Nur wenige Unternehmen können ohne die Unterstützung von Technologieanbietern arbeiten. Und diese Abhängigkeit nimmt weiter zu, da Unternehmen mit ineffizienten internen Prozessen und den Herausforderungen, mit der Technologie Schritt zu halten, zu kämpfen haben. In der Tat, laut einer 2017 Bomgar Umfrage unter 608 IT-Fachleuten, 181 Anbietern wird im Durchschnitt in einer Woche Zugang zum Netzwerk eines Unternehmens gewährt. Paradoxerweise sind die Unternehmen mit der Vielzahl der vertraglichen Vereinbarungen, die sie mit Anbietern wie Nischensoftware-Anbietern geschlossen haben, scheinbar überfordert, was sie dazu veranlasst, auf eine Anbieterkonsolidierung und deren angebliche VorteileDazu gehören: geringere Kosten und Ineffizienzen, größere Kaufkraft und bessere Beziehungen zu Anbietern, die sie tatsächlich behalten.

Das Problem mit den Verkäufern

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen einen oder 181 Anbieter einsetzt, können solche Beziehungen Risiken bergen – die wichtigsten sind:

  1. Cyber-Risiken: Das Outsourcing mehrerer Software- oder Technologieanwendungen kann mehrere Einfallstore für Hacker bedeuten. Es kann auch dazu führen, dass die Aufmerksamkeit der IT-Abteilung von der Cybersicherheit abgelenkt wird, während sie sich auf die zeitraubende Aufgabe konzentriert, eine Vielzahl von Anwendungen zu betreiben und sicherzustellen, dass sie nebeneinander existieren und ihre eigenen Zwecke erfüllen können.
  2. Finanzielle und betriebliche Risiken: Unternehmen investieren nur selten in Technologiesysteme von Drittanbietern, wenn diese nicht irgendeinen finanziellen oder betrieblichen Nutzen versprechen. Die Bewertung mehrerer Anbieter, um ihre Effektivität zu bestimmen, kann jedoch unhandlich und ineffizient sein. Wenn sich die Technologie bewährt hat, könnte das Risiko sogar noch größer sein, da Ihr Unternehmen wahrscheinlich von ihr abhängig ist: Wenn der Service aus irgendeinem Grund unterbrochen wird, könnte das Geschäft Ihres eigenen Unternehmens gestört werden.
  3. Vertragliche Risiken: Genauso wie die Bewertung von Lieferantenrisiken unhandlich werden kann, kann dies auch für die Verwaltung von Lieferantenverträgen oder sogar Versicherungszertifikaten gelten. Auch wenn es sich hierbei um eine taktische Aufgabe handelt, kann eine unzureichende Umsetzung zu zusätzlichen Haftungsansprüchen führen, wenn Sie die Eigentumsrechte an den Daten, die Service-Levels und die Haftungsfreistellung nicht ordnungsgemäß festgelegt haben oder wenn Sie nicht sichergestellt haben, dass der Anbieter die Standards und Vorschriften höherer Behörden einhält.

Wenn es Ihnen so vorkommt, als sei die Abnabelung von all Ihren Technologieanbietern die einzige Möglichkeit, all diese Risiken zu vermeiden, dann verzweifeln Sie nicht. Die richtige Technologie für das Risikomanagement kann helfen.

Konsolidierung der Lieferantensysteme zur Risikoverwaltung

In erster Linie kann die richtige Technologie für das Risikomanagement helfen die Ausbreitung von zu vielen Verträgen mit Technologieanbietern in Ihrem Unternehmen zu verhindern. Because risk management technology, by its very nature, is built to span across a variety of departments and business challenges, it can oftentimes replace a variety of solutions.

Zum Beispiel kann die richtige Technologie alles ersetzen, von Business Intelligence-Analytik Lösungen für intern und betriebliche Auditsysteme, sowie Management von Gesundheit und Sicherheit, Lieferantenmanagement und Geschäftskontinuität Systeme.

Weniger Systeme bedeutet weniger zu prüfende Lieferantenverträge und potenziell weniger Vertragshaftung, da Sie mehr Zeit haben, um sicherzustellen, dass die bestehenden Verträge wasserdicht sind. Außerdem können die Verträge, die Sie aufbewahren, mit der richtigen Risikomanagementtechnologie automatisch verwaltet werden. Das bedeutet, dass Sie Verträge aus dem System heraus elektronisch vorbereiten, versenden und unterzeichnen lassen können, dass Sie automatisch Versicherungsnachweise sammeln und vieles mehr.

Lesen Sie: „Verwalten Sie Versicherungsscheine, damit sie Sie nicht verwalten“.

Sie werden nicht nur weniger Zeit mit der Verwaltung von Verträgen verbringen, sondern Ihre IT-Abteilung wird auch weniger Zeit für die Verwaltung mehrerer Anwendungen aufwenden müssen, was zu einer enormen Effizienzsteigerung führen kann. So kann Ihre IT-Abteilung möglicherweise mehr Zeit für die Cybersicherheit aufwenden. Und weniger Anwendungen bedeuten wahrscheinlich auch ein geringeres Risiko, dass eine oder mehrere dieser Anwendungen eine Sicherheitsverletzung verursachen oder die Compliance verletzen – was ebenfalls die Cybersicherheit verbessert.

