a las empresas transformar su enfoque del riesgo y construir una base más sólida para el futuro.
La pregunta ya no es si automatizar la gestión de riesgos, sino cuándo se puede empezar. Para ver la plataforma de gestión de riesgos de Riskonnect en acción, solicite una demostración.
