O atual RMIS – Risk Management Information System – oferece uma série de aplicações sofisticadas para o ajudar a gerir todos os aspectos do risco.
Desde a administração de sinistros até a alocação de custos, as opções são praticamente infinitas.
E embora as caraterísticas e a funcionalidade sejam importantes, comprar um RMIS ao fornecedor certo, que compreenda o seu negócio e as suas necessidades, é fundamental para o sucesso.
Aqui estão dez dicas para comprar um RMIS para garantir que obtém a solução certa – e o parceiro certo:
Faz um inventário dos teus problemas actuais, sabe para que estás a comprar um RMIS.
Quais são os teus problemas? Que problemas tens com a tua tecnologia atual? Aplicar uma nova tecnologia a um processo avariado não o vai corrigir. Em vez disso, identifica antecipadamente quaisquer falhas ou estrangulamentos e estabelece objectivos claros que pretende alcançar com um RMIS.
Reúne a tua equipa RMIS
A implementação de um SIRM afecta muitas áreas funcionais, pelo que, ao comprar um SIRM, é importante incluir todos os intervenientes no processo de compra para garantir que as suas vozes são ouvidas. Reunir diversos pontos de vista desde o início garante que as questões críticas são abordadas atempadamente, o que pode ajudar a eliminar atrasos dispendiosos no futuro. Aqueles que se sentem ouvidos durante todo o processo de compra do RMIS também têm maior probabilidade de serem defensores da nova tecnologia durante a implementação e depois.
Compreender como o RMIS funcionará com a tecnologia existente
Fluxos de trabalho ineficientes, processos desactualizados, falta de adesão dos executivos e resistência à mudança podem ter um impacto negativo na eficácia do seu RMIS. Faz o teu trabalho de casa sobre as características e capacidades da tecnologia RMIS que estás a considerar – e compara-as com os teus sistemas e requisitos actuais. Não te esqueças de que o facto de algo ter sido sempre feito de uma determinada forma não significa que seja a melhor forma. A compra de um sistema de gestão de riscos e a sua implementação ajudarão a examinar em pormenor os seus fluxos de trabalho para ver se existe uma forma mais eficiente de realizar o trabalho. Os sistemas de informação de gestão de riscos devem aumentar a produtividade, eliminando tarefas manuais pesadas, aborrecidas e ineficientes. E esse tempo poupado pode ser redireccionado para tarefas de maior valor, o que aumentará a eficácia dos seus esforços de gestão do risco.
Faz um teste com o RMIS
Experimenta antes de comprar um RMIS.
Reserva algum tempo para pedir uma demonstração ou um teste. Quão fácil e intuitiva é a experiência do utilizador? Todas as funcionalidades de que necessitas estão acessíveis a partir de um tablet, telefone e computador portátil? Os relatórios e as análises são suficientemente sofisticados para as tuas necessidades? E quão fácil é criar os relatórios de que precisas? Descobre até que ponto o RMIS interage bem com os sistemas de RH, de salários, jurídicos e outros sistemas internos e externos. E vê se se integra perfeitamente com áreas fora dos limites tradicionais do RMIS do risco segurável, incluindo a gestão do risco empresarial, a gestão do risco de terceiros, a conformidade, a auditoria interna e muito mais.
Arranja tempo para a implementação
A compra de um SIRM, um sistema grande e complexo com múltiplas interfaces, pode ser assustadora.
Como qualquer implementação de software em toda a empresa, a implementação do RMIS não acontece com um simples toque de interrutor. Substituir um sistema com décadas de idade numa questão de semanas é irrealista e conduzirá provavelmente a resultados decepcionantes. Atribui tempo suficiente para analisar, conceber, planear, testar e executar o software – e reserva tempo extra para quaisquer incógnitas que sejam descobertas durante o processo. Divide o processo de implementação em fases geríveis e mantém abertas linhas de comunicação claras entre todas as partes. Não te apresses. E não poupes no tempo de formação dos utilizadores.
Sabe como os teus dados serão armazenados e protegidos
O RMIS é baseado na nuvem? Que controlos estão em vigor para impedir o acesso não autorizado? A infraestrutura de segurança foi certificada de forma independente? Onde estão alojados os teus dados? E como é que esses centros de dados estão protegidos? E no caso de uma catástrofe?
Sabe como os teus dados serão armazenados e protegidos
As caraterísticas e a funcionalidade de um RMIS são importantes, mas são as pessoas que fazem a verdadeira diferença. Na verdade, os teus principais candidatos a RMIS podem oferecer características e funcionalidades bastante comparáveis. Nesse caso, o que importa são as pessoas. O fornecedor do RMIS está empenhado em estabelecer uma parceria contigo? Sentes-te à vontade com todas as pessoas com quem vais trabalhar e elas são capazes de resolver os problemas? Os membros da equipa estão ansiosos por aprender sobre o teu negócio, são criativos na resolução de problemas e ouvem?
Exige um ótimo serviço
Descobre que tipo de suporte é oferecido – telefone, portal online ou e-mail – e o tempo de resposta garantido. Podes aceder a um serviço de apoio ao cliente individualizado para questões mais complexas, bem como a um serviço de assistência tradicional para questões mais rotineiras? E o serviço deve estender-se muito para além da implementação. O fornecedor do RMIS tem uma equipa dedicada ao seu sucesso a longo prazo?
Sabe o que estás a comprar
Antes de comprar um sistema de gestão empresarial, tem de saber claramente quais as funcionalidades, os serviços e o suporte abrangidos pelo seu contrato de sistema de gestão empresarial e qual o custo se as suas necessidades mudarem.
Pretende um sistema que possa ser facilmente dimensionado e adaptado sem reconfigurações dispendiosas ou perturbadoras à medida que a sua empresa cresce.
E sabe a quem estás a comprar o teu RMIS
Certifica-te sempre de que o fornecedor do RMIS tem experiência comprovada em tecnologia, riscos e seguros – e a longevidade e os recursos para cumprir as suas promessas a longo prazo.
Um SIRM é um investimento significativo que vai muito para além da tecnologia. O cuidado, o respeito e o interesse genuíno que experimentas de cada vendedor no processo de compra é uma boa indicação do que está para vir.
Faz a tua devida diligência. Com o parceiro RMIS certo, o teu novo RMIS tornará o teu trabalho mais fácil, a tua equipa mais bem sucedida e a tua empresa mais forte.
Para uma análise mais aprofundada das considerações de compra, consulta o nosso Guia definitivo do RMIS – ou saiba mais sobre nossa Solução de Sistema de Informação de Gerenciamento de Riscos.