Auch im Hinblick auf die Einhaltung von Vorschriften kann die richtige Technologie für das Risikomanagement Folgendes ersetzen Compliance- und Regulierungsmanagement-Systeme-Hilfe für Sie (und Ihre Lieferanten) bei der Einhaltung aller Anforderungen, die Sie erfüllen müssen oder die Sie freiwillig eingeführt haben, indem Sie vorgefertigte Compliance-Vorlagen bereitstellen. Die Technologie ermöglicht eine konsistente Überwachung, automatische Aktualisierungen und eine umfassende Berichterstattung, so dass Sie die gesamte Bandbreite dieser Anforderungen erkennen und überwachen können.

Angemessene Bewertung des Anbieterrisikos mit Leichtigkeit

Dennoch wissen wir alle, dass die erfolgreichsten Unternehmen nicht mit der Einhaltung von Vorschriften beginnen oder aufhören, wenn es um das Management von Risiken, Anbietern oder anderen Dingen geht. Stattdessen gehen sie langfristig vor und bewerten proaktiv das Risiko von Lieferanten. Ein benutzerfreundliches Lieferantenmanagementsystem, mit dem Sie die Leistung und Sicherheit Ihrer Lieferanten aktiv überwachen und regelmäßig überprüfen können, ist für die Abwehr finanzieller und operativer Risiken von großer Bedeutung.

Lesen Sie „Wie ausgereift ist Ihr Risikomanagementprogramm für Lieferanten?“.

Es ist zum Beispiel wichtig, den Anbietern Fragebögen zur Verfügung zu stellen, die ihre betrieblichen Protokolle in Bezug auf Probleme bewerten, die Ihr Unternehmen betreffen oder Ihren Betrieb unterbrechen könnten. Solche Umfragen sollten aus einfachen und objektiven Fragen bestehen, die vollständige, aber nicht umständliche Antworten erfordern.

Um dies elektronisch zu erreichen, wird die richtige Risikomanagement-Technologie Metriken und Fragebögen mit „bedingter Logik“ (oder „wenn dies, dann das“) erstellen und verwalten. Ein Link zu dem Fragebogen kann automatisch per E-Mail an jeden potenziellen Lieferanten geschickt werden, der als zu prüfender Lieferant gekennzeichnet ist. Das System lässt sich sogar „flexibilisieren“, wenn Sie Anbieter auf der Grundlage ihrer Antworten automatisch genehmigen möchten.

Außerdem können alle Lieferantendaten und relevanten Dokumente in einer einzigen Umgebung gespeichert und von mehreren Beteiligten aktualisiert werden – ohne Versions- oder Statusverwirrung. Die Fähigkeit unseres Systems, automatische Kommunikation mit den Lieferanten auszulösen, reduziert die manuelle Suche nach Daten.

All diese Funktionen können den gesamten Prozess der Lieferantenbewertung beschleunigen und die Qualität der Umfrageantworten verbessern, da die Lieferanten nicht mehr mit der Beantwortung doppelter oder irrelevanter Fragen belastet werden. Und was noch wichtiger ist: Sie können die wichtigsten Risiken in Ihrer „Lieferkette“ identifizieren und diese proaktiv verwalten.

Eine adäquate Risikomanagementtechnologie kann Ihnen dabei helfen. Sie verfügt über ein Warnsystem, das automatisch die Lieferanten identifiziert, die von mehr als 45 Ereignistypen betroffen sein könnten, und erleichtert die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Lieferanten. Darüber hinaus können Sie sich absichern und einen Notfallplan einrichten. Dies trägt dazu bei, die Unterbrechung Ihres Geschäfts auf ein Minimum zu beschränken – damit Sie trotz der Unterbrechung des Geschäftsbetriebs Ihres Lieferanten weiterarbeiten und profitabel bleiben.

Es braucht vielleicht ein Dorf, aber das Dorf braucht vielleicht nur eine Lösung

Die Beauftragung von Drittanbietern von Technologien muss nicht einer der riskantesten Bereiche Ihres Unternehmens sein. Der erste Schritt ist die Auswahl umfassenderer Lösungen im Gegensatz zu einmaligen „Punktlösungen“ für einzelne geschäftliche Herausforderungen.

Schauen Sie über den Tellerrand Ihrer Abteilung hinaus und finden Sie Gemeinsamkeiten mit anderen Abteilungen wie Personalwesen, Gesundheit und Sicherheit, Lieferantenmanagement, Recht und Compliance. Eine solche Zusammenarbeit wird Ihnen bei der Sicherung von Technologien helfen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Lieferanten zu konsolidieren, ohne auf die Funktionen verzichten zu müssen, die jede einzelne Gruppe benötigt, um ihre Arbeit effizient und effektiv zu erledigen.

Von dort aus sollten Sie die Risikomanagement-Technologie als abteilungsübergreifende Lösung in Betracht ziehen. Schließlich macht es Sinn, dass Technologie, die für unternehmensweite Risiken eingesetzt wird, als unternehmensweite Lösung dienen kann – auch wenn die geschäftlichen Herausforderungen, die gelöst werden müssen, nicht unbedingt in den traditionellen Bereich des Risikomanagements fallen.